Vedrørende: Sagsnavn: Sagsnummer: Skrevet af: Dato: Forhold drøftet under styringsdialogen

Transkript

1 Vedrørende: Notat vedrørende forhold drøftet under styringsdialogen Sagsnavn: Styringsdialog 2012 (12/002941) Sagsnummer: K Skrevet af: Marianne Sølgaard Dato: Forhold drøftet under styringsdialogen Dialogmøderne tog udgangspunkt i rapporten om boligorganisationernes regnskaber udarbejdet af Aarhus Kommune. Rapporten er vedlagt som bilag. Ved den tidligere fremlæggelse af rapporten for miljø- og teknikudvalget blev fremhævet forhold som regnskabsgennemgangen påviste og som forvaltningen har taget op med boligorganisationerne på dialogmøderne. Følgende forhold gør sig gældende for en del af boligorganisationerne: 1. Udlejningsproblemer/lejetab 2. Henlæggelser 3. Manglende afstemninger 4. Finansiering 5. Særligt nødlidende afdelinger 6. Budgettering 7. Forvaltningsrevision Punkterne gennemgås nedenfor for hver boligorganisation tillige med særlige forhold, der måtte gøre sig gældende for den enkelte boligorganisation. Det fremgår samtidig, hvilke aftaler og tiltag tilsynet har fundet nødvendige at iværksætte hos boligorganisationerne med henblik på at få løst de konstaterede problemer og udfordringer. Tilsynet oplever, at alle er indstillet på løsninger. Under dialogmøderne har det vist sig, at nogle af de oplistede forhold allerede var bragt på plads. Regnskaberne er de seneste regnskaber for boligorganisationerne for 2010/2011 og for Lejerbo og RandersBolig tillige for året 2011, da disse har regnskabsår svarende til kalenderåret. I forbindelse med styringsdialogen gennemgik forvaltningen også disse regnskaber og kunne konstatere, at Lejerbos og RandersBoligs regnskaber for 2011 ikke viste nye forhold, men bekræftede de forhold, der var nævnt i rapporten fra Århus vedrørende regnskaberne for de to selskaber for Der mangler på nuværende tidspunkt således ikke behandling af nogen regnskaber. Tilsynet har dog ekstraordinært bedt om at få udkastet til det nyeste regnskab for Møllevænget & Storgaarden 2011/12, idet tilsynet er bekymret for økonomien i boligorganisationen, ligesom tilsynet har afholdt møde med RandersBolig herom ultimo januar, hvor RandersBolig fremlagde en økonomisk genopretningsplan.

2 Følgende boligforeninger er administreret af RandersBolig: Typografernes Stiftelse, A/B Andelsbo, A/B Gudenå, Møllevænget & Storgaarden, Randers Boligforening af 1940, Randers Arbejderes Byggeforening af 1874 og Vorup Boligforening. RandersBolig vil administrere disse boligorganisationer efter de samme principper. Lejerbo Randers og Domea Randers er boligorganisationer som administreres af de tilhørende landsdækkende organisationer. På baggrund af boligorganisationernes regnskaber og den yderligere indsigt dialogmøderne har bibragt tilsynet om forholdene i boligforeningerne i Randers, er det tilsynets opfattelse, at der er boligforeninger der har været administreret og drevet på ikke tilfredsstillende vis. For nogle boligforeninger har det medført store økonomiske vanskeligheder. I dialogmøderne har tilsynet sat fokus på rigtig kontering, god økonomistyring, henlæggelser og huslejeniveauer og som følge heraf bedt om redegørelser og handleplaner for opretning. Tilsynet har ligeledes indkaldt til opfølgende dialogmøder med udvalgte boligorganisationer. Møderne afholdes ultimo februar og primo marts. Forud for møderne skal boligorganisationerne fremlægge redegørelser samt tids- og handleplaner for løsning af de problemer som er konstateret. De udfordringer boligorganisationerne har, kan ikke løses her og nu, da hovedforeningernes og afdelingernes budgetter for 2013 allerede er vedtaget. De henstillinger og påbud som tilsynet aktuelt giver, vil derfor først slå igennem i budgetterne for RandersBolig undergår for tiden meget store ændringer i administrationen af boligforeningerne og internt i organisationen, hvor DAB er inde med ressourcer for at rette op. RandersBoligs bestyrelse har indgået samarbejde med DAB om at stå for den daglige ledelse. Virkningerne af ændringerne vil være