RAMMEAFTALE OM KONGRESRÅDGIVNING TIL ITS WORLD CONGRESS 2018

Transkript

1 Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen RAMMEAFTALE OM KONGRESRÅDGIVNING TIL ITS WORLD CONGRESS 2018 DATO: [DATO]

2 Sags nr.: [sagsnummer] Dokument nr.: [dokumentnummer] 1. Parterne Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Njalsgade København S CVR nr. [CVR nr.] i det følgende kaldet Kunden og [Virksomhedens navn] [Adresse] [postnr. og by] CVR nr. [CVR nr.] i det følgende kaldet Konsulenten (og tilsammen benævnt Parterne og hver for sig "Part") har indgået nærværende Rammeaftale på følgende vilkår: 2

3 2. Baggrund Da Københavns Kommune ved Teknik- og Miljøforvaltningen har fået værtsforpligtelserne ved ITS World Congress 2018, der skal arrangeres i samarbejde med den europæiske organisation for ITS (intelligent trafikstyring) ERTICO, er der opstået et behov for at indkøbe konsulentydelser i forbindelse med afholdelsen af kongressen. Teknik- og Miljøforvaltningen køber ydelser fra Konsulenten, fordi Teknik- og Miljøforvaltningen ikke selv råder over de nødvendige forudsætninger eller ressourcer til at præstere de af Rammeaftalen omfattede ydelser. 3. Opgaven Konsulentens opgaver under Rammeaftalen omfatter udvikling, planlægning og gennemførelse af lokale værtsforpligtelse i forbindelse med ITS World Congress 2018, herunder: Arrangere og afholde velkomstreception åbningsceremoni, afslutningsceremoni, rundbordsdiskussion for ministre og kommissærer, gallafest og VIP program At fungere som kontaktperson mellem ERTICO og Kunden samt en række samarbejdspartnere, danske og internationale interessenter At stå for at koordinere marketing og promotion, herunder promovering ved pt. fire kongresser, der leder op til 2018 verdenskongressen i København (2 europæiske og 2 internationale ITS kongresser) At stå for økonomi, budget og regnskab i forbindelse med Kundens værtsforpligtelser ved ITS World Congress 2018 At koordinere indsatsen omkring fundraising, herunder at finde og aktivere relevante sponsorer, fonde og samarbejdspartnere At stå for planlægning, forberedelse og deltagelse i relevante arbejdsgrupper og komiteer i forbindelse med kongressen Opgaveløsningen foregår i tæt samarbejde og koordination med Kunden. 3.1 Omfang Kunden kender ikke på forhånd omfanget af opgaven, og forpligter sig derfor ikke til at købe et nærmere angivet antal timer. Det forventede timeforbrug er estimeret til: 2016: 450 timer 2017: 700 timer 2018: timer Det estimerede forbrug kan både være højere og lavere end det anførte, og er således ikke udtryk for et endeligt timeforbrug. 3

4 4. Aftalegrundlag Det samlede aftalegrundlag udgøres af Aftalen med tilhørende bilag som anført i pkt. 4.1, og i eventuelle senere allonger. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem disse dokumenter, skal de fortolkes under anvendelse af almindelige fortolkningsprincipper i dansk aftaleret med henblik på at udfinde Parternes formål og hensigt med de relevante dokumenter. 4.1 Bilag Bilag 1: Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for Københavns Kommune Bilag 2: Leverandørens samfundsansvar (CSR) Bilag 3: CV på Konsulentens medarbejdere 4.2 Sprog og møntfod Dokumenter, som knytter sig til det i Rammeaftalen regulerede samarbejde, affattes på dansk, og alle betegnelser med hensyn til møntfod, mål og vægt er danske. Al mundtlig og skriftlig kommunikation mellem Konsulenten og Kunden skal foregå på dansk, medmindre andet forinden aftales mellem Parterne. 4.3 Sociale og etiske hensyn Ved opfyldelsen af Rammeaftalen indestår Konsulenten for overholdelse og efterlevelse af Københavns Kommunes til enhver tid gældende vilkår om sociale og etiske hensyn ved indkøb. De aktuelle vilkår fremgår af bilag 1: Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for Københavns Kommune og bilag 2: Leverandørens samfundsansvar (CSR). Såfremt disse vilkår ændres i aftaleperiode og ændringerne samlet set medfører dokumenterbare meromkostninger for Konsulenten i forhold til vilkårene ved Rammeaftalens indgåelse, er Konsulenten berettiget til at få dækning af sine dokumenterede meromkostninger herved. 5. Aftalens løbetid Aftalen træder i kraft ved begge Parters underskrift. Aftalen udløber d. 31. december 2018 uden yderligere varsel. 4

