Checkliste for tilbudsgiver

Transkript

1 Checkliste for tilbudsgiver Til brug i forbindelse med EU-udbud KonkurrenceStyrelsen Erhvervsministeriet

2 Forord Udbudsreglerne fastsætter spillereglerne for markedet for offentlige kontrakter i hele EU. Det offentlige er efter reglerne forpligtet til at foretage udbud, når der skal indgås kontrakter over en vis størrelse om indkøb af varer, anskaffelse af tjenesteydelser og udførelse af bygge- og anlægsopgaver. Der er mange fordele ved sådanne spilleregler. Både for det offentlige, der gennem udbud får de bedste og billigste anskaffelser, og for de private erhvervsvirksomheder, der på lige vilkår får adgang til at konkurrere om de offentlige kontrakter i hele EU. Udbudsreglerne fastsætter procedurer, som offentlige ordregivere skal følge. Fx en pligt til at foretage udbud, når der skal indgås kontrakter over en vis størrelse. Reglerne indebærer derfor, at der skabes et åbent konkurrencemarked for de offentlige kontrakter, hvor virksomhederne får mulighed for at konkurrere om kontrakterne. Udbudsreglerne forpligter de offentlige ordregivere til at behandle tilbudsgiverne lige. Fx må der ikke ske favorisering af lokale virksomheder. Alle virksomheder skal have lige muligheder for at opnå kontrakter med det offentlige, og den offentlige ordregiver skal vælge det bedste og billigste tilbud. Med andre ord skal offentlige ordregivere agere markedsøkonomisk, og det bliver konkurrencesituationen, der afgør hvem, der får kontrakterne. Når en virksomhed ønsker at deltage i konkurrencen om de offentlige kontrakter, er det en klar fordel at kende spillereglerne, som er defineret i EU s udbudsdirektiver. Hvad kræves af virksomheden, hvilke krav skal tilbudet overholde, hvordan sker valget mellem tilbudene o.s.v. Det er sådanne spørgsmål, denne pjece omhandler. Det er ambitionen med pjecen at give en samlet og samtidig kortfattet introduktion til, hvad virksomhederne skal foretage sig i forbindelse med en udbudsforretning. Der fokuseres primært på de procedurer og krav, som skal følges i forbindelse med EU-udbud - altså de juridiske spilleregler, udbudsreglerne angiver. Pjecen henvender sig til de virksomheder, der har behov for et overordnet kendskab til reglerne - fx virksomheder, der for første gang skal afgive tilbud på et EU-udbud. Pjecen er opbygget således, at der skridt for skridt redegøres for procedurerne i en udbudsforretning. Checklisten på næste side viser, hvad en tilbudsgiver skal foretage sig, og i hvilken rækkefølge dette skal ske. Hvert enkelt punkt i listen er mere udførligt omtalt i de efterfølgende bemærkninger. Selve checklisten er derfor også en indholdsfortegnelse for disse bemærkninger. 2

3 Checkliste START Tilbudsgiver: Indledende overvejelser Ordregiver Skal opgaven udbydes? Udbudsform Udbudsmaterialet Oplysninger om EU-Udbud Udbudsbekendtgørelsen Udbudsbekendtgørelsen Anmodning om deltagelse Indhentning af udbudsmaterialet Udarbejdelse af tilbud Afsendelse af tilbud Prækvalifikation Udsendelse af udbudsmaterialet Valg af tilbud Kontrakt eller afslag Eventuel klage Bekendtgørelse i EF-Tidende Rapport over udbudssagen Udbudsforretning SLUT 3

