ScanPas. brugervejledning

Transkript

1 brugervejledning

2 Indholdsfortegnelse Generelt... 3 Ind i...3 Ændring af adgangskode...6 Forespørgsel - medarbejderdata Udvalgte medarbejderoplysninger...13 Alle centrale oplysninger...20 Fravær Fraværsreg. (alle typer)...25 Fraværsregistrering...31 Ferie Registrering af ferie...39 Slet en ferieperiode...47 Registrering af særlige feriedage, hele dage...51 Registrering af særlige feriedage, del af dag...60 Udskriv feriekalender...69 Ajourføring af ferie ved fratræden...74 Forespørgsel, ferieregnskab, aktuelt år...78 Overfør ferie...83 Anvis ikke afholdte særlige feriedage...91 Registrering af planlagt ferie Kontaktoplysninger Opret ny medarbejder Opret kontaktoplysninger på person Funktionsbeskrivelse på person Arbejdssted for person Forlæng aktiv periode Deaktiver person Kontaktoplysninger på sted Opret kontaktoplysninger på sted Opret lokaler på sted Side ii

3 Generelt Ind i 1. Klik på Ansatte Side 3

4 2. Klik på Administration Side 4

5 3. Klik på It og administrative systemer 4. Klik på 5. Proceduren er slut. Side 5

6 Ændring af adgangskode Denne proses viser hvordan man ændrer adgangskode 1. Klik på System Side 6

7 2. Peg på Grunddata Side 7

8 3. Klik på Ændring af adgangskode 4. Indtast de ønskede oplysninger i Indtast gammel adgangskode. Indtast "xxx456". Side 8

9 5. Indtast de ønskede oplysninger i Indtast ny adgangskode. Indtast "xxx789". Side 9

10 6. Indtast de ønskede oplysninger i Genindtast ny adgangskode igen af hensyn til evt. stavefejl. Indtast "xxx789". Side 10

11 7. Klik på Gem adgangskode Side 11

12 8. Klik på OK knappen. 9. Proceduren er slut. Side 12

13 Forespørgsel - medarbejderdata Udvalgte medarbejderoplysninger 1. Klik på Medarbejder Side 13

14 2. Peg på Forespørgsel Side 14

15 3. Klik på Udvalgte medarbejderoplysninger. 4. Indtast de ønskede oplysninger i Medarbejder. - benyt evt. [Vis værdier]. Indtast"DDMMYYXXXX". 5. Tryk på [F2]. Side 15

16 6. På fanebladet Stamoplysninger kan du se grunddata for den ansatte Side 16

17 7. På fanebladet Lønoplysninger kan du se: Udvalgte medarbejderoplysninger Tillægsløndele vises ikke her, men kun i 'Alle centrale oplysninger' Side 17

18 8. På dette faneblad kan du se den ansattes: Indplacering Lønanciennitet Orlovsperioder Ansættelsesbrøk Side 18

19 9. Hvis medarbejderens løn konteres på mere end een konto kan det ses på dette faneblad. 10. Proceduren er slut. Side 19

20 Alle centrale oplysninger 1. Peg på Forespørgsel Side 20

21 2. Klik på Alle centrale oplysninger. Side 21

22 3. Indtast de ønskede oplysninger i Medarbejdernr. - benyt evt. [Vis værdier]. Indtast "DDMMYYXXXX". 4. Tryk på [F2]. 5. På dette faneblad kan du se grunddata for en ansat Side 22

23 6. På dette faneblad kan du den ansattes aktuelle lønforhold Side 23

24 7. På dette faneblad kan du se den ansattes: Indplacering Lønanciennitet Orlovsperioder Ansættelsesbrøk 8. Hvis medarbejderens løn konteres på mere end een konto kan det ses på dette faneblad. 9. Proceduren er slut. Side 24

25 Fravær Fraværsreg. (alle typer) 1. Ind i Fravær Peg på Registrering Side 25

26 2. Tryk på Fraværsreg. (alle typer) Side 26

27 3. Indtast Personnummer uden bindestreg i Medarbejdernr. "DDMMYYXXXX" 4. Tryk på [Tab]. 5. Tast Fraværskoden i Kode - tryk evt. [Vis værdier] Tryk TAB 6. Indtast de ønskede oplysninger i Startdato (DDMMYYYY) Indtast " ". 7. Tryk på [Tab]. Side 27

28 8. Tryk på [PIL NED] for ny linie Side 28

29 9. Indtast personnummer i Medarbejdernr. - tryk evt. [Vis værdier] 10. Efter sidste registrering: Tryk på [F9] for at gemme Side 29

30 11. Vælg JA eller NEJ for hver fraværsregistrering. 12. Proceduren er slut. Side 30

31 Fraværsregistrering 1. Vælg Registrering Klik på Fraværsregistrering Side 31

32 2. Indtast de ønskede oplysninger i Indtast medarbejdernummer - tryk evt. [Vis værdier] feltet. Indtast"DDMMYYXXXX". 3. Tryk på [F2]. Side 32

33 4. Placer markøren på en tom linie. Hvis der ikke er en tom linie tryk F5 Side 33

34 5. Klik på Indtast en fraværskode - benyt evt. [Vis værdier] Side 34

35 6. Vælg fraværskode og tryk OK Side 35

36 7. Indtast de ønskede oplysninger i Indtast første fraværsdag feltet. Indtast " ". 8. Indtast de ønskede oplysninger i Indtast sidste fraværsdag feltet. Indtast " ". 9. Tryk på [Tab]. Side 36

37 10. Tryk F9 eller klik Udskriv fraværserklæring for at gemme eller gemme/udskrive 11. Proceduren er slut. Side 37

38

39 Ferie Registrering af ferie 1. Klik på Ferie Side 39

40 2. Klik på Ferieregistrering, aktuelt år Side 40

41 3. Indtast Personnummer i Medarbejdernr. - tryk evt. [Vis værdier] Indtast"DDMMYYXXXX". 4. Tryk på [F2] for at fremsøge. 5. Alle typer ferie registreres på kode 01 og bliver automatisk ændret til korrekt ferietype, når data gemmes. Systemet vil trække fra Anden ferie først, derefter Ferie med løn og endeligt Ferie uden løn. Indtast"01". Side 41

42 6. Indtast dato i Første feriedag Indtast fx " ". Side 42

43 7. Indtast dato i Sidste feriedag Indtast fx" ". Side 43

44 8. Tryk på [Tab] hvorefter antallet af feriedage beregnes. Side 44

45 9. Tryk på [F9] for at gemme. 10. Tryk på [Enter] eller klik på OK 11. I dette tilfælge har systemet har fordelt feriedagene, så de første 20 dage er rettet til Ferie med løn og den sidste dag til Ferie uden løn. Lønsektionen vil nu kunne trække oplysningerne, så medarbejderen ved næste lønkørsel vil blive trukket for en dags ferie. 12. Klik på Saldiopgørelse, hvis du ønsker at se ferieoptjeningen og restferie mv. Side 45

46 13. Her er oplysninger om medarbejderens hovedansættelsessted, ferieoptjeningen, hvor mange dage der er afholdt, om der er anvist feriedage til betaling og om der er registreret overførsel af feriedage til det kommende ferieår. 14. Proceduren er slut. Side 46

47 Slet en ferieperiode 1. Peg på Registrering Side 47

48 2. Klik på Ferieregistrering, aktuelt år Side 48

49 3. Indtast Personnummer i Medarbejdernr. - tryk evt. [Vis værdier] Indtast"DDMMYYXXXX". 4. Tryk på [F2]. 5. Klik på den linie, som ønskes slettet. 6. Tryk på [Skift+F5] for at slette linien. Side 49

50 7. Tryk på [Enter] eller klik på OK. Hvis du fortryder, skal du klikke på Fortryd! 8. Proceduren er slut. Side 50

