Referat fra LMU-møde

Transkript

1 Dato Journalnr Sagsbehandler Telefon 30. juni Jytte Groth Referat fra LMU-møde Sted Mødetidspunkt Mødedeltagere 22. juni 2011 Søren Nymarksvej 3, Højbjerg Medarbejdersiden: Leif Hansen, Søren Bastholm, Flemming Mogensen, Henrik Ekstrøm Jørgensen, Lone Winther Andersen, Lis Møllenbach Møller og Jochen Diekmann Ledersiden: Jens Erik Sørensen, Lise Terkildsen, Bente Brink og John Kristensen Afbud: Thomas Nielsen, Sebastian Gudmundson og Ole Simonsen Referent: Jytte Groth Ad pkt. 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Ad pkt. 2. Godkendelse af referat fra mødet den 14. marts Referatet blev godkendt. Under punktet drøftede man suppleanternes deltagelse i LMU-møderne. Spørgsmålet har tidligere været drøftet på et LMU-møde og på daværende tidspunkt blev det accepteret af ledelsen, at suppleanterne kunne deltage. Forudsætninger for denne accept har imidlertid ikke været tydeliggjort. Forudsætningen var dels at forankre LMU-arbejdet i organisationen, dels at få udbredt LMU-arbejdet. Herudover kan behandling af særligt tunge sager på dagsordenen give suppleanterne mulighed for deltagelse. Konklusionen på drøftelsen blev, at suppleanter som udgangspunkt ikke deltager i LMUmøderne. Men de ordinære medlemmer kan konkret vurdere, at der er behov for suppleantens deltagelse. Suppleanterne deltager altid i de årlige temamøder. Ad pkt. 3. Mål, opgaver og kompetenceudvikling Midttrafik+. Det nye system Midttrafik+ til opgaver/mål og kompetencer er nu sat i drift. På nuværende tidspunkt har 31 medarbejdere modtaget skema til MUS-forberedelsen. Idriftsættelsen trak lidt ud grundet it-problemer og som følge heraf er fristen for MUS-samtalerne udskudt til udgangen af august Flere af LMU-deltagerne er blandt de 31 medarbejdere, som har modtaget skemaet til MUSforberedelsen. Indtrykket er, at systemet er nemt at gå til. Det fungerer fint. Men det er svært at vurdere niveauet på egne kompetencer. Rent layoutmæssigt var der ønske om, at skrivefeltet blev gjort større. Det vil indgå i den efterfølgende evaluering.

2 2 Resultaterne fra MUS-samtalerne skal danne baggrund for den strategiske kompetenceudvikling. Erfaringer med Midttrafik+ vil blive evalueret på næste LMU-møde. Ad pkt. 4. APV ,7 % af medarbejderne, incl. ledere har deltaget i den netop afholdt APV. Der er ikke taget højde for medarbejderes eventuelle fravær i besvarelsesperioden, som var relativ kort. Der er store udsving de enkelte afdelinger i mellem, men samlet set kunne man godt have ønsket en højere svarprocent. En af arbejdsmiljørepræsentanterne har konkret spurgt medarbejdere, om årsagen til at de ikke har deltaget i APV-undersøgelsen. En forklaring har været, at nogle har følt det nyttesløst, fordi man oplever, at der ikke bliver fulgt op i tilstrækkelig grad. Fra ledelsesside ser man ikke nødvendigvis de manglende besvarelser som udtryk for lav performance i forhold til tidligere APV, men kan også være et udtryk for at arbejdsmiljø ikke har højt prioritet for den enkelte, fordi det generelt fungerer godt. Det blev i øvrigt fra ledelsens side bemærket, at selvom man ikke har deltaget i undersøgelsen, så har man selvfølgelig mulighed for at give sin menig tilkende i forbindelse med opfølgningen i de enkelte afdelinger. Bente Brink understregede vigtigheden af at involvere medarbejderne i de handlingsplaner, der skal laves for de afdelingsspecifikke indsatsområder. Det er lederens ansvar at inddrage medarbejderne. Det er ligeledes den enkelte leders ansvar at få fulgt op på handleplanerne. Viser drøftelser i de enkelte afdelinger, at de afdelingsspecifikke indsatsområder alligevel ikke kan håndteres lokalt, vil de indgå i prioriteringen af de tværgående handleplaner. Flere af de identificerede indsatsområder er tværgående i organisationen. Arbejdsmiljøgruppen har derfor bedt Intern Service udarbejde forslag til handleplaner for disse problemstillinger. En prioriteret handleplan med en økonomisk oversigt vil blive forelagt LMU til beslutning i mødet i september Bente Brink oplyste, at man har bedt en arbejdsmiljørådgiver hjælpe til med at få løst de fysiske problemer på Rutebilstationen i Randers. En arbejdsmiljørådgiver kan også inddrages andre steder, hvis der viser sig behov herfor. Arbejdsmiljøgruppen vil foretage en systematisk evaluering af hele APV-processen, herunder også af spørgeskemaet. Det kom frem under de lokale drøftelser, at flere havde fundet spørgeskemaet for omfattende. Resultatet af APV-undersøgelsen findes i Personalekontoret og elektronisk på f-drevet. De kan ses her: F:\Personale\Arbejdsmiljø\APV Ad pkt. 5. Arbejdsmiljøpolitik. Arbejdsmiljøgruppen har revideret politikken for udførelse af det arbejdsmiljømæssige arbejde i Midttrafik. Der er sket en opdatering i forhold til den nye arbejdsmiljøbekendtgørelse og som følge heraf, er der stort set kun tale om tekniske ændringer. For at leve helt op til bekendtgørelsen, mangler Arbejdsmiljøgruppen at få udarbejdet en skriftlig instruks om, hvordan vi sikre, at nyansatte introduceret til arbejdsmiljøarbejdet. Endvidere skal der laves en arbejdsmiljøhåndbog. Den reviderede arbejdsmiljøpolitik blev godkendt.

