RETNINGSLINJER: PROJEKT ANSØGNING BEVILLINGS ADMINISTRATION FORMATER

Transkript

1 DIPD RETNINGSLINJER: PROJEKT ANSØGNING BEVILLINGS ADMINISTRATION DIPD FORMATER REVIDERET VERSION NOVEMBER 2013

2 GYLDIGHED Disse retningslinjer er gældende fra og med 1. juli Retningslinjerne vil løbende blive revideret og opdateret for at afspejle gældende regelsæt for bevilling og forvaltning af bistandsmidler under Udenrigsministeriet, eller hvis det har vist sig at der er uklarheder i teksten. KONTAKTOPLYSNINGER Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte DIPD s sekretariat på dipd@dipd.dk eller sende et almindeligt brev til adressen: Jemtelandsgade 1, DK-2300 Copenhagen S. For yderligere information besøg FORKORTELSER Retningslinjerne benytter sig af en række forkortelser og faste udtryk: Ansøger DIPD DANIDA Modtager UM Eksempelvis det danske politiske parti, som søger om midler hos DIPD, for at etablere et partnerskab med et parti i et udviklingsland. Danish Institute for Parties and Democracy på dansk Institut for Flerpartisamarbejde. Betegnelse for den del af udenrigsministeriet, som tager sig af administrationen af Danmarks udviklingspolitik. Eksempelvis et politisk parti i et udviklingsland, som modtager den støtte til kapacitetsudvikling, som et dansk parti har fået penge til. Udenrigsministeriet 2

3 FORORD Institut for flerpartisamarbejde (DIPD) er, hvad vi i Danmark kalder en offentlig uafhængig selvejende institution, hvilket betyder, at det er en institution, der følger love og regler, der er oprettet af og for den offentlige sektor, men alle beslutninger vedrørende anvendelsen af ressourcer allokeret til instituttet af Folketinget tages af bestyrelsen, som er helt uafhængig. DIPD blev oprettet ved lov i maj 2010 af Folketinget. Instituttets formål er at støtte udviklingen af velfungerende, demokratiske politiske partier og velfungerende, demokratiske flerpartisystemer i udviklingslande gennem bilaterale politiske partipartnerskaber og flerpartipartnerskaber og -aktiviteter. Formålet med disse retningslinjer er at sikre, at ansøgere til DIPD s puljer og modtagere af DIPD s bevillinger får den nødvendige vejledning i forhold til den ansøgningsmæssige proces og den forvaltningsmæssige forpligtelse, der påhviler dem i forbindelse med modtagelse af DIPD-midler til projekter. DIPD er som en offentlig selvejende institution underlagt de juridiske principper, som gælder for den offentlige sektor, og forvaltningen af DIPD s midler skal overordnet set ske i overensstemmelse med god forvaltningsskik. I forhold til den forholdsvis begrænsede bevillingsstørrelse, som der i mange tilfælde er tale om, kan retningslinjernes detaljerede krav sikkert virke overdrevent omfattende. Men det er ikke DIPD s eget valg, hvordan vi vil forvalte de offentlige bevillinger, som er grundlaget for instituttets arbejde. Vi følger de regler og retningslinjer, som tilsvarende institutter og danske organisationer er underlagt. Til gengæld håber vi, at gennemgangen på de følgende sider er klar og forståelig, og vi står altid til rådighed, hvis der er spørgsmål og uklarhed. Med venlig hilsen Bjørn Førde Direktør 3

4 Indhold RETNINGSLINJERNES GRUNDLAG... 6 TO PULJER... 6 FORMÅLET MED RETNINGSLINJERNE ANSØGNINGSPROCEDURE PARTNERUDVÆLGELSE OG KRAV HVILKE LANDE? LANDE PÅ OECD-DAC LISTEN ELEMENTER, SOM KAN STØTTES RETNINGSLINJER UNDER VALG FORBEREDENDE AKTIVITETER FINANSIERINGSNIVEAUER PARTI-TIL-PARTISTØTTE: ANSØGNINGSPROCEDURE FLERPARTISTØTTE: ANSØGNINGSPROCEDURE DIPD S VURDERINGSKRITERIER EFTER GODKENDELSE AF ANSØGNINGEN DIPD BUDGETFORMAT OG REGLER Generelt om DIPD projektbudgetter Krav til DIPD projektbudget DIPD budgetformat Vejledning til brug af DIPD Excel-budget RAPPORTERING, MONITORERING OG REVIEW INDLEDNING KRAV OG ANSVAR VEDR. FORVALTNING AF MIDLER PRINCIPPER OM ANTI-KORRUPTION MISLIGHOLDELSE AF BEVILLINGEN PROCES VEDR. BEVILLING OG UDBETALING AF MIDLER Korrespondance om bestyrelsens beslutning vedr. ansøgningen Plan og aftale om afrapportering og udbetalinger Bevillingsbrev Indgåelse af samarbejdsaftale ADMINISTRATIVE PROCEDURER Bankaftaler og oprettelse af separat bankkonto Bogholderi og regnskabsfunktion Valutahåndtering og afregning

5 Registrering af optjente renter og kursgevinster Investeringer Narrativ og finansiel afrapportering FORVALTNING AF MIDLERNE Krav til projektregnskaber Den anvendte regnskabspraksis Budgetændringer Krav til revision INDBERETNING AF UREGELMÆSSIGHEDER PROJEKTAFSLUTNING BILAG & FORMATER