51 Registrering af særlige feriedage, hele dage 1. Klik på Ferie menuen. Side 51

52 2. Peg på Registrering menuen. Side 52

53 3. Klik på Ferieregistrering, aktuelt år 4. Indtast Personnummer i Medarbejdernr. - tryk evt. [Vis værdier] Indtast"DDMMYYXXXX". 5. Tryk på [F2]. Side 53

54 6. Klik på en ledig linie. Hvis alle linier er udfyldt, tast F5 for at få en blank linie. Indtast "04" for særlige feriedage - benyt evt. [Vis værdier] 7. Tryk på [Tab] for at komme til næste felt. Side 54

55 8. Indtast dato i Første feriedag Indtast fx. " ". 9. Tryk på [Tab] for at komme til næste felt. Side 55

56 10. Indtast dato i Sidste feriedag Indtast fx " ". 11. Tryk på [Tab]. Side 56

57 12. Antallet af Særlige Feriedage udfyldes automatisk. Tryk på [F9] for at gemme. 13. Klik på OK knappen. Side 57

58 14. Klik på Saldiopgørelse Side 58

59 15. På dette faneblad kan du se hvad der er tildelt af ferie og særlige feriedage samt antallet af afholdte og/eller anviste dage. Desuden ses saldi for restferie. 16. Klik på Skærmprint hvis du ønsker at printe alle ferieoplysninger ud på denne person. 17. Proceduren er slut. Side 59

60 Registrering af særlige feriedage, del af dag 1. Klik på Ferie Side 60

61 2. Peg på Registrering Side 61

62 3. Klik på Ferieregistrering, aktuelt år 4. Indtast Personnummer i Medarbejdernummer - tryk evt. [Vis værdier] Indtast fx "DDMMYYXXXX". 5. Tryk på [F2]. Side 62

63 6. Klik på en ledig linie. Hvis alle linier er udfyldt, tast F5 for at få en blank linie. Indtast"04" for særlige feriedage - benyt evt. [Vis værdier] 7. Tryk på [Tab] for at komme til næste felt. Side 63

64 8. Indtast dato i Første feriedag Indtast fx " ". 9. Tryk på [Tab] for at komme til næste felt. Side 64

65 10. Indtast dato i Sidste feriedag Indtast fx. " ". 11. Tryk på [Tab]. Side 65

66 12. Antal særlige feriedage beregnes automatisk, men kan overskrives Indtast fx "2,500". 13. Tryk på [F9]. 14. Klik på OK knappen. Side 66

67 15. Klik på Saldiopgørelse hvis du ønsker at se tildeling og restsaldi. Side 67

68 16. Her kan du se hvor mange dage personen har fået tildelt af ferie og særlige feriedage, hvor mange dage der er brugt eller evt anvist samt hvor mange dage, der er til rest. 17. Proceduren er slut. Side 68

69 Udskriv feriekalender 1. Klik på Ferie menuen. Side 69

70 2. Klik på Kalender, aktuelt ferieår i menuen hvis du ønsker at udsrkive kalender for indeværende år, eller Kalender, planlagt ferie, hvis du ønsker at udskrive kalender for det kommende ferieår Side 70

71 3. Indtast de ønskede oplysninger i feltet. Indtast f.eks."7670". Side 71

72 4. Indtast den ønskede måned i feltet i formatet MMYYYY, i dette tilfælde ønskes kalender for marts Indtast fx "032008". 5. Klik på Rapport Side 72

73 6. 7. Proceduren er slut. Side 73

74 Ajourføring af ferie ved fratræden 1. Ind i Ferie Klik på Ferieregistrering, aktuelt år Side 74

75 2. Indtast Personnummer i Medarbejdernr. - tryk evt. [Vis værdier] Indtast"DDMMYYXXXX". 3. Tryk på [F2]. Side 75

76 4. VIGTIGT!! Kontroller om al ferie er registreret. Hvis der mangler registreringer, skal de påføres inden der markeres her. Angiv dato for hvornår personen fratræder i Ajourført ved afgang pr. Hvis medarbejderen fortsætter et andet sted på KU, skal ferie ikke afregnes og feltet må ikke udfyldes. 5. Tryk på [Tab]. Side 76

77 6. Brugernavn og dato registreres automatisk. Tryk F9 for at gemme data 7. Proceduren er slut. Side 77

78 Forespørgsel, ferieregnskab, aktuelt år 1. Ind i Ferie Peg på Forespørgsel Side 78

79 2. Klik på Ferieregnskab, aktuelt år Side 79

80 3. Indtast de ønskede oplysninger i Institut/kontor (et stednummer) - tryk evt. [Vis værdier] Indtast fx "7600". 4. Tryk på [F2]. 5. Klik på Afdeling ' Tryk evt. [Vis værdier] 6. Tryk på Pil [Ned] eller [Op] for at bladre i de underliggende afdelingsnumre. Side 80

81 7. Tryk på [Ned] for at bladre videre Side 81

82 8. Tryk på [Ned] for at bladre videre 9. I stedet for at søge på institutnummer og bladre i de underliggende afdelinger, kan du søge direkte på afdelingsnummeret. 10. Proceduren er slut. Side 82

83 Overfør ferie 1. Klik på Ferie menuen. Side 83

84 2. Klik på Overfør restferie menuen. Side 84

85 3. Indtast de ønskede oplysninger i Afdeling - tryk evt. [Vis værdier] Indtast fx. "7670". 4. Tryk på [F2]. 5. Indtast det antal dage, der skal overføres. Årsag skal KUN udfyldes hvis antallet af dage overstiger 5. Side 85

86 6. Placer markøren på feltet ud for næste person, som skal have overført feriedage. Side 86

87 7. Indtast det antal dage, der skal overføres. Årsag skal KUN udfyldes hvis antallet af dage overstiger Tryk på [Tab]. Side 87

88 9. Klik på OK knappen. Side 88

89 10. Anfør årsag når mere end 5 dage overføres Tryk på [F10] for at få vist værdiliste til feltet. Side 89

90 11. Klik på OK knappen. 12. Tryk på [F9]. 13. Klik på OK knappen. 14. Proceduren er slut. Side 90

91 Anvis ikke afholdte særlige feriedage 1. Klik på Ferie menuen. Side 91

92 2. Klik på Ferieregistrering, gammelt år menuen. Side 92

93 3. Indtast Personnummer i Indtast et Medarbejdernr. - tryk evt. [Vis værdier] Indtast ex "DDMMYYXXXX". Tryk på [F2]. 4. På denne side kontrollerer du, om al afholdt ferie og særlige feriedage er registreret. Side 93

94 5. Klik på Saldiopgørelse hvis du ønsker at se antallet af ikke afholdte særlige feriedage. Side 94

95 6. Klik på Ferieregistrering for at komme tilbage til forsiden. Side 95

96 7. Når du klikker på boxen Klar til afregning af særlige feriedage? fremkommer et flueben. 8. Tryk på [Tab]. 9. Herefter udfyldes automatisk brugernavn og dato. Tryk på [F9] for at gemme Side 96

98 11. Når fluebenet er gemt kan du udskrive blanketten til anvisning af de særlige feriedage. Side 98

99 12. Klik på Ferie menuen. Side 99

100 13. Klik på Særlige feriedage (blanket) Side 100

101 14. Hvis du kun ønsker at udskrive en blanket for en enkelt medarbejder udfylder du personnummeret. 15. Har du markeret flueben på flere personer på et stednummer, skal du istedet udfylde stednummeret. Så bliver samtlige blanketter fra dette sted udskrevet. Side 101

102 16. Klik på Rapport 17. Proceduren er slut. Side 102

103 Registrering af planlagt ferie-ikke FÆRDIG Denne vejledning kunne ikke færdiggøres, skal derfor udskrives fra hjemmesiden medio maj Klik på Ferie menuen. 2. Klik på Ferieplanlægning, næste år menuen. 3. Proceduren er slut. Side 103

104

105 Kontaktoplysninger Opret ny medarbejder 1. Ind i Medarbejder Klik på Opr./vedligeh. personale Side 105

106 2. Inden en ny person oprettes i systemet er det vigtigt at tjekke om vedkommende er oprettet i forvejen på stednummeret. Angiv sted og CPR.nr. - benyt evt. [Vis værdier] hvor personen skal tilknyttes. Indtast fx"7770". Side 106

107 3. Indtast personnummer i feltet CPR.nr. - benyt evt. [Vis værdier] feltet. Indtast fx "DDMMYYXXXX". Side 107

108 4. Slet JA i feltet, så der bliver søgt på både aktive og deaktiverede ansættelsesforhold. 5. Tryk på [F2] for at udføre søgningen. 6. Denne søgning gav ingen resultat (se nederst i skærmbilledet), personen findes derfor ikke på det pågældende sted og kan oprettes. Klik på Opret ny person knappen. Side 108

109 7. Personnummer i CPR.nr. Indtast ex "DDMMYYXXXX". 8. Tryk på [Tab]. Side 109

110 9. Hvis personen findes på et andet stednummer, vil advarslen fremkomme. Klik på OK knappen. Side 110

111 10. Navnet indlæses automatisk. Indtast det stednummer, hvor personen skal tilknyttes. Benyt evt. [Vis værdier] Indtast eks. "7770". Side 111

112 11. Hvis du er ved at oprette en nyansat, skal typen være "N" Hvis personen er ekstern, altså ikke får udbetalt løn fra KU (fx. konsulenter eller fratrådt videnskabeligt personale) skal typen være "X". Side 112

113 12. Indtast ansættelsesdato i Start (dd/mm-yyyy). Indtast fx" ". 13. Tryk på [Tab]. Side 113

114 14. Indtast fratrædelsesdato i Slut (dd/mm-yyyy). Indtast fx " ". Systemet kræver en slutdato uanset at personen er fastansat. Slutdatoen vil i så fald blive slettet ved næste lønbåndsindlæsning. En fornuftig slutdato vil forhindre at personer med midlertidig ansættelse/adgang ikke bliver "hængende" i systemet. 15. Klik på Opdater knappen eller gem med F9. Side 114

115 16. Udfyld Gruppe ( = løngruppe) - benyt evt. [Vis værdier). Hvis løngruppen ikke udfyldes, vil personen ikke få adgang til de systemer, som vedkommende skal kunne benytte, fx. Absalon eller Økonomiportalen. Feltet har indflydelse på personens menustruktur på PunktKU. Side 115

116 17. Klik på en post på, vælg den korrekte løngruppe på listen eller, som det mindst krav vælg en "overgruppe" fx 100 for en VIP. Side 116

118 19. Udfyld Primær uden mellemrum Side 118

119 20. Udfyld telefon Primær og indtast det 8-cifrede telefonnummer uden mellemrum eller +45 fx " ". 21. Tryk på [F9]. 22. Proceduren er slut. Side 119

120 Opret kontaktoplysninger på person 1. Klik på Opr./vedligeh. personale Side 120

121 2. Indtast de ønskede oplysninger i CPR. nr. - benyt evt. [Vis værdier] Indtast"DDMMYYXXXX". Tryk F2 for at søge. Side 121

122 3. Klik på Indtast art - benyt evt. [Vis værdier] Side 122

123 4. Vælg den ønskede type og klik på OK 5. Klik på OK 6. Registrer de ønskede data i feltet og gem med F9 7. Proceduren er slut. Side 123

124 Funktionsbeskrivelse på person 1. Klik på Opr./vedligeh. personale Side 124

125 2. Indtast de ønskede oplysninger i CPR.nr. - benyt evt. [Vis værdier]. Indtast fx "DDMMYYXXXX". 3. Tryk på [F2]. 4. Klik på Funktion. 5. Klik på det felt du ønsker at registrere eller rette i. Side 125

126 6. Indtast eksempelvis de ønskede oplysninger i Funktion (telefonbog) - benyt evt. [Vis værdier]. 7. Tryk på [F9]. 8. Proceduren er slut. Side 126

127 Arbejdssted for person 1. Klik på Opr./vedligeh. personale Side 127

128 2. Indtast Personnummeri CPR.nr. - benyt evt. [Vis værdier] Indtas fx "DDMMYYXXXX". 3. Tryk på [F2]. 4. Klik på Arbejdssted Side 128

129 5. Indtast de ønskede oplysninger i Lokal enhed eller benyt evt. [Vis værdier] Indtast fx. "ID-kortenheden". 6. Tryk på [F9]. 7. Proceduren er slut. Side 129

130 Forlæng aktiv periode 1. Klik på Opr./vedligeh. personale Side 130

131 2. Indtast de ønskede oplysninger i CPR. nr. - benyt evt. [Vis værdier] Indtast fx "DDMMYYXXXX". 3. Tryk på [F2]. Side 131

132 4. For at holde en ansat "systemaktiv" ud over ansættelsesperiodens slutdato, kan feltet udfyldes med en ny dato. Feltet vil blive slettet ved næste lønbåndsindlæsning hvor den nye slutdato vil blive indlæst i stedet. Vær opmærksom på, at der tillige skal sendes besked til Personalesektionen. Feltet kan kun udfyldes i umiddelbar tilknytning til ansættelsens udløb. Er der gået længere tid skal personen oprettes som nyansat i stedet. 5. Indtast de ønskede oplysninger i Forlænges til (dd/mmyyyy). Indtast eks." ". 6. Tryk på [F9]. 7. Proceduren er slut. Side 132

133 Deaktiver person 1. Klik på Opr./vedligeh. personale Side 133

134 2. Indtast Personnummer i CPR. nr. - benyt evt. [Vis værdier]. Indtastv fx "DDMMYYXXXX". 3. Tryk på [F2]. Side 134

135 4. Klik på Deaktiver/Aktiver 5. Tryk på [F9]. 6. Proceduren er slut. Side 135

136

137 Kontaktoplysninger på sted Opret kontaktoplysninger på sted 1. Klik på Opdater sted/lokale Side 137

138 2. Indtast de ønskede oplysninger i Sted - benyt evt. [Vis værdier]. Indtast fx. "7670". 3. Tryk på [F2]. Side 138

139 4. Klik på Art - benyt altid. [Vis værdier] Side 139

140 5. Dobbeltklik på den ønskede post på listen eller marker den og tryk OK. 6. Indtast de ønskede oplysninger i Nr. Indtast fx " ". 7. Tryk på [F9]. 8. Proceduren er slut. Side 140

141 Opret lokaler på sted 1. Klik på Opdater sted/lokale menuen. Side 141

142 2. Indtast de ønskede oplysninger i Sted - benyt evt. [Vis værdier]. Indtast fx "7670". 3. Tryk på [F2]. Side 142

143 4. Klik på Lokale Side 143

144 5. Klik på Lokale navn 6. Indtast de ønskede oplysninger (Navnet er valgfrit) Indtast fx. "Mødelokale". 7. Tryk på [Tab]. Side 144

145 8. Indtast de ønskede oplysninger i Bygning - benyt evt. [Vis værdier] Indtast fx. "Museumshuset". 9. Tryk på [Tab]. Side 145

146 10. Indtast de ønskede oplysninger i Lokale nr. - benyt evt. [Vis værdier]. Indtast fx "5.3.21". Side 146

147 11. Tilknyt oplysninger til det lokale, der er markeret med blå farve. Klik på Art - benyt altid [Vis værdier] Side 147

148 12. Dobbeltklik på den ønskede post på listen eller marker den ønskede og klik på OK Side 148

149 13. Indtast de ønskede oplysninger i Nr.. Indtast fx " ". 14. Tryk på [F9]. 15. Proceduren er slut. Side 149