at se både på kort og lang sigt. Det er dog forventeligt, at det tager nogle år inden økonomien og administrationen i RandersBolig vil være bragt på fode. Lejerbo har kort før dialogmødet fået ny forretningsfører. På baggrund af drøftelserne på dialogmødet med Lejerbo er det tilsynets opfattelse, at den nye forretningsfører vil medvirke til at rette op på forholdene i Lejerbo Randers, ligesom Lejerbo er i gang med at tage vare på de problemer som blev drøftet på dialogmødet. Der var ikke foretaget forvaltningsrevision for boligorganisationerne administreret af RandersBolig. RandersBolig oplyste i dialogmøderne, at grundlaget for at udføre forvaltningsrevision vil blive udarbejdet i løbet af Revisor har for flere boligorganisationer under RandersBolig gjort en bemærkning om, at bank- og værdipapirbeholdninger ikke løbende har været afstemt. RandersBolig har rettet op på forholdet for de pågældende boligorgansiationer. Lejerbo Tilsynet har i forbindelse med styringsdialogen gennemgået regnskabet for året 2010 og Forholdene påpeget i Århus Kommunes rapport om regnskabet 2010, bekræftes i regnskabet Dog er der sket en positiv udvikling i økonomien fra regnskabsåret 2010 til 2011 for boligorganisationen. Derimod er afdelingernes økonomi generelt mindre god. Nogle afdelinger har store opsamlede underskud. Lejerbo har iværksat tiltag for at afvikle underskuddene og tiltagene samt tidsplanen for afvikling følges på et opfølgende dialogmøde ultimo februar. Revisor har taget forbehold for afdeling 692, Tøjhushavevejs fortsatte drift i både 2011 og 2010.

3 Følgende afdelinger har særlige problemer: Afdeling 13 Jyllandsgade, 90 familieboliger. Afdelingen har større opsamlede underskud og skal via en helhedsplan gennem en større renovering. Afdeling 692 Tøjhushavevej, Niels Ebbensensgade, 35 familieboliger. Revisionen har taget forbehold for afdelingens fortsatte drift. Afdeling 714 Lene Bredahlsgade, 24 ældreboliger. Afdelingens egenkapital er negativ. Der blev på dialogmødet indgået aftale om at kommunen inddrages i udarbejdelsen af helhedsplanen for afdeling 13 Lejerbo indsender en redegørelse for problemerne i afdeling 692 med henblik på en nærmere dialog om afdelingens problemer. Lejerbo indsender en redegørelse for problemerne i afdeling 714 med henblik på en nærmere dialog om afdelingens problemer Tidsplanerne og handleplaner for løsning af problemerne drøftes til det opfølgende dialogmøde. Domea Domea er ny aktør i Randers med nyopførte boliger i Romalt og derfor har der ikke været aflagt regnskab forud for dialogmøderne. Der har ikke været problemer med at udleje boligerne. Endvidere redegjorde Domea tilfredsstillende for deres procedure for administration, hvorfor tilsynet ikke har fundet anledning til at gøre bemærkninger. Domea har ved flere lejligheder udtrykt ønske om at etablere yderligere afdelinger i Randers. Boligorganisationer administreret af RandersBolig: Typografernes Stiftelse Typografernes Stiftelse er en mindre boligorganisation med 1 afdeling. Generelt har boligorganisationen og afdelingen en god økonomi og ingen større problemer. Tilsynet fandt derfor ikke anledning til yderligere tiltag. A/B Andelsbo Boligorganisationen har en sund økonomi. Dispositionsfonden 1 og arbejdskapitalens størrelse er tilfredsstillende. Nogle af afdelingsbudgetterne har tidligere ikke været kostægte. Boligforeningen udarbejder for fremtiden kostægte budgetter. Tilsynet fandt ikke anledning til yderligere tiltag. A/B Gudenå Dispositionsfonden er af en sådan størrelse, at afdelingerne skal henlægge til dispositionsfonden eller overføre midler fra arbejdskapitalen. Der er af arbejdskapitalen brugt midler til indskud i RandersBolig. 1 Dispositionsfond: fond i boligforeningen som afdelingerne skal indbetale til og som kan anvendes til at dække tab i afdelingerne ved eksempelvis lejetab og til vedligeholdelse. Udover indbetalinger til dispositionsfonden kan boligforeningen beslutte, at afdelingerne skal indbetale til arbejdskapitalen, hvoraf der kan overføres midler til dispositionsfonden.

