Få succes med outsourcing af løn

Transkript

1 SEL LVGJORT ER IKKE ALTID VELGJORT Få succes med outsourcing af løn

2 Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Mange kender ikke potentialet... 4 For din virksomheds skyld Produktivitet Sårbarhed Fleksibilitet Minimering af f fejl Effektivitet Viden Rådgivning Økonomi Sådan får I success med outsourcing Forandringsvilje Et reelt ønske om outsourcing Involvering Klare aftaler Tillid og samarbejde Sådan går vi til opgaven Kunden i centrum Løsningen afspejler behovet Afstemte forventninger Den økonomiske side Det korte af det lange Fakta om Bluegardens outsourcingforretning Forfatteren Side 2 af 12

3 1. Indledning Formålet med dette whitepaper er, at belyse de muligheder og fordele en virksomhed kan opnå ved at outsource sin løn- og HR-administration. Det skal inspirere til at se nye muligheder ved at udfordre den eksisterende virksomhedsdrift. Især på områder der måske ikke umiddelbart virker indlysende at outsource som f.eks. løn og HR. Samtidig sætter vi fokus på de faldgruber og udfordringer, der kan væree ved at indgå en outsourcing-aftale. Du får overblik over de elementer, vi anser som værende afgørende for en succesfuld outsourcing af administrativ ve opgaver. Vi ønsker at give virksomheder et bedre udgangspunkt for en kommende analyse af, om outsourcing er en relevant løsning for deres virksomhed. Den enkelte virksomhed skal rustes til at træffe beslutningen om outsourcing påå det mest veloverveje de grundlagg og med de bedst mulige betingelser. Forhåbentlig vil dette whitepaper betyde, at du har fået øget klarhed omkring dine overvejelse med at outsource lønfunktionen og føler dig bedre klædt på til at indledee processen. Side 3 af 12

4 2. Mange kender ikke potentialet Outsourcing er på mange områder en mulighed for virksomheder til at frigøre ressourcer og fokusere på kerneforretningen. Derfor r er outsourcing af IT-funktion og -drift, rengøring, produktionsopgaver, kantinedrift mv. i dag almindelig praksiss i mange virksomheder. Når det gælder administrative processer inden for løn-, HR- ca. 15 % af danske virksomheder med mere end 50 medarbejdere har outsourcet lønfunktionen. Det kan skyldes flere forhold herunder traditioner, leverandørforhold, økonomisk gevinst, erfaringerr og personlige holdninger. Da Københavns Kommune outsourcede lønfunktionen med megen negativ omtale til følge, blev det samlede marked for outsourcing af lønfunktioner ramt hårdt. Nuancerne, for hvorfor det gik galt, er aldrig blevet diskuteret offentligt, men erfaringerne er uden tvivl blevet høstet hos de og økonomifunktion err udbredelsen endnu ikke så omfattende. Faktisk viser tal, at kun forskellige leverandører, så det i dag er klart, hvordan arbejdet med en outsourcing-løsning vedrørende løn skal gribes an. Gennem de seneste år er der dog set en vækst i udviklingen, hvilket nok må tillægges flere faktorer: Digitale processer er generelt i kraftig vækst - flere ogg flere forretningsgange bliver systemunderstøttet. Færre manuelle processer kan spare lønomkostninger og minimere fejl. Samtidig bliver kravene til at betjene systemerne større og her bliver ekspertise og fleksible løsninger vigtige. Det stiller krav til den enkelte medarbejders kompetencer og omstillingsevne. Den optimerede systemunderstøttelse samt flere års erfaringer gør også, at leverandører som f.eks. Bluegarden er blevet dygtigere og mere effektive samtidig med at kvaliteten er øget. Det afspejler sig i prisen, således at også den økonomiskeø e gevinst ved outsourcing er blevet større inden for de seneste år. Leverandørerne af lønoutsourcing har også været gode til at få flere og mere fleksible produkter med i deres ydelser. I dag er det ikke kun lønprocessen, der kan outsources, men f.eks. også refusioner, rejseafregning, administrative HR-opgaver og juridisk assistance. Desuden er viften af værktøjerr til procesunderstøttelse og dataindsamling blevet bredere. 15 % af de danske virksomheder med mere end d 500 medarbejdere har aldrig regnet på,, om det kan betale sig at outsource lønfunktionen. (analyse gennemført af Bluegarden marts m 2011) Side 4 af 12

