Udbudsbetingelser. Udbud af kontrakt vedr. anskaffelse, levering og vedligeholdelse og support af PDM-system. Sagsnummer:

Transkript

1 Udbudsbetingelser Udbud af kontrakt vedr. anskaffelse, levering og vedligeholdelse og support af PDM-system Sagsnummer:

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Generelt Baggrund for udbuddet Den udbudte kontrakts omfang Ordregivers forhold Ordregivende myndighed Kontaktperson Tilbudsgivers forhold Tidsplan Kontakt indtil tilbudsafgivelsen Kommunikation Spørgsmål til udbudsmaterialet Ændringer Afgivelse af tilbud Generelt Formkrav Afleveringsadresse- og frist Vedståelsesfrist Alternative tilbud Forbehold Omkostninger Deltagelse i forhandlinger Tilbudsevaluering Tildelingskriterium og evalueringsmetode Økonomi Funktionalitet System og integrationer Projektgennemførelse Vedligeholdelse og support Fortrolighed Underretning om tildelingsbeslutningen eller annullation Retsvirkning Annullation Bilag: Udbudsbilag 5: Forhandlingsprocedure Udbudsbilag 6: Demonstration og afprøvning

3 1 Indledning 1.1 Generelt Disse udbudsbetingelser gælder for Region Midtjyllands udbud af kontrakt vedr. anskaffelse, levering og vedligeholdelse af PDM-system efter Udbudslovens 1 afsnit II i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, hvilket indebærer at alene prækvalificerede ansøgere kan afgive tilbud og deltage i forhandlingerne. Nærværende udbudsbetingelser vedrører alene tilbudsfasen og eventuelle forhandlinger. For så vidt angår prækvalifikationsfasen henvises til de offentliggjorte prækvalifikationsbetingelser. 1.2 Baggrund for udbuddet Idet Ordregiver på nuværende tidpunkt (delvist) anvender forskellige PDM-systemer på de 7 regionshospitaler, er det Ordregivers ønske at konsolidere disse, således at det samme system anvendes på samtlige hospitaler samt på de hospitaler, der ikke måtte anvende et PDM-system i forvejen. Udbuddet vedrører således anskaffelse, levering (herunder uddannelse af superbrugere og tekniske medarbejdere) samt efterfølgende vedligeholdelse og support af et PDM-system, og har til formål at etablere et velfungerende PDM-system på samtlige anæstesi-, opvågnings- og intensivpladser i Region Midtjylland med henblik på en øget kvalitet i patientbehandlingen. Herudover er det formålet at sikre digitalisering på samtlige anæstesi- og intensivafdelinger, og derigennem sikre et sammenhængende patientforløb samt kvalitet i registrering og præsentation af data indenfor anæstesi, opvågning og intensiv. Videre skal PDM-systemet ud fra ovenstående hovedformål fungere i sammenhæng med Region Midtjyllands EPJ og medicoteknisk udstyr. For yderligere bekskrivelse af baggrunden for udbuddet samt genstanden for og omfanget af de udbudte ydelser, henvises der til de(n) øvrige del(e) af udbudsmaterialet. 1.3 Den udbudte kontrakts omfang Ved nærværende udbud ønsker ordregiver at indhente tilbud på: Anskaffelse Levering, herunder uddannelse og integrationer Vedligeholdelse og support Kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet Kontraktbilag Tilbud skal omfatte vederlagsspecifikation udarbejdet ved anvendelse af Kontraktbilag 9. 1 Jf. Lov nr af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24 EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud 1

4 2 Ordregivers forhold 2.1 Ordregivende myndighed Ordregiver i dette udbud er: Region Midtjylland Skottenborg 26 DK-8800 Viborg (herefter benævnt "Ordregiver") Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med ordregiver. 2.2 Kontaktperson Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. samt spørgsmål til udbudsmaterialet skal rettes til den af ordregiver udpegede kontaktperson, der er: Udbudsansvarlig indkøber Louise Lucassen Tlf.: louise.lucassen@stab.rm.dk Henvendelser skal i videst muligt omfang ske skriftligt via ovenstående adresse. 3 Tilbudsgivers forhold Tilbudsgiver skal være den af Ordregiver prækvalificerede juridiske person. Tilbudsgiver kan som udgangspunkt ikke lade sig erstatte af en anden juridisk person, og dette gælder ligeledes eventuelle koncernforbundne virksomheder. Hvis Tilbudsgiver er et konsortium, skal det være netop disse juridiske personer, der afgiver tilbud Såfremt Tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af de(n) udbudte ydelse(r), skal navne på den eller disse juridiske personer angives klart og entydigt i tilbuddet. Hvis Tilbudsgiver baserer sin tekniske eller faglige formåen, jf. prækvalifikationsbetingelsernes pkt på én eller flere underleverandører, skal disse underleverandører i forhold til Tilbudsgiver forestå de leverancer, som underleverandørerne er prækvalificeret til. Ordregiver kan i visse særlige tilfælde tillade ændringer hos den eller de prækvalificerede, jf. udbudslovens 147. Ordregiver er dog ikke forpligtet til at tillade sådanne ændringer. 2