6 INDLEDNING RETNINGSLINJERNES GRUNDLAG DIPD s Retningslinjer for projektansøgning og forvaltning af bevilgede midler bygger på det regelværk, som er udarbejdet af Udenrigsministeriet (herefter UM) vedrørende Retningslinjer for tilskudsforvaltning af juni Det er angivet i såvel lovbemærkningerne vedr. Institut for Flerpartisamarbejde (DIPD) som i samarbejdsaftalen mellem Udenrigsministeriet og DIPD, at DIPD s bevillinger skal følge UM s regelsæt. DIPD s retningslinjer for projekter er udarbejdet i forlængelse af DIPD s strategi for Politiske partier i en demokratisk kultur, og indeholder en række betragtninger om DIPD s arbejde og mandat til på den ene side at sikre økonomisk støtte til partnerskaber mellem danske politiske partier og politiske partier eller bevægelser i udviklingslande, og på den anden side at støtte udviklingen af flerpartiplatforme i udviklingslande. Retningslinjerne består af tre hovedafsnit, der [1] beskriver ansøgningsprocedurerne, [2] redegør for kravene til forvaltningen af bevilgede midler, og [3] giver en oversigt over de tekniske bilag og formater. Alle ansøgere af midler forventes at have læst og være bekendt med indholdet i retningslinjerne, samt de tilhørende bilag og formater, inden de indsender en ansøgning til DIPD. Ligeledes forventes det at modtagere af midler konsulterer og anvender denne vejledning løbende under projektets samlede livscyklus til og med aflæggelse af afsluttende rapport og regnskab. TO PULJER Loven om DIPD præciserer, at instituttets midler skal fordeles ligeligt mellem to typer af bevillinger og aktører: Parti-til-Partistøtte er forbeholdt danske politiske partier i Folketinger til partnerskaber med politiske partier eller partilignende organisationer i udvalgte udviklingslande. Flerpartistøtte er forbeholdt flerpartisystempartnerskaber og -aktiviteter i udvalgte udviklingslande, som kan bidrage til udviklingen af pluralistiske partisystemer i en demokratisk kultur. FORMÅLET MED RETNINGSLINJERNE Formålet med retningslinjerne er at sikre ansøgere til DIPD s puljer og modtagere af DIPD s bevillinger en detaljeret vejledning i forhold til den ansøgningsmæssige proces og den forvaltningsmæssige forpligtelse, der påhviler dem i forbindelse med modtagelse af DIPD-midler til projekter. DIPD er som en offentlig selvejende institution underlagt flere juridiske principper, og forvaltningen af DIPD s midler skal overordnet set ske i overensstem- 6

7 melse med god forvaltningsskik. Forvaltningen af DIPD s midler er omfattet af Forvaltningsloven, Offentlighedsloven og Persondataloven. Modtagere af DIPD s midler har ansvaret for at sikre, at deres organisation arbejder med den seneste version af retningslinjerne, dens bilag og tilhørende formater. Den seneste gældende version ligger altid på DIPD s hjemmeside. 7

8 1 PROJEKT ANSØGNING 1.1. ANSØGNINGSPROCEDURE Ansøgninger kan indsendes til DIPD løbende, og ansøgere har mulighed for at drøfte udkastet til ansøgninger med sekretariatet løbende. Når en ansøgning er indsendt, gennemgår DIPD s sekretariatet den for at se, om de formelle krav er overholdt, om projektets kvalitet og ansøgningen som helhed er i tråd med DIPD s mandat og principper. Endelige beslutninger om godkendelse af ansøgninger foretages af DIPD s bestyrelse. Ansøgerne får svar kort efter et bestyrelsesmøde. Se venligst afsnit 1.10 og 1.11 for en oversigt over ansøgningsprocessen. Se for ansøgningsformater, tidsfrister og datoer for DIPD s bestyrelsesmøder PARTNERUDVÆLGELSE OG KRAV Midler forbeholdt parti-til-parti støtte skal anvendes i partnerskaber mellem et dansk politisk parti og et politisk parti eller en parti-lignende organisation i et udviklingsland. Midler forbeholdt flerparti-støtte kan bruges til politiske partier og partiplatforme, samt ikke-statslige organisationer, medier og tænketanke, der arbejder for at opbygge eller styrke pluralistiske flerpartisystemer og en demokratisk kultur. I tråd med strategien DIPD søger aktivt strategisk samarbejde med både danske og internationale organisationer. DIPD søger også aktivt at inddrage de danske politiske partier i flerparti-aktiviteter. Bemærk venligst at partneren under normale omstændigheder ikke kan være en individuel eller en privat virksomhed. Undtagelser kan gøres af bestyrelsen. Ansøgningen skal dokumentere partneres politiske profil, dvs. hvilke grupper partneren repræsenterer og potentielt vil repræsentere i fremtiden. Desuden skal ansøgningen dokumentere at partnerne er demokratiske og respekterer menneskerettighederne, de demokratiske værdier og principper (som frie valg og ytringsfrihed og adgang til information) og principperne for god regeringsførelse. Partnerne skal endvidere basere deres arbejde på principperne om ikke-vold. Organisationer registreret på FN eller EU-listen over terrororganisationer kan ikke komme i betragtning til finansiering. Endelig skal den danske partner sørge for, at partneren i Syd har udviklet eller vil udvikle den administrative kapacitet til at forvalte det tildelte tilskud på en ansvarlig og fyldestgørende måde. Se mere i del 2 om disse retningslinjer (DIPD Bevillingsadministration). 8

