TIPS & TRICKS I EPOS PORTAL

Transkript

1 TIPS & TRICKS I EPOS PORTAL ERFAMØDE 9. APRIL 2013

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Systemindstillinger Portal Services Mail service Mail service ej kørt Workflow service Portal Indstillinger Portal login indstillinger Ugeview indstillinger Fraværsoversigt Diverse indstillinger Password Kompleksitet april 2013 Side 2

3 1 Indledning Dette dokument er udarbejdet i forbindelse med mødet i Erfagruppen Epos Portal for at informere om de opsætninger, der kan foretages/er foretaget af PBJ-konsulenten ved implementering og for at give inspiration til, hvordan de gældende opsætninger kan ændres. 2 Systemindstillinger Under Systemindstillinger er der følgende valgmuligheder: Værktøjer indeholder to programmer, hvor programmet Administration af lønsedler og saldokorrektioner bruges til indlæsning af feriesaldi samt lønsedler og rapporter. Portal Services og Portal Indstillinger indeholder begge vigtige indstillinger i forbindelse med den daglige brug af Epos Portal. Begge dele vil blive gennemgået i det følgende. Password Kompleksitet benyttes ved opsætning af krav til password. 3 Portal Services Under menupunktet Portal Services findes opsætning af Mail service og Workflow service. Begge dele angiver parametre for udsendelse/fremsendelse af mails. 9. april 2013 Side 3

4 3.1 Mail service Mail servicen slås til ved at sætte et flueben i feltet ud for Service slået til. I feltet Interval angives med hvilket interval, mail servicen søger efter mails at afsende. Det er Windowsservicen Epos Portal, der venter på en anmodning om, at der skal ske noget. Det kan for eksempel være registreringspåmindelser og interne beskeder. Det er en indstilling, der ikke skal ændres. SMTP-server er den mailserver, der afsender mails. Oplysning om SMTP-mailservernavnet fås hos egen (kundens) it-afdeling og tastes i feltet. Afsender er den mailadresse, der står som afsender på mails sendt fra Epos Portal. Vær opmærksom på, at afsendermailen kan blive fanget i spamfilteret, da mange firewalls ikke vil acceptere en mail sendt udefra med samme afsenderdomæne som det, virksomheden har. Notifikations URL benyttes ved klik på link til registreringer til godkendelse i den påmindelsesmail, der sendes ud til ledere og godkendere fra Epos Portal. Det er vigtigt, at feltet er korrekt udfyldt, da det er afgørende for, at linket virker. Det skal være den samme URL, som brugeren kender. 3.2 Mail service ej kørt Hvis mailservicen ikke er kørt, kan den genstartes af en person, der har administratoradgang til serveren. Her er vist et eksempel på, hvordan services kan vises. Nu bliver alle installeret med et genstartsprogram, som sikrer, at mailservicen genstartes efter en servergenstart. 9. april 2013 Side 4

5 3.3 Workflow service Workflow service indeholder opsætning af, hvilke påmindelser der ønskes sendt ud, samt hvor tit og på hvilke tidspunkter. Vær varsom med opsætningen og overvej hvad og hvor ofte, der skal sendes mails ud fra Epos Portal. Servicen slås til med et flueben i feltet ud for Service slået til : Administrativ bruger anvendes, hvis der i opsætningen vælges Leder som afsender, og der ingen leder er. Vælges til Administrator. Der skal angives Starttid, valg af ugedag(e) eller Datoer samt flueben i Aktiv, før en workflow sevice kører. De forskellige tjenester er: Registreringspåmindelse sender mail til alle, der ikke har registreret op til for eksempel 75 % af deres normtid hentet fra den kalender, de er tilknyttet. %-satsen angives under Opsæt. Registreringer til godkendelse påmindelse sender mail til alle medarbejdere med rollen Leder eller Godkender. Under Opsæt kan det vælges, om leder skal stå som afsender. 9. april 2013 Side 5

6 Fraværsovervågning - generelt Generelt omkring fraværsovervågning; informationsmail sendes til den/de mail(s), der er oprettet i feltet Modtager under Opsæt. Fraværsovervågning er aktiv for de lønarter, der er listet i feltet Lønarter. Både mailadresser og lønarter adskilles med ; semikolon. Fraværsovervågning Fraværsovervågningen sendes ved en bevægelse/registrering på de listede lønarter. Fraværsovervågning varighed Der sendes en mail til modtagere, når fraværet på de listede lønarter overskrider antallet af arbejdsdage, som er listet i feltet Fraværslængde. Det er vigtigt at notere sig, at der er tale om arbejdsdage, det vil sige antal dage, der er skraveret i Fraværsoversigten. Fraværsovervågning medarbejder Denne workflow service giver mulighed for at blive orienteret ved fravær indenfor for eksempel de første otte uger af et ansættelsesforhold. 9. april 2013 Side 6

7 4 Portal Indstillinger Portal indstillinger giver mulighed for at tilpasse Epos Portal på nogle få punkter. Det er stadig en generel opsætning, der gælder for alle brugere af portalen. Portal indstillinger er følgende, som bliver beskrevet nedenfor: Portal login indstillinger Ugeview indstillinger Fraværsoversigt Diverse indstillinger Afspadsering minimum Husk efter hver ændring at trykke på Gem opsætning nederst på skærmbilledet. 4.1 Portal login indstillinger Login indstillingerne giver mulighed for at huske brugerens login oplysninger fra gang til gang. Gem brugeroplysninger på klienten (anvender cookies) betyder, at fluebenet i Automatisk login virker. Giv mulighed for at logge automatisk på viser felt samt Automatisk login. Vælg automatisk login som standard betyder, at fluebenet ud for Automatisk login altid er sat. Når det sidste flueben er sat, vil Epos Portal altid gemme loginoplysninger på den sidste bruger, der har været logget på. Derfor er det et flueben, der skal sættes med varsomhed, specielt hvis der er flere brugere af portalen på den samme pc. 9. april 2013 Side 7

8 4.2 Ugeview indstillinger Anvendes ugeview til registrering, kan det her angives under hvilke kategorier, ugeview skal være aktivt, samt hvor mange dimensioner, der skal vises til brug for registreringen. Standard er Epos Portal sat op til visning af tre dimensioner. Ønskes det ændret, skal den pågældende config-fil tilpasses. Der kan være op til fire dimensioner. Den fjerde dimension er ikke knyttet til de øvrige tre. 4.3 Fraværsoversigt Her angives hvor mange dage, der som default skal vises, når fraværsoversigten åbnes. Vær opmærksom på, at det tager længere tid at loade en lang periode. 9. april 2013 Side 8

9 4.4 Diverse indstillinger Diverse indstillinger er en blandet liste. Vis advarsel ved lukning af registreringsvindue betyder, at der kommer en pop opboks, når man forsøger at lukke en registreringsformular på krydset i øverste højre hjørne. Vis stat menuer betyder, at Epos Portal viser menuer, der primært bruges af offentlige kunder PKAT opsætning. Vis ikke aktive medarbejdere betyder, at slås dette menupunkt til, så vises alle medarbejdere, der er i portalen både aktive og ikke aktive. Auto udfyld fraværs slutdato giver mulighed for ved fraværsregistrering, at slutdatoen altid bliver udfyldt med samme dato som i startdatoen. Afspadsering minimum giver mulighed for at sætte et minimum på afspadseringsordningen, der er mindre end april 2013 Side 9

10 5 Password Kompleksitet Kompleksiteten af password, der bruges til at logge på Epos Portal, bør svare til de krav, der bliver stillet til passwords generelt i virksomheden. 9. april 2013 Side 10