4 Bemærkninger til: Checkliste for tilbudsgiver 1. Indledende overvejelser Inden man giver sig i kast med tilbudsafgivelse i forbindelse med EUudbud, bør man foretage en grundig vurdering af markedsforholdene. Fx bør det overvejes, om man har tilstrækkeligt kendskab til markedet for sine produkter, og herunder om produkterne købes af offentlige myndigheder, eller om der er tale om underleverancer. Det er vigtigt at vide, hvilke typer af ordregivere der kan være tale om - centrale indkøbsmyndigheder eller selvstændige indkøb fra hver enkelt institution. Når man ved, hvilken myndighed, der køber ind, og hvad den vil købe, ved man også hvilket direktiv, indkøbet sker efter. Dette er en stor fordel, da oversigten over EU-udbud i EF-Tidende følger direktiverne, og da reglerne i de enkelte direktiver kan afvige fra hinanden. De 4 udbudsdirektiver, der gælder for offentlige myndigheder mv., er: - Indkøbsdirektivet (direktiv nr. 93/36/EØF) - omhandler vareindkøb, - Tjenesteydelsesdirektivet (direktiv nr. 92/50/EØF) - omhandler anskaffelse af tjenesteydelser, - Bygge- og anlægsdirektivet (direktiv nr. 93/37/EØF) - omhandler udførelse af bygge- og anlægsarbejder Ovennævnte tre direktiver er blevet ændret ved direktiv 97/52/EF og implementeret i dansk lovgivning ved Bekendtgørelser nr. 788 og 789 af 5. oktober 1998 (Indkøbsdirektivet og Tjenesteydelsesdirektivet) og ved Bekendtgørelse nr. 799 af 10. november 1998 (Bygge- og anlægsdirektivet). - Forsyningsvirksomhedsdirektivet (direktiv nr. 93/38/EØF), der omhandler anskaffelser fra såvel offentlige som private ordregivere inden for vand-, energi, transport- og telekommunikationssektorerne. Direktiv 93/38/EF er ændret ved direktiv 98/4/EF. Denne ændring bliver implementeret i dansk lovgivning den 16. februar 1999 ved Bekendtgørelse nr. 787 af 5. oktober De fire sammenskrevne direktiver kan fås ved henvendelse til Schultz Information tlf , ved henvendelse i Schultz Boghandel, Vognmagergade 7, 1045 København K eller Konkurrencestyrelsens hjemmeside klik udbud og derefter lovgrundlag. Desuden kan kendskab til markedet med hensyn til de forskellige nationale lovgivninger om fx miljøkrav/genanvendelseskrav være nødvendige forudsætninger for tilbudsafgivelse i andre EU-lande. Det vil 4

5 normalt også være en forudsætning, at virksomheden (herefter benævnt tilbudsgiveren) råder over de nødvendige sprogkundskaber mv., ligesom det kan være hensigtsmæssigt, at tilbudsgiveren er repræsenteret på markedet via agent, forhandler eller datterselskab. 2. Oplysninger om EU-udbud Alle EU-udbud offentliggøres i EF-Tidende-CD-rom. Ordregivere i alle EU-landene skal fremsende udbudsbekendtgørelser til kontoret for EU s publikationer i Luxemburg. Bekendtgørelserne bliver offentliggjort i EF-Tidende inden for korte tidsfrister, jf. bilag 2. Udbudsbekendtgørelserne offentliggøres i hele EU for at skabe gennemsigtighed og åbne markeder. Desuden bliver udbudsbekendtgørelserne indlagt i TED-databasen (Tenders Electronic Daily - elektronisk udgave af EF- Tidende), som er åben for erhvervslivet. Der er mulighed for at tegne abonnement hos datasøgningsbureauer, Euro Info Centre, erhvervsorganisationer m.fl., som udvælger og videresender de udbudsbekendtgørelser fra EF-Tidende, der kan være relevante for den enkelte tilbudsgiver. 3. Udbudsbekendtgørelsen Inden man beslutter sig for at reagere på en udbudsbekendtgørelse og deltage i den egentlige udbudsforretning, bør man være opmærksom på de overordnede regler for EU-udbud. Det er vigtigt for tilbudsgivere at gøre sig klart, hvilken udbudsform, der er tale om, da udbudsformen afgør, hvad tilbudsgiveren konkret skal foretage sig i første omgang. Ordregiveren kan vælge mellem forskellige udbudsformer. De mest almindelige former er offentligt udbud og begrænset udbud. Offentligt udbud Ved offentligt udbud kan alle interesserede afgive tilbud. Proceduren er her, at ordregiveren offentliggør en udbudsbekendtgørelser, der blandt andet skal indeholde kriterier for 5

