Direktionssekretariatet

Transkript

1 Direktionssekretariatet Udkast til AFTALE OM SAMARBEJDE OM ADMINISTRATIONS- OG DRIFTSOPGAVER VEDRØRENDER FORSYNINGSSELSKABERNE EJET AF HALSNÆS KOMMUNE

2 BILAGSFORTEGNELSE Bilag 2.1 Foreløbig ydelsesbeskrivelse for Kommunens opgaver vedrørende lønudbetaling, IT og øvrige ydelser. Bilag Foreløbig ydelsesbeskrivelse for Kommunens opgaver vedrørende takstopkrævning Bilag Foreløbig ydelsesbeskrivelse for Kommunens opgaver vedrørende GIS Bilag Foreløbig ydelsesbeskrivelse for Kommunens opgaver vedrørende Grønt vedligehold Bilag Foreløbig ydelsesbeskrivelse for Kommunens opgaver vedrørende rengøring på Selskabets virksomheder. Bilag Foreløbig deling af opgavevaretagelsen mellem myndighed og drift og dermed Kommune og Selskab på de fire forsyningsområder. Bilag 5.1. Fastsættelse af Kommunens vederlag og timepriser. Bilag 5.2 Fastsættelse af Selskabets vederlag og timepriser. Side 2 af 9

3 Halsnæs Kommune CVR-nr Rådhuspladsen Frederiksværk ( Kommunen ) og Halsnæs Kommunale Forsyning A/S ( Selskabet ) (herefter tilsammen Parterne og hver for sig Part ) har i dag indgået denne samarbejdsaftale ( Aftalen ) om Parternes samarbejde i forbindelse med varetagelse af opgaver vedrørende administration og drift af Kommunens forsyningsvirksomhed. Side 3 af 9

4 1. Baggrund og formål 1.1. Byrådet i Halsnæs Kommune har truffet beslutning om udskillelse af kommunens forsyningsvirksomheder fra den kommunale forvaltning til aktieselskaberne Halsnæs Kommunale Vandforsyning A/S, Halsnæs Kommunale Spildevandsforsyning A/S og Halsnæs Kommunale Varmeforsyning A/S og Halsnæs Kommunale Renovation og Genbrug A/S (tilsammen Forsyningsselskaberne ) med Kommunen som ejer. Som led heri skal også drift og administration af Forsyningsselskaberne udskilles til Halsnæs Kommunale Forsyning A/S, der herefter skal varetage udførende opgaver for Forsyningsselskaberne Kommunen skal varetage visse administrations- og serviceopgaver i relation til Forsyningsselskaberne Selskabet skal udføre visse opgaver for Kommunen Aftalen bygger på forudsætningen om, at Parterne har et indgående kendskab til hinanden, og at Parterne i fremtiden vil fortsætte et samarbejde baseret på gensidig tillid og ønsker om at optimere arbejdsgangene i forbindelse med varetagelse af administrations- og driftsopgaver Parterne imellem Formålet med Aftalen er at fastlægge vilkårene for samarbejdet mellem Kommunen og Selskabet i forbindelse med Parternes varetagelse af opgaverne, herunder for at sikre, at standarden for Forsyningsselskabernes ydelser til borgerne i Kommunen ikke forringes i forhold til den aktuelle standard Aftalen skal ligeledes sikre, at drift af forsyningsaktiviteterne og myndighedsbehandlingen på forsyningsområdet sker i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning på området og i overensstemmelse med Kommunens relevante mål og visioner Aftalen er indgået på markedsvilkår. 2. Kommunens ydelser til Selskabet 2.1 Administrationsydelser Halsnæs Kommune leverer en række administrationsydelser bestående af ydelser inden for følgende tre områder: Lønudbetaling, IT-udgifter og Øvrige ydelser Side 4 af 9

5 2.1.1 Lønudbetaling Kommunen varetager i en overgangsperiode (i hele 2010) administrationen af alle lønmæssige forhold i relation til Selskabets medarbejdere. Opgaverne er specificeret i bilag IT-udgifter Kommunen bistår i en overgangsperiode (i hele 2010) Selskabet med teknisk hjælp og support til Selskabets IT- løsninger. Opgaverne er specificeret i bilag Øvrige ydelser Kommunen bistår i en overgangsperiode (i hele 2010) Selskabet med hjælp til en række øvrige administrationsopgaver. Opgaverne er specificeret i bilag Takstopkrævning Kommunen varetager i en overgangsperiode (i hele 2010) for Selskabet en række opgaver forbundet med takstopkrævningen, herunder opkrævning af forbrugsafgifter mv. inklusiv tilslutningsbidrag, vandafledningsbidrag og bidrag til tømningsordning. Ydelserne er nærmere beskrevet i bilag Vederlaget beregnes ved løbende kontering af de timer, der bliver brugt på ydelsen i Området for Miljø og Teknik. Hvis andre områder/medarbejdere bruger timer på opgaven efter aftale med Selskabet, udover de opgaver de normalt varetager, vil timerne blive faktureret til Selskabet. Timeprisen ses i bilag GIS Kommunen varetager driften af GIS-systemet (Map-info) og giver i en overgangsperiode (i hele 2010) Selskabet adgang til Kommunens geodata herunder grundkort (FOT), ortofotos, matrikelkort, terrænmodel og adresser, beliggende på Kommunens GIS-server. Selskabet varetager selv vedligeholdelsen af egne driftsrelaterede GIS-data. Ydelserne er nærmere beskrevet i bilag Vederlaget fortsætter i overgangsperioden som hidtil med, at udgifterne til drift af GIS-kortet (ekskl. løn til GIS-koordinatoren) deles ligeligt mellem Kommunen, Spildevandsforsyningen og De Kommunale Værker. Investeringer og nyanskaffelser i overgangsperioden besluttes i fællesskab mellem Kommunen og Selskabet. Det forventede vederlag ses i bilag Grønt vedligehold ol Kommunens virksomhed Natur og Vej varetager i dag en række ydelser for Forsyningsselskaberne herunder grøn pleje af udenomsarealer, Brønde/ledningsarbejde, vintertjeneste, kørselsopgaver og værkstedsopgaver. Selskabet overtager i en overgagsperiode (i hele 2010) de aftaler som Natur og Side 5 af 9

6 Vej har med Forsyningsselskaberne i dag. I bilag ses en oversigt over de steder, hvor Natur og Vej har aftaler med forsyningsvirksomhederne om grøn pleje ol., samt et eksempel på en ydelsesbeskrivelse for De Kommunale Værker Rengøring Kommunens rengøringsvirksomhed har kontrakter med nogle af Kommunens forsyningsvirksomheder om ydelser på rengøringsområdet. Selskabet overtager i en overgangsperide (i hele 2010) disse kontrakter. Eksempler på kontrakt ses i bilag Retningslinjer Parterne fastlægger i fællesskab nærmere deling af opgaverne mellem myndighed og drift. Foreløbig deling fremgår af aftalens bilag Parterne kan opdatere og præcisere disse beskrivelser løbende. 3. Selskabets ydelser for Kommunen Følgende ydelser leveres af Selskabet for Kommunen. 3.1 Selskabet udfører ydelser for Kommunen forbundet med kommunens tidligere losseplads på Havnesvinget 2, 3300 Frederiksværk. Ydelsen finansieres via dagrenovationstaksten og er derfor ikke beskrevet i bilag 5.1. Ydelserne indeholder: Drift og vedligeholdelse af lossepladsens miljøbeskyttelsessystem herunder optimering af anlægget Kontakt til tilsynsmyndigheden herunder udarbejdelse af årsrapport og grønt regnskab i henhold til lossepladsens miljøgodkendelse Slamsugerarbejde Selskabet udfører bestillingsopgaver med slamsuger for Kommunen vedrørende spuling af tilstoppede brønde, sugning ved oversvømmelser på veje og stier, spuling af rørlagte vandløb, når de er stoppet til, samt opgaver for centralkøkkener, skoler og institutioner. Vederlag for disse ydelser fremgår af bilag Drift og vedligehold af pumpestationer med tilsynsvogn Selskabet udfører drift og vedligehold af forskellige pumpestationer for Natur og Vej samt Kommunale Ejendomme. Vederlag fremgår af bilag Myndighedsarbejde På affaldsområdet finansieres en del af myndighedsarbejdet via renovationstaksten. Kommunen udkonterer timer til Selskabet for det myndighedsarbejde der udføres på affaldsområdet, som kan takstfinansieres. Den årlige ydelse har hidtil svaret til ca. et mandeår. Udkast til deling af opgaver mellem myndighed og drift kan ses i bilag Vederlaget fremgår af bilag 5.1 Side 6 af 9