3 3 Ad pkt. 6. Midttrafiks voldspolitik. Arbejdsmiljøgruppen har revideret Midttrafiks voldspolitik. Den tidligere politik rettede sig alene mod Billetkontrollen. I den reviderede politik er der særligt fokus på alle kunderelaterede funktioner, men politikken vedrører hele Midttrafik. Inden for den enkelte arbejdsmiljørepræsentants dækningsområde skal der laves en beredskabsplan. Det går arbejdsmiljølederen og de enkelte arbejdsmiljørepræsentanter i gang med. Den reviderede voldspolitik blev godkendt. Ad pkt. 7. Mobbe- og chikanepolitikken. I henhold til mobbe- og chikanepolitikken skal LMU en gang årligt evaluere politikken. LMU fandt ikke grundlag for at foretage ændringer. Ad pkt. 8. Sundhedstjek. Midttrafiks medarbejder har hidtil fået tilbud om et sundhedstjek ca. 1 gang om året. Mange har taget imod tilbuddet. Fra medarbejderside opfordrede man til mere opfølgning på sundhedstjekket. Det kunne f.eks. være tilbud om rygestopkurser. Fra ledelsesside blev det tilkendegivet, at man er indstillet på at give tilbud om fælles opfølgninger, hvis der viser sig et konkret behov. Det blev understreget, at den enkelte medarbejder også selv har et personligt ansvar for opfølgning. Medarbejdersiden ønskede fortsat mulighed for at få sundhedstjek og opfordrede til fremadrettet at have fokus på opfølgningen. Medarbejdersiden vil til næste møde komme med et oplæg til en sundhedspolitisk drøftelse. Ad pkt. 9. Sygefravær. Midttrafik har et forholdsvist højt sygefravær. Omregnes sygefravær i 2011 til helårsfravær svarer det til et årligt sygefravær på 15,7 %. Sygefraværet er ikke jævnt fordelt i hele Midttrafik. Især skiller Billetkontrollen sig ud. Omregnet til helårsniveau er der et sygefravær på 50 dage pr. medarbejder pr. år. Ledelsen og bl.a. billetkontrollørernes tillidsrepræsentant har haft en drøftelse af sygefraværet og man har en fælles forståelse for, at det er nødvendigt at få identificeret årsagerne til fraværet med henblik på at få gjort en særlig indsats for at få det nedbragt. Lise Terkildsen ridsede en række mulige tiltag til nedbringelse af sygefravær op, f.eks.: Hyppigere og tidligere kontakt til sygemeldte medarbejdere Analyse af fraværsmønstre Temadrøftelser. Fordomsfri drøftelse af, hvornår man melder sig syg, og hvad sygefravær betyder for opgaveløsningen, kollegerne, arbejdsmiljø mv. Projekt langtidsrask fokus på medarbejdere med ingen eller kun meget sjældent sygefravær og hvilken læring der kan drages heraf. Fokus på forebyggelse Mulighed for særlige hensyn, hvis man møder på arbejdet uden at være helt på toppen. Resultatlønsprojekt for nedbringelse af sygefravær.

