IF/MI HANDLINGSPLAN FOR LOKALE UDDANNELSESUDVALG. Mere samarbejde

Transkript

1 IF/MI HANDLINGSPLAN FOR LOKALE UDDANNELSESUDVALG Mere samarbejde

2 IF/MI handlingsplan for lokale uddannelsesudvalg Handlingsplanens formål og målsætninger Den fælles IF/MI LUU-handlingsplan for skal skabe et tættere samarbejde mellem de lokale uddannelsesudvalg og de centrale udvalg, dvs. IF/ MI med tilhørende Udviklingsudvalg og Udviklingsgrupper. Handlingsplanen har til formål at styrke opgaveløsningen i de lokale uddannelsesudvalg (LUU) og at bringe en større grad af synergi ind i det løbende samarbejde mellem de centrale udvalg og de lokale uddannelsesudvalg. Formålet skal opfyldes ved realisering af to målsætninger: Industriens Uddannelser understøtter de lokale uddannelsesudvalgs varetagelse og løsning af deres opgaver Industriens Uddannelser understøtter opgavefællesskaber mellem de centrale og lokale uddannelsesudvalg Baggrund for handlingsplanens indsatsområder Industriens Uddannelser (IU) har gennem en årrække gjort sig mange erfaringer om, hvilke behov LUU har i forbindelse med deres udvalgsarbejde. Ligeledes har Industriens Uddannelser fået en del erfaring med hvilken form for kommunikationsindsats, der virker i forhold til LUU. Prioritering og valg af indsatsområder i den fælles IF/MI LUU handlingsplan er foretaget ud fra erfaringer og resultater fra følgende aktiviteter: LUU regionsmøder - afholdt i 2009 IF s LUU handlingsplan - gennemført i perioden IU s stakeholder-analyse - gennemført i 2010 Kvalitative interviews med konsulenter vedr. LUU samarbejdet gennemført i 2010 Særligt følgende erfaringer fra ovenstående fire aktiviteter har haft betydning for valg af indsatser: Erfaringer fra LUU regionsmøder 2009 På møderne efterlyste de fremmødte LUU bl.a. behov for: klarere information om LUU s formål og arbejdsområde, herunder mere synlighed af IU s eksisterende LUU håndbog Mere topstyrede og målrettede opgaver fra IU samt bedre dialog mellem centrale udvalg og LUU 2

3 Erfaringer fra IF s LUU handlingsplan Hos Industriens Fællesudvalg (IF) er gennemført en handlingsplan blandt 11 udvalgte LUU, hvor der er arbejdet med følgende indsatsområder: Styrke kvaliteten i LUU s beslutningsgrundlag ved at stille mere materiale til rådighed på Effektive koncepter for konsulenternes besøg og løbende kommunikation med LUU, herunder systematisk brug af som platform Prioritering af fire dialogemner mellem LUU og de centrale udvalg, således at fokus forbliver klart i forhold til LUU s arbejde. Erfaringerne fra gennemførelse af denne handlingsplan er medtænkt i valg af indsatsområder for den fælles IF/MI handlingsplan. Resultater af IU s stakeholder-analyse Stakeholder-analysen som IU fik gennemført i 2010 viste bl.a., at IU s stakeholdere i mindre grad kender til de projekter, som IU laver. Derfor er der behov for en forstærket indsats i forhold til at få disse projekter kommunikeret og synliggjort, så de bliver brugt på alle niveauer i det faglige udvalgsstyre. Derfor indgår kommunikation om og synliggørelse af IU s projekter i forhold til LUU i handlingsplanens indsatsområder. Resultater af kvalitative interviews med konsulenter om LUU samarbejde I forbindelse med udarbejdelse af den fælles IF/MI LUU handlingsplan, er der foretaget kvalitative interviews med flere IU konsulenter vedrørende deres erfaringer med samarbejdet med LUU. Interviewene peger på, at arbejdet med LUU på de store uddannelsesområder, hvor der er mange LUU, ofte har flere udfordringer i forhold til at opretholde dialog og klar kommunikation end på de områder, hvor der er få LUU. Denne erfaring er indarbejdet i handlingsplanens indsatsområder. Handlingsplanen peger på, at der udpeges en LUU-ansvarlig, som sikrer, at de planlagte aktiviteter i forhold til LUU-handlingsplanen gennemføres til den planlagte tid. Opgaver for den LUU-ansvarlige samt personens rolle beskrives under afsnittet vedr. organisering af ansvar for de forskellige aktiviteter og herunder organisering af opgaver. 3

