Grundejerforeningen SKOVKANTEN

Transkript

1 Referat fra ordinær generalforsamling afholdt onsdag den 20. marts 2013 kl på Skovburren 260. Der var mødt ca. 55 medlemmer op heraf 41 stemmeberettigede inkl. bestyrelsen + 19 fuldmagter i alt 60 stemmeberettigede. 1. Valg til dirigent. Steen (110) blev valgt og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt varslet og beslutningsdygtig. 2. Bestyrelsens beretning ved formanden Peter (104). Aktiviteter: Et af de faste punkter på grundejerforeningens kalender, fastelavn, var også i 2012 velbesøgt af både børn og voksne. Nogle år står vi i snedriver, i 2012 var det nærmere mudderbad. Det er dejligt, at denne tradition stadig kan samle både små som store børn, samt deres forældre og en del bedsteforældre. Vi har de seneste år kunnet samle ca. 30 børn og voksne. Det synes vi er meget flot. Vejen, Skovkanten: Det er nu næsten 3 år siden vi fik ny overfladebelægning på vores vej. Den skal gerne holde mange år endnu, og det kræver selvfølgelig vedligeholdelse. De småskader, der opstår, prøver vi at fange så tidligt som muligt, men bestyrelsen kan ikke være overalt hele tiden. Men så er det dejligt at konstatere, at medlemmerne er hurtige til at give besked, hvis de bliver opmærksomme på skader. I en omdelt folder ønskes bl.a. regler for vejfonden lagt på hjemmesiden. Jeg vil i den forbindelse gøre opmærksom på, at bestyrelsens forslag til benyttelse af vejfondens midler blev vedtaget på generalforsamlingen 2012, og at referatet herfra ligger på hjemmesiden under Referater, inkl. bestemmelser for vejfonden. Bestyrelsen har regnet på Vejfondens størrelse, og efter indhentelse af overslag for fremtidig renovering, mener vi at der fortsat skal indbetales til fonden. De grønne områder/gartner: Vores tidligere gartnerkontrakt udløb 31 december 2012, og jfr. debatten på sidste års generalforsamling igangsatte bestyrelsen et udvalgsarbejde hen over sommeren.

2 Efter at vi skiftede gartner fra Morten Jørgensen til Jørgen Stengel A/S blev vi opmærksomme på, at der var behov for en opstramning/præcisering på flere punkter i kontrakten. Vi skrev én, synes vi selv, meget mere udførlig og dækkende kontrakt, som så blev sendt ud til tilbudsgivning. Der blev holdt møde med flere forskellige gartnere og vi fik tre tilbud. Beslutningen var ikke så svær, og bestyrelsen fornyede kontrakten med Jørgen Stengel. Det har fra anden side været fremført, at bl.a. gartnerkontrakten burde ligge på hjemmesiden. Bestyrelsen betragter kontrakten som et internt bestyrelsespapir. Set i lyset af sidste års forhandlinger med forskellige udbydere, må vi konstatere, at der har været meget stor interesse fra udenforstående for at få kendskab til kontraktens detaljer, især prisen. Havde der været fuld offentlighed om kontrakten tror jeg ikke vi havde fået den nye kontrakt til den pris, vi ønskede. Legepladser: De gamle gynger på legepladsen ved vandhullet blev skiftet ud i De kunne måske godt have holdt et par år mere, men vi mente, at det var rettidigt omhu at skifte dem nu. Gennem de sidste mange år har det været bestyrelsens mål, at der på foreningens 3 legepladser skal stå gode og sikre legeredskaber. Da gode legeredskaber ikke er billige, tager det en del år at få skiftet alle legeredskaberne. Det er et fortløbende projekt, som vi hele tiden arbejder med. I 2013 har vi planer om, på legepladsen ved vandhullet, at skifte de gamle fodboldmål ud og få lagt nogle legefliser, samt fliseunderlag til bord/bænkene. Bestyrelsen er meget interesseret i at få medlemmernes ideer til forbedringer af legepladserne. Og hvis ideerne kan holdes inden for vores budget arbejder vi meget gerne videre med dem. Kommunikation: Foreningens hjemmeside er det primære kommunikationsmedie med bl.a. beslutningsreferater, kontaktdata på bestyrelsen, diverse orienteringer og tilbud til medlemmerne. Pga. nogle tekniske problemer er nogle abonnenter faldet fra i De som ikke i øjeblikket modtager opdateringer fra hjemmesiden opfordres til at tilmelde sig på hjemmesidens opdateringsservice. Bestyrelsen ser gerne hjemmesiden brugt som debatforum, hvilket der er givet udtryk for på diverse generalforsamlinger og referater herfra. Men vi må også konstatere, at debatindlæggene er ganske få. Diverse: Endnu engang en kraftig opfordring til at benytte holdebanerne (grusrabatterne) til parkering. Og ikke græsrabatterne, de kan ikke holde til det.