7 4. Generelle principper for parternes samarbejde 4.1 I forbindelse med varetagelse af de opgaver, som er omfattet af Aftalens bilag ( Bilagene ), skal Parterne bistå hinanden, herunder levere oplysninger og rådgivning, som er relevant for håndteringen af de pågældende opgaver. 4.2 Det daglige, sædvanlige arbejde udføres således, at det lever op til de til enhver tid gældende krav i lovgivningen, administrative retningslinjer, myndighedspålæg, myndighedskrav samt Kommunens beslutninger og regulativer af betydning for Selskabet. 4.3 Parterne kan fastsætte nærmere regler for udveksling af oplysninger og levering af bemærkninger og rådgivning i forbindelse med udarbejdelse eller gennemførelse af større projekter, herunder f.eks. Kommunens spildevandsplan, betalingsvedtægter m.v. 4.4 Selvom en opgave ikke er omfattet af bilagene til denne aftale, er Parterne forpligtet til at tage behørigt hensyn til hinandens interesser i forbindelse med varetagelse af opgaver vedrørende Forsyningsselskaberne. Kommunen skal således ved sin myndighedsudøvelse eller varetagelse af andre opgaver, som direkte eller indirekte vil have betydning for Selskabets virksomhed, orientere Selskabet om sådanne forhold. Tilsvarende skal Selskabet orientere Kommunen om forhold i Selskabet, som kan have betydning for Kommunen som ejer eller som myndighed over for Selskabet. 5 Vederlag 5.1 Kommunen modtager vederlag for udførelse af ydelserne i pkt. 2 samt punkt Fastsættelsen af Kommunens vederlag efter Aftalen er specificeret i aftalens bilag Selskabet modtager vederlag for udførelse af ydelserne beskrevet i pkt. 3 efter de retningslinjer, der er fastsat i aftalens bilag Parterne kan aftale, at Parterne varetager andre ydelser for hinanden, såfremt dette er i overensstemmelse med lovgivningen. Parternes vederlag herfor fastsættes efter registreret timeforbrug, medmindre andet er aftalt. Side 7 af 9

8 6 Almindelige bestemmelser 6.1 Evaluering I 3. kvartal samtidig med udarbejdelsen af budgettet vurderer Parterne arten og omfanget af ydelserne omfattet af Aftalen og foretager eventuelle justeringer af Aftalen/opgavebeskrivelserne. 6.2 Varighed Aftalen træder i kraft i dag og løber indtil videre Parterne kan opsige Aftalen med 12 måneders varsel til udgangen af et kalenderår Delaftalerne vedrørende Natur og Vejs ydelser om grøn, kan opsiges med et varsel på 6 måneder Kontrakterne om rengøringsydelser kan opsiges med et varsel på 6 måneder. 6.3 Tvister I tilfælde af uenighed om forståelse af Aftalen er Parterne forpligtet til at søge at opnå en afklaring af deres uenighed ved forhandling. Hvis én af parterne ønsker det, skal Parterne anmode en uvildig tredjemand om at mediere forhandlingerne Hvis parterne ikke kan opnå enighed ved forhandling eller mediation, kan Parterne anmode en opmand om at tage stilling til Parternes uenighed. Hvis parterne ikke er enige om en opmand, kan Parterne anmode KL om at udpege en opmand. 7 Underskrifter mv. 7.1 Aftalen udarbejdes og underskrives i to eksemplarer, hvoraf Kommunen og Selskabet hver modtager et eksemplar. 7.2 Ændringer i Aftalen skal være skriftlige og underskrives af Parterne. Side 8 af 9

9 Den [ ] For Halsnæs Kommune Den [ ] For Halsnæs Forsyning A/S (under stiftelse) [ ] Side 9 af 9