4 Indsatsområder På baggrund af ovenstående erfaringer, er der udvalgt følgende tre indsatsområder for den fælles IF/MI LUU handlingsplan : 1. LUU s rolle og opgaver 2. Konkrete opgaver for LUU 3. Styrket samarbejde mellem de centrale udvalg og LUU På hvert indsatsområde er knyttet et sæt af aktiviteter, som er beskrevet i de følgende afsnit om indsatsområder. Indsatsområde: Øget kendskab til roller og opgaver De lokale uddannelsesudvalg har efterlyst bedre kendskab til egen rolle og opgaver samt løsning af disse. I forbindelse med IU s afholdelse af regionsmøder i 2009, sagde flere medlemmer, at håndbogen for de lokaler uddannelsesudvalg er et brugbart værktøj i forhold til, at LUU-medlemmer kan orientere sig om, hvad deres rolle og opgaver er. I den forbindelse blev det også efterlyst, at kendskabet til håndbogen spredes, så den bliver brugt. Samtidig har sekretariatet modtaget flere tilbagemeldinger om, at der behov for at gøre den eksisterende håndbog mere operationel i forhold til LUU s opgaveløsning. Dette peger på, at der fortsat er brug for, at IU stiller en LUU håndbog til rådighed. Men at den eksisterende håndbog bør revideres, så den bliver mere operationel. Det er her særligt vigtigt, at håndbogen bliver operationel i forhold til LUU arbejdet med kvalitetssikring af uddannelserne på det lokale niveau. Ud fra dette peger handlingsplanen på, at følgende aktivitet skal igangsættes: Relancering af håndbog for de lokale uddannelsesudvalg Nærmere om den foreslåede aktivitet i forhold til indsatsområdet: Relancering af håndbog for de lokale uddannelsesudvalg IU s nuværende håndbog for de lokale uddannelsesudvalg skal gøres mere operationaliserbar og handlingsorienteret for LUU. De lokale uddannelsesudvalg har efterlyst bedre information om og retningslinjer for deres rolle og opgaver. Det behov skal LUU håndbogen være med til at understøtte. På nuværende tidspunkt giver håndbogen ikke konkrete guidelines til LUU s opgaver og løsning af disse. Fx hvad skal et LUU-medlem gøre, når 4

5 vedkommende skal melde nye kompetencebehov ind? Derfor skal håndbogen revideres og gøres mere operationaliserbar med konkrete guidelines for LUU s rolle, opgaver og løsning af disse. Når håndbogen er revideret, skal den kommunikeres ud til alle LUU inden for industriens uddannelser, hvor det formidles og synliggøres, hvad håndbogen indeholder og hvad LUU kan bruge den til. Indsatsområde: Konkrete opgaver til de lokale uddannelsesudvalg På de regionale dialogmøder i 2009 efterspurgte LUU-medlemmer bl.a. flere konkrete opgaver fra de centrale faglige udvalg. For at imødekomme dette peger handlingsplanen på en række aktiviteter, der skal opfylde dette ønske: Mere systematisk og organiseret samarbejde mellem IU og LUU om identifikation af nye kompetencebehov på AMU og EUD området. Øget samarbejde om implementering af tværgående analyser og projekter, som har relevans for et bredt udsnit af industriens uddannelser. Samt målrettet formidling af IU s uddannelsesinitiativer som fx nye muligheder for erhvervsuddannelser, og i den forbindelse stille konkrete opgaver til LUU, når det er relevant. Identifikation af kompetencebehov på AMU og EUD området LUU skal inddrages i de første faser af arbejdet med identifikation af nye kompetencebehov. Dette skal gøres ved forskellige aktiviteter: Udsendelse af spørgeskema vedr. nye kompetencebehov til alle LUUmedlemmer i februar måned hvert år. Herunder information i IU nyhedsmail før og efter udsendelse af spørgeskema. Der skal udarbejdes et IU/LUU årshjul på hjemmesiden under menupunktet for de lokale uddannelsesudvalg. Årshjulet skal vise, hvordan de centrale udvalg arbejder med behovsindsamling og behovsindmeldelse i løbet af året. Herunder, hvornår LUU skal involveres i processen samt, hvad LUU skal levere og hvornår. Kvalitative interviews med LUU-medlemmer på ad hoc basis til brug for det løbende arbejde med udvikling og revidering af uddannelser. Dette arbejde varetages af den enkelte konsulent ud fra en skabelon for gennemførelse af individuelle og gruppebaserede kvalitative interviews. Implementering af tværgående IU analyse og udviklingsprojekter LUU skal inddrages i implementeringsprocessen af analyser og projekter. Det vil sige, at IU skal formidle til LUU, når tværgående analyse og udviklingsprojekter er færdiggjorte og resultaterne skal i højere grad indgå som grundlag for LUU's 5