9 1.3. HVILKE LANDE? Der kan ydes støtte til partnerskaber i lande støttet af dansk udviklingsbistand. Undtagelser kan gøres i særlige tilfælde, f.eks. til parti-til-partipartnerskaber for at give de danske partier mulighed for at udnytte eksisterende viden og netværk i specifikke lande. Med hensyn til flerpartisystemstøtte har bestyrelsen udvalgt en række lande til at være fokuslande for DIPD initiativer. Bestyrelsen træffer de konkrete afgørelser om støtte (mere om dette i afsnit 1.11 om vurderingskriterier) LANDE PÅ OECD-DAC LISTEN Midlerne til DIPD kommer fra Udenrigsministeriets ramme for menneskerettigheder og demokrati (ikke ramme for fattigdomsorienteret bistand som det tidligere var tilfældet). Det betyder, at alle lande der optræder på OECD-DAC s liste, som opererer med 4 types af udviklingslande, kan komme i betragtning. I øjeblikket optræder de lande, DIPD arbejder i, sig således på listen: Least Developed Countries Other Low Income Countries [mindre end USD i 2010] Lower Middle Income Countries [USD USD i 2010] Upper Middle Income Countries [from USD to USD ] Bhutan Malawi Myanmar Nepal Tanzania Zambia Kenya Zimbabwe Bolivia Egypten Ghana Honduras Swaziland Mere information om Danidas retningslinjer er tilgængelig på hjemmesiden: ELEMENTER, SOM KAN STØTTES DIPD tilbyder demokratistøtte til politiske partier og partiplatforme og søger at kombinere arbejdet med partisystemer, der på systemisk niveau bidrager til demokratiske reformer gennem flerpartidialog og initiativer på tværs af partierne, samtidigt med at man gennem bilateralt partisamarbejde støtter politiske partier i kapacitetsudvikling for styrke deres demokratiske funktion. DIPD s fokus er dermed støtte til at styrke de demokratiske processer og partier som centrale institutioner i demokratiet ikke at støtte politiske partier "til at vinde valg". Midlerne fra DIPD må således ikke anvendes til at støtte aktiviteter under valgkampagner (se også afsnit 1.6 Retningslinjer under valg ). Med hensyn til den generelle målsætning om at styrke et flerpartisystem og en flerpartidialog er støtten generelt målrettet mod men ikke begrænset til at forbedre partisystemsnormer, flerpartisystemdialog, platforme, og koalitioner, samt at forbedre forholdet mellem de politiske partier, civilsamfundet og medier. 9

10 Med hensyn til den generelle målsætning om at styrke de politiske partier i at udføre deres demokratiske funktioner, er støtten generelt målrettet mod men ikke begrænset til partiorganisationsudvikling på både nationalt og lokalt plan, partiinstitutionel udvikling, som forbedring af eksterne forbindelser, herunder dialog med andre partier, samfund og medier samt demokratisering af partierne i forhold til integration af unge, kvinder og andre underrepræsenterede grupper. DIPD s strategi lægger vægt på at arbejde med en kapacitetsudviklingstilgang, som for DIPD er baseret på forudsætningen af ideer, der inspirerer. Ved opbygningen af kapacitet i de politiske partier til at udføre demokratiske funktioner bedre, kan DIPD og danske politiske partier tilbyde ideer og erfaringer, men den bedste tilpasning vil altid skulle bestemmes lokalt. DIPD favoriserer en kapacitetsudviklingsstrategi, der kombinerer både en styrkelse af kompetencer og færdigheder samt organisationsudvikling RETNINGSLINJER UNDER VALG Den danske partner skal altid overholde de nationale regler og retningslinjer, som er fastsat af valgkommissionen eller andre nationale institutioner i de lande, hvor de har partnerskaber, og den generelle regel fastsat af DIPD er, at den danske partner samt instituttet selv ikke må deltage i valgkampe, og at DIPDmidler ikke kan anvendes til at understøtte valgkampagner eller andre valgrelaterede aktiviteter. Støtte til politiske partier i forbindelse med et kommende valg vil under normale omstændigheder blive suspenderet og bør i alle tilfælde overholde regler og retningslinjer fastsat af den nationale valgkommission. Undtagelser kan gøres i situationer, hvor aktiviteterne er relateret til valgprocessen og er acceptable i henhold til nationale regler. Den danske partner kan rådføre sig med DIPD om hvorvidt og hvornår, man suspenderer aktiviteter i et valgår FORBEREDENDE AKTIVITETER For parti-til-partistøtte opererer DIPD med to former for støtte: finansiering til forberedende aktiviteter med henblik på at identificere en potentiel partner og fokus for samarbejdet; og finansiering af langsigtede partnerskaber. De politiske partier vil ofte være nødt til at foretage en række forberedende aktiviteter, inden de er klar til at præsentere et projektforslag for DIPD s bestyrelse, og de danske partier har derfor mulighed for at søge om støtte til de indledende faser for oprettelsen af et partnerskab. DIPD opererer med to faser, som kan kort beskrives som: Fase 1: Identifikation af og vurdering af projekter / samarbejdspartnere. Fase 2: Udvikling og udfærdigelse af projektforslag. Igennem de forberedende aktiviteter har de politiske partier mulighed for at gennemføre undersøgelser, foretage indledende besøg hos projektets partner og mindre konsulentopgaver som en del af processen med at etablere et partnerskab, udarbejde en ansøgning, osv. Retningslinjer for forberedende aktiviteter er blevet formuleret og vedtaget af DIPD s bestyrelse i juni Retningslinjerne giver detaljerede oplysninger 10

