Kære skolebibliotekar

Transkript

1 Til den nye bruger af Dantek BiblioMatik august

2 Kære skolebibliotekar At skifte it-system er en både spændende og udfordrende proces, men for mange også en mentalt krævende proces. Gamle indarbejdede rutiner kan ikke længere benyttes - der er meget nyt at lære. Husk derfor på, at det ikke er dig det er galt med, hvis det undertiden er vanskeligt, for du befinder dig i en læringsproces, hvor fejl og famlen er uundgåelig. Erfaringsmæssigt hjælper det at tage sig tid til også at studere Dantek BiblioMatik brugervejledningen, som bidrager med overblik og biblioteksfaglige detaljer. Dantek ønsker dig god arbejdslyst - og velkommen til at benytte Danteks support på tlf eller pr. på support@dantek.dk Besøg også Danteks hjemmeside på Under Downloads vil du kunne finde de nyeste udgaver af brugervejledningens kapitler, som løbende revideres. Du kan også tilmelde dig vores enyhedsbreve (som s, se hjemmesidens hovedmenu). Om Dantek BiblioMatik.. Dantek BiblioMatik har typisk to "ansigter", søgesystemet ElevWeb og Dantek BiblioMatik bibliotekssystemet - det administrative system, som er det "rigtige" Windowsprogram. Der er tale om to forskellige måder at få adgang til og anvende systemerne på, men de benytter samme data. For skoler der opgraderer, kan vi meget forenklet sige, at ElevWeb erstatter DanKatalog og Dantek BiblioMatiks administrative system erstatter BiblioMatik/dos. I den nye løsning er informationer om lånere og materialer fra alle skolernes BiblioMatik/dos nu samkørt i én database, hvorpå posterne typisk er opdateret til den nationale danmarc2 standard med en rigdom af information. Alle udlånsrelationer er også overført, så du hurtigt kan fortsætte dine biblioteksaktiviteter. Før du går i gang, mener vi, at du kan have fordel af at kende lidt til den metode, som det nye Dantek BiblioMatik afvikles under, det vil helt sikkert lette forståelsen i dagligdagen. Browser-adgang til: Dantek BiblioMatik ElevWeb Dantek BiblioMatik ElevWeb er som navnet antyder henvendt til elever (og lærerer). Via ElevWeb'en kan lånerne søge i beskrivelserne af bibliotekets materialer og se, om der er eksemplarer hjemme - og hvor disse skal findes. ElevWeb'en kontaktes som andre såkaldte webprogrammer ved hjælp af Internet browseren Internet Explorer 1. Det betyder oftest, at ElevWeb'en er tilgængelig på alle skolens computere og måske også fra private computere 2. Du får oplyst adressen til jeres ElevWeb af de lokale it-folk eller fra Dantek. Terminal-adgang til: Dantek BiblioMatik - det administrative system Dantek BiblioMatiks administrative programmer er moderne Windowsprogrammer, som er fremstillet til afvikling på Windows 2000 Server operativsystemet. Mange skolebibliotekers 1 Du skal anvende Internet Explorer version 6 - eller nyere 2 Adgang hjemmefra er betinget af, hvorfra systemet afvikles. Lokale sikkerhedsbestemmelser kan forhindre dette. 2

