ANNONCERING BETINGELSER FOR PRÆKVALIFIKATION

Transkript

1 ANNONCERING BETINGELSER FOR PRÆKVALIFIKATION Begrænset udbud kantinedrift på Campus Emdrup Maj 2012

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning Ordregiver Generel beskrivelse af indkøbet og formålet Generelle form- og procedurekrav Udelukkelsesgrunde Udvælgelse af deltagere Ansøgningens opbygning Tildelingskriterium Spørgsmål Praktiske forhold Tidsplan for prækvalifikationen Oversigt over prækvalifikationens dokumenter Ansøger opfordres til straks ved modtagelsen af disse prækvalifikationsbetingelser at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse. 1

3 1. Indledning Disse betingelser for prækvalifikation gælder for Aarhus Universitet Campus Emdrup (herefter benævnt "Ordregiver") indhentning af tilbud på kantinedrift på Campus Emdrup, Tuborgvej 164, 2400 København NV. Nærværende betingelser for prækvalifikation er offentliggjort på den 22. maj 2012 Opgaven er annonceret efter reglerne i lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven). Reglerne i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 og Udbudsdirektivet finder som hovedregel ikke anvendelse i forbindelse med denne tilbudsindhentning. Opgaven udbydes dog i overensstemmelse med Udbudsdirektivets art. 21 vedr. Bilag II B Tjenesteydelser, og Udbudsdirektivets art. 23 og art. 35, 4 finder således anvendelse. 2. Ordregiver Ordregiver under denne udbudsforretning er: Aarhus Universitet Nordre Ringgade Aarhus C 2.1 Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for ansøgningen eller tilbudsafgivelsen skal ske via og skal rettes til: Aarhus Universitet Indkøbskontoret Katrinebjergvej 89F 8200 Aarhus N Att. Agnethe Toft Andresen, E.mail: [email protected] 2

4 3. Generel beskrivelse af indkøbet og formålet 3.1 Formål og baggrund for annonceringen Udbuddet omfatter en aftale vedrørende den daglige drift af kantinen på Campus Emdrup. Kantinen betjener potentielt ca. 450 medarbejdere og ca studerende. Herudover skal kantinen kunne levere forplejning til møder og eventuelle aften arrangementer. Salget i kantinen vil ske ved selvbetjening fra disk og mod kontant/dankortbetaling. Brugt service placeres af brugeren i sorteringsvogne eller lignende. Salg i forbindelse med møder og andre arrangementer sker via rekvisitioner i henhold til aftale. Kantinens omsætning andrager årligt ca kr. Ovenstående uddybes i de fremtidige betingelser for tilbudsafgivelse, som udelukkende sendes til de prækvalificerede ansøgere. Vilkår for kantinen Ordregiver stiller lokaler, inventar, udstyr, installationer og løsøre i øvrigt til rådighed for udførelsen af opgaven samt varetager vedligeholdelse af lokaler og inventar. Leverandør leverer alle forbrugsvarer, levnedsmidler og forestår rengøring af kantinekøkkenet mv. Nærmere beskrivelse af opgavens omfang og krav til kvalitet og service vil fremgå af betingelser for tilbudsindhentning som udsendes til ansøgere, der prækvalificeres. Aftalen forventes at træde i kraft den 1. oktober 2012 og aftaleperioden er 3 år med option på forlængelse af perioden 2 gange 1 år, på uændrede vilkår. Ovenstående uddybes i de fremtidige betingelser for tilbudsafgivelse, som udelukkende sendes til de prækvalificerede ansøgere. 3.2 Udbudsbetingelser Nærværende betingelser anvendes i forbindelse med ansøgning om deltagelse. De fremtidige betingelser for tilbudsafgivelse vil blive sendt til prækvalificerede ansøgere, efter meddelelse om prækvalifikation. 3

5 4. Generelle form- og procedurekrav 4.1 Ansøgers kontaktperson Ansøger skal angive en kontaktperson i ansøgningen om deltagelse (Bilag 1 - Ansøgningsblanket). Ordregiver vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson. 4.2 Ansøgningsfrist Ansøgninger om prækvalifikation skal senest være modtaget den 22. juni 2012 kl Indleveringsadresse Ansøgninger skal indleveres på følgende adresse: Aarhus Universitet AU Økonomi og Planlægning AU Indkøb Katrinebjergvej 89F 8200 Aarhus N Att.: Agnethe Toft Andresen Ansøgeren kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen. 4.4 Aflevering af ansøgning Ansøgninger skal afleveres i: 1 underskrevet original 1 USB-nøgle med en kopi af ansøgningen i elektronisk form. De elektroniske versioner skal være i MS Office format. Det samlede ansøgningsmateriale skal indleveres i lukket emballage mærket Udbud af kantinedrift Campus Emdrup må ikke åbnes af poståbningen. Ansøger kan kun aflevere én ansøgning. 4

