Vejledning Interbook. Alt om lokalebooking

Transkript

1 Vejledning Interbook Alt om lokalebooking 1

2 Indholdsfortegnelse Her finder du interbook... 3 Login... 3 Brugernavn og kodeord... 3 Glemt kodeord... 4 Skift kodeord... 4 Søg ledige tider (Lokalebooking)... 6 Enkeltsøgning - Søg tider på enkelt dato... 6 Avanceret søgning - søg ledige tider over en periode eller til sæsonudlån Vis bookinger Bookinger Reservationer Forespørgsler Afbooking Anlægsregister find et egnet lokale og sted til din aktivitet Igangværende aktiviteter Kontakt os

3 Her finder du interbook Du kommer ind på Interbook ved at åbne din internetbrowser og gå ind på adressen; Login Brugernavn og kodeord Hver forening får af Kultur- og Fritid tildelt deres eget brugernavn og kodeord. Såfremt I ikke allerede har fået tildelt et, bedes I kontakte Kultur og Fritid. I kan komme i kontakt med Kultur og Fritid ved at gå ind på Interbooks startside og klikke på Kontakt os i nederste venstre hjørne. Du kommer herefter ind på følgende billede: 3

4 Udfyld skemaet. Ved Emne vælg da Kunde/forening. Klik efterfølgende på Send, og du vil kort tid efter modtage brugernavn og password. Glemt kodeord Har du glemt dit kodeord, så klik på Glemt kodeord. Følgende billede kommer frem: Her indtaster du Brugernavn og trykker send. Der vil inden for kort tid blive sendt en e- mail til den adresse, der er opgivet til brugernavnet. Skift kodeord Vi råder til at skifte kodeord, første gang der logges på Interbook. Klik på Mine oplysninger/skift kodeord nederst i venstre hjørne. 4

5 Følgende billede kommer frem: Der skal indtastes: Gammelt kodeord - det nuværende. Nyt kodeord vælg et nyt kodeord. Bekræft nyt kodeord - skriv det nye kodeord igen. Klik på Ok. Kodeordet er nu skiftet. 5

6 Søg ledige tider (Lokalebooking) Her har du mulighed for at søge om ledig tid i f.eks. et faglokale, en foredragssal eller idrætshal, alt efter hvilken aktivitet, der er tale om. Der er mulighed for at søge om en ledig tid på en enkelt dato (enkelt søgning) eller for at søge om ledige tider i en periode/sæson (avanceret søgning). * Vær opmærksom på at selve bookingen først er godkendt, når du har fået en bekræftelse på brev eller mail på din forespørgsel fra Kultur og Fritid. Enkeltsøgning - Søg tider på enkelt dato Her er der mulighed for at søge om ledige tider i f.eks. et faglokale, en foredragssal eller idrætshal på en enkelt dato. Der er to søgemuligheder: Sted Aktivitet Du kan enten vælge at søge på den ene eller begge to på samme tid. Når du står på forsiden, skal du klikke på enten billede -linket Book lokaler eller på Søg i ledige tider i venstre menulinje. Følgende billede kommer frem. 6

7 I første linje Hvad vil du booke kan der vælges et sted, f.eks. en bestemt skole. I anden linje Aktivitet kan der vælges en bestemt aktivitet. Klik på Søg nederst i højre hjørne (Du kan enten søge på hele ugen eller første ledige tid ). Her er der søgt på Lundtofte skole og Fodbold samt sat flueben i Søg på hele ugen og følgende billede med muligheder kommer frem: Klik på dette ikon for at se oplysninger som adresse på stedet. Klik på selve linjen med det lokale, der ønskes booket, f.eks. Pigegymnastiksal for at for et overblik over ledige tider. Følgende billede kommer frem: 7

