INTERNE REGLER KONTROL FORANSTALTNINGER MOD HVIDVASKNING AF PENGE

Transkript

1 INTERNE REGLER OM KONTROL FORANSTALTNINGER MOD HVIDVASKNING AF PENGE FOR Søren Theilgaard Advokatanpartsselskab H.C. Ørstedsvej 38, 2.th Frederiksberg C CVR nr Side 1 af 6

2 1. Generelt. Lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvaskning af penge (lov nr. 348 af 9. juni 1993) har været gældende for pengeinstitutter m.v. siden 1. juli Med virkning fra 1. august 2002 er advokater nu også omfattet af lovgivningen mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme. Hvidvaskning kan generelt beskrives som handlinger og fortielser med det formål at ændre identiteten af penge eller andre formuegoder, der er erhvervet ved overtrædelse af straffeloven, således at pengene/formuegoderne fremstår som kommende fra lovlig kilde. 2. Skriftlige interne regler. De virksomheder der er omfattet af loven skal udarbejde skriftlige, interne regler om betryggende kontrol- og kommunikationsprocedurer samt uddannelses- og informationsprogrammer for medarbejderne. Alle medarbejdere skal således gøres bekendt med de pligter der fremgår af lovgivningen mod hvidvaskning af penge. Der henvises til bilag Kundelegitimation og identifikation. Et vigtigt led i bekæmpelsen af hvidvaskning af penge m.v. er, at advokaten kender identiteten af de n, der henvender sig til advokaten for at søge rådgivning eller anden form for bistand, f.eks. i forbindelse med betalingstransaktioner. Loven opstiller derfor en række legitimationsregler, som advokaten og ansatte, der handler på advokatens vegne, har pligt til at overholde. Denne pligt indebærer, at der stilles krav til, at klienten legitimere sig ved navn, adresse, cpr.nr. eller CVR nr. når der optages forretningsmæssig forbindelse. Loven fastsætter imidlertid ikke, hvilke legitimationsdokumenter der kan accepteres. Der bør kun accepteres legitimationspapirer, der er meget vanskelige at forfalske. Officielle papirer bør foretrækkes, ligesom det fremmer sikkerheden, at de er forsynet med cpr.nr. eller vellignende foto af den pågældende. Såfremt legitimation ikke mindst omfatter navn, adresse og cpr.nr. eller CVR nr., må klientforholdet ikke indledes og økonomiske transaktioner ikke gennemføres. 4. Opbevaring af identitetsoplysninger og dokumenter m.v.. Identitetsoplysninger vedrørende klienter opbevares i mindst 5 år efter at klientforholdet er ophørt. For så vidt angår betalingstransaktioner, skal registreringer og dokumenter vedrørende disse opbevares i mindst 5 år efter at transaktionen er gennemført. 5. Mistanke om hvidvaskning. I loven defineres hvidvaskning ved en række handlinger sammen med henvisning til, at de pågældende penge stammer fra overtrædelse af straffeloven. Mistanke om hvidvaskning skal således angå en overtrædelse af straffeloven, der indeholder bestemmelser om alvorligere kriminalitet. I bemærkningerne til lovforslaget fremhæves især narkotikakriminalitet, tyveri, underslæb, bedrageri, mandatsvig, afpresning, røveri og hæleri, men det gælder, at alle straffelovens bestemmelser, f.eks. også grov skattesvig og bestikkelse er omfattet. Medarbejderen skal ikke selv foretage nærmere undersøgelser til afgørelse af, hvorvidt mistanken kan afkræftes eller yderligere underbygges. Enhver mistanke rapporteres straks til en ansvarlig partner. Der må aldrig rettes henvendelse til den mistænkte eller personer i tilknytning til denne, bortset fra normale supplerende spørgsmål. Såfremt advokaten vurderer, at transaktionen har eller har haft tilknytning til hvidvaskning af penge eller lignende, skal dette forhold af advokaten undersøges nærmere, og såfremt mistanken ikke kan afkræftes, skal Advokatsamfundet eller Statsadvokaten for Økonomisk Kiminalitet kontaktes. Dette gælder dog ikke for advokater, når de repræsenterer en klient i forbindelse med en retssag ved de almindelige domstole ved landsskatteretten eller ved voldgift. I sådanne sager er advokaten omfattet af de almindelige regler om tavshedspligt. Side 2 af 6