3 computere anvender imidlertid fortsat ældre systemer som fx Windows 98 og Windows ME, men dog også de nyere Windows 2000 Professional og Windows XP. Af denne og andre gode grunde installeres Dantek BiblioMatik oftest centralt, og du får adgang ved hjælp af et fjernstyringsprogram, der fungerer over internettet eller det lokale intranet. Dantek BiblioMatik bliver således ikke installeret på skolebibliotekets egne computere, men alene på en eller flere centrale computere - de såkaldte terminalservere. Ved hjælp af et klientprogram (Remote Desktop Connection) fjernstyrer du bibliotekssystemet på den centrale server fra din lokale computer via skolens internetforbindelse. Derfor installeres kun fjernstyringsprogrammet (Remote Desktop Connection) på de valgte computere i dit skolebibliotek (fx på skrankemaskinen, skolebibliotekarens kontor, bogmagasin m.v.). Eleverne benytter ElevWeb'en til deres søgninger. Der udlægges en genvej (fx som illustrationen til venstre) til klientprogrammet på din computers Windows skrivebord. Når du klikker denne genvej "ringer" klientprogrammet op til den centrale server med bibliotekssystemet. Når der er forbindelse til serveren, skal du identificere dig med brugernavn og password, før du kan arbejde med biblioteksprogrammerne på Windows 2000 terminalserveren. Din lokale computer fungerer nu som en slags "fjernsyn", den viser dig skærmbillederne, som dannes på serveren. Med dit tastatur, musen og stregkodeskanneren fjernstyrer du aktiviteten på serveren og ser løbende transmissionen af skærmbillederne. På den måde kan du arbejde med programmer fremstillet til Windows 2000 Server, selv om din computer slet ikke har dette operativsystem. Fordele og ulemper Der vil typisk være flere skoler, som benytter samme terminalserver. Det kan betyde, at denne server i korte perioder er meget belastet, fx hvis alle starter programmer på samme tidspunkt. Du vil da kunne opleve, at starten af dit program tager lidt længere tid. "Fjernstyringsteknikken" har imidlertid flere fælles og tungtvejende fordele. It-folkene skal ikke passe og opdatere programmer på alle skolebibliotekernes lokale computere, det skal kun ske ét sted, nemlig på terminalserverne. Denne eller disse servere anbringes derfor ofte i it-afdelingen - eller hos Dantek, når I har bestilt en driftsløsning hos os. Skolebibliotekarerne slipper for at lave sikkerhedskopier, da det kan foregå på den centrale databaseserver. Forskellige "kørsler" som fx den løbende import af nye data fra DanBib eller indberetning til Biblioteksafgiften kan udføres for alle deltagende skoler på én gang. Oprettelse af nye materialeregistreringer kan foregå online fra skolebibliotekernes kontor, hvorpå data straks er klar på skolebibliotekerne - det er slut med diskettetraffik eller dataleverancer. Man kan søge online i hinandens materialebestand og om ønsket udfører reserveringer. Hvis den lokale computer "går ned" beskadiges bibliotekssystemet ikke, det er jo kun "det lokale fjernsyn" og ikke "senderen", der gik ned. Når din lokale pc igen fungerer, kan du fortsætte arbejdet, hvor du slap. Omvendt berøres alle, hvis en central server går ned eller strømmen til den svigter. Det kan også tænkes, at kun en af flere servere går ned, hvorfor kun nogle skoler påvirkes. Serversystemerne er 3

4 generelt meget stabile og sikrede i en hel anden grad end en almindelig computer, hvorfor sådanne fejl heldigvis er sjældne. Skulle et længerevarende uheld indtræffe, kan du benytte Dantek BiblioMatiks Nødudlånsystem (se brugervejledningen). Skolebiblioteket er naturligvis også underlagt vilkårene på skolens eller kommunens netværk og internetforbindelse, da "fjernstyringen" foregår over disse netværk. Hvis skolen har en beskeden båndbredde på sin internetforbindelse, kan fjernstyringen af udlånssystemet være påvirket, hvis fx mange elever samtidig benytter samme Internetforbindelse, og i særlig grad, hvis der downloades store filer eller afspilles film, spil eller musik online. Der kan som bekendt også forekomme korte periodiske og "uforklarlige propper" i netvækstrafikken. Når Dantek, på samme måde som dit skolebibliotek, har online adgang til jeres terminalserver med Dantek BiblioMatik, er det muligt for os at yde en særlig effektiv brugersupport. Hvis du har behov for hjælp til en funktion i Dantek BiblioMatik, kan vi samtale herom via telefonen og begge parter samtidig se og arbejde med samme skærmbillede - nemlig det du netop ønsker vejledning til. Teknikken gør det også muligt at foretage ændringer i systemets opsætninger her og nu for at imødekomme dine ønsker, hvor dette er muligt. Og nu til selve Dantek BiblioMatik bibliotekssystemet Bibliotekssystemets programmer er som nævnt oftest installeret på terminalservere. Dantek BiblioMatik består af en samling værktøjsprogrammer, der hver for sig rummer funktionalitet til løsning af bibliotekets opgaver. I kraft af systemets opdeling i delprogrammer opnår du fordele. For dig betyder det fx, at du kan have flere opgaver kørende samtidigt. Du behøver ikke længere at afslutte udlån for at registrere et nyt materiale eller en ny låner, da disse funktioner findes i hvert sit program. Når først programmerne er startet, kan du umiddelbart skifte mellem dem på Windows proceslinien. Du skal derfor blot minimere programmet og ikke lukke det, når du vil skifte funktionsområde. Når du er logget på terminalserveren med dit brugernavn og password (username og password), vil du typisk møde genvejene til Dantek BiblioMatiks programmer samlet i et vindue. Terminalforbindelsens bjælke 3. Genvejene til Dantek BiblioMatik programmerne samlet i et vindue på terminalskrivebordet.de tre første ikoner giver adgang til undermenuer med flere genveje. Terminalsessionens proceslinie. 3 Den gule bjælke optræder ved brug af Remote Desktop Connection 5.1 4

