Administrative IT-systemer og hjemtagelse af lønadministration

Transkript

1 Indstilling Til Magistraten (Magistraten) Fra Borgmesterens Afdeling Dato 11. juni 2016 Administrative IT-systemer og hjemtagelse af lønadministration Indgåelse af ny kontrakt om Aarhus Kommunes fælles Administrative IT-systemer, hjemtagelse af lønadministrationen fra KMD BPO og evaluering af lønudbuddet 1. Resume Indstillingen beskriver forslag om bemyndigelse til, at Borgmesterens Afdeling kan indgå nye kontrakter om administrative IT-systemer samt til at indgå transitionsaftale med KMD BPO om hjemtagelse af lønadministrationen. Indstillingen beskriver ligeledes forslag til gennemførsel af evaluering af lønudbuddet. Det indstilles endvidere, at MSB hjemtager opgaver vedr. særlige lønfunktioner. Der orienteres om processen for hjemtagelse af opgaver før tid fra KMD BPO. 2. Beslutningspunkter At 1) Borgmesterens Afdeling får bemyndigelse til at indgå en ny aftale om administrative IT-systemer. At 2) Borgmesterens Afdeling får bemyndigelse til at indgå transitionsaftale med KMD BPO, herunder tidspunktet for hjemtagelsen. At 3) Borgmesterens Afdeling gennemfører evaluering af lønudbuddet som foreslået. At 4) MSB overtager opgaverne vedr. særlige lønfunktioner i MSB. At 5) At Borgmesterens Afdeling fremsender en byrådsindstilling med forslag til udmøntning af de budgetmæssige konsekvenser af hjemtagelse af Klik her for at angive tekst. side 1 af 6

2 lønadministrationen og indgåelse af ny kontrakt om de administrative IT-systemer 3. Baggrund Efter Magistratens beslutning d. 7. september 2015 har Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne gennemført et miniudbud gennem en rammeaftale indgået af SKI (Statens og Kommunernes Indkøbscentral) om administrative IT-systemer. Miniudbuddet omfatter de administrative IT-systemer inden for økonomi, indkøb, løn/personale og debitor (opkrævning). Kun KMD ønskede at afgive tilbud, og d. 25. april modtog Aarhus Kommune et tilbud, som Aarhus Kommune vurderer internt og afklarer med KMD. Dette arbejde er endnu ikke afsluttet, men Borgmesterens Afdeling vurderer, at Aarhus Kommune snarest kan indgå en tilfredsstillende aftale med KMD. Med en tilfredsstillende aftale forstås, at en kommende aftale mindst vil være på niveau med de nuværende aftaler med KMD i forhold til kvalitet/funktionalitet og i forhold til økonomi. Magistraten har besluttet en hjemtagelse af lønadministrationen, når kontrakten med KMD udløber i Det er besluttet, at opgaverne skal hjemtages As- Is (uden ændringer i arbejdsdeling i forhold til lønadministrationen) til Fælles Service i Borgmesterens Afdeling uden ændringer i arbejdsdelingen mellem afdelingerne af hensyn til sikker drift. Borgmesterens Afdeling har været i dialog med KMD BPO omkring principperne for, hvordan denne hjemtagelse skal foregå mest hensigtsmæssigt i praksis. Der foreligger nu et aftaledokument. Dokumentet indeholder en beskrivelse af hvilke overordnede leverancer, der skal leveres for en god hjemtagelse. Magistraten besluttede i 2014, at der skulle gennemføres en evaluering af lønadministrationen fra dannelsen af Lønhuset over lønudbuddet til afsluttet hjemtagelse. Der Klik her for at angive tekst. side 2 af 6

3 er forberedt en evaluering, som afventer Magistratens overordnede godkendelse. Magistraten besluttede ligeledes i 2014, at Borgmesterens Afdeling skulle undersøge muligheden med KMD BPO for gradvis hjemtagelse af opgaver. Der har været drøftelser både i 2015 og 2016 herom. Det har indtil videre ikke været mulighed for tilfredsstillende aftaler med KMD BPO om gradvis hjemtagelse. Der har generelt været en stigende kvalitet hos KMD BPO for varetagelse af lønadministrationen siden 2014, samtidigt med effektiviseringer, hvorfor varetagelsen i dag opfylder kontraktens krav. Ressourceforbruget på løndriften er jf. seneste opgørelse fra KMD BPO ca. 48 årsværk (2015). 4. Effekt Effekten af den foreslåede bemyndigelse vil være, at Aarhus Kommune får mulighed for at indgå en ny kontrakt om administrative systemer med KMD. Formelt vil der som følge af SKI-rammeaftalen være tale om 3 adskilte kontrakter, men disse vil blive udformet, så de i praksis kan opfattes og administreres som én. Kontrakternes varighed vil være 4 år med mulighed for forlængelse i yderligere 2 år. Hjemtagelsen af lønopgaverne skal sammen med systemkontrakten sikre Aarhus Kommune en høj kvalitet og sikkerhed i lønopgaverne. På sigt skal hjemtagelsen understøtte en fortsat positiv udvikling i udnyttelsen af de digitale muligheder i processerne. MSB ønsker at hjemtage opgaverne omkring særlige lønfunktioner til egen organisation. Det vil være en undtagelse til den besluttede hjemtagelse as-is fra KMD til Fælles Service. I forbindelse med hjemtagelsen af opgaverne, forudsættes tilført driftsbudget til MSB svarende til MSB s tidligere betalinger for opgaverne med fradrag af realiseret effektiviseringsgevinst. Effekten er desuden en samling af kompetencer og viden om dette specifikke område for MSB. Klik her for at angive tekst. side 3 af 6

4 Evalueringen af lønudbuddet skal udbygge viden i Aarhus Kommune om de gennemførte forandringer inden for lønopgaverne, sådan at denne viden kan indgå i overvejelserne om den fremtidige lønadministration og sekundært andre forandringsprojekter. 5. Ydelse Indgåelse af kontrakterne med KMD om administrative ITsystemer vil altovervejende indebære en videreførelse af Aarhus Kommunes nuværende systemer. Der vil således kun i begrænset omfang være ydelser knyttet til implementering af kontrakterne. I forhold til nuværende aftaler med KMD vil Aarhus Kommune i de nye kontrakter få en større fleksibilitet i forhold til at opsige ydelserne fra KMD helt eller delvist, når det passer Aarhus Kommune (med et varsel på op til 3 måneder). De kommende kontrakter vil indebære, at de administrative systemer, som Aarhus Kommune på nuværende tidspunkt anvender, fastholdes. Der vil desuden være visse konkrete forbedringer, som vil understøtte en fortsat digitalisering og effektivisering af de administrative processer. Det indgår desuden i tilbuddet fra KMD, at Aarhus Kommune får fri adgang til ny funktionalitet inden for de administrative systemer i kontraktens løbetid. Hjemtagelse af lønadministration planlægges med konkret forberedelse begyndende sommer 2016 med indgåelse af en transitionsaftale med KMD BPO og med ansvaret overdraget til Aarhus Kommune i løbet af Borgmesterens Afdeling er i dialog med KMD BPO om at aftale den bedste overdragelsesdato med hensyntagen til opgavernes cyklus, ERP systemet og en god afslutning af hele lønkontrakten. Indholdet i transitionsaftalen er ud over den faseopdelte milepælsplan opdelt i 4 faglige spor; Lønadministrations ydelser, Systemer, Data og Personale. I de faglige spor sikres overdragelse af viden, værktøjer og historisk data, samt håndteringen af virksomhedsoverdragelse af medarbejdere. Alt sammen med det formål at sikre en Klik her for at angive tekst. side 4 af 6

5 stabil og sikker drift frem til og i overdragelsen af ansvaret. Der forudsættes en intern proces i kommunen parallelt med overdragelsen af viden mv. fra KMD BPO. I et samarbejde med magistratsafdelingerne vil Borgmesterens Afdeling forberede organisationen bedst muligt, herunder arbejde med risici og mulige aktiviteter for at modgå disse, samt pege på eventuelle områder, der kan justeres i opgaveløsningen ved hjemtagelsen for at forbedre kvaliteten. Med hjemtagelse til MSB af opgaverne vedr. særlige lønfunktioner får afdelingen selv hele opgaveporteføljen omkring lønadministration vedr. handicaphjælpere, aflastning, plejefamilier, tabt arbejdsfortjeneste og faste kontaktpersoner. Der er ikke tale om egentlige lønadministrative opgaver men opgaver primært baseret på en bevilling efter serviceloven. MSB har i egen driftsorganisation i forvejen tilknyttede opgaver og kompetencer. Evalueringen af lønudbuddet foreslås af ressourcemæssige årsager begrænset i omfang. Fokus ændres til at understøtte processen med hjemtagelse af lønopgaverne og generel læring. Det indstilles en evaluering af lønudbuddet, der overordnet skal fastholde viden og skabe et fælles billede på tværs af Aarhus Kommune af erfaringerne med udliciteringen af løndriften og med systemudviklingen. Hensigten er at skabe organisatorisk læring om ændrede snitflader, samarbejdsformer og forandringer i de lønadministrative processer. Evalueringen vil blive gennemført som workshops, hvor temaerne gennemgås, analyseres og drøftes i fællesskab, og til sidst dokumenteres som fælles erfaring og læring for kommunen. Det forventes, at lønadministrationens kunder (i magistratsafdelingerne), Fælles Service som kontraktholder, og gerne leverandøren (KMD BPO) deltager i evalueringen. 6. Organisering Klik her for at angive tekst. side 5 af 6

6 Borgmesterens Afdeling er ansvarlig for at gennemføre de nødvendige aktiviteter i samarbejde med magistratsafdelingerne. 7. Ressourcer Når de fremtidige udgifter til ressourcer i den interne lønadministration og til IT-systemerne kan belyses, fremsender Borgmesterens Afdeling indstilling til Byrådet vedrørende de økonomiske konsekvenser af ændringerne. Tidligere beslutninger Magistratsbeslutning den 7. september 2015: Genudbud af administrative IT-systemer Magistratsbeslutning den 26. januar 2015: Hjemtagelse af lønopgaver og udbud af systemer Løn & Personale Tlf.: Antal tegn: 8996 Sagsbehandler: Peter Feilberg Schjødt og Jesper Jul Nielsen Tlf.: E-post: [email protected] Klik her for at angive tekst. side 6 af 6