6 4.5 Sprog Ansøgninger skal afleveres på dansk. 4.6 Honorar Ansøger modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. 4.7 Ejendomsret til modtagne ansøgninger Alle dokumenter, som fremsendes af ansøger, betragtes som Ordregivers ejendom. 5. Udelukkelsesgrunde 5.1 Ansøgers generelle forhold Deltagelse i udbudsproceduren er udelukket, hvis et af følgende forhold er til stede: a) Der er afsagt endelig dom over ansøger vedrørende deltagelse i en kriminel organisation eller bestikkelse eller svig eller hvidvaskning af penge. b) Ansøgere, hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet deres erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. c) Ansøgere, hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. d) Ansøgere, som ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. e) Ansøgere, som i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv har begået en alvorlig fejl, som Ordregiver beviseligt har konstateret. f) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. g) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres betalingsforpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. 5

7 h) Ansøgere, som svigagtigt har fremsat urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelse af oplysninger i henhold til de nævnte udelukkelsesgrunde Dokumentation For at godtgøre at en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde a)-d) og f)-g) ikke er til stede, skal ansøgeren afgive en erklæring på tro og love som er vedlagt betingelserne for prækvalifikation som FORMULAR A. Ansøger skal ikke godtgøre at udelukkelsesgrundene (e) og (h) ikke er til stede. Opmærksomheden henledes på, at tro- og love-erklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives. Manglende eller ukorrekt udfyldelse af tro- og love-erklæringen medfører at ansøgningen anses for ukonditionsmæssig. Ansøger er forpligtiget til at fremskaffe yderligere dokumentation for, at en eller flere af ovenstående udelukkelsesgrunde ikke er til stede, hvis Ordregiver anmoder herom. 5.2 Ansøgers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver Ansøger afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang Ansøgeren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor Ansøgeren er etableret Dokumentation Ansøger skal afgive erklæring på tro- og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A. Denne skal afgives sammen med ansøgningen om deltagelse. 5.3 Finansiel og økonomisk formåen Ordregiver vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at ansøgers virksomhed består under hele kontraktperioden. For at sikre, at tilbudsgiver har den rette finansielle og økonomiske formåen, skal ansøger for at komme i betragtning leve op til mindst et af de følgende krav: Positiv overskudsgrad i hvert af de seneste to afsluttede regnskabsår Positiv soliditetsgrad i hvert af de seneste to afsluttede regnskabsår 6

8 5.4 Teknisk og faglig formåen Det har afgørende betydning for Ordregiver, at ansøgeren har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven. For at sikre, at tilbudsgiveren har den rette tekniske formåen, skal ansøgeren levere følgende oplysninger: En virksomhedsbeskrivelse der overordnet beskriver virksomhedens organisering samt arbejdsmetoder. Mindst 2 referencer fra sammenlignelige ydelser, som ansøger har leveret i løbet af de seneste to år Dokumentation Som dokumentation for ansøgerens tekniske og faglige formåen skal tilbudsgiveren udfylde Bilag 1A Ansøgningsblanket og herunder angive følgende: En overordnet virksomhedsbeskrivelse med angivelse af virksomhedens organisering samt arbejdsmetoder. En liste over de væsentligste sammenlignelige ydelser ansøger har udført i løbet af de seneste to år, med angivelse af tidspunkt herfor samt navn og telefonnummer på modtager. Referencen skal indeholde en angivelse af den leverede ydelses karakter, herunder en nærmere beskrivelse af det daglige antal betjente kunder og omsætningen i den pågældende kantine. Ordregiver forbeholder sig ret til at undersøge den indsendte reference, og tilbudsgiveren må gerne fremsende flere end den krævede reference. 5.5 Konsekvensen af ikke at fremsende dokumentation Ansøgninger som ikke indeholder den krævede dokumentation vil blive anset for at være ukonditionsmæssige og vil derfor ikke blive taget i betragtning. 6. Udvælgelse af deltagere 6.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver kontrollerer, at ansøgningen er konditionsmæssig, hvilket vil sige, at ansøgningen opfylder følgende punkter: 7

