Generelle vilkår for tilbudsafgivelsen for den konkrete anskaffelse

Transkript

1 Generelle vilkår for tilbudsafgivelsen for den konkrete anskaffelse J.nr.: Version: /ssn

2 1. Indholdsfortegnelse 1. Indholdsfortegnelse Indledning/generelle forhold Udbud vedrørende indkøb af apparatur og procesudstyr Gennemførsel af den konkrete anskaffelse Ordregivende myndigheder Kontraktindgåelse Ordregivers forbehold Tavshedspligt og åbning af tilbuddene Tilbudsgivers omkostninger Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbuddets udformning Generelt om udbudsgrundlaget Tilbudsgivers forbehold Alternative bud Minimumskrav til tilbuddet Udbudsmaterialet Den gældende tilbudsfrist m.m Tildelingskriterium Valg af tilbudsgiver Tildelingsprocedurer Tidsfrister for udbudsforretningen Spørgefrist Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Accept- og afslagsfrist Indgåelse af kontrakt Oversigt over udbudsforretningen...7

3 2. Indledning/generelle forhold 2.1. Udbud vedrørende indkøb af apparatur og procesudstyr Denne konkrete anskaffelse omfatter Anskaffelse af GC-HRMS til dioxin analyser Gennemførsel af den konkrete anskaffelse Udbuddet af Anskaffelse af GC-HRMS til dioxin analyser gennemføres af Fødevarestyrelsen Sektion for Kemiske Fødevareforureninger Søndervang Ringsted 2.3. Ordregivende myndigheder Den ordregivende myndighed er: Fødevarestyrelsen I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregivende myndighed Kontraktindgåelse Kontraktindgåelse sker, når ordregiver efter et udbud på en konkret anskaffelse accepterer et af de indkommende tilbud. Efterfølgende vil kontrakten mellem tilbudsgiver og ordregiver bestå af følgende dokumenter: 1. Ordregivers ordrebekræftelse/accept af tilbuddet 2. Ordregivers eventuelle tydeliggørelse, justering eller supplering af selve udbudsmaterialet 3. Generelle vilkår for tilbudsafgivelsen for den konkrete anskaffelse 4. Leveranceaftalen 5. Kravspecifikationen for den konkrete anskaffelse 6. Tilbudsgivers digitalt underskrevne tilbud I tilfælde af inkonsistens mellem ovenstående kontraktdokumenter har dokumenterne forrang i forhold til hinanden i den prioriterede rækkefølge Ordregivers forbehold Den ordregivende myndighed forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af det samlede udbud og/eller at gennemføre nyt udbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger dette.

4 2.6. Tavshedspligt og åbning af tilbuddene Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Tilbud med bilagsmateriale vil blive behandlet fortroligt. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller at få oplysninger om konkurrenternes tilbud Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er de ordregivende myndigheder uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver Spørgsmål til udbudsmaterialet Med henblik på at sikre at tilbud udformes korrekt i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder leveranceaftalen, og anmode om uddybende beskrivelse af konkrete punkter i materialet. Spørgsmålene, der skal være affattet på engelsk, skal stilles skriftligt til ordregiver på ssn@fvst.dk, khl@fvst.dk og ar@fvst.dk og skal være ordregiver i hænde inden udløbet af det fastsatte tidspunkt herfor, jf. punkt 6.1 "Spørgefrist" nedenfor. Alle modtagne spørgsmål vil blive besvaret, og såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af selve udbudsmaterialet, vil alle tilbudsgivere blive orienteret herom. Herefter vil vilkårene for tilbudsafgivelse være endeligt fastlagt. 3. Tilbuddets udformning 3.1. Generelt om udbudsgrundlaget De bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af Deres tilbud. Nedenfor er angivet, hvilke dokumenter der skal fremsendes og som derved udgør Deres samlede tilbud: Besvarelse af Skema kravspecifikation GC-HRMS. Dokumentation for udført funktionstest.

5 3.2. Tilbudsgivers forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller minimumskrav til tilbuddet. Sådanne forbehold kan medføre at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Ved afgivelse af tilbud på en konkret anskaffelse, har tilbudsgiver samtidig accepteret indholdet af det samlede udbudsmateriale for den konkrete anskaffelse, som består af generelle vilkår for tilbudsafgivelsen, kravspecifikationen, leveranceaftalen samt ordregivers eventuelle tydeliggørelse, justering eller supplering af selve udbudsmaterialet. Der vil således ikke være mulighed for at tage forbehold for dele af udbudsmaterialet eller indføre ændringer hertil Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 4. Minimumskrav til tilbuddet 4.1. Udbudsmaterialet Virksomheder, der ønsker at afgive tilbud, skal besvare de spørgsmål og levere den dokumentation, som fremgår af ordregivers kravspecifikation. Formålet med spørgsmålene er at sikre, at de ordregivende myndigheder får alle nødvendige og relevante oplysninger til brug for vurderingen af de enkelte tilbud i relation til de udbudte kontrakter. Er spørgsmålene ikke besvaret, eller besvaret mangelfuldt, og er den ønskede dokumentation ikke indsendt, er de ordregivende myndigheder berettiget til - og kan være forpligtet til - at se bort fra det fremsendte tilbud. Tilbudsgiverne bør indledningsvis læse hele det samlede udbudsmateriale samt vejledninger meget grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet Den gældende tilbudsfrist m.m. Deres tilbud, der skal være affattet på dansk eller engelsk, skal være ordregiver i hænde inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist for denne konkrete anskaffelse, jf. punkt 6.2 Tilbudsfrist nedenfor. Ved for sen modtagelse vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning.

6 Afgivne tilbud skal være gældende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. 5. Tildelingskriterium 5.1. Valg af tilbudsgiver Valg af tilbudsgiver vil ske ud fra det overordnede tildelingskriterium det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud identificeres på grundlag af følgende delkriterier med tilhørende vægtningsfaktorer: Delkriterier Vægtning i pct. Kvalitet opfyldelsesgrad af tekniske specifikationer 40 Priser og rabatter 25 Brugervenlighed 15 Leverings- og serviceforhold 15 Miljø Tildelingsprocedurer Der henvises til kravspecifikation 6. Tidsfrister for udbudsforretningen 6.1. Spørgefrist Fristen for indsendelse af spørgsmål er den 3. august Tilbudsfrist Tilbudsfristen er den 17. august Ved for sen modtagelse vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning Vedståelsesfrist Tilbudsgivers bud skal uanset acceptfrist vedstås i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb Accept- og afslagsfrist Der forventes udsendelse af accept/afslag i uge 38, 2015.

7 6.5. Indgåelse af kontrakt Tilbudsgivers underskrivelse af kontrakten foregår allerede ved afgivelse af det digitalt underskrevne tilbud, som samtidig er en accept af de samlede udbudsmateriale. Der vil derfor ikke komme en yderligere underskrivelse og accept af aftalevilkårene. Se også punkt 2.4 og Oversigt over udbudsforretningen Udbudsmaterialet offentliggøres den 19. juli 2015 Seneste frist for at stille skriftlige spørgsmål er den 3. august 2015 Svar på stillede spørgsmål vil blive svaret eller offentliggjort senest den 10. august 2015 Tilbudsfrist den 17. august 2015 Vurdering af de indkomne tilbud foregår i perioden 17. august til 4. september Accept- og afslagsskrivelser forventes udsendt i uge 38, 2015.