Bestyrelsens beretning 2013

Transkript

1 HAVEFORENINGEN RYHAVEN Korsvejen 39A 8660 Skanderborg cvr. Nr Bestyrelsens beretning 2013 Den beretning, du sidder med i hænderne lige nu, redegør for bestyrelsesarbejdet i Ryhaven fra den ekstraordinære generalforsamling i juni 2013 og året ud. En sæson i kolonihaven byder heldigvis på mange oplevelser, og kun brøkdel af dem når bestyrelsen. Derfor er det også svært at trække nogle frem i beretningen, når det kunne have været så mange andre. Bestyrelsen har forsøgt at komme omkring det, der har fyldt mest i bestyrelsesarbejdet og har umiddelbar interesse for medlemmerne. Det er svært at tænke på året 2013 uden at nævne branden i have 70. Her var ejeren lige ved at være færdig med huset efter flere års selvbyggeri, da ilden en nat brændte det ned til grunden. Heldigvis blev ilden opdaget af vågne naboer, som alarmerede brandvæsnet, og i dag er huset ved at blive genopbygget. Kort efter sæsonafslutningen i efteråret var flere huse udsat for indbrud. Der blev så vidt vides ikke stjålet noget særligt, men det var naturligvis til stor gene for lejerne. Politiet efterforskede indbruddene, men sagen blev siden henlagt. De bærende værdier for Ryhaven visioner for haveforeningens fremtid Sidste sommer valgte en ekstraordinær generalforsamling en helt ny bestyrelse. Den ny formand, Vibeke Brøndum, havde, som den eneste, været medlem af den foregående bestyrelse i tre måneder. Det har været en tidskrævende opgave for bestyrelsen at sætte sig ind i verserende sager og sætte den kurs, som vi blev valgt til. Bestyrelsen startede med at drøfte hvilke værdier, vi mener, skal være styrende for Ryhaven, og vi håber at få generalforsamlingens tilkendegivelse af, om det er de værdier og visioner den kommende bestyrelse også skal styre efter. Bestyrelsen har sat sig som mål at gøre Ryhaven til en haveforening, som er til gavn og glæde for sine medlemmer og gæster er kendetegnet af åbenhed og gennemskuelighed består af medlemmer, der kender hinanden og giver plads til hinandens forskelligheder giver medlemmerne lyst til at deltage aktivt i foreningens dagligdag og beslutninger på forskellig vis Metoder til at nå visionerne: Modernisering af foreningen og øget medlemsdemokrati Gennemgang af forretningsorden, vedtægter og ordensregler gøre regler lettere at forstå Modernisering og tilpasning af byggeregulativerne Offentlig venteliste og gennemskuelig salgsprocedure

2 Tættere dialog med medlemmerne o Hjemmeside - RyhaveNYT o Facebook o Sms o Opslagstavler o velkomstmøde for nye medlemmer o Tæt dialog også når der er problemer med både nybygninger, orden og betaling Inddrage medlemmer i beslutningerne ved at lægge flere ting ud i udvalg under bestyrelsen o Vurderingsudvalg o Aktivitetsudvalg o Byggeudvalg Afholde aktiviteter så medlemmerne lærer hinanden at kende og får inspiration til havelivet Bestyrelsen lader sig inspirere af andre kolonihaver Ny bestyrelse og nye rutiner Som konsekvens af visionerne reviderede bestyrelsen sin forretningsorden og på især tre punkter, har vi ønsket en modernisering for at arbejde hen mod vores visioner: 1. vi har ikke længere tavshedspligt, så bestyrelsesmedlemmer må nu omtale beslutninger og drøftelser taget på bestyrelsesmøderne (undtaget naturligvis personsager), 2. vi har gjort bestyrelsesbeslutninger tilgængelige i redigeret form på hjemmesiden (Ryhave- NYT) og 3. vi har inddraget suppleanterne aktivt i bestyrelsesarbejdet (uden stemmeret) Bestyrelsen er begyndt at arkivere alle dokumenter digitalt, så vi alle har adgang til dem via internettet uden at være i klubhuset. På samme vis er regnskabet nu digitaliseret og internetbaseret. Det gør adgangen lettere, ligesom det for fremtiden vil blive lettere at udsende regninger. Vores kasserer, Lene Jørgensen, har igennem året gjort et stort arbejde for at skaffe adresser fra hovedparten af medlemmerne, så vi fremover kan udsende breve og medlemsopkrævninger via e- mail og sparer portoen. Bestyrelsen opfordrer alle, der bruger , til at give Lene adressen, så vi kan få flest mulige med på den digitale e-postliste. Vi har afholdt seks bestyrelsesmøder på seks måneder i 2013 samt et antal udvalgsmøder, møder med kommunen, møder i Århuskredsen, med formanden for kolonihaveforbundet og den nye sydøstjyllands kreds, kurser i kolonihaveforbundet, samt en heftig korrespondance mellem møderne og skriftlig korrespondance med både kommune og kolonihaveforbund. Der har været et par sager om misligholdte haver, og vi har undgået at ophæve lejemål ved personlig og vedholdende kontakt med de berørte medlemmer. Alt i alt en langt større arbejdsopgave end nogen af de nyvalgte bestyrelsesmedlemmer havde forestillet sig. Og i efteråret ønskede Martin Stentebjerg ikke længere at være medlem af bestyrelsen, så Anne Marie Brandt Madsen trådte ind i bestyrelsen. Gennemskuelig salgsprocedure og offentlige ventelister I 2013 har ti haver fået nye ejere, og vi ønsker de nye medlemmer velkommen! Offentlige ventelister og præcisering af proceduren for køb og salg af huse på hjemmesiden skal gøre handlen med huse mere gennemskuelig og i samme forbindelse gøre op med penge under

3 bordet. For fremtiden består Ryhavens venteliste af en intern liste for medlemmer, der ønsker at få et andet hus i kolonihaven og en ekstern liste for interesserede udenfor foreningen. Huse bliver solgt efter følgende prioritering: 1. familie til sælger (nærtstående) 2. intern venteliste (aktuelle havelejere i Ryhaven) 3. ekstern venteliste 4. sælger finder selv en køber Huse, der ikke bliver solgt til sælgers familie, bliver slået op på hjemmesiden og på opslagstavlerne samtidig med, at de, der står på ventelisten, får besked. For at give nye medlemmer den tilgængelige viden om husets tilstand, før de køber, vil vurderingsrapporten (grundlaget for maksimumprisen og statusrapport på husets tilstand) komme til at ligge tilgængelig på hjemmesiden, når et hus kommer til salg. Der er også indført en ny rutine omkring betaling af huse, som fremover foregår gennem haveforeningen. Pengene indbetales til foreningens kasserer, der modregner evt. skyldige beløb, før pengene videreføres til sælger. Bestyrelsen ønsker på alle mulige måder at modarbejde penge under bordet, og vi har drøftet, om vi skal nægte at medvirke til salg af huse, hvis vi får viden om, at sælger forlanger mere for huset, end det er vurderet til. Se mere om salg af huse og ventelisterne på hvor du også kan læse, hvordan du kommer på venteliste. Kredsen og kolonihaveforbundet 2013 var store kursus-år for bestyrelsen. Vibeke Brøndum, Poul Schack og Iben Baadsgaard deltog i Kolonihaveforbundets kursus i bestyrelsesansvar og Vibeke Brøndum, Poul Schack og Lene Jørgensen i forbundets kursus i vurdering af haver til salg. Udover bestyrelsen var Bent Jørgensen og Keith Ridgewell med på vurderingskurset. Der har været forskellige møder og kontakter med Århuskredsen, som tager sig af Ryhavens byggetilladelser. Det har været vanskeligt at samarbejde med Århuskredsen, der ikke altid er opmærksom på, at Ryhaven har andre byggeregler fra Skanderborg Kommune end de gængse i Århus. Det betød, at bestyrelsen ikke fik sin plan for lovliggørelse af have 42 igennem (se senere), og at der blev givet en ulovlig godkendelse af et nybyggeri, som vi siden har hjulpet ejeren med at søge dispensation til fra Skanderborg Kommune. På sidste års generalforsamling blev ganske kort orienteret om, at Skanderborg Kommune har fundet en række haver, som ikke overholder brandmyndighedernes krav om fem meter mellem bygninger. Den nye bestyrelse har været i tæt dialog med både kolonihaveforbundet og kommunen for at få så god en løsning på dette som muligt. Vi startede med at søge udsættelse, da kommunen havde forlangt en lovliggørelse, som betød at flere huse skulle flyttes, inden den 1. august Herefter gik bestyrelsen havevandring og skaffede sig overblik over situationen ved måle alle haver op. Kort fortalt ligger landet sådan, at 48 af kolonihaverne har bygninger, som ikke lever op til femmeter reglen. Vi har i samarbejde med Skanderborg kommune lagt en plan for en lovliggørelse og inviterede alle medlemmer til møde om problemstillingen den 5. februar På mødet blev vi enige om, hvordan bestyrelsen arbejder videre med sagen og hvordan medlemmerne støtter op

4 om arbejdet. Se referat af mødet på som også udsendes til alle medlemmer med referatet af generalforsamlingen. For at undgå fremtidige ulovlige byggerier af samme karakter besluttede bestyrelsen i efteråret, at hver byggeansøgning får tilknyttet en kontaktperson fra bestyrelsen. Kontaktpersonen fører tilsyn med byggeriet, og medlemmet kan få råd og vejledning. Medlemsinvolvering øget medlemsdemokrati I sommer fik Ryhaven en ny hjemmeside. Og som noget helt nyt fik vi RyhaveNYT, som er en nyhedsstrøm med både store og små historier fra både kolonihavelivet og bestyrelsen samt bestyrelsesmøderne. På den måde bliver referatet fra bestyrelsesmøderne offentliggjort i en form, der er mere læsevenligt og relevant for medlemmerne. Hjemmesiden lægger så småt også op til, at medlemmerne deler både meninger, gode råd og ting og sager. På hjemmesiden kan man for eksempel gøre opmærksom på ting, man har til salg eller forærer bort. Da bestyrelsen ved, at nogle medlemmer ikke bruger internettet, bliver de væsentligste nyheder også hængt op på opslagstavlerne i haven. Facebook er et godt sted til dialog, og derfor er Ryhaven nu også aktiv der. Facebook gruppen giver medlemmer mulighed for at udveksle foto og gode erfaringer samtidig med at bestyrelsen gør opmærksom på nyheder på hjemmesiden. Facebook og hjemmesiden skal udover at fremme informationerne til medlemmerne også ses som et visitkort og en reklamesøjle for Ryhaven, som skal gøre nye medlemmer opmærksomme på haveforeningen, og dermed gøre det muligt at sælge kolonihavehuse, når nogen ønsker det. Som noget nyt afholdt bestyrelsen i efteråret et velkomstmøde for nye medlemmer, og det fik ros fra deltagerne. Meningen er at gøre nye medlemmer bekendt med både bestyrelsen og hinanden, så det bliver lettere at finde informationer og føle sig hjemme i Ryhaven. I særlige situationer sender bestyrelsen kollektive sms er ud til de medlemmer, vi har mobilnummer på. For eksempel fik medlemmerne en sms-varsling om bestyrelsens havevandring og blev bedt om at sørge for, at bestyrelsen kunne få adgang til deres haver, og der kom besked ud, da vandet blev lukket for vinteren. Forhåbentlig er medlemmerne tilfredse med denne service. For to år siden fik det gammelkendte vurderingsudvalg selskab af et aktivitetsudvalg under bestyrelsen. I år valgte bestyrelsen at udvide med et byggeudvalg, som skulle gennemtrævle både byggeregler, deklaration og vedtægter for at se, om der er steder, hvor vi kan gøre det hele mere enkelt og mere tidssvarende. Udvalget bestod af Morten Ørtoft (udenfor bestyrelsen) og bestyrelsesmedlemmerne Martin Stentebjerg og Poul Schack. Efter Mortens død og Martin trådte ud af byggeudvalget består udvalget af John Klausen (have 17) og bestyrelsesmedlem Poul Schack. Fra 2014 træder Vibeke Brøndum (bestyrelsesmedlem) og Anita Kjær (have 9) også ind i udvalget. Interesserede kan henvende sig til udvalgets medlemmer, hvis man også har lyst til at bidrage. Udvalget er åbent for interesserede og skal i det kommende år blandt andet forberede en lokalplan for Ryhaven. Også aktivitetsudvalget er åbent for nye medlemmer og det i en sådan grad, at bestyrelsen beder om forstærkning af udvalget på den kommende generalforsamling. I skrivende stund arbejder bestyrelse stadig på at løse problemet med have 42. Vi har indgået en aftale med den tidligere lejer om opfyldelse af vores vedtægter samt lovliggørelse af huset. Hvis det sker, kan haven overdrages til den tidligere lejer igen ellers bliver den sat til salg. Bestyrelsen havde håbet, at sagen var afsluttet, men samarbejdsvanskelighederne med Århuskredsen har atter trukket løsningen i langdrag.

5 Vi ses til generalforsamling Sidste år var Ryhaven ikke med i Kolonihaveforbundets havepræmiering, og generalforsamlingen besluttede, at aktivitetsudvalget fremover skulle udvælge haver til præmiering. Det er en af de opgaver, som er blevet nedprioriteret i år. Og derfor bliver der ingen præmieuddeling i år, men næste år bliver et antal haver atter vurderet af forbundets konsulent til præmiering ved næste generalforsamling. Når vi på generalforsamlingen skal vælge medlemmer til 13 tillidsposter, kommer vi til at mærke, at to af vores aktive medlemmer ikke er her mere. I efteråret døde Morten Ørtoft (have 58) og et par måneder senere døde Kirsten Nielsen (have 79). Både Kirsten og Morten var aktive i vurderingsudvalget og Morten lagde også kræfter i både aktivitets- og byggeudvalget samt som revisor. De vil blive savnet både i dagligdagen og i foreningens arbejde Bestyrelsen ønsker under debatten om beretningen, at generalforsamlingen især drøfter to emner fra beretningen: 1. Visioner og værdier for fremtidens kolonihaveforening 2. Medlemsinvolvering Skal vi have mere og evt. hvad? o o Var det en ide med et åbent medlemsmøde i august? Skal den første halve time af bestyrelsesmøderne være åbne for henvendelser fra medlemmerne (anmeldes på forhånd) Vi glæder os til at se både nye og gamle ansigter på generalforsamlingen til mange gode og konstruktive diskussioner. Med venlig hilsen Februar 2014 Vibeke Brøndum Lene Jørgensen Poul Schack Formand Kasserer Næstformand Anne Marie Brandt Madsen Bestyrelsesmedlem Iben Baadsgaard Sekretær