9 Ansøgningen er indkommet rettidigt, jf. punkt 4.2. Ansøgningen er fremsendt til den korrekte adresse, jf. punkt 4.3. Ansøgningen indeholder tro- og loveerklæring om, at ingen udelukkelsesgrunde er til stede, jf. punkt Ansøgningen indeholder al nødvendig dokumentation jf. punkt 7 Ansøgningen opfylder kravene til finansiel og økonomisk formåen jf. punkt 5.3 Ansøgningen opfylder kravene til teknisk og faglig formåen jf. punkt Antallet af deltagere Ordregiver vil prækvalificere syv virksomheder, som efterfølgende vil blive inviteret til at afgive tilbud på de betingelser, der i øvrigt følger af udbudsmaterialet for tilbudsafgivelse. 6.3 Proceduren for udvælgelse Såfremt der er flere egnede ansøgere, end Ordregiver har angivet at ville prækvalificere, vil Ordregiver på baggrund af en saglig og objektiv vurdering af de modtagne ansøgeres egnethed udvælge de ansøgere, der vil blive inviteret til afgivelse af tilbud. Udvælgelsen sker på baggrund af de oplysninger, ansøgerne har afgivet i medfør af punkt 5.4, Ordregiver vil prækvalificere de syv ansøgere, der på baggrund af de vedlagte referencer, vurderes at være bedst egnede til at udføre den udbudte opgave og samtidig vil sikre den mest optimale konkurrencesituation for Ordregiver i tilbudsfasen. Ordregiver vil således prækvalificere de syv bedst egnede ansøgere, der samtidig repræsenterer forskellige typer af virksomheder, herunder for eksempel større og mindre virksomheder, idet en sådan sammensætning kan bidrage positivt til en optimal konkurrencesituation i tilbudsfasen. 7. Ansøgningens opbygning 7.1 Obligatoriske dokumenter Ansøger skal bekræfte, at der ikke er nogen udelukkelsesgrunde til stede og vedlægge FORMULAR A i udfyldt stand. Endvidere, skal ansøgeren udfylde og vedlægge Bilag 1 Ansøgningsblanket. 7.2 Yderligere dokumentation Anden dokumentation, end den der er anført under punkt 7.1, kan fremsendes. Dokumentation, der fremsendes i henhold til dette punkt, skal vedlægges i en særskilt mappe/folder. Det skal tydeligt fremgå, at der er tale om supplerende materiale. 8

10 7.3 Ønsket opbygning Ansøgningen bedes indleveret i en mappe med faneblade opdelt i følgende faner: Indholdsfortegnelse Ansøgningsblanket (Bilag 1) Tro og love erklæring (Formular A) Eventuel yderligere dokumentation 8. Tildelingskriterium De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der henvises til udbudsbetingelserne for tilbudsafgivelse, som udsendes til de ansøgere, der prækvalificeres. 9. Spørgsmål Spørgsmål skal fremsættes senest den 12. juni 2012 kl Såfremt ansøger har spørgsmål til udbudsbetingelserne for prækvalifikation, skal disse stilles på dansk og via til ordregivers kontaktperson, som angivet i punkt s indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende kantinedrift Campus Emdrup". Alle spørgsmål, skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke steder i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål og svar vil kunne ses af alle ansøgere i en anonymiseret form senest den 15. juni 2012 og vil være tilgængelige på hjemmesiden: Det er ansøgers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort som svar på spørgsmål. Alle ansøgere opfordres på det kraftigste til, ikke at stille spørgsmål om forhold, der allerede er besvaret i disse udbudsbetingelser for prækvalifikation. Ordregiver vil under ingen omstændigheder sende disse udbudsbetingelser for prækvalifikation, bilagene eller andre dokumenter til ansøgere med post eller . En anmodning herom, vil blive besvaret via 9

11 med følgende svar: Se venligst hvor alle relevante dokumenter er tilgængelige for download. 10. Praktiske forhold 10.1 Åbning af ansøgninger Ansøgninger vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning om deltagelse. Der er ikke adgang til at overvære åbning af ansøgningerne eller i øvrigt til at modtage oplysninger om indholdet Meddelelse af resultatet Alle ansøgere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af prækvalifikationen. De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud det bemærkes at udbudsbetingelserne sendes til de prækvalificerede primo august Fortrolighed Ordregiver vil sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne, som angår ansøgeres fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand Ubetinget tavshed for ansøger Ansøgere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet. 10

12 11. Tidsplan for prækvalifikationen Nedenstående tidsplan omfatter prækvalifikationens væsentligste milepæle. Tabel 1: Tidsplan for udbudsforretningen Dato Milepæl 22. maj 2012 Offentliggørelse af udbudsbetingelser for prækvalifikation 12. juni 2012 Sidste frist for at afgive skriftlige spørgsmål til udbudsbetingelserne for prækvalifikation. 15. juni 2012 Svar på spørgsmål fra alle ansøgerne offentliggøres på Ordregivers hjemmeside 22. juni 2012 Sidste frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse Uge 26 Primo august Meddelelse til ansøgerne om prækvalifikationens udfald. De udvalgte ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Den angivne dato er vejledende. Udbudsbetingelser sendes til prækvalificerede 12. Oversigt over prækvalifikationens dokumenter Ansøgningen om prækvalifikation skal vedlægges følgende dokumenter: Bilag 1, ansøgningsblanket Formular A, tro- og loveerklæring 11