Sags- og ressourcestyring i Navision Stat

Transkript

1 Sags- og ressourcestyring i Navision Stat Opgaver Aarhus Universitet august/september 2012 Budgetkontoret Aarhus Universitet Katrinebjergvej 89 F 8200 Aarhus N Tlf.: budget@au.dk

2 INDHOLD Side 2/19 Indhold... 2 Overblik over sager... 3 Oprettelse af ny sag... 5 Opret sagsopgaver... 7 Budgettering planlægningslinjer... 9 Oprettelse af ressourcer Ressourceallokering - budget Opkrævninger... 17

3 OVERBLIK OVER SAGER Side 3/19 I denne øvelse skal du danne dig et indledende overblik over sager og sagsopgaver i Navision Stat. Sager Vi begynder med sager: Vælg Sager/Sager for at åbne et sagskort. Prøv at finde en konverteret sag fra dit eget område: Under fanen Sagsoplysninger er det gamle sags-/projektnummer, bogføringskredsnummer samt stedkode angivet. Benyt evt. disse felter i din søgning. Prøv at bladre gennem sagens faner og dan dig et indtryk af opbygningen og af hvordan data er konverteret. Hvilke dimensioner er påført sagen (vælg Sag/Dimensioner)? Svar: Sagsopgaver Du skal se sagens sagsopgaver: Stå på sagen og vælg Sag/Sagsopgavelinjer.

4 Side 4/19 Juster kolonneopsætningen (Vis/Vis kolonne), så følgende kolonner tilføjes: Kolonne Skema Ressource (Antal) Skema Ressource (Kostbeløb) Forbrug Ressource (Antal) Forbrug Ressource (Kostbeløb) Skema (Finans Drift Kostbeløb) Forbrug (Finans Drift Kostbeløb) Indhold Budgetterede ressourcetimer Budgettere ressourcebeløb (kr.) Bogførte ressourcetimer Bogføre ressourcebeløb (kr.) Budgettere finansomkostninger på driftskonti Bogførte finansomkostninger på driftskonti I datofelterne i toppen af vinduet (Bogføringsdatofilter og Planlægningsdatofilter) kan du indsætte datofiltre så hhv. realiserede og budgetterede filtreres. Prøv! Prøv at lukke alle vinduer. Vælg nu Sager/Sagsopgavelinjer og find sagsopgavelinjerne på dit projekt her. Dette er en alternativ måde at komme til sagsopgaveoversigten på.

5 OPRETTELSE AF NY SAG Side 5/19 Du skal oprette stamdata på en ny sag. Formålet er at give dig en bedre forståelse af sagsstrukturen og nogle af de styringsparametre, der knytter sig til sager. Opret sag Du skal først oprette sagen: Vælg Sag/Sager. Tast F3 for at oprette ny sag. Tast Enter for at tildele nummer til sagen. Indtast følgende data i følgende felter: Fanen Generelt Beskrivelse Forskningsprojekt + <dit navn> Faktureres til kundenr Ansvarlig XKLI Fanen Bogføring Sagsbogføringsgruppe PROJEKT Fanen Forløb Startdato Forventet slutdato Gruppeleder XKLI Projektleder

6 Administrator Bevillingshaver Fanen Sagsoplysninger XMSP XKLI Side 6/19 Bevillingsår 2012 Finansieringsart 5 Ressourcetidstype Allokering Gå tal fanen Bevillingsstyring. Klik på knappen Rediger bevillingsdata i bunden af skærmbilledet. Nu åbnes felterne for redigering. Indtast følgende: Fanen Bevillingsstyring Bevillingsgrupe 1143 Bevillingstypekode INDTÆGT Fanen Bevillingskørsler Overhead beregningsgrundlag Opsat med pct. Overhead typekode Angiv dimensioner på sagen Du skal påføre dimensioner på sagen: Vælg Sag/Dimensioner. Påfør dimensionerne: DELREGNSKAB 5 STED 2102

7 OPRET SAGSOPGAVER Side 7/19 Du skal oprette sagsopgaver på den nye sag. Opgaverne skal kopieres ind fra en skabelon. Kopier sagsopgaver fra skabelon Stå på sagskortet til sagen, du netop har oprettet. Vælg Funktion/Kopier sag. Udfyld følgende felter i formularen: Kopier fra Sagsnr. Kilde Medtag planlægningslinjetype Startdato Slutdato <Skabelonen> Sagsplanlægningslinjer Skema <Indsæt dags dato> <Indsæt dags dato> Kopier til Sagsnr. <Nummeret på din sag> Klik på OK for at kopiere. Vælg derefter Sag/Sagsopgavelinjer for at kontrollere, at der er oprettet sagsopgaver.