5 Ifølge vores undersøgelserr har 15 % af de danske virksomheder med mere end 500 medarbejdere aldrig regnett på, om det kan betalee sig at outsource lønfunktionen. Det betyder, at mange virksomheder end ikke kender r det økonomiske og ressourcemæssige potentiale ved at outsource løn- og evt. HR-funktionen. Som på mange andre områder findes der åbenlyse fordele ved v at outsource sin lønfunktion, men af selv samme årsag findes der også faldgruber. Det er derfor vigtigt, att man som beslutningstager og virksomhed grundigt analyserer disse forhold indenn beslutningen træffes. Det kan vel siges sådan, at graden af succes til en vis grad er proportional med det forarbejde, der gøres. Side 5 af 12

6 3. For din virksomheds skyld Der findes en lang række faktorer, som indikerer at en outsourcing-løsning kan være relevant for en virksomhed. Det vil oftest være en sum af disse faktorer, der betyder, at en virksomhed ønsker at outsource sin lønadministration. For alle faktorernee gælder det, at enhver ledelse med jævne mellemrum bør gennemgå disse og vurdere egen organisations evner til at løse opgaven og omkostningerne forbundet hermed. Følgende faktorer er de væsentligste drivere bag overvejelserne og beslutningen om at outsource lønfunktionen: 3.1. Produktivitet Lønadministration tager tid og kræver spidskompetencer, som ikke nødvendigvis kan udnyttes effektivt til andre opgaver i virksomheden. Ved at flytte opgaven ud af virksomheden kan ledelse og medarbejdere få mere tid og i stedet allokere deres ressourcer til kerneforretningen Sårbarhed Mange virksomheder er afhængige af en enkelt person til håndtering aff lønopgaven herunder lønudbetalingen. Det betyder, at ferie skal planlægges i forhold til lønafvikling ligesom sygdom, opsigelser mv. kan være kritisk, hvis det rammer lønbogholderen. En outsourcing-leverandør er er jeres garant for at lønnen udbetales till tiden Fleksibilitet En outsourcing-løsning således, at honoraret afspejler den aktivitet, derr er i virksomheden (antal ansatte) ). tilpasses virksomhedens behov. En typisk outsourcing-aftale sammensat Det giver virksomheden mulighed for fremadrettet at få tilpasset lønadministrations- omkostningernee til virksomhedens reelle behov - f.eks. ved perioder p med store udsving i antallet af ansatte. Konverteringen af en fast omkostning til en variabel omkostning kan altså give betydelige økonomiske fordele for virksomheder med en varierende medarbejderstyrke Minimering af fejl Fejl i forbindelsee med håndtering af skatter, pensioner og sociale afgifter kan være dyre for virksomheden. Ved at indgå aftale med en professionel outsourcing-udbyder vil mængden af fejl minimeres i nogle tilfælde vil det desuden være outsourcing-partneren, som dækker direkte økonomiske tab forbundet med fejl i lønadministrationen. det viste sig, at Sonion havde betalt for meget i tillæg til en række medarbejdere''. HR Manager Lisbeth Madsen, Sonion 3.5. Effektivitet I forbindelse med outsourcing sker der typisk en kritisk gennemgang af samtlige processer omkring lønadministrationen. Der vil ofte findes en række muligheder for at optimere de interne forretningsgange og dervedd effektivisere det samlede tidsforbrug på opgaven. Effektiviseringerne frigør ressourcer i virksomheden og forbedrer business casen i forhold til at opnå en så optimal pris som mulig hos outsourcing-leverandøren. Side 6 af 12

7 3.6. Viden En outsourcing-leverandør på området. Lønadministration er en meget kompleks funktion, idet der kræves viden om overenskomster og lovgivning (f.eks. skattelove, funktionær- og ferielov). Samtidig kræves en regnskabsmæssigg forståelsee i forhold til bogføringsbilag og afstemninger og skal være en professionel lønudbyder, der kender best practice og er ekspert ikke mindst en indgående viden om håndtering af lønsystemet. Alle disse kompetencer skal vedligeholdes, hvilket stiller yderligeree krav til en virksomhed, og det kan være vanskeligt at opretholde i det daglige arbejde, hvor mange lønbogholdere typisk sidder alene med deres viden. Hos en outsourcing-leverandør er der mulighed for at skabe et unikt fagligt miljø, hvor medarbejderne kan supportere hinanden og opretholde et højt fagligt niveau til gavn for kunderne Rådgivning Ansvaret for lønadministrationen ligger oftest placeret hos HR- eller økonomichefen. For begge funktioner gælder det, at der sjældent er tid eller mulighed for nøje at overvåge og coache lønfunktionen professionelt. Mange ledere oplever, at de ikke besidder de kompetencer, der skal til for at udføre denne opgave optimaltt primært på grund af den høje specialiseringsgrad. Outsourcing-leverandøren skal, som følge af sin specialistviden, være i stand til at yde rådgivning om nyeste værktøjer på området og løbende udfordre ledelsen i kundens virksomhed omkring fortsat effektivisering samt yde servicee til fordel for virksomhedens medarbejdere Økonomi Oftest vil der kunne opnås betydelige økonomiske besparelser ved at outsource. Business casen bør til enhver tid afdække, hvad det koster at drive lønadministrationen internt - herunder direkte og indirekte tid forbundet med lønbehandlingen, ledelsestid samt tid og omkostninger forbundet med vedligeholdelse og drift af lønsystem. En række af de nævnte faktorer har direkte indflydelse på, om der er økonomiske besparelser forbundet med at outsource. Rentt økonomisk har det for Sonionn værett en billigere løsning. HR Manager Lisbeth Madsen, Sonion Side 7 af 12