6 bedømmelse af tilbudsgiverens virksomhed (udvælgelseskriterier) og kriterier for valget mellem de konkrete tilbud (tildelingskriterier). Alle interesserede kan herefter få tilsendt udbudsmaterialet, der indeholder de konkrete beskrivelser og krav i forbindelse med den ønskede anskaffelse, og alle kan afgive tilbud inden for den i bekendtgørelsen fastsatte tidsfrist. Begrænset udbud Ved begrænset udbud opdeles udbudsforretningen i 2 faser. I den første fase (prækvalifikationsfasen) offentliggør ordregiveren en udbudsbekendtgørelse, hvorefter alle interesserede kan anmode om at blive opfordret til at afgive tilbud. I udbudsbekendtgørelsen anmodes om virksomhedsoplysninger til bedømmelse af virksomhedernes egnethed (udvælgelseskriterier). Ordregiveren udvælger på baggrund af de indkomne anmodninger de virksomheder, som er kvalificerede/egnede. I den anden fase opfordres de udvalgte/prækvalificerede virksomheder til at afgive tilbud og får samtidig udbudsmaterialet tilsendt. Hvis ordregiveren ikke allerede i udbudsbekendtgørelsen har anført, hvilke kriterier der lægges til grund for tildeling af ordren (tildelingskriterier), skal disse kriterier fremgå af opfordringen til at afgive tilbud eller af udbudsmaterialet. Det er kun de udvalgte virksomheder, der kan afgive tilbud. Kort beskrevet gælder det for tilbudsgivere i prækvalifikationsfasen om at sælge virksomheden, mens det ved tilbudsafgivelsen gælder om at sælge produktet/ydelsen. Andre udbudsformer Af de øvrige udbudsformer skal specielt nævnes udbud efter forhandling, som efter Forsyningsvirksomhedsdirektivet kan anvendes på lige fod med offentligt og begrænset udbud. Derimod kan udbud efter forhandling kun anvendes i særlige situationer, når der er tale om anskaffelser efter indkøbs-, tjenesteydelses- eller bygge- og anlægsdirektivet. Desuden skal nævnes udbudsformerne begrænset udbud efter hasteprocedure, der normalt også kun kan anvendes i særlige situationer, 6

7 udbud ved kvalifikationsordning, der kun kan anvendes efter Forsyningsvirksomhedsdirektivet, samt projektkonkurrencer, der fx kan anvendes i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver. Der henvises til direktivteksterne for de nærmere beskrivelser af udbudsprocedurerne i disse udbudsformer. Periodisk vejledende udbudsbekendtgørelse Tilbudsgivere bør være opmærksomme på, at en ordregiver, der forventer at foretage årlige anskaffelser af en vis samlet størrelse, jf. oversigten over tærskelværdier i bilag 1, er forpligtet én gang om året at offentliggøre, hvilke anskaffelser der forventes udbudt i løbet af det kommende år. Offentliggørelsen skal ske i EF-Tidende i form af en såkaldt periodisk vejledende bekendtgørelse (benævnes ofte som: forhåndsmeddelelse). Med en sådan periodisk vejledende bekendtgørelse gøres potentielle tilbudsgivere opmærksomme på, hvilke udbud der planlægges af ordregiveren indenfor det næste år. Offentliggørelse af denne vejledende bekendtgørelse indebærer i en række tilfælde, at tidsfristerne i forbindelse med de konkrete udbudsforretninger kan forkortes, jf. oversigter over tidsfrister i bilag Anmodning om deltagelse (prækvalifikation) Ved begrænset udbud (og ved udbud efter forhandling) er udbudsforretningen opdelt i 2 faser. I den første fase, prækvalifikationsfasen, skal virksomheden anmode om at blive opfordret til at afgive tilbud og samtidig indsende oplysninger til bedømmelse af virksomhedens egnethed. Det gælder altså om her at kunne dokumentere, at virksomheden er velegnet og kvalificeret som tilbudsgiver i forhold til den konkrete anskaffelse. Udvælgelseskriterier De krav, ordregiveren kan stille om dokumentation for, at virksomheden er velegnet som leverandør, går under fællesbenævnelsen udvælgelseskriterier. Ordregiveren kan stille krav efter udvælgelseskriterierne ved alle udbudsformer. Det er vigtigt meget nøje at læse i udbudsbekendtgørelsen, hvilke krav ordregiveren konkret stiller til oplysninger om virksomheden. Opfyl- 7