11 med hensyn til, hvad det er muligt at ansøge om at få støtte til, og hvilke typer af omkostninger der kan dækkes. Der er desuden udarbejdet et ansøgningsformat til forberedende aktiviteter (Bilag 1) FINANSIERINGSNIVEAUER Finansiering af parti-til-parti partnerskaber er forbeholdt de danske politiske partier i Folketinget. Partierne får tildelt midler i henhold til en bestemt formel. Midler kan kun frigives af sekretariatet, når bestyrelsen har godkendt en konkret projektansøgning. Inden for rammerne af den pulje, der er afsat til parti-til-partipartnerskaber, vil det være muligt for partiet at bruge det samlede årlige beløb på et eller flere projekter. I hvert enkelt tilfælde afgør bestyrelsen om det ansøgte beløb er rimeligt i forhold til de mål og aktiviteter, der er beskrevet. For forberedende aktiviteter kan der anvendes DKK For flerpartiaktiviteter kan der maksimalt tilvejebringes DKK 2 mio. årligt til de enkelte projekter per bevillingsperiode. Bestyrelsen kan gøre undtagelser under særlige omstændigheder PARTI-TIL-PARTISTØTTE: ANSØGNINGSPROCEDURE Den samme ansøgningsproces gælder både for forberedende aktiviteter og for ansøgning til et projektpartnerskab. Forberedende aktiviteter kan være relevante og nødvendige i tilfælde af forberedelse af samarbejdet med en ny partner eller udarbejdelse af et mere kompleks langsigtet projekt. Ansøgningens format for både forberedelses- og projektansøgninger er bilag til disse retningslinjer sammen med DIPD s mandat for vurdering (Bilag nr. 1 og 2). 1. Ansøgning forberedes af det danske parti (og partner) 2. Feedback fra DIPD baseret på DIPD s principper 3. Endelig ansøgning sendt til sekretariatet 4. Gennemgang og beslutning i DIPD s bestyrelse 5. Svar til ansøger vedr. bestyrelsens beslutning 11

12 Trin 1 udkast til ansøgning udarbejdet af det danske parti (og partner): Partiet forbereder (alene eller i samarbejde med partneren, når en sådan er identificeret) et udkast til ansøgning om forberedende aktiviteter eller et partnerskab til sekretariatet sammen med et specificeret budget (for mere information om budgetposterne se afsnit 1.13). Ansøgningsformater til forberedende aktiviteter og parti-til-partistøtte kan findes på Trin 2 Feedback fra DIPD til udkast til ansøgning: Sekretariatet vurderer, om de formelle krav i henhold til retningslinjerne er overholdt, og om ansøgningen er i overensstemmelse med DIPD-mandatet og principper, samt giver feedback til valg af strategi, budget osv. Trin 3 Endelig ansøgning til DIPD s sekretariat: Partiet fremsender den endelige ansøgning og det specificerede budget til sekretariatet, der udarbejder en liste over observationer og anbefalinger og videresender ansøgningen til DIPD s bestyrelse. Trin 4 Gennemgang ved DIPD s bestyrelse: DIPD s bestyrelse gennemgår ansøgningen og træffer endelig beslutning om hvorvidt DIPD kan støtte finansieringen af projektet. Ansøgningen gennemgås i overensstemmelse med vurderingskriterierne nedenfor (afsnit 1.11). Trin 5 Svar på ansøgningen: Et svar på ansøgningen kan forventes kort efter et DIPD-bestyrelsesmøde (fra DIPD s sekretariat). Hvis ansøgningen godkendes, vil sekretariatet fremsende et godkendelsesbrev (bevillingsbrev). For mere information om proceduren vedr. overførsel og anvendelse af midler, se afsnit 2 i disse retningslinjer (DIPD bevillingsadministration) FLERPARTISTØTTE: ANSØGNINGSPROCEDURE Flerpartipartnerskaber og initiativer, der støttes af DIPD, omfatter en bred vifte af partnere og initiativer: partnerskaber med etablerede organisationer, støtte til nyetablerede initiativer og støtte til specifikke projekter. I alle flerpartitilfælde er DIPD (instituttet repræsenteres ved sekretariatet) den danske partner. Graden af involvering fra DIPD i udviklingen af projektforslaget samt i konkrete projektaktiviteter har dog varieret afhængigt af typen af partnerskab og initiativ. 12