3 Og en gammel traver, der godt kan tåle at blive gentaget, er opsamling af hundeefterladenskaber. Hundeejerne er generelt flinke til at bruge hundeposer, men vi ser gerne, at poserne tages med hjem i skraldespanden og ikke kastes i hegnet, hvor vi finder dem i forbindelse med vores årlige oprydningsdag. Generalforsamlingen tog - vanen tro - en diskussion om gartnerkontrakten med specielt fokus på snerydning. Et par stykker var mindre tilfredse med rydningen af sne, mens andre var godt tilfredse. 3. Aflæggelse af regnskab ved kassereren, Palle (93). Palle gennemgik regnskab og balance. Regnskabet blev derefter godkendt. 4. Indkomne forslag. FORSLAG 1 Torben 103, Michael 92, Claus 124 og Bo 132 Øjeblikkeligt stop af indbetalinger til Vejfonden. Begrundelse: Vejfondens midler er af en sådan størrelse, at den kan hvile i sig selv, ved den aftalte årlige forretning. Ej vedtaget - med 9 stemmer for og 30 imod. FORSLAG 2 Torben 103, Michael 92, Claus 124 og Bo 132 Bestyrelsen skal ikke være fritaget for kontingent. Begrundelse: Vi er alle tvunget til at være medlem, hvorfor vi alle må bære omkostningerne til vedligeholdelse af området. Ej vedtaget - med 16 stemmer for og 25 imod. FORSLAG 3 Lene, 138: Jeg vil foreslå, at man bruger et beløb fra Vejfonden til omlægning af fortovene på Skovkanten, da der efterhånden er mange ujævnheder. Vedtaget - med 38 stemmer for og 0 imod. Bestyrelsen vil medtage beslutningen i det kommende bestyrelsesarbejde.

4 5. Budget for Palle gennemgik budgettet. Bo 132 efterlyste et rammebudget for vejfonden, hvilket bestyrelsen noterede. Budgettet blev derefter godkendt. 6. Valg af formand. Peter (104) 7. Valg til bestyrelsen. Valg af bestyrelsesmedlemmer: Lars (98) Henrik (28) nyvalgt Leo (125) nyvalgt Valg af 1-årig suppleant: Susanne (24) 1-årig nyvalgt Valg af 2-årig suppleant: Verner (116) 2-årig nyvalgt Bestyrelsen sammensætning er herefter: Formand Peter Hammer (104) Palle Lund Pedersen (93) Lars Lauridsen (98) Kaj Svensgaard (109) Peter Gøtze Petersen (134) Henrik Nielsen (28) Leo Andersen (125) 8. Valg af 2 revisorer & suppleant. Revisor Hans (2) Revisor Gitte (54) nyvalgt Suppleant Karin (1) 9. Vedligeholdelsesplan for grønne områder 2013.