8 des disse krav ikke, kan ordregiveren uden videre udelukke virksomheden fra videre deltagelse/tilbudsfasen. Direktiverne redegør udførligt for, hvilke oplysninger ordregiveren kan kræve til dokumentation i forbindelse med virksomhedernes: - forhold til offentlige myndigheder, jf. nedenfor, - faglige autorisationer mv., - finansielle og økonomiske formåen, og - faglige/tekniske formåen. Virksomheden bør være specielt opmærksom på, at ordregiveren kan kræve oplysninger, som skal indhentes fra en række forskellige offentlige myndigheder (Erhvervs- og Selskabstyrelsen, Rigspolitichefen, ATP, Told- og Skattestyrelsen samt Skifteretten), og at dette kan tage tid. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har med virkning fra september 1996 etableret en servicefunktion, der kan tilbyde at indhente disse nødvendige oplysninger fra offentlige myndigheder, således at virksomheden kun skal henvende sig ét sted. Når oplysningerne er indhentet, udfærdiger Erhvervs- og Selskabsstyrelsen en offentlig serviceattest til virksomheden. Det skal bemærkes, at serviceattesten ikke omhandler oplysninger om faglige autorisationer mv. samt virksomhedens faglige, tekniske, finansielle og økonomiske formåen. Dokumentation herfor må virksomheden således i alle tilfælde selv fremskaffe. Prækvalifikation På baggrund af de indkomne virksomhedsoplysninger udvælger ordregiveren de virksomheder, som er kvalificerede/egnede i forhold til den konkrete anskaffelse. Ved en prækvalifikation er det således kun de oplysninger, som virksomheden afgiver i forhold til ordregiverens anmodning efter udvælgelseskriterierne, der udgør ordregiverens vurderingsgrundlag for udvælgelsen/prækvalifikationen af tilbudsgivere. Andre forhold kan ikke indgå i denne vurdering. Ordregiverne har ofte i udbudsbekendtgørelsen fastsat hvor mange ansøgere, der vil blive prækvalificerede. Det kan indebære, at virksomheden kan blive frasorteret i prækvalifikationen - selv om virksomheden må bedømmes egnet i forhold til de stillede krav efter udvælgelseskriterierne. Det er kun de udvalgte/prækvalificerede virksomheder, der får adgang til at afgive tilbud. 8

9 5. Indhentning af udbudsmaterialet Det fremgår af udbudsbekendtgørelsen ved offentligt udbud, hvor tilbudsgiveren skal henvende sig for at rekvirere udbudsmaterialet og supplerende dokumenter. Ved begrænset udbud fremsender ordregiveren udbudsmaterialet sammen med opfordringen til at afgive tilbud til de virksomheder, som prækvalificeres. Anmoder tilbudsgiveren om udbudsmaterialer pr. telefon eller fax, skal henvendelsen efterfølgende bekræftes pr. brev, hvor udbudsbekendtgørelsens referencenummer i EF-Tidende bør anføres. Afklarende spørgsmål Tilbudsgivere bør være opmærksomme på, at man har ret til at stille afklarende spørgsmål til ordregiveren, hvis man finder, at der er uklarheder i udbudsmaterialet, fx i tekniske specifikationer mv. Ordregiverens svar på sådanne spørgsmål skal tilgå alle tilbudsgivere, og svarerne skal normalt fremsendes senest 6 dage før sidste frist for tilbudsafgivelse, jf. oversigten over tidsfrister i bilag Udarbejdelse af tilbud I forbindelse med udarbejdelsen af tilbudet bør tilbudsgiveren specielt være opmærksomme på følgende forhold: Direktivernes anvendelsesområde Som udgangspunkt er alle anskaffelser af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver omfattet af EU-direktiverne, når den samlede kontraktværdi overstiger direktivernes tærskelværdier, jf. oversigt over tærskelværdier i bilag 1. Dog er anskaffelser fra interne enheder hos ordregiveren selv, visse anskaffelser der vedrører forsvars- og sikkerhedsinteresser samt specifikke typer af tjenesteydelser, undtaget fra direktivernes udbudsforpligtelse, mens aftaler om visse typer af tjenesteydelser, jf. Tjenesteydelsesdirektivets bilag I B, kun i begrænset omfang er undergivet direktivets forpligtelser. Ligebehandlingsprincippet Det er et grundlæggende princip i forbindelse med EU-udbud, at alle tilbudsgivere skal behandles lige. Der må ikke ske en forskelsbehand- 9

