UDBUDSBETINGELSER FOR ELBILER & PLUG-IN HYBRIDBILER

Transkript

1 Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen UDBUDSBETINGELSER FOR ELBILER & PLUG-IN HYBRIDBILER DATO:

2 Sagsnr.: Dokument nr.: OFFENTLIGT UDBUD Udbudsbetingelser for elbiler og plug-in hybridbiler 2

3 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den juridiske person Kontaktperson KONTRAKTENS GENSTAND Kort beskrivelse af kontrakten Antal økonomiske aktører UDBUDSPROCESSEN Regelsæt Udbudsform Udbudsmaterialet Tidsplan Kontakt indtil tilbudsafgivelsen Kommunikation Spørgsmål til udbudsmaterialet Ændringer af udbudsmaterialet Forhandlingsforbud Forbehold Fortrolighed Underretning om tildelingsbeslutning Standstill-periode VILKÅR FOR TILBUDSAFGIVELSEN Tilbudsfrist Afleveringssted Sprog Delaftaler Alternative tilbud

4 5.6 Vedståelsesfrist Tilbagelevering af tilbud Tilbudsgivers omkostninger FORMKRAV, EGNETHED OG TILDELING Formkrav Tilbudsmaterialet hvad skal med (tjekliste) Tilbudsgivers egnethed Personlige forhold Tilbud fra en sammenslutning af flere økonomiske aktører Tildeling af kontrakt Tildelingskriterium Evaluering

5 1. Indledning Nærværende udbudsbetingelser gælder for Ordregivers udbud af 100 % eldrevne elbiler, samt delvist eldrevne hybridbiler, som tankes med brændstof og oplades med el (plug-in hybridbiler). Udbuddet er opdelt i 22 delaftaler. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på en eller flere delaftaler. På hver delaftale vil der blive indgået parallelle rammeaftaler med fem leverandører (forudsat, at der modtages konditionsmæssige tilbud fra et tilstrækkeligt antal tilbudsgivere). For hver delaftale gælder, at tildeling på den enkelte delaftale vil ske ved direkte tildeling, når indkøbsbehovet omfatter ikke flere end tre biler. Ved indkøbsbehov, som overstiger dette antal, skal tildeling ske efter miniudbud. Proceduren for tildeling er nærmere beskrevet i bilag A (Kontraktudkast). Kontraktholder på alle de udbudte delaftaler er Københavns Kommune, der gennemfører nærværende udbud. Bilag A4 indeholder en oversigt over de ordregivende myndigheder, som foruden Københavns Kommune kan foretage indkøb på de udbudte delaftaler. Københavns Kommune vil agere administrator for de efterfølgende træk på delaftalerne og vil således varetage de administrative opgaver forbundet med både direkte tildeling og mini-udbud. 2. Ordregivende myndighed 2.1 Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er: Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Njalsgade 13, 1. sal 2300 København S (herefter benævnt Ordregiver ) Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med Ordregiver. Ordregiver gennemfører udbuddet på egne vegne, samt på vegne af de offentlige myndigheder, der er identificeret i bilag A.4. Bemærk, at de ordregivende myndigheder, som er nævnt i bilag A.4 alle kan anvende hver af de udbudte delaftaler. 2.2 Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes skriftligt til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, der er: Kristoffer Eskild Thomsen Materiel- og Metodekonsulent, Materiel- og Metodeudvikling E22Q@tmf.kk.dk 5

6 Henvendelser skal ske via . Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet til Ordregiver. Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet udpege en anden kontaktperson. 3. Kontraktens genstand 3.1 Kort beskrivelse af kontrakten Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indhente tilbud på el-biler og plug-in hybridbiler. Kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet i kravspecifikationen (bilag A.1), mens Ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af kontraktudkastet (bilag A). 3.2 Antal økonomiske aktører På hver delaftale vil der blive indgået parallelle rammeaftaler med fem leverandører (forudsat, at der modtages konditionsmæssige tilbud fra et tilstrækkeligt antal tilbudsgivere). For hver delaftale gælder, at tildeling på den enkelte delaftale vil ske ved direkte tildeling, når indkøbsbehovet omfatter ikke flere end tre biler. Ved indkøbsbehov, som overstiger dette antal, skal tildeling ske efter miniudbud. Proceduren for tildeling er nærmere beskrevet i bilag A (Kontraktudkast). 4. Udbudsprocessen 4.1 Regelsæt Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer (Udbudsdirektivet). Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer finder tilsvarende anvendelse. Ordregiver er herudover ansvarlig for, at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. 4.2 Udbudsform Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har adgang til at afgive tilbud. 4.3 Udbudsmaterialet Ud over nærværende udbudsbetingelser består udbudsmaterialet af følgende: 6