5 4 Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til følgende tidsplan: Dato Milepæl 10. marts 2017 Offentliggørelse af prækvalificerede 3. april 2017 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål, der stilles efter denne frist, vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt. 25. april 2017 Til og med denne dato kan der inden tilbudsfristen ske offentliggørelse af supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar. 1. maj 2017 Tilbudsfrist 4. september oktober 2017 Tilbudspræsentation og eventuelle forhandlinger 20. oktober 2017 Orientering om resultat af udbuddet samt start på standstill-perioden 1. november 2017 Kontraktstart 1. maj 2017 Vedståelsesfrist Ovenstående datoer og milepæle er alene vejledende. Ordregiver forbeholder sig således retten til at ændre i tidsplanen. 5 Kontakt indtil tilbudsafgivelsen 5.1 Kommunikation Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil være tilgængeligt på Ordregivers hjemmeside Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om udbuddet på ordregivers hjemmeside. 5.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiverne kan til brug for deres indledende tilbud skriftligt stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Eventuelle spørgsmål skal stilles skriftligt via til den i pkt. 2.2 angivne kontaktperson. Henvendelser skal mærkes: "Udbud af PDM-system" Ordregiver ser gerne at eventuelle spørgsmål indeholder baggrunden for spørgsmålet samt klart og tydeligt angiver det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristen vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. 3

6 Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål og svar herpå vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside Dette vil så vidt muligt ske løbende. 5.3 Ændringer Offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade vil ske på Ordregivers hjemmeside Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydnende uhensigtsmæssigheder ved udbudsamterialtet, bedes tilbudsgiver straks gøre ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælp forholdet gennem offentliggørelse af et rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for en fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Ordregiver kan derimod ikke tage hensyn til uhensigtsmæssigheder, der alene har betydning for én enkelt tilbudsgiver. 6 Afgivelse af tilbud 6.1 Generelt Ved udarbejdelse og afgivelse af tilbud bedes tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår af udbudsmaterialet. De udfyldte kontraktbilag indgår i den endelige kontrakt, der underskrives af Ordregiver og den vindende tilbudsgiver. Således opfordres Tilbudsgiver til at anvende de dokumenter, der stilles til rådighed af Ordregiver samt at følge den struktur, der fremgår af udbudsmaterialet. Ovenstående og det i pkt. 6 anførte gælder for såvel indledende tilbud som de reviderede og de endelige tilbud, medmindre andet følger udtrykkeligt af Ordregivers opfordringsskrivelser vedrørende de pågældende tilbud. 6.2 Formkrav Sprog Tilbud skal afgives på dansk. Eventuelle underbilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale og lignende dokumentation kan dog være på engelsk, såfremt dokumentation ikke foreligger på dansk Form Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og de oplysninger, der anmodes om i udbudsmaterialet. 4

7 Det indledende tilbud skal indeholde følgende bilag i udfyldt stand og med eventuelle underbilag: Kontraktbilag 1 Kontraktbilag 2 Kontraktbilag 3 Kontraktbilag 4 Kontraktbilag 6 Kontraktbilag 8 Kontraktbilag 9 Kontraktbilag 10 Krav til reviderede og det endelige tilbud vil fremgår af Ordregivers opfordringsskrivelse vedrørende det pågældende tilbud Besvarelse af kontraktbilag, kravtyper og kravmetodik Vejledning til besvarelse af kontraktbilag fremgår af de enkelte kontraktbilag. Neden for følger en gennemgang af de kravtyper og den kravmetodik, der kan fremgå af de enkelte kontraktbilag. Alle krav er opdelt i to forskellige typer: Kravtype Forkortelse Betydning Mindstekrav MK Angiver, at der er tale om et krav, som Tilbudsgiver ikke kan tage forbehold for. Mindstekrav betragtes således som et grundlæggende element i udbuddet. Tilbud, der ikke opfylder mindstekrav vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssige, jf. pkt Konkurrencekrav KK Angiver, at der er tale om et krav, som Tilbudsgiver kan tage forbehold over. Konkurrencekrav er således udtryk for Ordregivers ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår. Konkurrencekrav kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke. Tilbud, der kun delvist eller slet ikke opfylder konkurrencekrav vil derfor ikke blive afvist som ukonditionsmæssige. Tilbudsgivers besvarelse, herunder i forhold til kode, vil dog indgå i ordregivers evaluering af tilbuddet, hvorfor delvis eller ikke-opfyldelse af konkurrencekrav vil blive tillagt negativ vægt i forbindelse hermed. Ordregiver forbeholder sig retten til i forbindelse med forhandlingerne at gøre konkurrencekrav til mindstekrav. 5

