Lokalebooking - Gevinstrealisering

Transkript

1 Lokalebooking - Gevinstrealisering Kontakt: Kaare Pedersen, Projektchef, [email protected], tlf Lokalebooking - 1

2 1. Forretningsproces Grundlæggende forretningsproces Forretningsproces diagram Udfordringer Lokalebooking - 2

3 Den grundlæggende forretningsproces for booking af lokale Visitation Disponeret Tildelt Forbrugt Ansøger accepteres som ansøger Ansøger har ansøgt, og lokalet eller faciliteten disponeres, indtil det endelig er afgjort om ansøger kan råde over lokalet Det er afgjort at ansøger kan bruge lokalet Ansøger har anvendt sin ret til at bruge lokalet Lokalebooking - 3

4 Forretningsprocessen Sæsonbooking Lokalebooking - 4

5 Forretningsprocessen Sæsonbooking Visiteret Disponeret Tildelt Forbrugt Lokalebooking - 5

6 Forretningsprocessen Sæsonbooking Konflikt vises ikke med alternativer Regler uklare Aflysninge r Last call Visi- Genbrug Dispone-ret Tildelt Forbrugt teret for af Forbrug foreningsdata?? registreres Adgang Lokalebooking - 6

7 Grundlæggende udfordringer i denne proces Vi viser ikke tydeligt for ansøgere, om et lokale er ledigt Nogle lokaler og anlæg er overbookede, andre står ledige Sæsonbookninger anvendes ikke i praksis. Tendens til overbooking Visitation Disponeret Tildelt Forbrugt Foreninger har mange andre oplysninger de skal aflevere til kommunen Ofte søges sæson langt før anvendelse. Tendens til overbooking Omkostningsfuldt at registrere forbrug manuelt Lokalebooking - 7

8 2. Forretningsmål og gevinsttræer Tre grundlæggende mål Forskellige fokus Forskellige gevinsttræer og forskellig forankring Lokalebooking - 8

9 Tre grundlæggende mål Bedre udnyttelse af lokaler Administrativ effektivisering Frivillig og sundhed Gevinsterne ved bedre lokalebooking kan gruppes i tre Administrativ effektivisering Det er især mere effektiv modtagelse af data; Sammenhæng og koordination med haller og lokalebestyrer, herunder til nøglesystemer Bedre udnyttelse af lokaler Haller, kunstofbaner m.v. udnyttes ikke fuldt ud. Det er dyrt at bygge nyt, og der kan være gevinster ved at flytte ydretimer til ubrugte centertimer Frivillighed og sundhed Det er store og vigtige temaer i næsten alle kommuner at understøtte den frivillige sektor og fremme sundhed. En effektiv lokalebooking understøtter det mål Lokalebooking - 9

10 Lokalebooking Tre grundlæggende mål Giver tre forskellige fokus Mål Fokus på Adm. effektivisering Reducer journalisering, genindtastning, administration, konfliktløsningsmøder, koordination med haller etc. Bedre lokaleudnyttelse Promover ledige tidspunkter; anvis alternativer når overbooket; sørg for at alle kommunens lokaler er i spil; integrer til overvågning Frivillighed og sundhed Gør det let for brugerne; frem deres kommunikation med trænere/kursusansvarlige og medlemmer; Lokalebooking

11 Tre gevinsttræer De tre forskellige fokus giver tre forskellige gevinsttræer Se de næste sider Lokalebooking

12 Administrative besparelser Genbrug tidligere ønsker/bookninger Nemt Klar det hele på en gang - også ekstraydelser, udstyr m.v. Søge bredt og åbent såvel som specifikt Bedre service Genbrug af data mellem foreningers løsninger og kommunen Åbent hvem der ønsker og har hvilke faciliteter Transparent Regler og kriterier skal være dynamisk synlige Smartere lokaleudlån Effektive arbejdsgange Nemt at få overblik, få klik Sammenhæng til back end og til teknisk personale - herunder ikke mindst låsesystemer Tildelingskriterier ind i løsningen - synligt og operativt Effektivitet Synliggør ubrugte faciliteter Udnyt vores ressourcer bedst mulig Tællinger og overvågning af udnyttelse Aflysning og "last call" muligheder Sammenhæng til alle lokaler - også skolernes Lokalebooking