7 Bilag A: Bilag A.1: Bilag A.4: Bilag B: Bilag C1-C22: Bilag D: Kontraktudkast med tilhørende bilag: Bilag 3A: Operationel leasing (leveringsaftale) Bilag 3B: Køb (leveringsaftale) Bilag 5: Leverandørens CSR-forpligtelser Kravspecifikation Offentlige myndigheder (offentlige myndigheder, som kan foretage indkøb under de udbudte delaftaler (rammeaftaler) Erklæring om udbudsdirektivets artikel 45 og ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Tilbudslister for hver af de udbudte delaftaler Erklæring om fælles befuldmægtiget (alene relevant, hvis tilbud afgives af konsortium) Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger, herunder besvarelse af spørgsmål og ændringer i udbudsmaterialet vil være tilgængeligt på: Tilbudsgiverne skal løbende holde sig opdaterede om udbuddets forløb via hjemmesiden. 4.4 Tidsplan Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende Praktisk "frist" for at stille spørgsmål Tilbudsfrist kl. 10:00 Tildelingsbeslutning (forventet) Standstill Aftaleindgåelse (tidligst) Kontakt indtil tilbudsafgivelsen Kommunikation Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger, herunder besvarelse af spørgsmål og eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil være tilgængeligt på: Tilbudsgiverne er selv pligtige til at holde sig opdaterede om udbuddets forløb via hjemmesiden Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiverne kan til brug for deres tilbud skriftligt stille spørgsmål om udbudsmaterialet. Alle spørgsmål skal stilles til E22Q@tmf.kk.dk Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 23. juli Alle spørgsmål (også spørgsmål, som stilles efter ovenstående "frist") vil blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret Ændringer af udbudsmaterialet Såfremt en tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks via spørgsmål/svar processen, jf. pkt , gøre Ordregiver opmærk- 7

8 som herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen kan ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. 4.6 Forhandlingsforbud Ordregiver gør opmærksom på, at der under et offentligt udbud ikke gennemføres forhandlinger inden kontrakttildelingen, ligesom der ikke finder egentlig kontraktforhandling sted efter tildeling af kontrakten. Tilbudsgiver bør derfor sørge for, at tilbud er udformet på sådan en måde, at kontrakten principielt kan indgås uden foregående drøftelser mellem Ordregiver og tilbudsgiver. I den forbindelse bør tilbudsgiver sikre sig, at tilbuddet er fyldestgørende, indeholder alle nødvendige oplysninger, behandler alle relevante forhold og er præcise i enhver henseende. 4.7 Forbehold Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Derudover er Ordregiver forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forhold, der ikke af Ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed. Mindstekrav anses for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssige. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. I stedet for at overveje forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt at henlede Ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet, jf. pkt og Tilbudsgiver opfordres til ikke uovervejet at vedlægge standarddokumenter i form af standard leveringsbetingelser mv. til tilbud, idet sådanne dokumenter kan indeholde utilsigtede forbehold. 4.8 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets artikel 6. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt angivet i tilbuddet, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. 8

9 Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i tilbud, hvor dette skønnes nødvendigt eller hensigtsmæssigt til varetagelse af Ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. 4.9 Underretning om tildelingsbeslutning Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til de vindende tilbudsgivere er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiverne, men alene underretning om, at tilbudsgiverne efter Ordregivers vurdering har afgivet de vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt Standstill-periode Ordregiver er i medfør af lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne, 3, stk. 1, nr. 1, forpligtet til efter den elektroniske underretning om tildelingsbeslutningen at afvente udløbet af en 10 dages standstill-periode, forinden indgåelse af kontrakt. 5. Vilkår for tilbudsafgivelsen 5.1 Tilbudsfrist Tilbud skal for at være rettidigt og kunne tages i betragtning under udbuddet være Ordregiver i hænde, jf. pkt. 5.2, senest: Tirsdag d. 11. august 2015 kl Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. 5.2 Afleveringssted Tilbuddet skal sendes eller afleveres til: Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Njalsgade 13, receptionen 2300 København S Tilbudsgiver vil efter anmodning få en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbud bedes afleveret i en lukket kuvert mærket: El-biler og plug-in hybridbiler ATT: David Marc Gurewitsch MÅ IKKE ÅBNES I POSTÅBNINGEN Tilbuddet bedes afgivet i 1 original og 1 papirkopi. Det originale eksemplar skal være underskrevet. Tilbudsgiverne bedes derudover samtidig aflevere et elektronisk eksemplarer (gerne på USB). 9