8 Alle udbudsmaterialets nummererede krav vil være opbygget efter følgende skabelon: ID Beskrivelse af krav Kravtype Opfyldelsesgrad Løsningsbeskrivelse Forklaring: ID: Beskrivelse af krav: Kravtype: Opfyldelsesgrad: Kravene er fortløbende nummeret i forhold til bilagsnummer. Det første tal angiver således, hvilket kontraktbilag der er tale om, mens det sidste tal angiver, hvilket krav der er tale om i det pågældende kontraktbilag. Her er angivet en beskrivelse af kravets specifikke indhold. Her er angivet, hvorvidt der er tale om et mindstekrav eller et konkurrencekrav. Her angiver Tilbudsgiver den kode, der er gældende for kravets opfyldelse. Der anvendes følgende koder: Kode Beskrivelse Kravet opfyldes. Opfyldelsen af kravet foreligger allerede på tidspunktet for tilbuddets afgivelse eller på de i kontrakten forudsatte tidspunkter. Kravet opfyldes delvist. Opfyldelsen af kravet kræver tilretning og/eller udvikling, men opfyldelsen af kravet sker senest på tidspunktet for påbegyndelsen af overtagelsesprøven. Opfyldelsen af kravet er indeholdt i tilbuddet. Kravet opfyldes ikke. Opfyldelsen af kravet er ikke indeholdt i tilbuddet. Mindstekrav skal besvares med enten kode 1 eller 2. Løsningsbeskrivelse: Her angiver Tilbudsgiver sin besvarelse af kravet samt eventuelle henvisninger til supplerende bilag. Udbudsmaterialets nummererede krav skal besvares direkte i kravtabellen. Tilbudsgivers besvarelse af de enkelte kontraktbilag forventes at være så fyldestgørende, at Ordregiver kan evaluere tilbuddet alene på baggrund af besvarelsen. I det omfang at det er nødvendigt at henvise til andre bilag eller yderligere dokumentation kan tilbudsgiver dog henvise til yderligere materiale i tilbuddet. Eventuelle henvisninger bør indeholde en eksakt reference (underbilagsnummer og sidetal) til, hvor i tilbuddet dokumentationen findes. 6

9 6.3 Afleveringsadresse- og frist Ordregiver skal have modtaget tilbud senest den 1. maj 2017, kl Tilbud skal afleveres som anbefalet post, ved fragtmand eller ved personlig aflevering mod kvittering (udarbejdet af tilbudsgiver) til: Region Midtjylland Indkøb & Medicoteknik Oluf Palmes Allé 15 DK-8200 Aarhus N Att.: Udbudsansvarlig indkøber Louise Lucassen Tilbud skal afleveres på et USB-stik i en lukket kuvert eller kasse. Kuverten eller kassen skal være mærket " Udbud af PDM-system". 6.4 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sine tilbud i sin helhed indtil den i tidsplanen angivne dato. Tilbudsgiver er dog kun forpligtet til at vedstå det til enhver tid senest afgivne konditionsmæssige tilbud. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret tilbudsgiverens tilbud som det vindende tilbud, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved afgivelse af skriftligt påkrav at forlænge vedståelsesfristen med indtil 4 uger. 6.5 Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 6.6 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelse i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav i kontrakten og tilhørende bilag. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold for grundlæggende elementer. Såfremt forbeholdet ikke vedrører et grundlæggende element, er Ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Afvises tilbuddet ikke prissættes forbeholdet, såfremt det er muligt, og prissætningen vil indgå i evalueringen af underkriteriet "Økonomi". Forbehold overfor udbudsmaterialet udelukker ikke tilbudsgiver fra at deltage i eventuelle forhandlinger, jf. pkt. 7, men tilbudsgiver skal i det endelige tilbud have frafaldt ethvert forbehold over for grundlæggende elementer. 6.7 Omkostninger Tilbudsgiver kan ikke forlange sine tilbud tilbageleveret fra Ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at anvende disse i andre sammenhænge end i forhold til nærværende udbud. 7