8 Der kan bladres frem og tilbage mellem ugerne og søges på datoer øverst i venstre side. Se herunder: Klik på det felt med den tid der ønskes - der kan kun klikkes på hvide (Ledige tider). Nedenstående skærmbillede popper op. Her skal alle felter med markering udfyldes. Når du er logget ind med dit kundeid vil en del af felterne være udfyldt på forhånd. Du skal derfor kun udfylde reference (navn) og Aktivitet såfremt de øvrige obligatoriske felter er udfyldt. 8

9 Er du privat person, har du mulighed for at beregne prisen, Klik på Beregn pris Når alt er udfyldt, skal du klikke på Gem. Forespørgslen er nu sendt til Kultur og Fritid og behandles så hurtigt som muligt. Er der skrevet en adresse, bliver der sendt en kvittering til denne adresse. Når bookningen er gennemført kan det ses under punktet Vis bookninger. * Vær opmærksom på at selve bookningen først er godkendt, når du har modtaget en bekræftelse på mail eller et brev på din forespørgsel fra Kultur og fritid. 9

10 Avanceret søgning - søg ledige tider over en periode eller til sæsonudlån Med avanceret søgning er der mulighed for at søge tider over en periode eller for en sæson, f.eks. hvis du vil booke et lokale hver mandag i 3 måneder. Klik i menupunktet Søg ledige tider Klik i Feltet Avanceret søgning Hvis du ved hvilken lokation, du vil søge ledige lokaler på, går du ind på Hvad vil du booke og klikker på den ønskede lokation. Under Type af bookning skal du vælge, om I f.eks. skal bruge lokalet hver uge eller hver anden uge. Under Ønsket tid indtast det ønskede tidsrum. Hvis du ikke ved hvilket sted/lokale du ønsker, kan du i stedet søge på en aktivitet, samt en bestemt bydel og/eller en bestemt lokaletype nederst i venstre hjørne. Under Ledige gange kan du vælge at skrive, hvis du har et specifikt ønske til antallet af gange lokalet skal være ledigt i perioden. I højre side vælger du på Start dato og Slut dato den periode, du ønsker lokalet i. Under Antal uger skriver du, det antal uger det drejer sig om. Vælg ugedag(e) Når alle informationer er indtastet klik da på Søg. 10

11 Følgende billede kommer frem: Ved at klikke på pilen i højre side, får du adresseoplysninger. Ved at klikke på linjen får du en oversigt over ledige tidspunkter (se billedet nedenfor). De tider, der er markeret med kan bookes. Vil du vælge tider fra, fjernes fluebenet ved at klikke på det (se f.eks. uge 37 nedenfor). Klik på Gå videre nederst i højre hjørne. Følgende billede kommer frem: 11

12 Der gives endnu en mulighed for at ændre tider eller fravælge datoer. Ønsker du ikke dette, så klik på Booke valgte tider for at gå videre. Følgende billede kommer nu frem: 12

13 Alle felter med *- markering ufyldes. Når du er logget ind med KundeID vil en del af felterne være forudfyldt. Du skal således kun udfylde Reference (navn på den der booker), Aktivitet og Antal (hvor mange der forventes at bruge lokalet). Når alt er udfyldt klik på Gem. Klik på Accepter i næste billede. Forespørgslen bliver nu sendt til Kultur og Fritid og behandles så hurtigt som muligt. Der kommer et skærmbillede med Booking Kvittering. * Vær opmærksom på at selve bookingen først er godkendt, når du har modtaget brev eller mail herom fra Kultur og Fritid. Godkendelsen vil kunne ses under punktet Vis bookninger. 13

