Spørgsmål og svar i forbindelse med Energistyrelsens udbud af kontrakt om rådgivning og vejledning af bygningsejere om PCB i 2014 og 2015.

Transkript

1 Spørgsmål og svar i forbindelse med Energistyrelsens udbud af kontrakt om rådgivning og vejledning af bygningsejere om PCB i 2014 og februar 2014 Byggeri og energieffektivitet Rev. 4., 12. og 17. marts 2014 Dokumentet opdateres løbende i takt med Energistyrelsens modtagelse af spørgsmål til udbuddet. Spørgsmål 1 Der ønskes en præcisering af følgende formulering: Konsulenten må i kontraktperioden ikke tilbyde konkret bygherrerådgivning om PCB mod honorar på baggrund af henvendelser til enheden. Det fremgår tydeligt, at Energistyrelsen ikke ønsker, at konsulenten benytter henvendelser til enheden, til at sælge konsulentydelser mod betaling til de bygningsejere der henvender sig til enheden. Det er dog uklart, i hvilken grad konsulenten afskærer sig fra muligheden for, i fremtiden at rådgive en bygningsejer om PCB, hvis denne på et tidspunkt har søgt vejledning om PCB ved enheden. Dette ønskes præciseret. I det følgende er angivet tre tænkte eksempler. I alle eksempler vil konsulenten ikke oplyse firmanavn ved henvendelse til enheden eller på nogen måde henvise til eget firma eller kolleger i eget firma. Eksempel. En bygningsejer har modtaget vejledning om PCB fra enheden om et konkret projekt. På et senere tidspunkt kontakter bygningsejeren konsulenten direkte (ikke rådgivningsenheden) og beder om rådgivning vedr. PCB på et andet projekt. Kan konsulenten indgå en rådgivningsaftale mod honorarbetaling med bygningsejere? Eksempel. En bygningsejer har modtaget vejledning om PCB fra enheden om et konkret projekt. På et senere tidspunkt kontakter bygningsejeren konsulenten direkte (ikke rådgivningsenheden) og beder om rådgivning vedr. PCB på samme projekt. Kan konsulenten indgå en rådgivningsaftale mod honorarbetaling med bygningsejere? F.eks. hvis det sikres, at opgaven løses af en medarbejder, som ikke er involveret i bemanding af rådgivningsenheden, og som ikke har nogen viden om den vejledning bygningsejeren har fået ved henvendelse til rådgivningsenheden? Eksempel. Konsulenten har en igangværende aftale om rådgivning vedr. PCB med en bygningsejer. Samme bygningsejer henvender sig til rådgivningsenheden og modtager vejledning om PCB. Skal konsulenten i dette tilfælde opsige sin igangværende rådgivningsaftale med bygningsejeren? Energistyrelsen har med formuleringen ønsket, at det fremgår tydeligt, at rådgivningsenheden er en uvildig enhed og ikke må udnytte de henvendelser de får kommercielt, herunder tilbyde konkrete rådgivningsopgaver mod honorar på baggrund af modtagende henvendelser til enheden. Det er op til de enkelte tilbudsgivere at redegøre for, hvordan dette kan sikres, herunder klart beskrive en procedure, der sikrer, at rådgivningsenhedens formål/indhold/arbejde i overensstemmelse med projektbeskrivelsen, overholdes og ikke bruges til at generere konsulentopgaver. Side 1