13 1. Bestyrelsen fastlægger landevalg 2. Sekretariatet vælger partnere og udarbejder projektet 3. Bestyrelsen drøfter og tager beslutning 4. Aftaler med partnere i landet udarbejdes Trin 1 Partneridentifikation Relevans af den etablerede støtte fra DIPD: Den indledende proces varierer afhængig af typen af partnerskabet / aktivitet. For flere partnere er et partnerskab med DIPD blevet etableret på baggrund af en DIPD-mission til det pågældende land på grundlag af det strategiske valg af fokuslande besluttet af DIPD s bestyrelse. For allerede etablerede organisationer har en vurdering af disse som potentielle partnere da været institutioner på linje med DIPD s mandat, principper og de relevante vurderingskriterier. I de tilfælde, hvor der ikke er blevet identificeret en egnet partner, eller hvor der har været et behov for at styrke et bestemt område, har DIPD støttet oprettelsen af nye platforme, fora og eksisterende flerpartiinitiativer. DIPD modtager også anmodninger om støtte fra forskellige organisationer. I sådanne tilfælde kontakter de potentielle partnerorganisationer DIPD s sekretariat med henblik på at få vurderet om den pågældende organisation er berettiget til DIPD-støtte. Sekretariatet gennemgår organisationens berettigelse og relevans i forhold til DIPD s mandat og det strategiske valg af fokuslande, som er besluttet af DIPD s bestyrelse. Hvis et flerpartipartnerskab med DIPD anses for berettiget og relevant, udarbejdes der efterfølgende en projektansøgning i overensstemmelse med trin 2. Trin 2 Ansøgning udarbejdet af DIPD s sekretariat (og partner): DIPD s sekretariat udarbejder i samarbejde med partneren en ansøgning om et flerpartipartnerskab / støtte til flerpartiaktiviteter, der skal præsenteres for DIPD s bestyrelse. I tilfælde af allerede etablerede organisationer vil partneren udarbejde en ansøgning (udkast) og generelt være i førersædet i udviklingen af ansøgningen. For nye flerpartiinitiativer vil DIPD være tættere involveret i udarbejdelsen af ansøgningen. Trin 3 Gennemgang ved DIPD s bestyrelse: DIPD s bestyrelse gennemgår ansøgningerne og træffer de endelige beslutninger om bevilling af DIPD midler. Ansøgningerne gennemgås i overensstemmelse med vurderingskriterierne nævnt nedenfor i afsnit

14 Trin 4 Svar på ansøgning: Et svar på ansøgningen kan forventes kort efter et DIPD bestyrelsesmøde (fra DIPD s sekretariat). Hvis ansøgningen godkendes, vil sekretariatet fremsende et (udkast) til en partneraftale, inkl. krav i form af rapportering, brug af midler osv. For mere information se kapitel 2 om Administration af bevillinger DIPD S VURDERINGSKRITERIER Beslutningen om at bevilge støtte til et projekt baseres på en samlet vurdering af ansøgningen med udgangspunkt i de principper, der er grundlaget for initiativer, der finansieres af DIPD (som beskrives nærmere i Strategi , side 11-15). De overordnede parametre vil være en evaluering af: om partnerskabet og det konkrete projekt er relevant for at nå instituttets overordnede formål og strategi for udviklingen af flerpartisystem og demokrati; om projektet har den kvalitet og sammensætning, der er nødvendig for at opfylde målene; om projektet forventes at have en varig effekt på målgruppen og dermed bidrager til udviklingen af flerpartisystem og demokrati. Vurderingen af projektansøgningen vil mere specifikt have følgende parametre og principper som udgangspunkt: Landesammenhæng kan DIPD-støtte retfærdiggøres i den pågældende landesammenhæng? Giver forfatningen og lovene i det pågældende land mulighed for støtte til politiske partier? Er landets valgcyklus taget i betragtning? Projektrelevans er fokus relevant i forhold til landets situation? Virkning er der taget højde for, om projektet har potentiale til at bidrage til den demokratiske udvikling i landet? Projektstrategi og sammenhæng er projektet konstrueret på en sådan måde, at aktiviteterne kan nå målene for projektet? Værdi tilført af den danske partner hvad kan den danske partner bidrage med til partnerskabet? Efterspørgselsstyret og lokalt ejerskab er projektet baseret på udtrykkelige behov hos partneren og forankret hos lokale interessenter? Komplementaritet er der en forståelse for andre interessenters aktiviteter, så de eksisterende initiativer suppleres og ikke kopieres? Erfaringer er de eksisterende erfaringer fra en tidligere fase eller partnerens samarbejde med andre organisationer, taget i betragtning? Bæredygtighed kan partneren fastholde og bygge videre på projektresultaterne efter at projektet er afsluttet? Risikobevidsthed og afbødende foranstaltninger er der en forståelse af det politiske miljø og de involverede risici? 14