14 Vis bookinger Ved at klikke på dette punkt i venstre-menuen kan foreningen få en oversigt over sine bookinger og forespørgsler - ligesom det også er her, man kan afbooke sine lokaler/tider. Bookinger Klikker du på fanebladet Bookinger, vises de tider, der allerede er booket til jeres kundeid. Der vises tider på henholdsvis: Enkelte udlån (Type E ) Sæson udlån (Type S ) Udlån hver dag (Type D ) Udlån hver anden uge (Type V ) Ud fra hver linje i højre side findes følgende symboler:. Hvis du klikker på Hvis du klikker på Hvis du kikker på vil selve bookingbeskeden på oplysningerne vise sig. vil praktisk info om lokationen vise sig., kommer du ind på Søg ledige tider. Reservationer Fanebladet Reservationer viser de tider/lån af lokaler, som foreningen har reserveret, og som endnu ikke er godkendt af Kultur og Fritid (Funktionen er den samme som Forespørgsler ). 14

15 Forespørgsler Fanebladet Forespørgsler viser de tider/lån af lokaler, som foreningen har forespurgt på, og som endnu ikke er godkendt af Kultur og Fritid (Funktionen er den samme som Reservationer ). Afbooking Afbooking af enkeltbooking (Type E ) Det er muligt at afbooke (afmelde) lokaler/tider. Dette gøres ved at klikke på den linje, der ønskes afbooket. i højre side af Følgende billede kommer frem: Herefter klikkes på Afbook og bookingen er afmeldt. Bookingen er nu væk fra Vis bookinger. Afbooking af sæsonbooking (Type S ) Det er muligt at afbooke (afmelde) lokaler/tider. Dette gøres ved at klikke på den linje, der ønskes afbooket. i højre side af Følgende billede kommer frem: 15

16 Du har nu mulighed for at: Afbooke alle bookinger (sæt kryds i øverste boks) hvorefter alle datoer/tider afmeldes Afbooke hele tiden på enkelte datoer - hvorefter de afkrydsede datoer afmeldes Sæt flueben ud for det, du ønsker at afmelde. Herefter klikker du Afbook, og det valgte er nu afbooket. Bookingen er nu væk fra Vis bookinger. Afbooking af Forespørgsel og Reservationer Har du reserveret eller forespurgt på lokaler/tider, som du alligevel ikke får brug for, skal du slette forespørgslen/reservationen. Gå ind på fanebladet Reservation eller Forespørgsler og klik på i højre side af det lokale, som du vil slette reservationen/forespørgslen på. Et nyt billede kommer frem, og du skal klikke Ja for at bekræfte sletning af forespørgsel/reservation. 16

17 Anlægsregister find et egnet lokale og sted til din aktivitet Dette punkt giver mulighed for at søge efter et bestemt lokale på et givent sted, lokaler i distriktet, lokaler til en bestemt aktivitet eller en kombination af flere kriterier. Dette er en god funktion, hvis du ikke kender faciliteterne men gerne vil finde et egnet lokale i dit lokalområde. Her er f.eks. søgt efter lokaler i Kgs. Lyngby Vest til aktiviteten aerobic. Finder du et egnet lokale, kan du klikke på linjen til det ønskede lokale og søge efter ledige tider. 17

18 Igangværende aktiviteter Dette punkt giver mulighed for at se hvilke aktiviteter, der foregår hvor og hvornår. Her er der søgt på aktiviteten Gymnastik på Hummeltofteskolen i tidsrummet 19. maj- 19. juni 2015, hvorefter der er klikket på Vis aktivitetsliste. Denne funktion egner sig især til servicepersonale, som har mulighed for at orientere sig om, hvilke aktiviteter der er i gang på en bestemt lokation og på et givent tidspunkt. 18

19 Kontakt os Funktionen Kontakt os findes i nederste venstre hjørne af skærmbilledet. Funktionen giver mulighed for at sende en mail til Kultur og Fritid med spørgsmål mm. Det er også muligt at anmode om brugernavn og kodeord via denne funktion. Klik på Kontakt os og følgende billede kommer frem: Udfyld felterne. Husk at skrive adresse, som du kan kontaktes på. Kundenummer (findes i foreningsregisteret for foreningen, når man er logget på) Udfyldes kun, hvis du kender det? Klik derefter på Send og mailen bliver sendt. 19