5 Generelt. Jfr. lokalplanen for området er det foreningen, der forestår vedligeholdelsen af de grønne områder/fællesarealer, dvs. det enkelte medlem må ikke foretage vedligeholdelse/beskæringer. Lokalplan B29-1 fra 1981 giver nogle rammer for, hvorledes området skal se ud. Bestyrelsen ønsker at tage denne beskrivelse som udgangspunkt og sammenholde dette med områdets faktiske fremtræden i dag. Det vil sige, ikke væsentlige forandringer i forhold til områdets nuværende udseende. Det ønskes, at området fremtræder harmonisk og at randbeplantningen fremstår som en æstetisk afgrænsning af området. 1. Græsarealer og fortove 2013: Græsarealerne vedligeholdes/slås af gartner iht. kontrakt. 2. Bøgehæk mellem nr. 118 og : Klippes af gartner iht. kontrakt til en højde af 180 cm. 3. Regnvandsbassin 2013: Iht. kontrakt klipper gartneren hækken 2 gange, samt slår græsskråning én gang først på sommeren. Bemærk: Ifølge det oplyste er bassinet også i en vis grad medtaget på kommunens vedligeholdelsesplan med midler fra vandmiljøfonden. 4. Holdebaner (grusfortove) 2013: Holdes fri for græs og ukrudt, max. 2 gange sprøjtning. 5. Beplantning mod Skovburren Beplantningen består af de oprindelige træer og buske. Diget er sandsynligvis omfattet af museumsloven og den deraf følgende beskyttelse. 2013: Klippes af gartner så det ikke vokser i bredden. Generalforsamling 2012 Referat fra ordinær generalforsamling afholdt onsdag den 21. marts 2012 kl på Skovburren 260. Der var mødt 21 medlemmer op heraf 18 stemmeberettigede inkl. bestyrelsen. 1. Valg til dirigent.

6 Steen (110) blev valgt og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt varslet og beslutningsdygtig. 2. Bestyrelsens beretning ved formanden Peter (104). Aktiviteter: Et af de faste punkter på grundejerforeningens kalender, fastelavn, var også i 2011 velbesøgt af både børn og voksne. Vejen, Skovkanten: Renoveringen af vores vej er i løbet af 2011 helt færdiggjort med opretning af indkørsler m.v. Efter denne vinter er der konstateret en del smårevner i den nye belægning. Entreprenøren vil blive kontaktet for eventuel reparation. Som lovet på sidste generalforsamling har bestyrelsen i årets løb diskuteret fremtiden for vejfonden. Det har resulteret i det med indkaldelsen udsendte forslag. Bestyrelsen mener, at ideen med at have en vejfond har været en stor succes og ønsker at fortsætte denne, i de næstkommende år med små indbetalinger. Fremtidige bestyrelser/generalforsamlinger må så løbende vurdere behovet for indbetalinger. De grønne områder/gartner: Vedligeholdelsesplanen er blevet fulgt. Mindre forbedringer er blevet introduceret undervejs. Efter indkøringsproblemer med den nye gartner i 2010, føler bestyrelsen at samarbejdet efterhånden fungerer tilfredsstillende. Og så har vi jo i denne sæson haft en rigtig mild vinter. Legepladser: Sidste års generalforsamling nedstemte bestyrelsens forslag til renovering af legepladser. Bestyrelsen har i stedet iværksat en noget mindre ambitiøs renovering, som holder sig indenfor det ordinære budget for legepladser. Der er blevet opsat nye redskaber på legepladsen ved vandhullet medio marts. Kommunikation: Foreningens hjemmeside er nu det redskab som bestyrelsen anvender som det primære kommunikationsmiddel til medlemmerne.