6 løbende uddannelsesarbejde. I denne formidling om projekter og analyser, kan være forslag til LUU, om hvordan de kan arbejde videre med analyse- og projektresultaterne. Det kan som eksempler være i forbindelse med: Når der udvikles pixiudgave af et projekt, som fx jobprofilanalysen, får alle LUU dem tilsendt. Sammen med pixiudgaven får LUU en vejledning til, hvordan de kan drøfte jobprofilanalysen på deres LUU-møde, og hvad deres opgave kan være i den forbindelse. Fx kan opgaven være, at LUUmedlemmerne debatterer, om de ser de samme udviklingstendenser inden for deres eget uddannelsesområde, og hvordan de vil arbejde videre med konklusionerne. LUU informeres om nye muligheder for erhvervsuddannelser. Som en del af informationen får LUU en vejledning til, hvordan de selv kan tage de nye muligheder op på deres LUU-møder, og hvad deres opgave i den forbindelse kan være. LUU informeres om resultaterne af et AMU udviklingsprojekt, der skal sættes i gang vedrørende målrettet undervisningsmaterialer til små og mellemstore virksomheder inden for Arbejdets Organisering. Formidling af resultater til LUU skal være inspiration til, hvordan de skal bruge resultaterne i deres videre udvalgsarbejde. Når IU formidler resultater og opgaver til LUU, kan der med fordel være en IU konsulent, der står som kontaktperson for opgaven. Konsulenten kan både modtage spørgsmål til det sendte og modtage feedback. Fordelen ved at henvise til en konsulent er, at det vil give IU god viden om, hvordan materialerne modtages, når vi opfordrer til feedback. Det kan samtidig styrke dialogen mellem IU og LUU og gøre samarbejdet tættere. I den forbindelse skal belastningen for den enkelte konsulent overvejes, hvis der kommer en byge af spørgsmål, når materialerne sendes ud. Metoden med en fast kontaktperson skal evalueres løbende. Indsatsområde: Styrket samarbejde mellem centrale udvalg og LUU Kommunikation og samarbejde mellem de centrale udvalg og de lokale uddannelsesudvalg skal styrkes. Der skal være en tættere kontakt til LUU, som også skal være med til at styrke LUU s kendskab til og afklaring af egen rolle og opgaver. For at styrke samarbejdet med LUU stilles der forslag til følgende aktiviteter: 6

7 Synliggøre IF/MI beslutninger til LUU Konsulenten prioriterer antallet af LUU der skal fokuseres på i samarbejde med UG/UU på store uddannelsesområder Ad hoc mødedeltagelse af konsulent på LUU møder inden for små uddannelsesområder Regionale dialogmøder én gang årligt i de fem regioner Synliggørelse af UG/UU og LUU fora på IU hjemmesiden Nærmere om de foreslåede aktiviteter i forhold til indsatsområdet: Synliggøre IF/MI beslutninger til LUU Den LUU-ansvarlige orienterer sig i de beslutninger, der bliver truffet i IF/MI og vurderer, hvilke der er relevante for LUU. Den kommunikationsansvarlige sørger for, at relevante IF/MI beslutninger bliver formidlet til LUU. Dette sker i samarbejde med den LUU ansvarlige. Konsulenten prioriterer LUU indsats i samarbejde med UG/UU på store uddannelsesområder Det kan være en udfordring for konsulenter at fastholde en tæt dialog med alle LUU på de uddannelsesområder, hvor der er mange LUU. Det gør sig gældende på de uddannelsesområder, hvor der er mere end fem til seks LUU inden for området. For at mindske dette problem, foreslås det, at konsulenten drøfter med sin UG/UU, hvilke fem til seks LUU, konsulenten skal fokusere på at samarbejde med - f.eks. for et år af gangen. Ad hoc mødedeltagelse af konsulent på LUU møder inden for små uddannelsesområder I forhold til de små uddannelsesområder kan konsulenten vurdere, hvor mange LUU møder, det er muligt for konsulenten at deltage i. Frekvensen af mødedeltagelse kan fx afhænge af, hvor mange fælles projekter, der er mellem det centrale udvalg og det aktuelle lokale uddannelsesudvalg. Regionale dialogmøder én gang årligt i de fem regioner Der skal afholdes regionale årsmøder for de organisationsudpegede personer fra hvert LUU, og der skal være mulighed for, at interesserede medlemmer fra henholdsvis MI og IF kan deltage. Møderne kan afholdes i forlængelse af normal arbejdstid med en varighed på to timer. Møderne kan indeholde information, som har en bred interesse og relevans. Fx om nye muligheder for erhvervsuddannelser som EUX og fag på højere niveau, projekter, analyser samt skabe dialog om disse emner ved at drøfte LUU s opgave i forbindelse med disse emner. 7