4 Boligorganisationen gennemfører tiltag for at øge dispositionsfonden, bl.a. ved stop for udlån fra fonden. Der er behov for, at boligorganisationen opdaterer vedligeholdelsesplanerne, hvilket vil blive gjort i 2013 forud for udarbejdelse af budget Der skal gennemføres huslejestigninger i nogle afdelinger. Boligforeningen forventer at fordoble dispositionsfondens størrelse inden for 4 år. Da boligorganisationen allerede var i gang med at tage vare på udfordringerne, har tilsynet ikke fundet behov for at indgå aftaler mellem kommunen og boligorganisationen. Tilsynet vil holde øje med, at boligorganisationen tilfredsstillende følger op på udfordringerne over de kommende år, ligesom tilsynet afholder opfølgende dialogmøde med boligorganisationen ultimo februar Møllevænget & Storgaarden Boligorganisationen Møllevænget & Storgaardens økonomiske situation er alvorlig. Administrationen af boligorganisationen har ikke været tilfredsstillende og der er foretaget dispositioner, der har bragt likviditeten i boligforeningen i fare. Der er desuden behov for konsolidering af dispositionsfonden, da fondens indtægter alene svarer til fondens udgifter til lejetab. Tilsynet med almene boliger er i løbende dialog med den nye administration i RandersBolig for At sikre, at de tager hånd om problemstillingerne. En større del af afdelingerne har store opsamlede underskud. RandersBolig sætter i forbindelse med udarbejdelsen af budgetter fokus på den langsigtede økonomi i afdelingerne. Der vil være en løbende dialog mellem boligorganisationen og kommunen om økonomien i afdelingerne. Den tidligere afdeling 30 på Flyvervej er ombygget til afdeling 56 Møllehuset. Ved byggeriets begyndelse blev der ikke optaget byggekredit, men i stedet lagde boligorganisationen ud for beløbet på knap 40 mio. kroner. Imidlertid skal den endelige finansiering optages ved et realkreditlån. Kreditforeningen stiller krav om 100% kommunegaranti som betingelse for bevilling af lånet. Kan afdelingen ikke optage lånet til endelig finansiering er boligforeningens likviditet i alvorlig fare. Byrådet bliver forelagt en særskilt sag om kommunegarantien. Ved dialogmødet påtalte tilsynet, at den tidligere administration i Møllevænget & Storgaarden har optaget lån med renteswap. Lånene er risikable og samtidigt omkostningsfulde at komme ud af. Boligforeningen arbejder på at omlægge lånene til en anden lånetype, når det gunstigt. Henlæggelserne 2 er ikke fuldt ud tilstrækkelige. Boligorganisationen bliver nødt til at sætte henlæggelsesniveauet op. Der blev på dialogmødet indgået aftale om at: Boligforeningen skal sætte øget fokus på budgetlægningen i afdelingerne fremover og holde kommunen orienteret Der skal henlægges tilstrækkeligt efter ajourførte vedligeholdelsesplaner For at tilsynet kan lave yderligere aftaler med boligorganisationen om at foretage de nødvendige ændringer for at rette op på de alvorlige problemer i boligorganisationen, er det nødvendigt at følge den økonomiske udvikling nøje. Derfor bad tilsynet boligorganisationen om at indsende udkastet til det nyeste regnskab, og tilsynet har netop afholdt møde med boligorganisationen, hvor boligforeningen 2 De beløb afdelingerne indbetaler til dispositionsfonden.