10 Det er tilbudsgivers ansvar at tilbuddet er fremsendt korrekt. 5.3 Sprog Tilbud skal være på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale, egnethedsdokumentation eller lignende må dog gerne være formuleret på engelsk, svensk og norsk. 5.4 Delaftaler Udbuddets opdeling i delaftaler, herunder hvorledes delaftalerne afgrænses indbyrdes, fremgår af kravspecifikationen. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på en eller flere delaftaler. Tilbudsevaluering og tildeling foretages særskilt for de enkelte delaftaler. Tildeling sker således isoleret set for hver delaftale baseret på de indkomne tilbud på den pågældende delaftale. 5.5 Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 5.6 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i tre måneder fra tilbudsfristen. 5.7 Tilbagelevering af tilbud Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbud i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. 5.8 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende. 10

11 6. Formkrav, egnethed og tildeling 6.1 Formkrav Tilbudsmaterialet hvad skal med (tjekliste) Følgende skal indgå i tilbuddet: (1) Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Ordregiver. Oplysningerne kan afgives i tilbudslisten. (2) Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og/eller artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Bilag B (offentliggjort skabelon) kan anvendes til at afgive denne erklæring. (3) Erklæring på tro og love om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Bilag B (offentliggjort skabelon) kan anvendes til at afgive denne erklæring. (4) Udfyldt tilbudsliste (C1-C22) for hver af de delaftaler, tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på. Bemærk vedrørende tilbudslisterne: På hver delaftale skal tilbudsgiver afgive tilbud på en "hovedydelse" og en eller flere optioner. For hovedydelsen gælder, at tilbudsgiver på en given delaftale kan tilbyde flere produkter, forudsat at alle de tilbudte produkter opfylder de mindstekrav og krav, som er opstillet for den pågældende delaftale. Det er ikke et krav, at der tilbydes flere produkter. Hvert tilbudt produkt skal beskrives i tilbudslisten. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium/anden sammenslutning af virksomheder, skal afsnit tillige iagttages. Bemærk: En tilbudsgiver, som ønsker at afgive tilbud på flere delaftaler skal alene afgive én erklæring om udbudsdirektivets artikel 45 (pkt. 1), samt ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (pkt. 2). En tilbudsgiver, som f.eks. ønsker at afgive tilbud på delaftalerne 1-5 skal således afgive et tilbud, der indeholder følgende dokumenter: (1) Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Ordregiver. Oplysningerne kan afgives i tilbudslisten. (2) Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og/eller artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Bilag B (offentliggjort skabelon) kan anvendes til at afgive denne erklæring. (3) Erklæring på tro og love om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Bilag B (offentliggjort skabelon) kan anvendes til at afgive denne erklæring. (4) Udfyldt tilbudsliste C1-C5. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium/anden sammenslutning af virksomheder, skal afsnit tillige iagttages. 11