7 Pga. nogle tekniske problemer er mange abonnenter faldet fra i De som ikke i øjeblikket modtager opdateringer fra hjemmesiden opfordres til at tilmelde sig på hjemmesidens opdateringsservice. Ny omfartsvej: Arbejdet med den nye omfartsvej er allerede godt i gang, og set med de positive briller, så har lukningen af Kalbyrisvej bevirket, at vi ikke ser de mange farlige situationer i forbindelse med udkørsel fra Skovkanten. Diverse: For at undgå misforståelser har bestyrelsen besluttet, at for fremtiden vil kontingentopkrævning ske efter generalforsamlingen. Glascontaineren på parkeringspladsen er blevet fjernet permanent, da der ikke blev holdt rent omkring den. Endnu engang en kraftig opfordring til at benytte holdebanerne (grusrabatterne) til parkering. Og ikke græsrabatterne, de kan ikke holde til det. Der synes at være gode vaner hos hundelufterne. De benytter flittigt poser til efterladenskaber. Blot skal vi bede om, at poserne ikke henkastes i den omkringliggende bevoksning. Skolestien mellem Ellebækken og vejen til Stenlængegården har i mange år været plaget af vand der har oversvømmet den og om vinteren er det frosset til is til fare for gående og cyklister. Efter henvendelse til kommunen er der nu etableret effektiv dræning af den tilstødende mark. Bemærkninger fra generalforsamlingen: Knud, nr. 85, bad bestyrelsen om at kigge på de ekstra reparationer, som var udført efter asfalteringen. Der var/vil komme mange revner. Bestyrelsen kigger på sagen. Klaus, nr. 124, Påpegede, at ny asfalt har givet 3-4 cm gab flere steder, hvor asfalt og rabatter støder sammen. Det virker ikke som om, at det er stampet godt nok. Bestyrelsen er opmærksom på problemet. Peter, nr. 104 påpegede, at den grundlæggende fundering af vejen helt fra overtagelse tilbage i 80 erne ikke er i orden. Der har været mange debatter i de tidligere år med kommunen om emnet. 3. Aflæggelse af regnskab ved kassereren, Palle (93). Palle gennemgik regnskab og balance. Regnskabet blev derefter godkendt.

8 Henrik, nr. 28 spurgte til, om bestyrelsen var obs på udtrækningerne på vejfondens 5% obligationer, som udløber Palle, nr. 93 har fuldt styr på sin opgave, og er opmærksom på, at genkøb i andre serier kan blive aktuelt, så kursreguleringsfonden ikke udhules. 4. Indkomne forslag. FORSLAG 1 (Forslag fra bestyrelsen) Vejfond Skovkanten Vejfonden blev etableret 1991 af Grundejerforeningen Skovkanten (Næstved) og administreres af denne. Fondens midler skal anvendes til vedligeholdelse og fremtidig renovering af vejen, eksempelvis: Asfaltering af Skovkantens veje og P-plads Overkørsler fra vej til vej (brostensbelægningerne) Grusrabatter (holdepladser) Skiltning på området Bomme Flisegange og flisefortove Vejmarkering Samt evt. andet der kan relateres til vejen. Pr opkræves 100 kr. årligt til Vejfonden fra alle 110 grundejere. (Dette er sket 1. gang sammen med aconto-kontingentet for 2012 i februar måned). Bestyrelsen Februar 2012 Forslaget blev enstemmigt vedtaget af generalforsamlingen. Janne, nr. 96 spurgte til, hvorfor man vælger en lille indbetaling på 100 kr. per medlem til vejfonden.

9 Peter, nr. 104 svarede, at bestyrelsen med forslaget har ønsket at statuere, at vejfonden eksisterer og skal vedligeholdes med løbende indbetalinger. En fremskrivning af fonden til om 20 år med det nuværende renteniveau viser, at den til den tid vil have en størrelse, der bør kunne dække det meste af næste store renovering. 5. Budget for Palle gennemgik budgettet. Niels, nr. 26, spurgte til indholdet af budgettet på kr. på de grønne områder. Dette er tænkt til alm. drift, udskiftning af evt. lidt træer og buske, evt. nye borde/bænkesæt og poster som ikke er indeholdt i gartnerkontrakten. Budgettet blev derefter godkendt og selvfølgelig justeret med det ovenfor anførte godkendte forslag. 6. Valg til bestyrelsen. Valg af bestyrelsesmedlemmer: Kaj (109) Palle (93) Peter G (134) Valg af 1-årig suppleant: Pia (75) Valg af 2-årig suppleant: Ej besat Bestyrelsen sammensætning er herefter: Formand Peter Hammer (104) Gitte Saxtorph (54) Lars Kjær Lauridsen (98) Palle Lund Pedersen (93) Kaj Svensgaard (109) Peter Gøtze Petersen (134) Johnny Sølling (106) 7. Valg af 2 revisorer & suppleant.