8 4. Sådan får I success med outsourcing Mange opfatter løn som en naturlig del af det at drive virksomhed og have medarbejdere, men det betyder ikke nødvendigvis, at opgaven omkring løn behøver at liggee internt i virksomheden. Overvejelserne omkring outsourcing af lønadministrationen er e naturligvis mange, og ganske ofte er beslutningen af strategisk karakter. Det skyldes blandt andet, at løn er et følsomt område i enhver relation mellem virksomhed og medarbejdere. Derfor er det også vigtigt at være bevidst om de udfordringer og faldgruber, der kan følge med en outsourcing-løsning. Markedet er præget af fleree forskelligee udbydere på området, som agerer mere eller mindre professionelt, men i mange tilfælde kan I som virksomhed selv påvirke graden af succes ved at gøre jer nogle overvejelser, inden beslutning om outsourcingg træffes Forandringsvilje Der skal i virksomheden være et reelt ønske om at effektivisere interne forretningsgange og arbejde struktureret. Som nævnt tidligere er outsourcing en åbenlys å mulighed for at få optimeret sine forretningsgange samtt stille krav til organisationen om at a levere input til lønbehandlingenn i en struktureret form. Som virksomhed skal I være parate til at arbejde struktureret med processerne omkring løn. Hvis der er for mange individuelle aftaler ogg vurderinger, som påvirker lønbehandlingen, er det vanskeligt at outsource funktionen Et reelt ønske om outsourcin ng Der skal være et fælles commitment i virksomheden og et reelt ønske om outsourcing. Det er vigtigt, at der er ledelsesmæssig opbakning bag beslutninge en, og helst underbygget af en strategisk plan for virksomhedens administrative processer. Manglendee opbakning kan have store konsekvenser for implementeringen og driften af lønopgaven Involvering Jeres virksomhed skal involvere sig i processen. Nogle virksomheder vælger at outsource, fordi den nuværendee løsning ikke virker tilfredsstillende, men ingen i organisationen ønsker at involvere sig og finde årsagen. Det er ikke muligt eller rentabelt at outsource dårlige processer. Derfor er det særdeles vigtigt, at virksomheden involverer sig i at klarlægge samtlige interne forretningsgf gange på området, således at der kan opnås enighed om, hvordann interne regler og aftaler skal fortolkes i forhold til de enkelte lønelementer. Denne afdækning kan strække sig over en længere periode, men er afgørende for, at det bliver en optimal løsning på langt sigt Klare aftaler Der skal foretages et grundigt forarbejde med henblik på at få f beskrevet snitfladerne mellem virksomheden og outsourcing-leverandøren. Derudover skal der ske enn forventningsafstemning mellem, hvad outsourcing leverandøren kan og skal levere, samt hvad kunden forventer. Dette gøres typisk i en ydelsesbeskrivelse eller servicehåndbog. Side 8 af 12

9 Vi anbefaler, at det meget præcist aftales, hvordan kommunikationen skal foregå fremover, f hvor ofte der afholdes statusmøder og hvem - hos henholdsvis leverandør ogg virksomhed - der er ansvarlig for at levere som aftalt Tillid og samarbejde Da løn er et følsomt område for såvel ledelse som medarbejdere, er det vigtigt, at der fra begyndelsen skabes tillid mellem leverandøren og virksomheden. Det er ikke alle aspekter, der kan aftales og indarbejdes i en kontrakt, så det er afgørende, at begge parter anerkender samarbejdet som et partnerskab, hvorr alle skal have et udbytte af relationen. Side 9 af 12