15 Projektorganisation og administration har partneren tilstrækkelig kapacitet i forhold til projektets tekniske indhold, størrelse og mål og eksisterende finansielle systemer til at håndtere budgetter? Omkostningseffektivitet er budgettet rimeligt i forhold til aktiviteter? EFTER GODKENDELSE AF ANSØGNINGEN Når bestyrelsen har godkendt en bevilling, fremsender DIPD et bevillingsbrev indeholdende de krav og regler, der gælder for støtte (se 2. del af disse retningslinjer vedr. regler for bevillingsadministration). Såfremt bestyrelsen har kommentarer, som kræver justering af ansøgningen og/eller budgettet, skal disse foretages i samråd med sekretariatet, før midlerne kan overføres DIPD BUDGETFORMAT OG REGLER I dette afsnit gennemgås ikke blot de overordnede rammer for udarbejdelsen af et budget, men også retningslinjerne for hver enkelt post på budgettet Generelt om DIPD projektbudgetter I vurderingen af ansøgninger til DIPD bliver der lagt vægt på at budgettet hænger tæt sammen med projektbeskrivelse og strategi. Der lægges også vægt på, at projektets omkostninger er rimelige og velbegrundede i forhold til de aktiviteter, som man ønsker at gennemføre, og de resultater man forventer at opnå. Når man udarbejder en ansøgning skal man være opmærksom på, at alle poster i budgettet er beskrevet og begrundet i selve ansøgningsteksten. Hvis der er udgiftsposter, som vil kunne vække opmærksomhed grundet deres omfang eller relevans, så er det godt at begrunde nødvendigheden af omkostningerne i henhold til projektformål og strategi. Særlige kritiske områder kan være aflønning af dansk personale (intern konsulentbistand), større investeringer eller international rejseaktivitet. Det er derfor vigtigt at beskrive sådanne omkostninger i noterne både i det bagvedliggende budget og i selve ansøgningen. Det påhviler den danske organisation at holde større projektudstyr og inventar samt projektpersonale forsikret i det omfang, det er relevant og muligt. Hvis der inkluderes løn eller honoraromkostninger i budgettet til dansk personale, så skal ansøger have relevant registrering ved SKAT. NB: Alle budgetter skal udarbejdes i danske kroner, og man skal angive de vekselkurser, som benyttes til at beregne det samlede lokale budget Krav til DIPD projektbudget I den beskrivende del af projektansøgningen opsummeres alle udgifter i en oversigt i DIPD budgetformat (se nedenfor), og som bilag til projektansøgningen udfyldes det detaljerede DIPD Excel Budget (Bilag nr. 8). Dette format for budget og tilhørende budgetnoter udarbejdes som en integreret del af projektplanlægningen, og hver projektaktivitet skal have et underliggende budget. 15

16 DIPD budgetformat Denne budgetopstilling skal følges: 1a. Aktiviteter i Danmark DKK 1b. Aktiviteter i partnerland DKK 2. Investeringer, der ikke vedrører en bestemt aktivitet DKK 3. Udgifter til intern konsulentbistand DKK 4. Udgifter til ekstern konsulentbistand DKK 5. Lokale medarbejdere DKK 6. Lokal administration DKK 7. Internationale rejseudgifter DKK 8. Monitorering & Reviews DKK 9. Information og Kommunikation (max. 2 % af 1-8) DKK 10. Budgetmargin (5 % 10 % af 1-9) DKK 11. Projektomkostninger (1-10) DKK 12. Revision DKK 13. Subtotal (11-12) DKK 14. Administration i Danmark (max. 7 % af Subtotal) DKK 15. Total (13-14) DKK Vejledning til brug af DIPD Excel-budget DIPD Excel-budget (Bilag 8), består af 10 faner opdelt i 4 grupperinger: 1. Indledning (3 røde) 2. Budgetdelen (3 gule) 3. Partners budget (1 grøn) 4. Bilagsdelen: Inventarliste, Overførsel & Rapporteringsplan og Finansiel Rapportering (3 blå) De tre røde faner er Indledning (som skal læses inden budgettet indtastes), Budgetforklaring og Godkendt Budget. Fanen Indledning indeholder en række generelle oplysninger om. Her indtastes projektets titel, omkostning til revision i Danmark, den valgte budgetmargin i % samt den officielle betegnelse for den eventuelle lokale valuta og kurs til 1 DKK. Hvis der ikke budgetteres med hhv. aktiviteter, lokalt ansatte og lokale administrationsomkostninger i partnerland, kan man se bort fra dette. Fanen Budgetforklaring beskriver de enkelte poster, der indgår i budgettet. Disse poster står desuden også beskrevet under de respektive poster herunder. Der skal ikke indtastes nogen information i denne side. Fanen Samlet budget er det totale budget, som automatisk opsummerer den information, der er indtastet i de gule faneblade, nemlig budget 1.år , 2.år og 3.år

17 De næste 3 faneblade (gule) hhv. 1.år , 2.år og 3.år skal udfyldes, dog kun i de gule felter. Aktiviteterne skal nummereres, typen af komponent skal vælges på rullelisten og beskrives kort med f.eks. navn, leje af hal mm. I de 3 års budget ark må der kun indtastes information i gule felter, idet der er lagt koder ind, som sikrer korrekt beregning. Faner der indeholder gule felter er samtidigt markeret gult i faneoversigten nederst i vinduet, og det er fra disse ark, at der genereres tal til det samlede budget Samlet budget. Fanen Partner Budget (grøn fane) er beregnet til at blive udfyldt af partneren i lokal valuta. De lokale aktiviteter skal nummereres, typen af aktivitet/komponent SKAL vælges fra rullelisten og komponenterne skal beskrives kort. Ansøgeren skal inkorporere dette budget i lokal valuta, i de relevante års budgetter og sikre at også det lokale budget overholder kravene beskrevet nedenfor under de respektive budgetposter. De sidste 3 faner (blå) Finansiel Rapportering, Overførsel og Rapporteringsplan samt Inventarliste er til brug ved registrering og dokumentering til bevillingsproceduren. Disse ark gør det nemt at monitorere projektet, både med hensyn til købt inventar og status rapporter, men også i forbindelse med overholdelse af budgettet. Nedenfor gives en detaljeret gennemgang af, hvilke typer af udgifter, der kan budgetteres under hvilken budgetpost, hvordan dette håndteres og hvilke regler der gælder for området. Post 1: Aktiviteter Alle udgifter direkte relateret til gennemførelse af projektaktiviteter skal budgetteres under denne budgetpost (opdelt i hhv. udgifter i DK og udgifter i partnerland). Dette gælder alle typer af projektaktiviteter såsom studier, udarbejdelse af studier eller træningsmateriale, Training of Trainers (TOT) og andre former for træning, workshops, konferencer, etc. De forskellige aktiviteter specificeres derfor så vidt muligt i separate budgetposter og struktureres efter de opstillede projektmål. Omkostninger forbundet med brug af frivillige f.eks. transport, overnatning etc. budgetteres under de enkelte aktiviteter. Omkostninger forbundet med mindre indkøb f.eks. videokamera, mobiltelefon eller laptop placeres også under den enkelte aktivitet. Aktivitetsspecifikke konsulenthonorarer budgetteres under budgetpost 3 og/eller 4 med henvisning til den specifikke aktivitet. Omkostninger til lokalt ansatte budgetteres under budgetpost 5 med henvisning til specifik aktivitet. Internationale rejser budgetteres altid under budgetpost 7 med henvisning til specifik aktivitet eller formål (f.eks. planlægning m. partner, monitorering, møde med partner etc.). Post 2: Investeringer der ikke vedrører en bestemt aktivitet Denne post dækker over alle indkøb af materiel (investeringer) til støtte for aktiviteternes gennemførelse. Dette gælder dog kun for større indkøb (over kr.), der ikke indgår som direkte input til gennemførelse af aktiviteter. 17