10 Revisor Hans (2) Revisor Leo (125) Suppleant Karin (1) 8. Vedligeholdelsesplan for grønne områder 2012 Generelt. Jfr. lokalplanen for området er det foreningen, der forestår vedligeholdelsen af de grønne områder/fællesarealer, dvs. det enkelte medlem må ikke foretage vedligeholdelse/beskæringer. Lokalplan B29-1 fra 1981 giver nogle rammer for, hvorledes området skal se ud. Bestyrelsen ønsker at tage denne beskrivelse som udgangspunkt og sammenholde dette med områdets faktiske fremtræden i dag. Det vil sige, ikke væsentlige forandringer i forhold til områdets nuværende udseende. Det ønskes, at området fremtræder harmonisk og at randbeplantningen fremstår som en æstetisk afgrænsning af området. 1. Græsarealer og fortove 2012: Græsarealerne vedligeholdes/slås af gartner iht. kontrakt. 2. Bøgehæk mellem nr. 118 og : Klippes af gartner iht. kontrakt til en højde af 180 cm. 3. Regnvandsbassin 2012: Iht. kontrakt klipper gartneren hækken én gang, samt slår græsskråning én gang først på sommeren. Bemærk: Ifølge det oplyste er bassinet også i en vis grad medtaget på kommunens vedligeholdelsesplan med midler fra vandmiljøfonden. 4. Holdebaner (grusfortove) 2012: Sprøjtes én gang tidligt i foråret mod græs og ukrudt og holdes herefter manuelt. 5. Beplantning mod Skovburren Beplantningen består af de oprindelige træer og buske. Diget er sandsynligvis omfattet af museumsloven og den deraf følgende beskyttelse.

11 2012: Klippes af gartner så det ikke vokser i bredden. 6. Opstammede tjørn og kastanje rundt i kvarteret. 2012: Ingen vedligeholdelse planlagt. 7. Beplantning på legepladser Består af forskellige træer og buske. 2012: Efter behov 8. Beplantning mod Kalbyrisvej Beplantningen består, jf. lokalplanen af liguster, hvidtjørn og ildtorn. 2012: Ingen planlagt vedligeholdelse. 9. Øvrig beplantning 2012: Ingen vedligeholdelse planlagt. Generalforsamlingen havde ikke yderligere kommentarer til punktet. Peter, nr. 104 kunne supplere med, at ovennævnte punkt følger gartnerkontrakten. 9. Eventuelt. Janne, nr. 96 spurgte til hvem der er vores naboer på den anden side af Ellebækken. Der trænger meget til at blive beskåret ikke mindst efter gårsdagens 2 indbrudsforsøg i nr. 96 og 98. Bestyrelsen følger op på sagen. Knud, nr. 85 spurgte til stien mellem nr. 102/104 den er sunket. Bestyrelsen tager bemærkningen til efterretning. Nr. 22 spurgte til sidste år beskærings af hækken langs Kalbyrisvej/marken. Efter beskæringen mod marken blev det afklippede blot liggende på marken. Senere blev det fjernet fra marken men det er kastet retur i den klippede hæk. Bestyrelsen følger op. Nr. 103 spurgte til, om man evt. kunne bede gartneren slå græsset lidt tættere. Bestyrelsen følger op. Nr. 103 rykkede bestyrelsen for et svar omkring de høje overkørsler fra vej til stier. Bestyrelsen har ikke planlagt at gøre noget ved de høje overgange, da det virker fartdæmpende på de hurtigtkørende cykler/knallerter.

12 Klaus, nr. 124 har bemærket, at læbæltet til Skovburren er blevet beskåret. Også der er det afklippede efterladt i bevoksningen. Bestyrelsen følger op. Hans, nr. 2, mindede bestyrelsen om den trafikskade, som sidste år indtraf på hækken v/kalbyrisvej ud for nr. 2/4. Bestyrelsen har forsøgt at forfølge sagen via politiet uden held. Sagen er henlagt fra bestyrelsens side, da beplantningen med tiden vil reetablere sig selv. Arne, nr. 96 fortalte om gårsdagens ubudne gæster i nr. 96 og 98. Takkede for en hurtig indsats i nabolaget. Den var så god, at de unge mænd blev pågrebet inden for 1 time. Dirigenten takkede for god ro og orden og erklærede generalforsamlingen for afsluttet kl Næstved, den Næstved, den Dirigent: Formand: Steen Andersen Peter Hammer Referent: Gitte Saxtorph (54)