10 ling på grund af nationalitet. Ligebehandlingsprincippet indebærer således, at ordregiverens udvælgelse af tilbudsgivere og tilbud bør ske ud fra objektive og saglige kriterier, der anvendes konsekvent i forhold til alle tilbudsgivere. Det påhviler ordregiveren at være parat til at kunne dokumentere, at ligebehandlingsprincippet er blevet overholdt. Rådgivers habilitet Ligebehandlingsprincippet indebærer desuden, at en rådgiver/virksomhed, som har en aktiv rolle i forbindelse med tilrettelæggelsen af udbudet og udformningen af udbudsbekendtgørelsen, i en række tilfælde kan være afskåret fra selv at afgive tilbud på opgaven, hvis rådgivervirksomheden herved har fået en fortrinsstilling i forhold til andre tilbudsgivere. Som hovedregel må det derfor tages i betragtning, at en potentiel tilbudsgiver ved at optræde som rådgiver for ordregiveren risikerer at blive afskåret fra at afgive tilbud på det efterfølgende udbud. Udvælgelseskriterier Udvælgelseskriterierne er beskrevet ovenfor under punkt 4, hvortil henvises. Ved offentligt udbud skal oplysninger til dokumentation af tilbudsgiverens egnethed efter udvælgelseskriterierne fremsendes samtidig med tilbudsafgivelsen. Ordregiveren skal også ved offentligt udbud se bort fra tilbudsgivere, der ikke opfylder de stillede krav efter udvælgelseskriterierne. Tildelingskriterier Af udbudsbekendtgørelsen skal fremgå, hvilke kriterier ordregiver vil anvende ved valget mellem de indkomne tilbud. Disse kriterier, der benævnes tildelingskriterier, er endelige - det vil sige, at kriterierne ikke efterfølgende må ændres eller suppleres. Tildelingskriteriet skal enten være det økonomisk mest fordelagtige tilbud eller udelukkende den laveste pris. Når tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, skal det fremgå af udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet, hvilke kriterier der vil indgå i ordregiverens vurdering af, hvad der vil være det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiveren bør så vidt muligt anføre disse kriterier i prioriteret rækkefølge. Kriterier- 10

11 ne skal være objektive og saglige mv., jf. ligebehandlingsprincippet, og kan fx være vurdering af pris, leveringstid, kvalitet, emballage, eftersalgsservice, miljø- og sundhedshensyn o.s.v. Når tildelingskriteriet er laveste pris, skal ordregiveren antage det billigste tilbud, der opfylder betingelserne i udbudsmaterialet. Opdeling af udbudet i delleverancer I en udbudsforretning kan der være adgang til at give tilbud på delleverancer. I så fald skal dette fremgå af udbudsbekendtgørelsen. Det er dog værdien af de samlede ydelser/leverancer, der afgør, hvorvidt disse er omfattet af udbudspligten efter direktiverne. Ordregiveren må altså ikke foretage opdeling i delleverancer med henblik på at undgå, at udbudsreglerne finder anvendelse. Fælles tilbudsgivning Flere leverandører kan gå sammen om at afgive tilbud. Ordregiveren kan ikke forlange, at en fælles tilbudsgivning antager en bestemt retlig form. Dog er det ofte en forudsætning i de øvrige lande, at der antages en ansvarlig selskabsform, hvis et konsortium får leverancen. Tilbudsforbehold Der kan undertiden være behov for, at tilbudsgiveren gennem forbehold angiver forudsætningerne for tilbudet. Fx er det inden for nogle brancher almindeligt, at der anvendes standardforbehold. Eventuelle tilbudsforbehold bør nøje overvejes, da ordregiveren som hovedregel skal forkaste et tilbud, hvis der er taget forbehold for grundlæggende betingelser i tilbudet. Ordregiveren kan dog acceptere tilbud indeholdende visse forbehold. Det centrale er, at disse forbehold ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Hvis et forbehold således ikke har et sådan indhold, at der sker afgørende ændringer i forhold til udbudsbetingelserne, så kan ordregiveren tage tilbudet i betragtning. I givet fald skal ordregiveren prissætte forholdet, således at tilbudsprisen justeres i forhold til forbeholdets værdi/omkostninger for ordregiveren. For at undgå tvivlsspørgsmål herom anfører ordregiveren somme 11

