VEJLEDNING I CONVENTUS... 1

Transkript

1 Indhold VEJLEDNING I CONVENTUS... 1 ANSØGNINGER... 2 DETAILBOOKING... 7 AFBOOKING... 9 FRITIDSPORTALEN Vejledning i Conventus Log på foreningens profil på Hvis ikke den kommunale startside kommer frem efter login, tryk da på huset for at få siden vist Her vil der være forskellige knapper, der guider jeres forening nemt videre til det, I har brug for. 1. Stamdata: Viser foreningens data i Conventus. 2. Adressebog: Viser foreningens registrerede brugere i Conventus. 3. Medlemsstatistik: Giver mulighed for at danne forskellige statistikker. 4. Årshjul: Direkte link til årshjulet der giver overblik over hvornår de forskellige frister er. 5. Søg aktivitetstilskud: Direkte link til Skive Kommunes hjemmeside med informationer og skemaer. 6. Søg lokaletilskud: Direkte link til Skive Kommunes hjemmeside med informationer og skemaer. 7. Ansøgninger: Her søges både om sæsonbookinger og enkeltstående reservationer af lokaler. I denne vejledning forklares det, hvordan foreningerne forholder sig i forhold til pkt. 7: Ansøgninger. Side 1 af 10

2 Ansøgninger Linkboksen Ansøgninger leder videre til Ansøgningsmodulet i Conventus. Her gemmes tidligere og igangværende ansøgninger, og med datointervallet bestemmer I hvad der skal vises i listen. For at lave en ny ansøgning trykkes der på knappen Ny. Nu skal der vælges, hvilken ressource (hal/sal) ansøgningen skal rettes mod. Marker i et af de runde felter og tryk på Næste. Side 2 af 10

3 Nu skal selve oprettelsen af ansøgningen foregå. Her vælges en periode. For en sæsonbooking er det en længere periode, mens det ved en enkeltstående reservation vil være samme dato, som eksemplet herunder. Vælg hvilken ugedag der skal søges på og i hvilket tidsrum jeres forening ønsker at have tiden. Herefter vælges kategori: Sæsonbooking = Booking. Enkeltstående booking = Reservation. Skriv i bemærkningsfeltet ved enkeltstående reservationer, hvad der skal ske i lokalet og/eller hvilket hold der skal være der. Slutteligt angives antallet af deltagere over og under 25 år, som deltager på holdet. Tryk på Gem når du er færdig med af udfylde. OBS! Ved ansøgning i sammenhængende dage SKAL der søges for hver enkelt dag. Altså i en weekend ansøges der én gang om tid lørdag og én gang om tid søndag. Side 3 af 10

4 Tilbage i ansøgningsoversigten fremstår den nye ansøgning med en orange kalenderblok. Som det står forklaret nederst, er det udtryk for, at der er oprettet en kladde. Det er meget vigtigt, at kladden sendes så den bliver lilla og dermed er sendt ind til behandling. Side 4 af 10

5 Tryk på den hvide pil i den orange firkant ud for ansøgningslinjen og vælg Send. Ansøgningen vil nu få en lilla kalenderblok og er sendt af sted til behandling. Side 5 af 10

6 Når ansøgningen bliver godkendt, fremsendes der en kvittering til ansøgerens registrerede -adresse i stil med nedenstående: Det er nu muligt at gå ind i sin bookingkalender og detailbooke den tid man har fået, medmindre forvaltningen/halinspektøren har booket for foreningen (dette vil kun ske ved enkeltstående reservationer). Detailbookingen SKAL foretages af foreningen når en sæsonbooking er godkendt. Forklaring følger Side 6 af 10

7 Detailbooking Ved at klikke ind på Booking og vælge de ressourcer foreningen vil se via knappen Indstillinger, kommer bookingkalenderen frem. I det mørkegrå felt har foreningen fået godkendt sin ansøgning og kan nu, ved at trykke i det mørkegrå felt i kalenderen, gå ind og detailbooke time for time/hold for hold. Side 7 af 10

8 Slutdato Udfyld tidspunktet for holdets træning, vælg Ja i Gentag hvis det er et permanent hold og ving af hvilke dage bookingen skal være. I dette tilfælde er det kun mandag der er valgt. Indsæt herefter en slutdato for bookingen (sæsonslutning). Under kategori vælges booking. Under titel skrives foreningens navn efterfulgt af hold/aktivitet. Eks.: Fodboldklubben Skive Hold U8 Tryk herefter på Gem. Du kommer tilbage til kalenderen, der nu fremstår med den indtastede booking. Side 8 af 10

9 Resten af tiden udfyldes på samme måde, så kalenderens mørkegrå felt er udfyldt. Skal foreningen alligevel ikke bruge tiden skal den stå åben, så andre foreninger kan booke sig ind. Afbooking Hvis foreningen må aflyse en enkelt holdtid, er det meget vigtigt, at den ene tid slettes i Conventus, så andre foreninger kan få glæde af pladsen. For at afbooke trykkes på den blå bookingblok i kalenderen. Herefter fremkommer nedenstående vindue, hvor der blot kan trykkes Slet. Vil man slette flere bookinger mens man er i gang, eller er man i tvivl om hvornår man har tiderne kan man trykke Vis. Her kommer man ind i selve bookingen og ser alle datoer for dette hold og har mulighed for at slette hele bookingen hvis holdet eksempelvis aflyses. Side 9 af 10

10 Fritidsportalen Med det nye bookingsystem følger også en ny måde at se eksisterende bookinger på. Dette kaldes Fritidsportalen. Det betyder også, at det er her foreningerne kan se ledige tider i haller og gymnastiksale. På Fritidsportalen kan man under menuen "Bookinger" vælge en bestemt hal eller gymnastiksal og få bookingkalenderen frem. Heri fremgår det om der er booket i hallen/gymnastiksalen, i hvilke tidsrum der er booket og hvilken forening der har booket hallen/gymnastiksalen. Der kræves ingen log-in til siden og derfor kan alle borgere, foreninger mv. gå direkte ind og finde de oplysninger de har brug for. I menuen "Organisationer" kan der ses en liste med samtlige oprettede og godkendte foreninger i Skive Kommune. Vælges en forening vises de oplysninger omkring ledelse, adresse mv., som foreningen selv har indsat i bookingsystemet Conventus. Siden i sin helhed giver borgerne og andre interesserede et nemt og hurtigt overblik over de foreninger, der er i Skive Kommune og hvornår de har bookinger. Med et link til foreningens hjemmeside, samt kontaktpersoner, er det også nemt for borgeren at nå frem til foreningerne. Fritidsportalen tilgås via Udseendet vil ændre sig, men her er et par skærmdumps der viser lidt af det grundlæggende for Fritidsportalen: Side 10 af 10