4 4 Fra medarbejderside blev det bemærket, at drøftelserne i afdelingerne om sygefravær i høj grad kun har fokus på sygefraværsstatistikker fremfor årsager og løsningsmuligheder. Der blev efterlyst mere åbenhed om sygefraværet i de enkelte afdelinger. Ligeledes blev der fra medarbejderside bemærket, at sygefraværet er koncentreret om funktioner med mange kunderelaterede opgaver. I de funktioner er man på hele tiden og med samme niveau. Man har ikke samme mulighed som andre for at skåne sig selv, hvis man ikke er helt på toppen. Modsat kan det også øge det samlede sygefravær, hvis en halvsløj/syg medarbejder kommer på arbejde. Det blev foreslået, at man skal melde sig syg hos sin leder fremfor til en kollega. Man efterlyste oplysninger om Midttrafiks sygefravær set i forhold til de øvrige trafikselskaber. Hertil bemærkede Lise Terkildsen, at det er vanskeligt direkte at sammenligne tallene, da ikke alle trafikselskaber bruger samme opgørelsesmetode. Det blev spurgt ind til, om ledelsen har overvejet at tilbyde medarbejderne influenzavaccine? Det kan muligvis påvirke sygefraværet positivt. Jens Erik Sørensen bemærkede, at ledelsen er åben for alle muligheder. Dog er det en forudsætning med en dokumenteret virkning. Jens Erik Sørensen afsluttede punktet med at understrege vigtigheden af, at vi tager ved lære af andres successer i forhold til nedbringelse af sygefravær. Årsager og handlemuligheder bør drøftes i de afdelinger, hvor der er et højt sygefravær og med efterfølgende erfaringsudveksling i LMU. Ad pkt. 10. Medarbejderbetalt sundhedsforsikring. På LMU-mødet i marts 2011 blev det aftalt at rekvirere et konkret tilbud og udarbejde et oplæg til en udbygning af Midttrafiks healthcare-ordning med en medarbejderbetalt sundhedsforsikring. Bente Brink efterlyste en nærmere beskrivelse af, hvad medarbejderne konkret ønsker en sundhedsforsikring skal indeholde. Det vil lette det videre arbejde i forhold til udbyder. Det blev aftalt, at Bente Brink og et par medarbejderrepræsentanter sammen laver et oplæg til ønsket indhold i en sundhedsforsikring. Medarbejdersiden giver snarest besked om, hvem der er udpeget som deltagere. Det er efterfølgende besluttet, at Ole Simonsen overtager opgaven fra Bente Brink. Ad pkt. 11. Oversigt over anvendte konsulentydelser. I forbindelse med organisationsændringen pr. 1. april 2011 blev der tilført organisationen 2 midlertidige områdelederstillinger samt en midlertidig projektlederstilling. Det blev på det ekstraordinære LMU-møde den 27. januar 2011 oplyst, at økonomien til at finansiere de nye stillinger primært hentes ved et tilsvarende mindre forbrug på eksterne konsulentydelser. Der var med dagsordenen vedlagt en oversigt med særlig angivelse af den type konsulentydelser, som der forventes besparelser på som følge de 2 områdelederstillingers besættelse. Oversigten blev taget til efterretning. Medarbejdersiden ønskede en opfølgning på konsulentforbruget i indeværende budgetår på et senere LMU-møde.

5 5 Ad pkt. 12. Organisationsændring. John Kristensen orienterede om en mindre organisationsændring i klippekortadministrationen. Midttrafik har løbende fokus på at have den mest optimale drift. Der har vist sig en stor besparelse ved at lade en ekstern partner udføre opgaven med udbringning af klippekort til forhandlere. Herudover undgår Midttrafik også en udgift til leasing af en ny bil til. Besparelsen på ændringen er opgjort til kr. Ad pkt. 13. Orientering fra direktøren om organisationen. Jens Erik Sørensen orienterede om følgende punkter: Flex-trafik: En ekstern rapport fra 2010 viste, at Midttrafik kunne spare en væsentlig sum ved at flytte administrationen af handicapkørslen til Nordjyllands Trafikselskab. Midttrafiks bestyrelse fandt imidlertid beslutningsgrundlaget for spinkelt og bad om at få yderligere dokumentation. Konsulentfirmaet A2 har nu dokumenteret, at omfattende effektiviseringer i Flextrafik kan holde opgaver i Midttrafiks eget regi. Bestyrelsen har derfor i møde den 17. juni 2011 besluttet at opgaven med bestillingsmodtagelse og trafikstyring fastholdes i Midttrafik. Letbanen: I forbindelse med etableringen af en Letbane skal der dannes et anlægsselskab, som skal forestå etableringen. Selskabet får egen bestyrelse. Selskabet forventes bemandet med en leder, en økonomimedarbejder, en kommunikationsmedarbejder samt indlejede folk fra et rådgivningsfirma. Herudover vil Letbanesekretariatets nuværende medarbejdere også være tilknyttet selskabet. Den endelige etablering af selskabet afventer den fornødne lovgivning. Det er besluttet, at såvel anlæg som drift af Letbanen skal sendes i offentligt udbud. På forespørgsel oplyste Jens Erik Sørensen, at direktionen efter sommerferien vil tage stilling til, hvordan ledelsen skal sammensættes i Flextrafik. Medarbejderne i afdelingen vil blive involveret i drøftelserne. Hovedfokus skal være på løsningen af Flextrafiks nuværende opgaver. Lokallønsforhandlingerne for 2011 er ved at være på plads. Dog mangler forhandlingen med FOA vedrørende billetkontrollørerne at blive afsluttet. Ad pkt. 14. Eventuelt. Jens Erik Sørensen foreslog at punktet Godkendelse af referat fra sidste møde udgår af dagsordenen. I stedet indføres en procedure, hvor referatet udsendes til mødedeltagerne med henblik på kommentering inden for en nærmere angivet frist. Efter fristens udløb og indarbejdelse af eventuelle rettelser, vil referatet blive offentliggjort. Ad pkt. 15. Evaluering af mødet. Det var et godt møde. Man fik talt om flere essentielle ting omkring Midttrafik fremfor at være fokuseret på detaljer.