8 Synliggørelse og brug af UG/UU og LUU fora på IU hjemmesiden Alle konsulenter har et kommunikationsansvar i forhold til at fortælle LUU erne inden eget område om nye initiativer fra UG/UU, der har relevans for LUU erne. Alle konsulenter har et kommunikationsansvar i forhold til at orientere sig i de LUU fora på hjemmesiden, som er relevante for konsulentens eget uddannelsesområde. Konsulenten har ansvar i forhold til at følge op på de områder, hvor skolerne ikke anvender LUU forum som kommunikationskanal. Dette gøres ved, at konsulenten drøfter med UU/UU formandskab, hvad der skal kommunikeres til de skoler, som ikke anvender LUUs forum på IU s hjemmeside. Det er stadig kun få skoler, der bruger vores hjemmeside, som kommunikationskanal til at dele viden og materialer. For at få flere skoler til at bruge vores hjemmeside til at uploade information og materialer til og fra LUU, skal den kommunikationsansvarlige udsende: Brev til skoler om LUU fora på hjemmesiden og brugen af det samt skolens ansvar i forhold til at uploade materialer, så de ligger tilgængeligt på hjemmesiden. Samt vejledning til, hvordan skolen kommer i gang og cases på gode eksempler, der beskriver, hvordan nogle skoler allerede gør det. Brev til LUU om muligheder med LUU fora på hjemmesiden, hvordan det kan bruges, hvilken værdi det forum har for LUU samt samme information, som står i brevet til skolen målrettet LUU. Evaluering af handlingsplanens effekt i 2013 Handlingsplanens indsatser for perioden evalueres ultimo 2013, hvor IU foretager kvalitative interviews med 6-8 LUU-medlemmer. Spørgsmålene i interviewene tager udgangspunkt i handlingsplanens tre indsatsområder, hvor IU spørger ind til, hvordan LUU oplever de tiltag, der står beskrevet i indsatsområderne. Fx hvad er godt, hvad mangler der, og hvor kan IU gøre det bedre. På baggrund af disse interview foretager den LUU- og kommunikationsansvarlige i fællesskab en evaluering af resultaterne fra interviewene i forhold til, hvilke aktiviteter i indsatsområderne, der fungerer godt og hvor der skal gøres tiltag i forhold til indsatsområderne. Organisering af LUU indsatser i IU og tidsplan Organisering af arbejdet med LUU handlingsplan: 8