12 tider i udbudsmaterialet, i hvilket omfang og på hvilke punkter tilbudsforbehold vil blive accepteret. Alternative tilbud Med mindre andet er angivet i udbudsbekendtgørelsen, accepteres alternative tilbud, som opfylder de mindstekrav, der er fastsat af ordregiveren. Alternative tilbud kan dog kun accepteres, hvis tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige bud. Tilbudsgivere bør ved afgivelse af alternativt tilbud overveje, om der også skal afgives et forskriftsmæssigt tilbud, da alternative tilbud risikerer at blive frasorteret på fx prisen. Garantier/sikkerhedsstillelse Når ordregiveren kræver garantier/sikkerhedsstillelse, skal dette fremgå af udbudsbekendtgørelsen. Følsomme oplysninger For at undgå, at følsomme oplysninger offentliggøres, kan man i tilbudet anføre, at sådanne oplysninger ikke må videregives til andre uden forudgående kontakt med tilbudsgiveren. Acceptfrist Tilbudsgivere bør i tilbudet angive, hvor længe man ønsker at være bundet af det afgivne tilbud. Ordregiverne vil ofte stille krav herom. Standarder Ordregivere refererer ofte i de tekniske udbudsspecifikationer til en eller flere europæiske eller nationale standarder. Nærmere oplysninger om sådanne standarders indhold kan fås hos Dansk Standard eller fra de pågældende landes stadardiseringsinstitutter. Ordregiveren må kun i undtagelsestilfælde henvise til bestemte varemærker/fabrikater, hvis udbudet nødvendigt berettiger hertil, og i givet fald skal der desuden tilføjes»eller lignende«, således at mere end en leverandør har mulighed for at opfylde udbudskravene. 12

13 Sprog Krav om anvendelse af bestemte sprog fremgår af udbudsmaterialet. Krav om mærkning mv. Der kan være krav til mærkning og emballage samt arbejdsretlige og miljømæssige krav. Tidsfrister Tidsfristerne for de forskellige udbudsformer og for de forskellige direktiver fremgår af bilag 2, hvortil henvises. Her skal blot nævnes, at bestemmelserne indebærer, at tidsfristen for afgivelse af tilbud ved offentligt udbud normalt er minimum 40 dage (52 minus 12 dage) efter offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen i EF-Tidende. Ved begrænset udbud er tidsfristen i prækvalifikationsfasen minimum 25 dage (37 minus 12 dage) efter offentliggørelsen. Disse tidsfrister kan dog være kortere, når ordregiveren tidligere har offentliggjort en periodisk vejledende bekendtgørelse. 7. Afsendelse af tilbud Det fremgår af udbudsbekendtgørelsen, hvortil tilbudet skal sendes (det er ikke altid til den ordregivende myndighed). Det er tilbudsgiverens ansvar, at tilbudet når frem indenfor den fastsatte tidsfrist. Det anbefales derfor, at tilbudsgiveren sikrer sig kvittering for, at tilbudet er afleveret. Det kan være en god idé af mærke tilbudet med det officielle referencenummer fra udbudsbekendtgørelsen/-materialet, titel på udbudet, dato og nummer på EF-Tidende, hvor udbudsbekendtgørelsen har været bragt. 8. Kontrakt eller afslag Det skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen ved offentligt udbud, om tilbudsgiverne kan være tilstede ved åbningen af tilbudene. Ved de øvrige udbudsformer er der ingen bestemmelser herom. 13

14 Tilbudene kan ikke forhandles ved offentligt udbud og begrænset udbud. Enhver forhandling mellem ordregiveren og tilbudsgivere om ændringer i grundlæggende elementer i udbudsmaterialet og aftalerne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, er forbudt. Der må navnlig ikke forhandles om priser. Ordregiveren må kun træffe beslutning om valg af tilbud på grundlag af de rettidigt indkomne og forskriftsmæssige tilbud. Det generelle forbud mod forhandling af pris mv. gælder dog ikke for udbudsformen udbud efter forhandling. Derimod må der gerne finde drøftelser med samtlige tilbudsgivere sted, når drøftelserne alene drejer sig om det tekniske indhold af udbudsmaterialet eller tilbudene, der ikke giver anledning til forskelsbehandling. Desuden har ordregiveren ret til at bese udstyr mv. hos producenten eller referencebrugere. Der er ikke i direktiverne fastsat nogen tidsfrist for ordregiverens betænkningstid med hensyn til at afgive ordrer. Når kontrakten er indgået, skal ordregiveren indenfor 48 dage offentliggøre meddelelse i EF-Tidende om, hvem der vandt udbudet og gerne prisrammen. Tilbudsgivere, der ønsker begrundelse for, at de ikke er blevet prækvalificeret eller at deres tilbud ikke er blevet antaget, kan anmode ordregiveren om en sådan begrundelse. I så fald skal ordregiveren meddele begrundelsen senest 15 dage efter modtagelse af anmodningen. Til bydende, der har afgivet et antageligt bud, skal der gives oplysning om det antagne buds egenskaber og relative fordele. Bestemte oplysninger kan dog undtages fra offentliggørelse under nogle nærmere i direktiverne opregnede betingelser. Efter Forsyningsvirksomhedsdirektivet skal begrundelsen afgives hurtigst muligt efter modtagelsen af anmodningen. Selve kontraktindgåelsen følger nationale og internationale kontraktretlige regler og er ikke reguleret via direktiverne. 9. Eventuel klage Føler en tilbudsgiver sig uretmæssigt forbigået, er der i Danmark forskellige muligheder for at klage over manglende overholdelse af udbudsreglerne i en konkret udbudsforretning. 14

15 Man er altid velkommen til at rette henvendelse til KonkurrenceStyrelsen. Når det drejer sig om danske udbud, vil KonkurrenceStyrelsen søge at sikre, at overtrædelser af udbudsreglerne så hurtigt og ubureaukratisk som muligt finder en tilfredsstillende løsning. På baggrund af, at mange tilbudsgivere er tilbageholdende med at klage over offentlige myndigheder, fx af frygt for at blive blacklistet, har KonkurrenceStyrelsen fået en mere aktiv og udfarende rolle på udbudsområdet, og KonkurrenceStyrelsen kan nu på eget initiativ (eller på initiativ fra forbigåede tilbudsgivere) identificere og indbringe sager for Klagenævnet for Udbud. Tilbudsgivere kan selvfølgelig også selv (eller gennem tilbudsgiverens brancheorganisation) direkte indbringe klager for Klagenævnet for Udbud, der har sekretariat i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, eller for domstolene. Der kan indgives klager over ordregivere, som påstås at have tilsidesat fællesskabsrettens regler om offentlige kontrakter ved at have handlet i strid med især udbudsdirektiverne, herunder fx - undladt at udbyde, - tilsidesat reglerne om offentliggørelse, meddelelser og tidsfrister eller kravene til tekniske specifikationer, - ulovligt udelukket eller diskrimineret ansøgere eller bydende ved tildeling af kontrakter, eller - undladt at pålægge personer eller virksomheder de forpligtelser, udbudsreglerne indebærer, fx i forbindelse med offentlige tilskud eller overdragelse af opgaver. Klagenævnet for Udbud (eller domstolen) kan fx: - annullere ulovlige beslutninger, - midlertidigt afbryde en udbudsprocedure, eller - pålægge ordregiver at lovliggøre udbudsforretningen. Føler danske tilbudsgivere sig uberettiget forbigået i forbindelse med EU-udbud i andre lande, er man også meget velkommen til at kontakte KonkurrenceStyrelsen. KonkurrenceStyrelsen tilbyder at hjælpe virksomhederne med vurdering af de udbudsretlige forhold i konkrete sager om barrierer i forbindelse med EU-udbud og formodede brud på reglerne. KonkurrenceRådet vil søge at løse problemerne gennem tæt kontakt med Kommissionen og myndighederne i de andre lande. 15