3 6. Tavshedspligt. Advokaten og medarbejdere er forpligtet til at hemmeligholde, at der er givet oplysninger til Advokatsamfundet/Statsadvokaten for Økonomisk Kriminalitet eller at der er iværksat en undersøgelse om hvidvaskning af penge eller lignende. Oplysninger der i god tro gives til Advokatsamfundet/Statsadvokaten for Økonomisk Kriminalitet anses ifølge loven ikke for et brud på advokatens almindelige tavshedspligt i klientforhold eller som brud på tavshedspligten i forhold til lovgivningen i øvrigt. 7. Ansvar. Overtrædelse af lovens bestemmelser om legitimation, opbevaring og underretning straffes med bøde. Derudover bemærkes, at medvirken til hvidvaskning sidestilles med hæleri og straffes med fængsel i op til 6 år. Frederiksberg, 30. december 2009 Søren Theilgaard Advokatanpartsselskab Søren Theilgaard Side 3 af 6

4 INSTRUKS TIL ALLE MEDARBEJDERE I. Klientens henvendelse til advokat: I forbindelse med oprettelse af en sag for en ny klient skal der sikres følgende oplysninger: klientens navn, adresse og CPR.nr. eller CVR.nr. klienten skal legitimere sig f.eks. ved kopi af førerbevis, pas eller anden sikker legitimation. For selskabers vedkommende f.eks. ved udskrift fra Publi-Com 2. Modtagelse af penge: I forbindelse med modtagelse af penge såvel som eksisterende klienter skal advokaten sikre sig identitetsoplysninger på den der har indbetalt/overført beløbet i form af navn, adresse og cpr.nr./cvr.nr. 3. Udbetaling/overførsel af penge: I forbindelse med udbetaling eller overførsel af penge fra en klientkonto skal der til betalingsmodtageren ligeledes fremsendes oplysninger, således at modtageren har identitetsoplysninger på den der har indbetalt til klientkontoen. 4. Afslutning af sagen/arkivering: Klientens identitetsoplysninger skal opbevares i minimum 5 år efter klientforholdets afbrydelse. Identifikationsoplysningerne skal derfor opbevares enten på sagen eller på anden betryggende vis i minimum 5 år. Det samme gælder dokumentation og registrering angående betalingstransaktioner. 5. Makulering af arkivsager: Makulering må tidligst ske 5 år efter klientforholdet er ophørt, med mindre identitetsoplysningerne opbevares på anden betryggende vis. Søren Theilgaard Advokatanpartsselskab Søren Theilgaard Side 4 af 6