5 På sidste side i dette skrift ser du en oversigt over alle Dantek BiblioMatik programmerne. Når du starter det første program, vil det kunne tage op til ½-1 minut. Det skyldes, at der samtidig startes 8 serviceprogrammer, som vil være til rådighed i terminalserverens proceslinie (se nederst til højre, mens du starter første program, fx Udlånsskranke). Del af terminalserverens proceslinie når Dantek BiblioMatik er i gang. Vigtigt! Læs om både programmer og de særlige serviceprogrammer i Dantek BiblioMatik brugervejledningen! Ved din udlånsskranke kan du fx vælge at starte Udlånsskranke og Oprydningsskranke. På skolebibliotekarens kontor/arbejdsplads vil man måske starte Skolebibliotekarens Portal, Materialevedligeholdelse og Lånerregistrering. OBS! Start ikke flere fjernstyringsforbindelser med samme brugernavn. Udlånsskranke i vindue på skrivebordet klar til udlån og almindelig aflevering. I proceslinien er også søgesystemet Skolebibliotekarens Portal og Oprydningsskranke "kampklare" - blot minimeret lige nu. Før udlånet kan begynde Såfremt Dantek BiblioMatik rummer dine data fra det gamle BiblioMatik/dos, skal du kun forberede få ting før du kan starte udlånsaktiviteten. 1. Udskriv nye lånerstregkoder til lånermappen - dine lånere har fået nye lånernumre! Læs herom i Dantek BiblioMatik brugervejledningen kap Kopier den nye stregkodemenu til "Udlånsskranke" og fastgør den på bordet. Se de sidste sider i brugervejledningens kap. 1. God arbejdslyst og husk studiet af brugervejledningen. Venlig hilsen DANTEK A/S 5

6 Programoversigt Menupunkt Udlånsskranke Selvbetjeningsskranke Lånerregistrering Skolebibliotekarens Portal Elevernes Portal (se også ElevWeb) Oprydningsskranke Materialevedligeholdelse Daglige opgaver Beskrivelse Dette menuvalg åbner for værktøjet til udlån, aflevering, fornyelser, sæt-udlån, opsætning af udlånstider, udskrift til lånermappen, udlånsspærring mv. Faciliteter til selvbetjent udlån og (måske) aflevering mv. Oprettelse og ændringer af lånerdata, oprettelse af samlinger af lånere fx klasser og hold. Udskrift af lånerstregkoder. Udskrift af rykkerlister klassevis m.m. Avanceret søgesystem Inspirativ søgning med en mangfoldighed af features og opsætningsmuligheder. Tilpasset Inspirativt søgeværktøj med direkte mulighed for integreret tilgang til Internet portaler. Masseaflevering og reservationshåndtering mv. Oprettelse og ændringer af nye bibliografiske poster, dokumenter og eksemplarer. Import af danmarc2 data. Håndtering af samlinger og emneord. Import af Dantek Emneord. Optælling af bøder Benyttes også til markering af rykkerenes niveau (1., 2., 3.). Er forudsætning for udskrift af individuelle rykkerbreve. Køres centralt for alle skoler. Optælling af for gamle Beregner hvilke materialeudlån der har overskredet udlån lånetiderne. Køres centralt for alle skoler. Optælling af ikke Fjerner reserveringer hvis udløbsdato er passeret. indfriede reserveringer Udsendelse af hjemkaldelses- og reserveringsmeddelelser Administrative værktøjer Afdelinger Operatører Arbejdsstationer Klasseoprykning (guide) Avanceret import af bibliografiske data Køres centralt for alle skoler. Individeulle hjemkaldelsesbreve eller s. Du kan vælge udskrift for udvalgte lånersamlinger, fx klassetrin, lærere etc. Opsætning og ændringer af skolens stamdata og afdelingsstruktur (opstillingssignaturer) m.m. Oprettelse og ændringer af operatørroller og tilknyttede systembrugere. Oprettelse og ændringer af arbejdsstationer og deres placering i biblioteket og andre steder. Opsætning af stregkodeskannere. Periodisk automatisk eller manual klasseoprykning. Importsystem, der afvikles som service. Importer kan progamsættes til afvikling på udvalgte tidspunkter. Program Nødudlån (Nødcirkulation) Program ElevWeb Beskrivelse Selvstændigt system se vejledningen kap. 8. Beskrivelse Søgesystem til afvikling i Internet Explorer. 6