13 Understøt frivillighed og sundhed Genbrug tidligere ønsker/bookninger Nemt Klar det hele på en gang - også ekstraydelser, udstyr m.v. Søge bredt og åbent såvel som specifikt Bedre service Genbrug af data mellem foreningers løsninger og kommunen Åbent hvem der ønsker og har hvilke faciliteter Smartere lokaleudlån Transparent Effektive arbejdsgange Regler og kriterier skal være dynamisk synlige Nemt at få overblik, få klik Sammenhæng til back end og til teknisk personale - herunder ikke mindst låsesystemer Tildelingskriterier ind i løsningen - synligt og operativt Effektivitet Synliggør ubrugte faciliteter Udnyt vores ressourcer bedst mulig Tællinger og overvågning af udnyttelse Aflysning og "last call" muligheder Sammenhæng til alle lokaler - også skolernes Lokalebooking

14 Lolland gevinsttræ for god service God service Åbent 24/7 for booking Hurtigere svar Ved auto tildeling Bliver nemmere for foreningen (dialogen) Auto oprettelse af foreninger/fore. skal blot godkende Magt til brugeren Alt om sin sag inde i systemet Magt til brugeren Kan følge bevillinger og se Regler/bevillingskrav (indsigt) Får ansvar for egne data Ajourføre/opdatere Hurtigt booke ledige tider Ved fx afbud/aflysning Profilering af foreninger Foreningsportal Genbrug af data og dermed sparet tid Mere enkelt kommunikation med kommunen Lokalebooking

15 Udnyt lokaler bedre Genbrug tidligere ønsker/bookninger Nemt Klar det hele på en gang - også ekstraydelser, udstyr m.v. Søge bredt og åbent såvel som specifikt Bedre service Genbrug af data mellem foreningers løsninger og kommunen Åbent hvem der ønsker og har hvilke faciliteter Transparent Regler og kriterier skal være dynamisk synlige Smartere lokaleudlån Effektive arbejdsgange Nemt at få overblik, få klik Sammenhæng til back end og til teknisk personale - herunder ikke mindst låsesystemer Tildelingskriterier ind i løsningen - synligt og operativt Effektivitet Synliggør ubrugte faciliteter Udnyt vores ressourcer bedst mulig Tællinger og overvågning af udnyttelse Aflysning og "last call" muligheder Sammenhæng til alle lokaler - også skolernes Lokalebooking

16 Hvem skal være gevinstansvarlige? Administration effektivisering Typisk de afdelinger der har ansvar for kultur og fritid, som led i almindelige effektivisering Lokaleudnyttelse Typisk direktion, fordi det omfatter alle kommunens lokaler, og fordi det går ind i alle afdelingernes anvendelse af lokaler og har betydning for udbygnings/afviklingsprogram Frivillighed og sundhed Kultur og Fritid igen og/eller Sundhedschef Relevante KPI er Administrativ effektivisering Der er ikke en egentlig KPI, som er indikatorer på forretningens nøgleresultat Men en succesfaktor er at der anvendes mindre tid pr booking fra ansøgning til lokalet er forbrug Lokaleudnyttelse Faktisk lokaleudnyttelse i spidsbelastning og marginalbelastninger Frivillig og sundhed Antal borgertimer i lokalerne (Antal borgere*timer) Oplevet lettelse for foreningerne Lokalebooking

17 3. Gevinstrealiseringsplan Kanalstrategi Medarbejderkompetencer Lokalebooking

18 Kanalstrategi Inddragelse af foreningerne - erfaringer Foreningsaftener hvor de prøver løsninger Youtubeguides med små tips og tricks Anvend brugergruppe både modstandere og tilhængere Lokalebooking

19 Medarbejderkompetencer når der skiftes fra administration til salg og promovering af sundhed og lokaler Fra Kontrol Myndighedsudøvelse Ydelsesfokus Administration Service Til Rådgivning Myndiggørelse Opgavefokus Bruger- og kundepleje Gør det selv Lokalebooking

20 4. IT-arkitekturovervejelser Lokalebooking

21 Der er mange der anvender lokaler derfor værdifuldt hvis lokaler og aktiviteter er registreret i samme database Foreninger Skoler (der også er kommunen!) Lokaler Private Kommunen Ejendomsservice Lokalebooking

22 Vi har brug for Komplette data på kommunens lokale og faciliteter Oplysninger om deres anvendelsesmuligheder, størrelse, krav, tilkøbsmuligheder m.v. På hvert lokale skal der være en kalender, så den kan bookes Aktivitetstyper (fodbold, håndbold, undervisning) etc. holdes bedst vedlige i en IT-service for sig, så de kan ændres over tid. Mange brugergrænse flader til databasen og kalenderen. Fra rengøring; ejendomsservice; lokalebooking; Mobiltlf; Ipad, Internet o.s.v Lokalebooking

23 Læse mere her To be materiale om lokalebooking To be materiale fra EDS Lokalebooking