10 5. Sådan går vi til opgaven 5.1. Kunden i centrum For at opnå en succesfuld outsourcingg tager vi fra den indledende dialog altid udgangspunkt i jeres virksomheds behov og bevæggrunde for at overveje eller have besluttet at outsource hele eller dele af lønfunktionen. Vi analyserer jeres nuværende ønløsning ogg de eksisterende processer omkring lønopgaven. Fordi vi har fokus på jeres forretning, f er Bluegardens outsourcing-område udskilt i en selvstændig afdeling. Her har vi samlet vores ekspertise på området for at a kunne vejlede i de processer, der skal fungere i jeres virksomhed samt garantere de interne processer, der skal etableres i vores outsourcing-center for at løse opgaven Løsningen afspejler behovet Afhængig af opgavens kompleksitet vælges det lønsystem, som s samlett set kan løse opgaven mest hensigtsmæssigt. Dette sker på baggrund af en grundig indledende analyse. Gennem en detaljeret projektplan beskriver vi tidsforløbet og hvilke aktiviteter, der skal gennemføres, inden den endelige overgang fra en inhouse-løsning til en outsourcing-løsningg er gennemført. I nogle tilfælde overtager og drifter vi i en kortere periode lønfunktionenn hos virksomheden selv Afstemtee forventninger Som tidligere nævnt er det vigtigt medd en åben og tillidsfuld dialog samtt afstemte forventningef er til aftalens indhold. Derfor beskriver vi i kontrakten, hvilke ydelser der er omfattet af aftalen. Derudover arbejder vi med en dynamisk Servicehåndbog, som i detaljer beskriver,, hvordan vi fremadrettet samarbejder, hvilke deadlines vi arbejder med, samt til hvem og hvordan vi kommunikerer Den økonomiske side Vi arbejder med en fleksibel honorarmodel, som tager udgangspunkt i en honorarpris pr. lønbrev. Lønbrevsprisen varierer i forhold til opgavens omfang. De variabler, derr typisk indgår i prissætningen, er: Kvalitet i input-materiale Ønsket serviceniveau Kompleksitet i aflønningsform Service-/ /kvalitetsmål Deadlines. Side 10 af 12

11 6. Det korte af det lange Vi har gennemgået en række af de faktorer, der typisk liggerr bag overvejelserne eller beslutningen om at outsource virksomhedens lønfunktion. Det D vil ofte være en sum af disse faktorer, der underbygger den endelige beslutning eller synliggør virksomhedens potentiale. Vi har tillige gennemgået nogle af de forudsætninger, der skal til for at outsourcing bliver en succes og en positiv oplevelse for jeres virksomhed. I erkendelse af at også en outsourcing-proces og løsning kan k have udfordringer og faldgruber, mener vi, at de vigtigste elementer forr succes er: Grundig forberedelse Analyse og forventningsafstemning Vilje til forandring Ledelsesmæssig involvering i processen Tillid mellem kunde og leverandør. Hvis disse elementer er til stede, er der mange fordele forbundet med at outsource lønfunktionen - virksomheden bliver mindre sårbar i forhold til fejl og mangler i lønleverancen, samtidig med at de kan reduceree omkostningerne til att drive denne funktion. 7. Fakta om Bluegardens outsourcingforretning I Bluegardens outsourcingcentre har vi mere end 50 kompetente konsulenter til at betjene vores ca kunder. Vi har stor erfaring i at arbejde med løn ogg med at implementeree outsourcing- til løsninger. Vores kompetencer og erfaring gør os til en af Danmarks mest professionelle outsourcing-partnere til alle størrelser af virksomheder. Vi err i besiddelse af den viden, der skal for at lede virksomheden igennem et succesfuldt outsourcing-forløb. Det er vigtigt, at outsourcing-partnerenn også kan sige fra, når det er nødvendigt. I Bluegarden har vi fleksible løsninger med henblik på at tilpasse os virksomhedens behov. Hvis en outsourcing- løsning ikke er det rigtige for virksomheden, kan vi tilbyde enn systemløsning, hvor drift og vedligeholdelse af lønsystemet er outsourcet, men hvor selve betjeningen af systemet fortsat bliver i virksomheden. Du kan få mere viden om vores outsourcing-ydelser på ww.bluegarden..dk/outsourcing. Her kan du også bestille et uforpligtende møde, hvor vi kan beregne jeres virksomheds potentiale. Side 11 af 12

12 8. Forfatteren Christian Nielsen Christian Nielsen er Outsourcingcenterchef hos Bluegarden og har i øvrigt arbejdet i forsikringsbranchen, samt med rekruttering og outplacementt i en længere årrække hos bl.a. Mercuri Urval. Han er Civiløkonom (HA), exam.ass. og har gennemført g en række interne uddannelser i HR-branchen. Dette whitepaper er opdateret september 2012 Side 12 af 12