5 fremlagde en handlingsplan for genopretning af økonomien i boligorganisationen. Efter gennemgang af udkastet til det nyeste regnskab, sammenholdt med handlingsplanen, vurderer tilsynet, hvilke skridt tilsynet tager overfor boligorganisationen. Randers arbejderes Byggeforening af 1874 Boligforeningens økonomi er overordnet god. Der er dog ikke henlagt tilstrækkeligt til vedligehold, hvilket kommunen har påtalt til dialogmødet. Afdelingerne står overfor store renoveringer, som vil medføre huslejestigninger, da der ikke er afsat tilstrækkeligt til vedligeholdelse. Der var ikke behov for at indgå aftaler med boligorganisationen. Randers Boligforening af 1940 Dispositionsfondens størrelse ligger på et fornuftigt niveau. Der er dog ydet store lån til afdelingerne primært til diverse forbedrings- og vedligeholdelsesarbejder. Lånene er ydet eftersom afdelingerne ikke har henlagt tilstrækkeligt. Revisor har de seneste 4 år gjort enslydende bemærkninger. Boligforeningen redegjorde for, at nogle af forholdene var bragt i orden og samtidig arbejder boligforeningen for at bringe øvrige forhold i orden. Af boligforeningens 56 afdelinger havde 20 afdelinger et underskud på årets drift og 40 afdelinger havde opsamlede underskud fra året eller foregående år. Nogle afdelinger har sænket de årlige henlæggelser for at holde huslejeniveauet nede. Dette blev påtalt af kommunen. Boligorganisationen vil tage problemstillingen op med afdelingsbestyrelserne ved budgetlægningen for 2013/2014. Det er nødvendigt med ændringer i administrationen af afdelingerne og det er nødvendigt at hæve huslejen. Ændringerne i administrationen i RandersBolig forventes tillige at have positiv indvirkning på økonomien i Randers Boligforening af Afdeling 33 i Schousgadekvarteret er i meget dårlig stand og skal renoveres for mio. kroner. En del af boligerne genudlejes p.t. ikke, hvilket giver et stort lejetab. Der skal findes en løsning for boligerne snarest og derfor arbejder boligforeningen med forskellige løsningsmodeller. Tilsynet finder det uhensigtsmæssigt, at der er truffet beslutning om at boligerne ikke genudlejes. Afdeling 51, det tidligere Flintebjergcenter har udlejningsvanskeligheder. Boligforeningen har fået en ekstern rådgiver til at vurdere mulighederne for ombygning eller eventuelt salg. Det blev på dialogmødet aftalt at: Afholde særskilt møde om afdeling 33 med henblik på en løsning af afdelingens problemer Boligforeningen holder kommunen orienteret om status i afdeling 51 Boligforeningen inddrager kommunen i helhedsplaner fra begyndelsen Tilsynet har efterfølgende bedt boligforeningen fremsende en tidsplan for en handleplan for afdeling 51, ligesom boligorganisationen på det opfølgende dialogmøde skal redegøre for en plan for huslejestigninger, afvikling af underskud i afdelingerne og stigning i henlæggelser. Derudover har

6 tilsynet efter dialogmødet bedt boligforeningen om at indsende en tidsplan for en handleplan for, hvordan bestyrelsen agter at finde en løsning for boligerne i afdeling 33. Vorup Boligforening Boligorganisation og afdelingerne har en fornuftig økonomi. Der er ikke store problemer i hverken boligorganisationen eller afdelingerne. Derfor var der ikke behov for at indgå aftaler. RandersBolig RandersBolig undergår for tiden store nødvendige forandringer som følge af, at der hidtil har været utilstrækkelig økonomistyring og administration af RandersBolig. DAB er indsat i ledelsen af RandersBolig og foretager organisatoriske ændringer og ændringer i måden boligorganisationerne administreres på. Således er der sket udskiftninger på centrale funktioner i RandersBolig. RandersBolig har i regnskabsåret haft et negativt driftsresultat som følge af et ikke kostægte administrationsbidrag, dårlig økonomistyring og købet af administrationsbygningen på Marsvej. Der har tidligere været uhensigtsmæssige processer ved behandlingen af regnskaber og budgetter i afdelingerne. Det er et omfattende arbejde at vende situationen i RandersBolig. Det har været nødvendigt, at andelshaverne indskød midler i selskabet for at sikre den fortsatte drift. Selskabet arbejder for at rette op på økonomien, som vil blive fulgt af forvaltningen. Det blev på dialogmødet aftalt at: RandersBolig indsender budget for 2013 (budgettet er indsendt). RandersBolig prioriterer indsatsen mod de afdelinger i boligorganisationerne, der har størst vanskeligheder Forvaltningsrevision i gangsættes i RandersBolig administrerer de boligorganisationer med størst vanskeligheder. Derfor er den igangværende omlægning af organisationen i RandersBolig med hjælp fra DAB vigtig for at få ordentlig styr på den fremtidige administration af boligforeningerne. Tilsynet er opmærksomt på nødvendigheden heraf og er derfor løbende i dialog med RandersBolig om, hvordan Randers kommune og tilsynet kan understøtte arbejdet. Tilsynet har indkaldt RandersBolig til et opfølgende dialogmøde primo marts, hvor RandersBolig forinden skal fremsende tidsplan for en handleplan for de nødvendige tiltag der skal ske i RandersBolig. Vurdering Boligorganisationernes regnskaber, styringsdialogen og opfølgningen herpå har efterladt tilsynet med den opfattelse, at der er boligforeninger, der har været administreret og drevet på ikke tilfredsstillende vis. For nogle boligforeninger har det medført store økonomiske vanskeligheder. De udfordringer boligorganisationerne har, kan ikke løses hurtigt. Det er tilsynets opfattelse, at samarbejdsaftalen mellem DAB og RandersBolig allerede har og vil medvirke til at forbedre forholdene i boligorganisationerne på lang sigt. Tilsvarende vurderes den

7 nyligt tiltrådte forretningsfører i Lejerbo at have positiv betydning for driften og administrationen af afdelingerne i Lejerbo Randers. Der tegner sig et billede af, at der generelt har været et ønske om at holde lejen i ro til trods for gennemførelsen af flere forbedringer og vedligeholdelsesarbejder. Boligorganisationer har ikke sørget for tilstrækkelige henlæggelser og har måttet stille kapital til rådighed for afdelingerne til vedligehold og forbedringer. På den måde har afdelingerne undgået de huslejestigninger, der ellers skulle finansiere vedligeholdelse og forbedringer. Det har belastet likviditeten i boligorganisationerne. Det er nødvendigt, at øge henlæggelserne og derfor gennemføre huslejestigninger i flere afdelinger for at sikre likviditeten i boligorganisationerne. Der er behov for over de næste år at foretage huslejestigninger i flere afdelinger for at rette op på økonomien i boligorganisationerne. Derfor er der udsigt til at lejeniveauet må forventes at skulle stige de kommende år, for at økonomien generelt kan forbedres i sektoren.