2 Det er op til konsulenten, at sikre at der ikke opstår habilitetsproblemer, jf. kontrakten punkt samt punkt 24. De nævnte vilkår betyder ikke, at konsulenten ikke må fortsætte sit eventuelle hidtidige arbejde med fx bygherrerådgivning om PCB i den periode, hvor der også varetages opgaven for Energistyrelsen om vejledning om PCB. Det er tilbudsgivers opgave at sikre, at der er en klar og for brugeren tydelige adskillelse mellem evt. indtægtsdækkede opgaver om PCB og så vejledningsopgaven. Tilbudsgiver skal i tilbuddet redegøre grundigt herfor, såfremt risikoen foreligger. Som det fremgår af opgavebeskrivelsen afsnit 4 og 5, skal tilbudsgiver ikke foretage konkret byggefaglig rådgivning om håndtering af helt konkrete PCB-forekomster. Dette er ydelser, som typisk vil blive ydet af private rådgivere til konkrete bygherrer mod honorar. Konsulentens opgave er at yde vejledning om den nuværende viden om PCB og håndteringen heraf, herunder hvilke handlemuligheder den enkelte bygningsejer har i forhold til undersøgelse og håndtering af PCB i bygninger, hvordan de konkrete skridt i processen foregår og hvilket ansvar bygningsejeren har i den forbindelse. Energistyrelsen forudser, at der ofte vil være tale om, at en bygningsejer eller en bygherre efter henvendelse til styrelsens rådgivningsenhed efterfølgende vil henvende sig til en privat rådgiver og mod betaling købe konkret bygherrerådgivning om den konkrete konstaterede PCB-forekomst og afhjælpning/håndtering heraf. Såfremt tilbudsgiver også tilbyder denne type ydelse eller andre lignende ydelser om PCB, skal tilbuddet som ovenfor beskrevet indeholde en tydelig angivelse af sikring af uvildighed. Spørgsmål 2 "Konsulenten må i kontraktperioden ikke tilbyde konkret bygherrerådgivning om PCB mod honorar på baggrund af henvendelser til enheden". Hvordan er dette forhold præcist defineret? Skal formuleringen forstås sådan, at man som konsulent generelt ikke må udføre bygherrerådgivning inden for PCB i kontraktperioden, eks. i forbindelse med renoveringsprojekter ol.? Eller gælder det kun i tilfælde af konkrete henvendelser til "enheden"? I så fald vil det så betyde, at man slet ikke må yde rådgivning til den pågældende bygningsejer, som eks. kunne være en for konsulenten eksisterende kunde (eks. en kommune eller boligforening), eller gælder det kun for den pågældende bygning, som bygningsejeren retter henvendelse om? Vil disse forhold i øvrigt være gældende for hele firmaet, som Energistyrelsen vælger at entrere med, eller kun de medarbejdere, som er med i "enheden"? Jf. svar for spørgsmål 1. Spørgsmål 3 Vi har spørgsmål til følgende formulering i opgavebeskrivelsen, 4. Krav til opgavens udførelse: Konsulenten må i kontraktperioden ikke tilbyde konkret bygherrerådgivning om PCB mod honorar på baggrund af henvendelser til enheden. samt Side 2

3 Spørgsmål ved. kontrakt, VII Tavshedspligt, pkt. 24: Konsulentfirmaet må ikke i nogen anden del af sin virksomhed gøre brug af de oplysninger, som konsulentfirmaet kommer i besiddelse af i forbindelse med løsning af opgaverne i henhold til kravspecifikationen, ligesom konsulentfirmaet ikke på nogen måde må stille oplysningerne til rådighed for tredjemand uden forudgående indhentelse af Energistyrelsens skriftlige samtykke. Betyder disse formuleringer, at juridiske enheder, der har og ønsker at opretholde et virke som bygherrerådgivere om PCB mod honorar, ikke kan indgå i konsortiedannelser, der ønsker at løse den udbudte opgave? Her tænkes også på, om det er muligt ved aftaler og udskilning af særligt personale i et bygherrerådgivningsfirma, at opfylde kravene i udbudsmaterialet? Jf. svar for spørgsmål 1. Der er intet i vejen for, at der kan ske en konsortiedannelse. Ved konsortiedannelse, hvor der indgår parter, der tilbyder rådgivning om PCB mod honorar, skal der foreligge en beskrivelse og procedure for, hvorledes princippet om uvildighed er sikret. Spørgsmål 4 Vedr. opgavens maksimalbeløb beskrevet på opgavebeskrivelsens side 5. Skal det forstås sådan, at projektet har et maksimalbeløb på 2,5 mio. kr. inklusiv variable ydelser på kr. i Eller kan kontrakten have et maksimalbeløb på 2,5 mio. kr. i 2014 plus et yderligere beløb på op til kr. for variable ydelser i 2014? Tilsvarende spørgsmål vedr Kontrakten med variabel ydelse er ikke indbefattet i opgavekontrakten, der har et maksimalbeløb på 2,5 mio. kr. i Kontrakten med variabel vederlag afregnes på baggrund af antallet af konkrete rådgivningsydelser og er tænkt som en buffer til kontrakten, hvis der er stor efterspørgsel efter rådgivning (indeholder yderligere max kr.) Tilsvarende for Spørgsmål 5 Skal konsulenten overtage hele eller dele af driften af PCB-guiden.dk, herunder den eksisterende PCB-hotline, som den findes på hjemmesiden i dag? Konsulenten overtager ikke driften af PCB-guiden.dk, men skal inddrage den viden, de trin-for-trin løsninger og redskaber, der allerede ligger på PCB-guiden.dk. Spørgsmål 6 Af hensyn til planlægning af projektet ønskes det oplyst, hvad omfanget af henvendelser til den eksisterende PCB-hotline har været, siden den blev introduceret? Omfanget af henvendelser til Miljøstyrelsens PCB-hotline har været forholdsvis begrænset. Side 3