5 6. Samarbejde Parterne har udpeget følgende kontaktpersoner til at forestå kontakten vedrørende Rammeaftalen: Kundens kontaktperson: [Navn og stillingsbetegnelse] [Telefonnummer] [ adresse] Konsulentens kontaktperson: [Navn og stillingsbetegnelse] [Telefonnummer] [ adresse] Parterne skal skriftligt underrette hinanden 14 Arbejdsdage forud for en eventuel udskiftning af kontaktpersoner. Konsulentens medarbejdere er anført i bilag 3. Såfremt der i aftalens løbetid udskiftes medarbejdere, skal dette meddeles til Kunden med et varsel på 14 dage. Medarbejdere, der varetager opgaven, skal til enhver tid have de samme kvalifikationer, som de i bilag 3 anførte. 7. Økonomi 7.1 Vederlag Konsulentens timepris er DKK [kr.] ekskl. moms. Timeprisen indeholder alle hertil nødvendige omkostninger, herunder alle interne ydelser, transportomkostninger, administration, forsikringer mv. Timeprisen er eksklusive moms men inklusive alle øvrige gældende offentlige afgifter på tidspunktet for Rammeaftalens underskrift. 7.2 Betalingsbetingelser Betaling og fakturering foregår elektronisk i henhold til Lovbekendtgørelse om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007). Den elektroniske faktura skal i henhold til Bekendtgørelse om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder (bekendtgørelse nr. 354 af 26. marts 2010) og Bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder (bekendtgørelse nr. 206 af 11. marts 2011) følge retningslinjerne for NemHandel. Konsulentens faktura skal derfor: a) udarbejdes i det fælles offentlige format OIOUBL b) fremsendes via den fælles offentlige transportstandard OIORASP Konsulentens faktura skal indeholde: 5

6 a) Faktureringsdato b) Fakturanummer c) Angivelse af [indsæt opgave] d) Konsulentens navn, adresse og CVR-nummer e) Teknik- og Miljøforvaltningen, [Indsæt Center, adresse og CVR-nummer] f) Ordre- eller rekvisitionsnummer g) Angivelse af de fakturerede ydelser og antal enheder h) Angivelse af UNSPSC-koder, såfremt Teknik- og Miljøforvaltningen har tildelt ydelserne UNSPSCkoder i) Pris pr. enhed, eksklusiv moms j) Samlet pris, eksklusiv moms Konsulentens faktura skal sendes som elektronisk faktura til: Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen EAN-nummer: Betaling forfalder 30 kalenderdage efter fremsendelse af fyldestgørende elektronisk faktura. Falder forfaldsdagen på en helligdag, en lørdag eller en søndag, fremrykkes forfaldsdagen til den forudgående hverdag. Betaler Kunden senere end forfaldsdagen, kan Konsulenten kræve, at Kunden betaler rente fra forfaldsdagen med Nationalbankens til enhver tid gældende officielle udlånsrente med et tillæg på 8 %. Såfremt forhold hos Konsulenten gør, at fakturering ikke sker elektronisk, kan Kunden ikke gøres ansvarlig for manglende betaling med efterfølgende morarente og/eller misligholdelsesbeføjelser til følge. Kunden er til enhver tid berettiget til at lade sin revisor gennemgå fakturagrundlaget. 7.3 Fakturering Afholdte timer faktureres månedsvist bagud. 8. Erstatning Parterne er erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler. 9. Tvister Alle tvistigheder om og i forbindelse med Aftalen, herunder ethvert spørgsmål om forståelsen og fortolkning af Aftalen, skal så vidt muligt løses i mindelighed. Opstår en tvist, kan en Part med et skriftligt varsel på mindst 5 Arbejdsdage forlange, at den anden Part mindst 3 gange fremmøder med mindst 1 bemyndiget person til et forhandlingsmøde. 6

7 9.1 Lovvalg og værneting Kan uoverensstemmelser ikke afgøres mellem Parterne, afgøres disse ved de almindelige domstolene. Værneting er Køberens hjemting. Retsforholdet i henhold til Aftalen og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret. 10. Underskrifter Rammeaftalen underskrives i to (2) originale eksemplarer af nedenstående personer, som med deres underskrifter bekræfter at være tegningsberettigede. Hver Part modtager ét (1) eksemplar. København, den / København, den / For Kunden [Stillingsbetegnelse] For Konsulenten [Stillingsbetegnelse] [Navn] [Navn] 7