Hvorfor intranet Alfresco?

Transkript

1 Hvorfor intranet Alfresco? - en gennemtænkt tilfældighed

2 Dagsorden Baggrund for oplæget Hensigt med oplæg: Dele vores erfaringer vedr. valg af open source og Alfresco Dele vores erfaringer vedr. udbudsproces Dele vores erfaringer vedr. forankring og implementering i en umoden organisation. Den lange historie fortalt kort

3 Forudsætninger Jeg blev ansat til at udvikle, anskaffe og implementere et intranet Jeg havde erfaring indenfor projektledelse og kommunikation, men ingen tekniske kompetencer Ingen krav til funktionalitet, design, integration og teknik Intet intranet, kun Notes databaser med forældet indhold Budget ca. 1 mio. DKK. Ingen stillingtagen til: Juridiske kompetencer It-kompetencer Ressourcer til kommunikations under og efter projektfasen Involvering af medarbejdere i projektfasen

4 Ingen krav blev til mange ønsker Behovsanalyse hvad ville medarbejderne og direktionen? Samtale med 6 andre kommuner Samtale med leverandører af intranet-løsninger Samarbejde med It-afdelingen, ny it-chef Samarbejde med juridisk itkonsulent ved KL

5 Udbudsmateriale - vi fortalte, at vi var nysgerrige og åbne Kravspecifikation i tre kapitler Tilbudsgiverne havde større erfaring vi inviterede dem til at komme med egne forslag Vi lod os ikke begrænse Dels af manglende viden internt Dels af erfaringer om, det kan/må/har vi ikke råd til Vi tydeliggjorde, at vi var interesseret i tilbud baseret på både OS og traditionelle systemer Vi vidste, hvad vi ville overordnet, men ikke i detaljerne

6 Prækvalifikation og udbud 31 søgte om at blive prækvalificeret 8 blev valgt 6 endte med at byde, heraf var 3 open source leverandører

7 Kriterier for udvælgelse

8 Open source vs. traditionelle systemer Fordele: Ingen licensbetaling, relevant ift. opskallering Billigere løsninger ved anvendelse af produktet til andre formål, f.eks. kommunens hjemmeside Kildekoden er åbne videreudvikling er billigere, da der er flere leverandører Ulemper: Der er ikke er en ansvarlig leverandør for produktet, som kunden kan henvende sig til ved produktfejl Risiko for, at et open source produkt kan dø, hvis det er meget lille i markedet

9 Valg af Magenta ApS og Alfresco Økonomi Funktionalitet og integration til ESDH system Kompetencer indenfor kommunikation og organisatorisk forankring Brug af underleverandører, f.eks. ved integration til ESDH Erfaring med leverance af projekter til store offentlige organisationer Fokus på at inddrage den offentlige digitaliseringsstrategi En platform, som ville kunne danne grundlag for fremtidig it-udvikling i form af en serviceplatform Eneste risiko var, at leverandøren ikke tidligere havde udarbejdet intranet i det valgte produkt

10 Det virkelige liv Vi fik, hvad vi blev lovet, men ikke alt fungerer hensigtsmæssigt f.eks. ESDH Tilpasninger og nyudvikling sker på baggrund af vores behov vi har ikke mulighed for at drage nytte af andres erfaringer En række af funktionaliteterne er mere tekniske end brugervenlige, og skal files til Vi har ikke anvendt platformen til andet i organisationen dette skyldes primært vores organisering internt Vores egen organisation er den største hæmsko i forhold til at udnytte mulighederne i produktet Vi er meget afhængige af leverandøren, da der kun er en anden leverandør på markedet.

11 LyNET, hvad bruger vi det til

12 LyNET, hvad bruger vi det til

13 LyNET fremover Flere debatter Film kampagner It status felt Flere målrettede nyheder Flere lokale rum/mapper

14 Links Ubudsmatrialet: Kildekoden:??

15 Spørgsmål?