4 Spørgsmål 7 Kontrakten indeholder ikke nogen bestemmelse om beløbsmæssig begrænsning af Leverandørens ansvar, hvilket er sædvanligt i rådgiverbranchen: Kan ENS acceptere at konsulentfirmaets økonomiske ansvar begrænses til størrelsen af det udbetalte honorar? - Hvis nej, hvilken økonomisk ansvarsbegrænsning kan ENS da acceptere? Kan ENS acceptere et vilkår - som er sædvanligt i rådgiverbranchen - om at Leverandørens ansvar ophører 5 år efter afslutningen af opgaven? (jf. ABR 89 punkt )? Kan ENS acceptere et vilkår - som er sædvanligt i rådgiverbranchen - om at Leverandøren ikke hæfter for driftstab, avancetab eller andet indirekte tab? (jf. ABR 89 punkt 6.2.4)? Umiddelbart er det ikke muligt på forhånd at beregne de risici, der er forbundet med opgavens udførelse. Vi ser dog gerne, at tilbudsgiver giver sit bud på en mulig ansvarsbegrænsning samt en udførlig redegørelse af de hertil eventuelt tilknyttede vilkår. Som det fremgår af udbudsbetingelserne er konsulentfirmaets rådgivningsenhed en enhed, der skal yde rådgivning og vejledning til bygningsejere i henholdt til opgavebeskrivelsen, afsnit 4. Konsulentfirmaet skal således yde rådgivning om, hvilke handlemuligheder den enkelte bygningsejer har i forhold til undersøgelse og håndtering af PCB i bygninger. Konsulentfirmaet skal således ikke foretage konkret byggefaglig rådgivning om håndtering af helt konkrete PCB-forekomster, hvorved konsulentfirmaets arbejde med rådgivningsenheden ikke betragtes som værende en egentlig leverandør af teknisk vejledning/opgaver og dermed er konsulentfirmaet ikke en del af rådgiverbranchen, der almindeligvis benytter ABR 89. Spørgsmål 8 Spørgsmål vedr. erstatningspligt og ansvarsforsikring (kontraktens afsnit III og XIV). Vil konsulenten være erstatningspligtig i forhold til vejledning og rådgivning af bygningsejere? Er det muligt at få indført en ansvarsbegrænsning til f.eks. 10 mio. kr. i kontrakten? Jf. svar for spørgsmål 7. Spørgsmål 9 Er der mulighed for en forlængelse af projektet efter 2015? Projektet er en del af Finansloven for 2014 og er aftalt og finansieret til og med Det er endnu ikke muligt at afgøre, om forlængelse af projektet er en option. Side 4

5 Energistyrelsen meddeler senest 6 måneder før kontraktens ophør, om kontrakten kan og ønskes forlænget, jf. kontrakten punkt 36. Spørgsmål 10 Er det et krav, at rådgivningsværktøjer og -materiale (herunder både digitalt og analogt), overdrages til ENS ved projektets ophør? Hvis der skal overdrages digitale værktøjer, vil ENS i givet fald afholde udgifterne der kan være forbundet med overdragelse af digitale værktøjer til 3. part eller til energistyrelsen? Konsulentfirmaet er forpligtet til ved udløb af kontraktperioden at udlevere alt væsentligt materiale, der er indsamlet eller udviklet som led i varetagelsen af rådgivningsenheden, til Energistyrelsen, herunder også potentielle rådgivningsværktøjer. Konsulentfirmaet afholder egne eventuelle udgifter, der måtte være forbundet med overdragelsen. Jf. kontrakten punkt 33 og 36. Side 5