8 Stå på en sagsopgave og vælg Sagsopgave/Dimensioner. Hvilke dimensioner er påført sagsopgaven? Svar: Side 8/19 NB: Den præcise proces og rollefordeling bag oprettelse af stamdata på sager er ikke fastlagt endnu. Denne øvelse har således først og fremmest haft til formål at præsentere dig for de stamdata der indgår i sager.

9 BUDGETTERING PLANLÆGNINGSLINJER Side 9/19 Du skal registrere budgetposter ved indtastning direkte i planlægningslinjetabellen. Indtast planlægningslinjer Du skal registrere nogle sagsbudgetposter, der skal konteres på finanskonti: Åbn sagsopgaveoversigt på din sag (fx vha. Sager/Sagsopgavelinjer). Stå på den sagsopgave, hvorpå du vil registrere og vælg Funktion/Rediger planlægningslinjer. Indtast nu en eller flere budgetposter. Følgende felter skal udfyldes: Linjetype Budgetnavn Planlægningsdato Type Nummer Beskrivelse Altid Skema på budgetposter <Afledes automatisk> <1. januar i relevant år> Finanskonto Vælg relevant finanskonto Skrive sigende beskrivelse til posten Antal 1 Kostpris (RV) <Relevant beløb> Indtast evt. flere linjer på finanskonti på andre sagsopgaver. Husk at indtægter føres i kredit (minus) og omkostninger i debet (plus). Husk også, at løn (bortset fra timelønnede) IKKE budgetteres på finanskonti, men skal budgetteres vha. ressourcer jf. senere.

10 Fra sagsopgaveoversigten skulle du gerne kunne se opsummering af dine budgetposter. Er det tilfældet? Svar: Side 10/19 Får du brug for at rette eksisterende budgettal, anbefales det at taste en korrigerende post, så den oprindelige post og dermed historikken bevares. Prøv!

11 OPRETTELSE AF RESSOURCER Side 11/19 I denne øvelse skal du oprette en ressource. Som udgangspunkt oprettes ressourcer automatisk på baggrund af stamdata på ansatte i SLS, men der kan være behov for at oprette NN-ressourcer i budgetøjemed. Det er sådan en ressource, du skal oprette nu. Opret NN-ressource Vælg Ressourceplanlægning/Ressourcer. Tast F3 for at oprette et nyt blankt ressourcekort. Klik på knappen i feltet Nummer. Klik på linjen MANRES, Manuelle ressourcer og tast OK for at indsætte næste ledige nummer fra nummerserien til NN-ressourcer. Indtast nu følgende data på ressourcekortet: Fanen Generelt Navn Typer Basisenhed <Navngiv selv din ressource> Person TIMER

12 Ansættelsesgrad 1,00 Tidstype Ressourcegruppenr. 111 Allokering Side 12/19 Fanen Fakturering Produktbogføringsgruppe Momsproduktbogf.gruppe STANDARD 0 <nul> Påfør dimensioner Du skal påføre dimensioner på ressourcen: Fra ressourcekortet vælger du Ressource/Dimensioner. Påfør dimensionerne: DELREGNSKAB 1 STED 2102 Priser på NN-ressourcer NN-ressourcer får deres kostpris fra den ressourcegruppe, de er tilknyttet. Du skal kontrollere prisen på den valgte ressourcegruppe: Gå til fanen Generelt på ressourcekortet. Klik på pilen i feltet Ressourcegruppenr.

13 Side 13/19 Hvilken medarbejderkategori gemmer sig bag den valgte ressourcegruppekode 111? Svar: Stå på linjen med kode 111 og vælg Priser/Kostpriser. Hvilken kostpris er angivet for denne ressourcegruppe? Svar:

14 RESSOURCEALLOKERING - BUDGET Side 14/19 I denne øvelse skal du prøve funktionaliteten, der anvendes til danne ressourcebudgetposter på sager på baggrund opsat procentfordeling. Opsætning af fordeling Første trin er at opsætte procentfordelingen: Vælg Ressourceplanlægning/Ressourceallokering. Vi antager, at din NN-ressource skal arbejde 100 % på den sag, du oprette tidligere. Indtast derfor følgende linje: Ressourcenummer Sagsnr. Sagsopgavenr. <Nummeret på den NN-ressource du oprettede> <Nummeret på den sag du har oprettet tidligere> <Relevant sagsopgave på sagen> Fra dato Til dato <Den foreslåede værdi> Allokering % 100 Aktivering af ressourceallokeringen Du skal nu aktivere fordelingen af din ressource. NB: Den præcise proces bag allokering er ikke fastlagt endnu. Det er således ikke besluttet, hvem der aktiverer fordelingskørslen og hvor ofte. Formålet i det følgende er således i første omgang blot at vise dig resultatet af fordelingen.