18 DIPD anbefaler at der ikke opereres med store investeringer (over en værdi på kr.). Det vil sige, at en ansøger ikke skal forvente at DIPD godkender budgetter, der inkluderer store summer til køb af kørertøjer, investeringer i bygninger eller andet materiel, IT-udstyr eller store maskiner. Post 3: Udgifter til interne konsulenter Under denne budgetpost skal ansøger anføre de samlede udgifter til de aktivitetsspecifikke timer, som de såkaldte interne konsulenter udfører for ansøger. Det er ansøgerorganisationens egne medarbejdere, der kan frikøbes til projektarbejde under denne budgetpost. Alle timer skal registreres i et tidsregistreringssystem, således at en aktivitetsspecifik timeanvendelse kan dokumenteres i regnskabet. Der kan inkluderes følgende arbejdsområder indenfor budgetposten Interne konsulentydelser : Koordinering af projektaktiviteter med eksterne aktører Udvikling af projektspecifikke policies, strategier og retningslinjer Faglig rådgivning, støtte og kapacitetsopbygning ved partner Faglig støtte til partners administration og regnskabsførelse Rekruttering af aktivitetsspecifikt personale, herunder konsulenter Monitorering af projektaktiviteter Oplysningsaktiviteter De samlede udgifter, der kan søges om støtte til, udgøres af: De faktiske lønudgifter for den enkelte medarbejder (dog maksimalt Udenrigsministeriets anciennitetsbaserede maksimumsatser). Maks. 80 pct. af lønnen i overhead til forholdsmæssig dækning af de generelle driftsomkostninger ved stillingen. Der skelnes principielt ikke mellem fastansatte, midlertidigt ansatte eller frivilliges timeanvendelse i forbindelse med en bevilling. Ansøger skal dog være opmærksom på følgende forhold: Der kan ikke opstilles faste regler for hvor stor en andel af en bevilling, der kan gå til aflønning eller honorering af interne konsulenter, men i vurderingen af ansøgningen vil DIPD lægge vægt på følgende aspekter: At behovet for aktivitetsspecifik konsulentbistand er begrundet i behov fra partner eller projektets målgruppe; At lokale konsulenter ikke med fordel kunne have udført opgaven; At ansøgers medarbejdere eller frivillige ikke skaber afhængighed af ansøger ved partner. Der kan ikke inkluderes opgaver relateret til den løbende monitorering og generelle administration af projektet under denne budgetlinje. Dette kan dækkes under budgetpost 14 (Administration). Der skal generelt set tages hensyn til omkostningseffektivitet og relevans, når der tænkes dansk konsulentbistand i projektet. Ansøger skal henholde sig til Udenrigsministeriets satser for aktivitetsspecifik konsulentbistand ved budgettering af udgifter til danske interne konsulenter. Satserne følger Udenrigsministe- 18

19 riets såkaldte Anciennitetsbaserede maksimumsatser for konsulenter (for yderligere information se bilag nr. 9 DIPD Notat vedr. konsulentrater). Post 4: Udgifter til eksterne konsulenter Under denne budgetpost budgetteres alle de eksterne konsulenter, som knyttes til projektet, både danske og udenlandske. Denne type af konsulentopgave udbetales som et honorar (lumpsum), som inkluderer alle de udgifter, der er forbundet med opgaven, undtagen evt. rejseomkostninger som lægges under budgetpost 7. Der skal udarbejdes en kontrakt, som henviser dels til opgaven (projektaktivitet som opgaven er knyttet til), selve time- eller dagsprisen, antal timer eller dage, der skal udføres. Udgifter til den eksterne konsulents rejser skal indtastes separat under budgetpost 7. Disse udgifter skal forklares yderligere i ansøgningen i en budgetnote vedr. udgifter til konsulenter (både de interne og de eksterne). Dette er gjort for at sikre et stadigt fokus på ansøgers brug af konsulenter samt at alle konsulenttimer er aktivitetsspecifikke og hægtet op på en reel opgave under aktivitetsbudgettet. Der er ikke faste rater dikteret af Udenrigsministeriet for dette område. I stedet er der et EU-direktiv fra 2011 vedr. fri konkurrence, som skal følges. Tilbudsloven fastsætter reglerne på dette område, som siger at konsulentopgaver op til en værdi af kr. kan tildeles en konsulent eller et firma uden udbud (men i en fair og åben proces, som inkluderer god dokumentation af både opgave og tilbud). Alle opgaver over kr. op til kr. skal som minimum i begrænset udbud (3 tilbud indhentes), og over kr. skal opgaverne i åbent udbud. For yderligere information se Bilag nr. 9 DIPD s Notat om konsulentrater. Post 5: Lokale medarbejdere Der kan inkluderes udgifter til lokalt personale hos partner i projektbudgettet. Dette gælder både fastansat og midlertidigt personale. Partner skal dog beskrive hver stilling, som de ønsker at søge om lønmidler til med en stillingsbeskrivelse, mandemåneder og lønsum samt andre personaleudgifter. Det bør fremgå tydeligt, hvor stor en del af medarbejdernes løn er rettet mod styringen af projektet for de i projektet involverede medarbejdere, som DIPD s bidrag skal dække. Ansøger skal være opmærksom på de lokale regler vedr. ansættelse, aflønning, opsigelse, obligatoriske sundhedsudgifter etc. i partnerlandet. Dette skal diskuteres med partner, men ansøger kan rådføre sig med den danske ambassade eller en stedkendt konsulent i landet. For lokalt personale og konsulenter gælder, at lønniveauet ikke må overstige det gennemsnitlige lønniveau for tilsvarende organisationer/konsulenter i landet. Post 6: Lokal administration Denne post dækker partners omkostninger til at administrere de projektaktiviteter, der er inkluderet i ansøgningen. Beløbet skal inkludere alle de samme typer af driftsomkostninger, som også dækkes for ansøger under budgetpost 14 (Administration i Danmark), såsom lønudgifter til support staff, lønudgifter vedr. 19

20 administration og monitorering af projektet, almindelige driftsudgifter til husleje. For partnerens vedkommende skal udgifter til lokal revisionsomkostninger vedr. projektet også indregnes herunder. I særligt tilfælde af uplanlagt revision kan budgetmargin komme i anvendelse. Post 7: Internationale rejseudgifter Under denne budgetpost skal ansøger budgettere alle internationale rejser, som afholdes som del af projektet. I ansøgningsskemaet skal ansøger uddybe formålet med disse rejser i en specifik note, og her forventes det at ansøger redegør for relevansen og behovet for de forskellige internationale rejser. Dette er både rejser, der involverer konsulenter og egne medarbejdere og frivillige, samt rejser forbundet med monitorering af og generel fremdrift af projektet, men også reviews. Budgetnoten i ansøgningsformatet har til formål at sikre at alle rejser er nært knyttet til projektets formål og aktiviteter Når man beregner den samlede rejseudgift forbundet med en international rejse inkluderer man følgende: flybilletter, anden transport, forplejning, dagpenge (per diem), overnatning, forsikringer og udgifter forbundet med vaccination og nødvendig medicinering. I en dansk kontekst er det Finansministeriet cirkulære vedr. tjenesterejser (version 2013), der er gældende for fastsættelse af time- og dagpenge under rejser. Man kan maksimalt udbetale de summer, som knyttes til satserne angivet i cirkulæret (for yderligere information se link). Man kan maksimalt få dagpenge i to uger. Man anvender den regnemodel, som der henvises til i cirkulæret, hvor måltider trækkes fra, hvis de ikke er afholdt separat. Deltager man i en workshop eller konference, hvor der er inkluderet fuld forplejning såsom frokost, middag og mellemmåltider, og man også får morgenmad med i hotelopholdet, så skal alle disse måltider trækkes fra den dagrate, som man anvender. Maksimumrater for hotel er også at finde i Finansministeriets cirkulære, men i henhold til Udenrigsministeriets regelsæt hedder det, at udgifterne til overnatning normalt ikke skal overstige økonomiklasse. Der kan dog være særlige omstændigheder i visse byer, hvor priserne ligger meget højt sammenlignet med andre steder, og hvor selv økonomiklassehoteller er dyrere end den anbefalede pris. Det samme princip gælder vedrørende rejseform, hvor man også altid skal vælge økonomiklasse eller billigste rejseform med mindre der er tale om særlige forhold såsom sygdom, specielle behov, handicaps ol. Lokal transport forbundet med en international rejse (både ved af- og hjemrejse) kan også inkluderes i beregningen af den samlede rejseudgift. Udgifter vedr. rejseforsikring og vaccinationer kan også medtages under den samlede rejseudgift. Post 8: Monitorering og Review Som et led i modtagers løbende tilsyn med projektets gennemførelse og fremdrift i samarbejdet med partner, kan det være relevant at indbygge en midtvejsstatus eller afsluttende resultat- og erfaringsopsamling (review). DIPD forventer ikke at ansøger afholder en decideret evaluering af sit projekt. Midler til dette review skal budgetteres under denne budgetpost. Der kan søges om støtte til løn (til medarbejder) eller honorar (til frivillig) i ansøgers organisati- 20