5 Praktiske eksempler vedrørende Hvidvaskning. Eksempel 1. Jens Jensen kontakter den 5. august 2002 sin advokat, Jus Hvide, og oplyser, at han har arvet kr ,00 hvoraf han gerne vil bruge kr ,00 på et IT-projekt advokaten skal hjælpe ham med. Jens Jensen forestiller sig, at han stifter et selskab, der skal købe de computere, der skal bruges i videreudviklingen af hans ide, da han af praktiske og forretningsmæssige grunde ikke ønsker at drive virksomheden i personligt regi. Advokat Jus Hvide foreslår Jens Jensen at købe et anpartsselskab som skuffeselskab, hvilket kan ske for en overkurs på kr ,00 som betaling til det advokatfirma, der ligger inde med et skuffeselskab. Straks efter at have drøftet sagen med sin advokat går Jens Jensen over til sin bankrådgiver og foranstalter kr ,00 overført til advokatens klientkonto i et andet pengeinstitut. I mellemtiden tager advokaten kontakt til advokatfirmaet Athene, der har en stor afdeling for salg af skuffeselskaber. Advokatfirmaet Athene kan levere selskabsdokumenterne til et anpartsselskab med en nominel anpartskapital på kr ,00 mod samtidig at få overdraget kr ,00. Straks advokat Jus Hvide modtager indbetalingen fra Jens Jensen overfører han beløbet til Advokatfirmaet Athene, der ved modtagelsen fremsender selskabsdokumenterne til advokat Jus Hvide, ligesom de overfører kr ,00 til selskabets klientkonto hos Jus Hvide. Handlepligter i henhold til hvidvaskningsloven: I ovenstående hændelsesforløb deltager Jus Hvide med bistand og forretningsmæssig rådgivning omfattet af lovens 1, stk. 2, a) og er derfor i denne sag omfattet af loven. Forløbet givet anledning til følgende overvejelser: - Indledningsvist bemærkes det, at Jus Hvide, i det omfang denne har ansat medarbejdere, er forpligtet til at sørge for, at disse er uddannede i de forpligtelser, der følger af denne lov. Endvidere skal der for de ansatte foreligge skriftlige interne regler om betryggende kontrolog kommunikationsprocedurer. - Ved den indledende telefonsamtale mellem Jus Hvide og Jens Jensen optages der forretningsmæssig forbindelse, og Jens Jensen åbner derudover umiddelbart efterfølgende en konto hos Jus Hvide. Ifølge 4, stk. 1 skal Jus Hvide derfor kræve, at Jens Jensen legitimerer sig ved billedlegitimation. I praksis skal Jus Hvide sørge for at få en kopi af Jens Jensens kørekort eller pas. Jus Hvide skal gemme kopien i mindst 5 år efter kundeforholdets ophør. - Første led i transaktionen er, at Jens Jensens bank, efter et møde med Jens Jensen, overfører kr ,00 fra Jens Jensens konto til Jus Hvides klientkonto. Da Jens Jensens pengeinstitut både er kontoførende pengeinstitut for Jens Jensen, og har haft personlig kontakt med ham, kræves det ikke, at der ved overførslen medsendes legitimationsoplysninger, jf. 4, stk Med hensyn til overførslen af kr ,00 fra Jus Hvides klientkonto til Advokatfirmaet Athene skal der medsendes identifikationsoplysninger. Nok er betalingsformidler (Jus Hvide) kontoførende for afsender (Jens Jensen), men der har ikke været fysisk kontakt, jf. 4, stk. 2, 1. led. - For så vidt angår overførslen af kr ,00 fra Advokatfirmaet Athene til Jus Hvide, forbliver beløbet selskabets. Advokatfirmaet Athene er i lovens forstand både kontoførende for selskabet og samtidig repræsentant for selskabet (afsender). Der skal derfor ikke videresendes legitimationsoplysninger i forbindelse med transaktionen, jf. 4, stk. 2. Eksempel 2: I advokatfirmaets inkassoafdeling modtager man en fordring til inkasso fra et køkkenfirma, der har installeret et køkken og bad hos en kunde. Fordringen lyder på kr ,00. Efter afsendelsen af sædvanligt inkassobrev henvender debitor sig til advokatfirmaet for at indfri fordringen kontant. Advokatfirmaet skal sikre sig identitetsoplysninger og dokumentation herfor fra debitor. Side 5 af 6

6 Eksempel 3: Advokatkontorets ejendomsadministration administrerer en del andelsboligforeninger. Ved overdragelse af en andel udgør andelssummen kr ,00 og praksis i foreningen er, at betalinger i forbindelse med overdragelsen af en andel foregår via ejendomsadministrationen. I dette tilfælde skal advokatkontoret sikre sig identitetsoplysninger og dokumentation herfor fra køberne af andelen. Side 6 af 6