9 LUU-ansvarliges rolle Den LUU-ansvarlige overvåger, at alle handlingsplanens aktiviteter gennemføres og afrapporteres løbende til det fælles IF/MI formandskab. Den LUU ansvarlige har, i fht. flere af de planlagte aktiviteter, rollen som projektleder. Ved udførelse af disse opgaver vil den kommunikationsansvarlige have ansvaret for formidlingsdelen i opgaven. Den LUU-ansvarlige kan efter behov trække på ressourcepersoner i organisationen i forhold til at løse de konkrete opgaver. IUs ledergruppe vil fungere som styregruppe i forhold til den LUU ansvarliges projektledelse, mens det fælles IF/MI formandskab vil være projektejere, og dermed være dem, som styregruppen refererer til i forhold til status på handlingsplanens gennemførelse. Den LUU ansvarlige har projektledelsen på følgende aktiviteter i relation til handlingsplanen: Relancering af IU håndbog Introduktionskursus for LUU medlemmer Spørgeskema vedr. kompetencebehov Årshjul IU skabelon til kvalitative interviews Udsendelse af brev til alle LUU ansvarlige skolefolk vedr. brug af LUU fora Afholdelse af regionale LUU møder Information til LUU om beslutninger truffet af det fælles IF/MI formandskab af relevans for LUU samt vejledning til, hvordan denne beslutning kan sættes på dagsorden til LUU møder. Konsulenternes rolle I forhold til de aktiviteter, som alene relaterer sig til enkelte konsulenters områder, er det den enkelte konsulent, som er ansvarlig for at implementere de aktiviteter, som er beskrevet i LUU-handlingsplanen. Det drejer sig om følgende aktiviteter: Gennemførelse af kvalitative interviews omkring fremtidige kompetencebehov med udvalgte LUU medlemmer Formidling til LUU om resultater af EUD og AMU udviklings og analyseprojekter inden for eget område. Samt vejledning til LUU om, hvordan de kan sætte disse resultater på dagsorden i deres eget udvalgsarbejde Formidling af beslutninger truffet i UG/UU med relevans for LUU 9

10 Overvåge brugen af LUU fora på IUs hjemmeside inden for eget område samt tage en principiel drøftelse med UG/UU formandskaber - i tilfælde af at fora ikke anvendes IU projektlederes rolle De IU konsulenter, som er projektledere for større, tværgående IU projektanalyser og udviklingsopgaver, er ansvarlige for at implementere de aktiviteter, som handlingsplanen opstiller i forhold til formidling af IUs projekter til LUU. Det drejer sig om følgende aktiviteter: I samarbejde med den kommunikationsansvarlige at sikre formidling af resultater af nye tværgående EUD- og AMU-analyser og udviklingsprojekter til relevante LUU samt vejledning til LUU om, hvordan de kan bruge disse resultater i deres eget udvalgsarbejde I samarbejde med den kommunikationsansvarlige at sikre formidling af resultater af nye IU analyser og -projekter til relevante LUU samt vejledning til LUU om, hvordan de kan bruge disse resultater i deres eget udvalgsarbejde Tidsplan og deadlines I handlingsplanen er foreslået en række aktiviteter, som skal udføres én gang i handlingsplanens tidsperiode. Andre af handlingsplanens aktiviteter skal udføres løbende og gentagne gange i løbet af perioden Nedenfor er angivet en deadline for de opgaver, som skal løses en gang. Desuden er der udarbejdet en samlet opgørelse over de opgaver, som skal varetages løbende og gentagne gange af de forskellige ansvarlige konsulenter, IU projektledere og LUU ansvarlig. Marts 2011: Brev til skoler vedr. brug af LUU fora på IU s hjemmeside April 2011: Kvalitativ interviewskabelon Årshjul Juli 2011: Udarbejdelse af revideret håndbog til relancering i august 2011 December 2011: Drøftelse med UG/UU om, hvilke 5-6 LUU der skal prioriteres i det kommende år 10

11 Januar 2012: Regionsmøder afholdes i alle regioner Februar 2012: Udsendelse af spørgeskema vedr. kompetencebehov til alle LUU Løbende opgaver for LUU-ansvarlig og medarbejdere: Gennemførelse af kvalitative interviews med udvalgte LUU efter behov Formidling og vejledning til LUU vedr. nye EUD og AMU initiativer inden for eget brancheområde formidles af konsulent Formidling og vejledning til LUU vedr. nye tværgående EUD og AMU initiativer/ IU udviklingsprojekter formidles af projektleder Information om beslutninger truffet i UG/UU af relevans for LUU formidles til LUU formidles af konsulent Overvåge skolernes brug af LUU fora inden for de forskellige uddannelsesområder og drøfte med UG/UU ved manglende brug udføres af konsulent Deltagelse i LUU møder på ad hoc basis på mindre uddannelsesområder udføres af konsulent Information til LUU om beslutninger truffet af IF eller MI med vejledning til, hvad det betyder for LUU s opgavevaretagelse udføres af LUU ansvarlig 11