Konkurrencepræget dialog

Transkript

1 Konkurrencepræget dialog Erfaringer fra en udbudsforretning Indskrivningssystem med tale-til til-teksttekst genkendelse TRANSEDITH Gå-hjem-møde 8. juni 2006 kl til Per Anker Hansen, vicedirektør, r, Folketinget

2 Disposition Indledning Afslutning Casen Erfaringer Funktionaliteter Forløb Udfordringer Planlægning

3 Folketinget Opgaver: Lovgivning og kontrol Produktion: Ca. 275 lovforslag/år Ca. 200 beslutningsforslag/år Ca spørgsm rgsmål/ l/år Ca dokumenter i tilvækst påp ft.dk Aktivitet: ca. 100 mødedage/ m dedage/år ca. 700 timers møde m i salen/år ca. 600 udvalgsmøder/ der/år

4 Folketingets administration Vision Ydelser Vi sikrer optimale rammer for Folketingets arbejde ved at: yde bistand og service påp et højt kvalitetsniveau kommunikere hurtigt og præcist med omverdenen være en af de mest attraktive offentlige arbejdspladser Udvalgs- og delegationsbetjening Betjening af salen Præsidiebetjening Intern service Videnbetjening Ekstern kommunikation og information Generel ledelse og administration

5 Baggrund Casen - Transeditering Problemer med at rekruttere tekstbehandlere Behov for reinvestering i All-in in-one/wps+ løsningl Ønske om at kunne publicere referat timer efter tale Forandrings- og teknologiprojekt Ny arbejdsform (transeditering( isf. tekstbehandling+redigering) Ny arbejdstilrettelæggelse (fra bunke isf plan ) Nye kompetencer (transeditering( isf redigering) Ny teknologi (tale til tekst)

6 Transeditering Et forandrings- og teknologiprojekt Nuværende arbejdsform Digital lyd Ordret tekst Redigeret tekst Færdig tekst Publicering Afskrivning Tekstbeh. Redigering Referent Korrektur Sats Fremtidig arbejdsform Digital lyd Redigeret tekst Færdig tekst Publicering Transeditering med Tale til tekst Rererent Korrektur Sats

7 Funktionaliteter Planlægning Daglig opgavehåndtering (indeksering af møde) m Tale til tekst Produktionsstatistik Integration til ESDH-system Integration til digitalt optagesystem (MURF)

8 Udfordringer Markedsundersøgelse af tale til tekstsystemer Standardsystem til tale til tekst Folketingsspecifik indpakning Overvejelser om grænsefalde til ESDH-system Overvejelser om grænseflade til digitalt optagesystem Ønske om konkurrence Vanskelighed med at formulere meget præcise krav

9 Forberedelse Konsulent til at støtte tte proces og udarbejdelse af udbudsmateriale/kontrakt Valg af udbudsform check-up med Kammeradvokaten Udarbejdelse af udkast til kravspecifikation Gennemførsel af prækvalifikation 5 firmaer søgte s prækvalifikation, alle 5 prækvalificeret

10 Planlægning af udbudsforløb Udbudsbekendtgørelse Prækvalifikation Mulige tilbudsgivere Invitation til dialogfase Udbudsmateriale Kunden udsender: -Udbudsbetingelser -Udkast til K01 -Udkast til bilag 1-13 Dialogfase Indledende mødem Koncept Løsningsbeskrivelse -Kunden præsenterer kravspecifikation -Spørgsmål fra tilbudsgiver Tilbudsgiver præsenterer: -Overordnet løsningskoncept -Prisindikation -Afklaring af spørgsmål Opfordring til afgivelse af tilbud Tilbudsgiver præsenterer: -Udkast til bilag 2b Løsningsbeskrivelse -Udkast til prisramme på hovedkomponenter Tilbud Valg af leverandør Kunden udsender tilrettet udbudsmateriale: -Udbudsbetingelser -K01 -Bilag Kontraktindgåelse Tilbudsgiver fremsender: - Tilbud Kunden offentliggør valg af leverandør Kunden og leverandør indgår kontrakt

11 Dialogforløbet 5 firmaer søgte s prækvalifikation 5 prækvalificeret De 5 blev til 3 ad frivillighedens vej En erkendte at det ikke var corebusiness En erkendte at rollen som underleverandør r var mere hensigtsmæssig ssig Den foreløbige kravspecifikation Var god til at afklare os selv, ikke mindst ift.. forandringsprojektet Gode præsentationer af tilbudsgiverne Kunne bruges til ærligt feedback Relativt tidlig indikation af pris Meget fåf forbehold til kontrakt Endelig prissætning påp niveau med indikationer

12 Erfaringer 5 firmaer er mange i sådant s et forløb Forventning om reduktion var begrundelse for at prækvalificere alle 5 Ligebehandlingen giver anledning til mange møderm Længere forløb b end fx begrænset udbud Bidrog til leverandørens rens forståelse af opgaven Gav Folketinget indsigt i leverandørernes rernes team Leverandørerne rerne kunne rette kanonen ind Ikke sås stor risiko for at skyde forbi målet m ambitionsmæssigt ssigt og økonomisk Samlet set mindre ressourcekrævende for tilbudsgiverne

13 Og sås pudser vi glorien Ligebehandling Troværdighed rdighed Ærlighed - og sås en lille smule held