10 Tilbudsgivers omkostninger i forbindelsen med afgivelse af tilbud er ordregiver uvedkommende. 7 Deltagelse i forhandlinger Ordregiver forventer gennemføre 1 forhandlingsrunde, hvori der vil indgå en tilbudspræsentation, jf. Udbudsbilag 6. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at gennemføre yderligere forhandlingsrunder. Såfremt, der gennemføres mere end 1 forhandlingsrunde, vil der ikke ske en begrænsning af antallet af tilbud, der skal forhandles. Den nærmere procedure for forhandlingernes gennemførelse er beskrevet i Udbudsbilag 5. Uanset ovenstående forbeholder Ordregiver sig retten til at tildele kontrakten på baggrund af de indledende tilbud. Ordregiver vil efter modtagelsen af de indledende tilbud vurdere, hvorvidt forhandlinger vil føre til et bedre resultat. Tilbudsgiver opfordres således til at afgive tilbud på trods af de uhensigtsmæssigheder, der måtte være i udbudsmaterialet samt, at vedlægge en oversigt over "cost drivers" og andre uhensigtsmæssige forhold. Oversigten er ikke en del af tilbuddet og Tilbudsgivers prissætning og betragtes derfor ikke som et forbehold. 8 Tilbudsevaluering 8.1 Tildelingskriterium og evalueringsmetode Identifikation af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet "Bedste forhold mellem pris og kvalitet". Ved evalueringen af tilbud, vil der blive anvendt en prismodel, hvor tilbuddene bedømmes på følgende underkriterier: Underkriterium Vægt Økonomi 30 % Funktionalitet 40 % System og integrationer 10 % Projektgennemførelse 10 % Vedligeholdelse og support 10 % Økonomi vil blive opgjort som beskrevet neden for, jf. pkt De øvrige underkriterier vil blive bedømt ud fra følgende skala: Beskrivelse af trin Point Gives for det bedst tænkelige tilbud 0 8

11 Gives for det glimrende tilbud, som opfylder alle væsentlige krav, man har én eller få mangler Gives for tilbud med tilfredsstillende opfyldelse af krav, men med visse mangler eller én enkelt mere væsentlig mangel Gives for tilbud, der på tilfredsstillende vis imødekommer krav uden at være imponerende. Tilbuddet har flere mangler. Gives for tilbud, der netop lever op til Ordregivers forventninger, men heller ikke mere. Gives for tilbud, der på mindre tilfredsstillende vis imødekommer krav uden at være imponerende. Tilbuddet har væsentlige mangler. Gives for tilbud, der på utilfredsstillende vis opfylder krav. Tilbuddet har væsentlige mangler. Gives for tilbud med en uacceptabel løsning og i øvrigt har væsentlige mangler. Gives for tilbud, der kun netop er konditionsmæssige, men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af kravet Den endelige evaluering vil ske ved brug af en prismodel. Ved anvendelse af en prismodel, vil en afvigelse fra bedst mulige opfyldelse af Ordregivers konkurrencekrav blive vurderet som en meromkostning, som vil blive tillagt Tilbudsgivers samlede tilbudssum i evalueringen. Der tillægges altså en evalueringsteknisk omkostning for hvert point, der opnås på ovenstående skala for de kvalitative underkriterier. Størrelsen af denne omkostning bestemmes ud fra et omregningsbeløb, som er beskrevet i det nedenstående. Beregningen sker som følger: Et omregningsbeløb identificeres ved at tage gennemsnittet af den evalueringstekniske totalsum og dividere det med 8 (det maksimale antal point, som kan tildeles på de kvalitative underkriterier). For hvert kvalitativt underkriterium ganges de tildelte point (på skalaen fra 8 0) med omregningsbeløbet. Dette beløb indgår herefter i det samlede evalueringsbeløb med den vægtning, som fremgår i skemaet ovenfor ud for det pågældende underkriterium. Den evalueringstekniske totalsum indgår i det samlede evalueringsbeløb med den vægtning, som fremgår i skemaet ovenfor. De vægtede beløb for alle underkriterierne lægges sammen, og tilbuddet, som herefter har det samlede laveste evalueringsbeløb, er det vindende tilbud. Til illustration af evalueringsmodellen følger i tabellen nedenfor et fiktivt eksempel på anvendelsen af ovenstående prismodel. I eksemplet er der alene to underkriterier: "Økonomi" som vægter 40 % og "Kvalitet" som vægter 60 %. 9

12 Tilbudsgivere A B C Tilbudspris Point kvalitet 3 0,5 7 Omregningsbeløb: kr. Omregnet kvalitetspris Vægtet kvalitetspris Vægtet tilbudspris Samlet evalueringsbeløb Placering Økonomi Følgende elementer indgår i evalueringen af underkriteriet "Økonomi": Overordnet vurderes en attraktiv økonomi positivt. I denne vurdering indgår alle priselementer, der skal udfyldes i Kontraktbilag 9, herunder leverancevederlag, timepriser, vedligeholdelsesvederlag, udtrædelsesvederlag og uddannelsespakker. Disse bliver sammenlagt til en evalueringsteknisk totalsum på følgende måde: Priselement Beregning Indgår med følgende vægt Leverancevederlag Som opgjort i Kontraktbilag 9, pkt % timer i hele aftaleperioden, fordelt som følger: 100 % Timepriser Vederlag for vedligeholdelse og support Projektleder: 250 Senior projektleder: 500 IT-arkitekt: 250 Senior IT-arkitekt: 500 Udvikler: 250 Senior udvikler: 500 On-site: 250 Som opgjort i Kontraktbilag 9, pkt. 4 x 120 måneder 100 % Maksimalpris for udvikling af drivere 25 stk. nye drivers, inkl. evt. tillæg til vederlaget for vedligeholdelse og support i 60 måneder 100 % Vederlag for udtræden Som opgjort i Kontraktbilag 9, pkt % 10

13 Priser, jf. Kontraktbilag 9, pkt. 7, opgjort som følger: 100 % Uddannelse Transaktions- og implementeringsomkostninger Eksterne ressourcer Uddannelsespakke 1: 20 stk. Uddannelsespakke 2: 2 stk. Uddannelsespakke 3: 2 stk. Uddannelsespakke 4: 2 stk. Uddannelsespakke 5: 3 stk. Uddannelsespakke 6: 30 timer Uddannelsespakke 7: 1 sæt Uddannelsespakke 8: 100 timer pr. kategori Ordregivers opgørelse på baggrund af Kontraktbilag 2, pkt. 1,1, krav 2.1. Ordregivers opgørelse på baggrund af Kontraktbilag 8, pkt % 100 % 8.3 Funktionalitet I underkriteriet "Funktionalitet" vurderes i hvilket omfang, og med hvilket kvalitativt indhold, kravene i Kontraktbilag 2, pkt. 1.2 opfyldes. 8.4 System og integrationer I underkriteriet "System og integrationer" vurderes i hvilket omfang, og med et hvilket kvalitativt indhold, kravene i følgende kontraktbilag opfyldes: Kontraktbilag 2, pkt. 1.1 og pkt Kontraktbilag 3 Kontraktbilag Projektgennemførelse I underkriteriet "Projektgennemførelse" vurderes i hvilket omfang, og med hvilket kvalitativt indhold, kravene i følgende kontraktbilag opfyldes: Kontraktbilag 1 Kontraktbilag 2, pkt Kontraktbilag 7 Kontraktbilag 8 Kontraktbilag Vedligeholdelse og support I underkriteriet "Vedligeholdelse og support" vurderes i hvilket omfang, og med hvilket kvalitativt indhold, kravene i Kontraktbilag 4 opfyldes. 9 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden i Tilbudsgivers tilbud samt af oplysninger givet af Tilbudsgiver under forhandlingerne. 11

14 Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen, herunder reglerne om aktindsigt, forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret og begrundet i tilbuddet, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives til tredjemand. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed kan ikke forventes tillagt betydning. Ordregiver sikrer, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for Ordregiver under udbuddet, over for Ordregiver påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. Uanset ovenstående er Ordregiver dog til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som tilbudsgiver modtager under udbuddet, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. 10 Underretning om tildelingsbeslutningen eller annullation 10.1 Retsvirkning Alle tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidigt for skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, men alene en underretning om, at tilbudsgiver efter ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ikke nogen bindende aftale eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Underretningen til forbigåede tilbudsgivere fritager ikke tilbudsgiverne fra forpligtelserne efter tilbuddet, der således fortsat er bindende indtil vedståelsesfristens udløb, jf. pkt Kontrakten kan først indgås efter udløbet af standstill-perioden, jf. 3 i lov om Klagenævnet for Udbud Annullation Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Ordregiver kunne annulleres, såfremt Ordregiver har ens saglig grund hertil. Såfremt Ordregiver annullere udbuddet vil alle tilbudsgivers hurtigst muligt og samtidigt modtage skriftlig underretning herom indeholdende begrundelsen for Ordregivers annullation. 2 Lov nr. 492 af 12. maj 2010 om Klagenævnet for Udbud (med senere ændringer) 12