12 6.2 Tilbudsgivers egnethed Personlige forhold Tilbuddet skal indeholde følgende: (1) Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Ordregiver. (2) Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og/eller artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Bilag B (offentliggjort skabelon) kan anvendes til at afgive denne erklæring. (3) Erklæring på tro og love om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Bilag B (offentliggjort skabelon) kan anvendes til at afgive denne erklæring. Tilbudsgivere, der befinder sig i omstændigheder som anført i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, og/eller stk. 2, er udelukket fra at deltage i udbuddet. Tilbudsgivere med ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i strid med lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 er tillige udelukket fra at deltage i udbuddet. Det er ikke et krav, at de ovenfor nævnte skabeloner anvendes Tilbud fra en sammenslutning af flere økonomiske aktører Hvis tilbuddet afgives af et konsortium/anden sammenslutning omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de deltagende juridiske personer hver især vedlægge den dokumentation, som er beskrevet ovenfor under pkt. (1)-(3). Derudover skal tilbuddet identificere en fælles befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet/sammenslutningen kan indgå aftaler med. Bilag D (offentliggjort skabelon) kan anvendes til brug herfor. Deltagere i konsortiet hæfter direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelsen af en eventuel kontrakt. Når tilbud afgives af et konsortium, skal følgende fremsendes: a) Erklæring om fælles befuldmægtiget, hvilket kan ske ved den som bilag D vedlagte formular, med klar og entydig angivelse af de i konsortiet deltagende juridiske personer og den fælles befuldmægtigede, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. b) For hver deltager i konsortiet skal fremsendes dokumentation som anført i pkt Et konsortium kan afgive én tilbudsliste for hver af de delaftaler, som konsortiet ønsker at afgive tilbud på. Det skal i så tilfælde klart fremgå af tilbuddet, at dette er afgivet af konsortiet. 6.3 Tildeling af kontrakt Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er som anført i udbudsbekendtgørelsen laveste pris. På hver delaftale vil der blive tildelt parallelle rammeaftaler til de fem tilbudsgivere, som har afgivet tilbuddene med laveste pris. 12

13 Evalueringen sker ud fra oplysningerne i den af tilbudsgiveren udfyldte tilbudsliste (Bilag C). Tilbudsgiver skal vedlægge den/de tilbudslister, der angår den/de delaftaler, tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på Evaluering På hver delaftale skal tilbudsgiver afgive tilbud på en "hovedydelse" og en eller flere optioner. For hovedydelsen gælder, at tilbudsgiver på en given delaftale kan tilbyde flere produkter, forudsat at alle de tilbudte produkter opfylder de mindstekrav og krav, som er opstillet for den pågældende delaftale. Såfremt tilbudsgiver tildeles den pågældende delaftale, vil tilbudsgiver under denne (kun) kunne levere det sortiment, som fremgår af den udfyldte tilbudsliste ("Sortiment(et)"). Det er ikke et krav, at der tilbydes forskellige produkter på de enkelte delaftaler. Tilbudsgiverne kan vælge at afgive et tilbud, som alene omfatter ét produkt (hovedydelse), samt de krævede optioner. Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet vil Ordregiver for hovedydelsen tage udgangspunkt i det produkt i Sortimentet, som har den laveste pris. Tilbudsgiverne skal derfor ved tilbudsafgivelsen alene prissætte det produkt i Sortimentet med den laveste pris. Denne pris udgør sammen med de(n) tilbudte pris(er) for optioner evalueringsprisen, se eksemplet herunder. Såfremt tilbudsgiver er indstillet på at tilbyde flere produkter i Sortimentet til den samme (laveste) pris, kan dette anføres i tilbudsliste. Evalueringen vil tage udgangspunkt i evalueringsprisen, se eksemplet herunder: Ydelser Tilbudspris (DKK) "Hovedydelse" Tilbudt produkt A 1.000,00 Tilbudt produkt B 1.000,00 Tilbud produkt C - "Optioner" Option 1 80,00 Option 2 50,00 Evalueringspris 1.130,00 Bemærk: Ordregiver vil i forbindelse med evalueringen af tilbuddene rangere de tilbudsgivere, som tildeles en delaftale baseret på deres evalueringspris(er) på den pågældende delaftale. Ved direkte tildeling vil tilbudsgiver skulle levere det tilbudte produkt (hovedydelse), som er tilbudt med den laveste pris. Har en tilbudsgiver tilbudt flere produkter til samme (laveste) pris, kan den indkøbende myndigheden ved direkte tildeling vælge mellem disse produkter. I eksemplet ovenfor, kan der således vælge mellem Produkt A og Produkt B. Ved et mini-udbud kan tilbudsgiver tilbyde et hvilket som helst produkt fra Sortimentet, dog må prisen for det produkt, som tilbydes, ikke overstige evalueringsprisen for hovedydelsen, dvs. i ovennævnte tilfælde må tilbudsgiver ved mini-udbud gerne tilbyde produkt B eller C, dog må prisen på disse produkter ikke overstige kr. ekskl. moms. 13