Oprettelse og håndtering af allokationer

Transkript

1 Oprettelse og håndtering af allokationer 8. juli 2015 Ekstern Version 1.2 Dansk Det er i VP Boxoffice muligt at allokere nogle af dine pladser til forskellige formål fx til kørestols- og ledsagerpladser, til lydanlæg, til et pre-sale, til en særlig firma- eller rabataftale, sponsorer osv. Du kan have mange forskellige typer af allokationer på samme forestilling, på tværs af både priszoner og sektioner i din sal hvad enten den er nummereret eller u-nummereret. På en hurtig, nem og overskuelig måde kan du administrere og distribuere dine pladser. Se hvordan i denne manual. Mosedalvej 14

2 Oprettelse og håndtering af allokationer Det er i VP Boxoffice muligt at allokere nogle af dine pladser til forskellige formål fx til kørestols- og ledsagerpladser, til lydanlæg, til et pre-sale, til en særlig firma- eller rabataftale, sponsorer osv. Du kan have mange forskellige typer af allokationer på samme forestilling, på tværs af både priszoner og sektioner i din sal hvad enten den er nummereret eller u-nummereret. På en hurtig, nem og overskuelig måde kan du administrere og distribuere dine pladser. 1. Opret en ny allokationstype (nummereret og u-nummereret sal) Log ind i VP BoxOffice (boxoffice.billetlugen.dk). Fremsøg eventet på dashboardet, og klik dig ind på det. Klik på Alloker i bunden af skærmen. Mosedalvej 14 Side 2

3 Klik på knappen Ny allok.. Når du opretter nye allokationer, skal der udfyldes følgende: Kode: Kode er den betegnelse som allokationen vil have i BoxOffice. NB! Forbogstavet vil blive vist i BoxOffice seatpicker. Type: Standard: Tælles med i den samlede kapacitet. Blokeret: Skal aldrig i salg, og tæller ikke med i den samlede kapacitet. Låst: Er ikke i salg, og tæller ikke med i den samlede kapacitet. Kørestol: Tælles med i den samlede kapacitet. Distribution: Tælles med i den samlede kapacitet. Beskrivelse: Her kan du give din allokation en kort beskrivelse. Fx Kørestol, Artist, Mixer el.l. Frigiv automatisk: Hvis du ønsker, at din allokation skal udløbe efter en periode, så skal du sætte flueben her og udfylde dato samt tidspunkt for hvornår allokationen skal udløbe. For at afslutte og gemme din nye allokationstype, tryk Godkend. Mosedalvej 14 Side 3

4 2. Håndter allokationer: alloker pladser på nummereret sal. Søg din forestilling frem i VP Boxoffice (Boxoffice.billetlugen.dk), fra fanebladet dashboard (ligesom hvis du skulle sælge en plads), og klik dig ind på forestillingen. Klik på den sektion, hvor du ønsker at allokere pladser. Vælg de sæder som skal tildeles en allokation, og tryk på Alloker i bunden af skærmen. Vælg allokation i oversigten og tryk Godkend. Herefter vil dine valgte sæder være allokeret med den valgte allokation. Kodebogstavet ses på pladserne. Mosedalvej 14 Side 4

5 Vil du ændre på allerede allokerede pladser gør du på samme vis: Vælg blot sæderne (der er allokeret). Klik på alloker, og vælg de nye allokationer pladserne skal allokeres med. Fortryder du allokerede pladser, eller får du bare brug for at ophæve dem, da de måske ikke længere er aktuelle, vælger du pladserne, klik på alloker og vælg så Fjern allokering fra pladser. Du kan altid se det samlede antal allokerede pladser på forestillingen, i Boxoffice på oversigten i højre side af skærmen: Mosedalvej 14 Side 5

6 3. Håndter allokationer: alloker pladser på u-nummereret sal Søg din forestilling frem i VP Boxoffice (Boxoffice.billetlugen.dk), fra fanebladet dashboard, og klik dig ind på forestillingen. Book det antal pladser (i den sektion) du vil allokere. Klik på knappen Alloker i bunden af skærmen. Vælg den ønskede allokationstype (ved at klikke på den), og klik godkend. De 8 valgte pladser er nu allokeret. Du kan altid se det samlede antal allokerede pladser på forestillingen, i Boxoffice på oversigten i højre side af skærmen: Mosedalvej 14 Side 6

7 Når du skal vælge pladserne der er allokeret på en unummereret sektion, gør du følgende: Klik dig ind på sektionen. Benyt rullemenuen i venstre side, og vælg den allokeringstype du vil booke pladser fra. Når allokationen er valgt sælger eller reserverer du pladserne som du plejer. Eller hvis du har brug for at ændre allokationstypen: Vælg blot pladserne som nævnt herover (vælg sektion, vælg allokation i rulle menuen, vælg antal pladser og klik på tilføj til ordre). Når pladserne er valgt klikker du på knappen alloker og vælger en anden allokationstype, og klikker godkend. Fortryder du allokerede pladser, eller får du bare brug for at ophæve dem, da de måske ikke længere er aktuelle booker du pladserne, klikker på alloker og vælger så Fjern allokering fra pladser, og klik godkend. Mosedalvej 14 Side 7

8 4. Ændre på selve allokationsopsætningen Klik på Alloker i bunden af skærmen. Find den allokationstype, du ønsker at ændre, og klik på blyant-ikonet i højre side. Lav dine ændringer og klik Godkend. Dine ændringer er nu gemt. 2 VIGTIGE TING AT VIDE OM ALLOKATIONER: 1. Allokerede pladser vil IKKE kunne vælges i den almindelige købsproces på Billetlugen.dk. Disse pladser vil ikke være valgbare (dog kan man koble salg af allokerede pladser på et lukket link). 2. Det er kun de personer der får adgang til allokationstyperne, der vil kunne se dem, vælge dem og sælge dem i Boxoffice. For personer der ikke har adgang til allokationerne, vil det bare være spærrede pladser markeret med en stjerne, som de ikke kan klikke på (nummereret), eller ikke kan vælge i rullemenuen (unummereret). Mosedalvej 14 Side 8

9 5. Adgang til allokationer. Som udgangspunkt er det kun dig og den gruppe du tilhører, når du opretter allokationer, der får adgang til disse. For at give andre brugeres grupper adgang til (visse) allokationer, skal du gøre følgende: Gå ind under fanebladet forestillinger. Søg den pågældende forestilling frem. Ude i højre side af skærmen, udfor forestillingen: Klik på symbolet for adgangsrettigheder (de to mennesker). Under adgangsrettigheder vælger du nu fanebladet allokationer, derefter vælger du hvilken gruppe i venstre side det er du vil redigere adgangsrettighederne for. Du får nu allokationstyper, samt rettigheder vedrørende allokationer frem: Mosedalvej 14 Side 9

10 1 Du sætter blot flueben i de allokationstyper du ønsker, den valgte gruppe skal have adgang til. Husk! At trykke gem i nederste højre hjørne. (dette skal gøres for hver(!) gruppe, du redigerer adgange for. (Du kan dog også redigere for flere grupper på én gang. Den/de valgte grupper vil nu kunne se bogstavet for allokationstypen i BoxOffice, allokationsbeskrivelse mm. ved at klikke på pladsen. Vedkommende kan booke pladsen, reservere eller sælge denne. Bruger i gruppe der har adgang til allokation: Bruger i gruppe der ikke har adgang til allokation: 2. Skal gruppen desuden have adgang til håndtering af allokationstyper, skal du sætte flueben i overordnet allokations adgang. Herefter vælger du hvilke/hvilken af de tre rettigheder gruppen skal have adgang til: tilføj nye, rediger eksisterende, slet eksisterende. Husk at klikke Gem. 6. Rapportering Gå til fanen Rapporter i BoxOffice og træk rapport 23 Allokationsoversigt for at få et hurtigt og enkelt overblik over dine allokerede billetter (Husk at sætte flueben i inkluder blokerede/låste, hvis du også vil have disse med i rapporten). Har du ikke adgang til denne rapport: kontakt Venuepoint Support. (Se i øvrigt yderligere information om rapporter i manualen Rapporter ) Mosedalvej 14 Side 10