15 Fra allokeringstabellen vælger du Funktion/Dan Sagsplanlægningslinjer. Side 15/19 I anfordringsbilledet, der åbnes, angiver du nummeret på din NN-ressource ud for Ressourcenr. (hvis dette udelades allokerer du alle ressourcer!) Klik på OK for at starte kørslen. Efterfølgende fjernes allokeringslinjen automatisk fra allokeringstabellen. Kontroller fordeling Du skal kontrollere, at der er sket en budgetmæssig ressourceallokering på din sag: Vælg Sager/Sagsopgavelinjer. Find din sag i feltet Sagsnr., så sagsopgaveoversigten fra sagen vises. Stå på den sagsopgave, hvortil du allokerede ressourceforbruget. Vælg Sagsopgave/Planlægningslinjer til sagsopgaver. Hvordan fremgår fordelingen? Svar: Ressourcetimer fordelt på sager pr. måned En ressources timemæssige fordeling på sager kan ses via et opslag fra ressourcekortet: Vælg Ressourceplanlægning/Ressource. Find dit ressourcekortet på din NN-ressource. Vælg Planlægning/AU Ressource allokeret på sager. Nu åbnes en visning af ressourcens budgetmæssige allokering på sager.

16 Side 16/19 Du kan klikke på beløbene og foretage drill down til de underliggende planlægningslinjer. Ud over ovenstående kontrolmuligheder er der ved at blive udviklet en række rapporter, der kan understøtte kontrollen af den budgetmæssige fordeling af ressourcetimer på sager.

17 OPKRÆVNINGER Side 17/19 Alle former for opkrævninger (almindelig salgsfakturering, hjemskrivning af midler etc.) skal foretages med afsæt i sager. I denne øvelse skal du foretage opkrævning fra sag. Opret kontraktlinjer Grundlaget for en opkrævning er altid en eller flere kontraktlinjer på sagen. Kontraktlinjer vil ud over at ligge til grund for selve fakturaen også rapportmæssigt fungere som en betalingsplan for sagen, dvs. vise hvornår indtægter rent faktisk kan forventes. Du skal oprette en kontraktlinje på din sag fra tidligere: Åbn sagsopgaveoversigten på den sag opkrævningen skal bogføres på (Sager/Sagsopgavelinjer). Stå i den sagsopgave, som opkrævningen skal registreres på. Vælg Funktion/Rediger planlægningslinjer. Indtast følgende i en ny linje: Linjetype Planlægningsdato Type Nummer Kontrakt <Den 1. i indeværende måned> Finanskonto <Relevant finanskonto til indtægten> Antal 1 Salgspris Faktureres til kundenr. <Beløbet du vil opkræve i debet> <Udfyldes kun hvis debitor er en anden end debitor på sagskortet>

18 Dan salgsfaktura Du skal nu danne en salgsfaktura på baggrund af kontraktlinjen: Stå på kontraktlinjen, du netop har tastet. Vælge Funktion/Opret salgsfaktura. Side 18/19 Klik OK til at oprette en ny faktura. Hvordan fremgår det af planlægningslinjen, at der er oprettet en faktura i tilknytning til linjen? Svar: Åbn salgsfakturaen ved at vælge Funktion/Hent salgsfaktura/- kreditnota. Påfør relevant sælgerkode på fakturaen (under fanen Generelt). Sælgerkoden omsættes til afsenderoplysninger på den afsendte faktura. Da kursusregnskabet ikke er sat op til at aflede dimensioner fra bruger, skal du her manuelt taste delregnskab og stedkode på fakturahovedet: Under fanen Fakturering indtaster du relevant delregnskabskode og stedkode. Sidste handling er at klarmelde fakturaen: Vælg Funktion/Klarmeld.

19 Bogfør faktura Normalt vil bogføring af fakturaen ske centralt, men på kurset gør du det: Vælg Bogføring/Bogfør og sig ja til at bogføre fakturaen. Luk fakturaen, så du kommer tilbage til planlægningslinjetabellen. Hvordan fremgår af det linjen, at fakturaen er bogført? Side 19/19 Svar: