Referat fra LMU-mødet den 8. juni 2010

Transkript

1 Dato Journalnr Sagsbehandler Telefon 25. juni Jytte Groth Referat fra LMU-mødet den 8. juni 2010 Sted Mødetidspunkt Mødedeltagere 8. juni 2010 Søren Nymarksvej 3, Højbjerg Jens Erik Sørensen, John Kristensen, Merete L. Nielsen, Bente Brink, Lise Terkildsen, Kirsten Schjødt, Flemming Mogensen, Charlotte Dalby, Søren Bastholm, Jochen Diekmann Afbud: Henrik Ekstrøm Jørgensen, Anders Brogaard, Jette Ulfkjær Under meddelelsen om afbud blev det bemærket, at Videbæk ikke har en formel suppleant for Jette Ulfkjær, men man er velkommen til at stille med en anden, hvis Jette har forfald. Referent: Jytte Groth Ad 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Ad 2. Godkendelse af referatet fra mødet den 8. marts Søren Bastholm bemærkede, at det af referatet fremgik, at Anders Brogaard ønskede et punkt om opsigelse af lokalaftalen i Billetkontrollen optaget på dagsordenen. Hertil svarede Lise Terkildsen, at Anders Brogaard skulle fremsætte punktet med en bemærkning om, hvad der ønskede drøftes. Det blev også nævnt på mødet, men er beklageligvis ikke kommet med i referatet. Anders Brogaard har ikke efterfølgende fremsendt punktet. Referatet blev godkendt. Ad 3. Revision af Midttrafiks kompetenceudviklingsstrategi. I forbindelse med godkendelsen af den nuværende kompetenceudviklingsstrategi er det aftalt, at strategien skal evalueres 1 gang årligt. Kompetenceudviklingsstrategien blev evalueret i mødet den 8.marts 2010 og samtidigt blev indholdet i en ny strategi drøftet. På den baggrund har HRafdelingen udarbejdet forslag til ny strategi. Lise kommenterede det fremsendte udkast til kompetenceudviklingsstrategi og fremhævede især følgende punkter: Der er lavet sproglige tilpasninger, således at strategien er gjort mere læsevenlig. Evnen til at skabe resultater er et ny punkt i forhold fokuspunkter i kompetenceudviklingsstrategien. Endvidere er der krav om en midtvejsevaluering i forhold til MUS-samtalerne, bl.a. for at sikre, fremdrift i aftalte tiltag.

2 HR-afdelingen er i gang med at udarbejde et katalog over muligheder for at erhverve de tværgående kompetencer, som er nødvendige for Midttrafiks fortsatte udvikling, f.eks. i forhold til rådgivende salg og styring af eksterne leverandører. Herudover skal fokus på tværgående samarbejde og arbejdsgange i Midttrafik opprioriteres. Dette fokus er efterlyst af de nye medarbejdere, som direktionen holder møde med 2 gange årligt. Når kataloget er færdigt, vil HR-afdelingen afholde møder med de enkelte afdelingsledere. Der er afsat 1 mill. kr. til kompetenceudvikling, heraf ca. halvdelen til tværgående formål og resten til specifikke formål i de enkelte afdelinger. Fra medarbejderside blev det bemærket, at det er vigtigt at få skabt overblik over, hvor der er behov for kompetenceudvikling og få afsat midler hertil. I Variabel Kørsel er man allerede godt i gang med at fokusere på den interne oplæring og udvikling. Der er lavet kompetenceudviklingsplaner og man arbejder systematisk med den interne oplæring. Men medarbejderne efterlyser en oversigt over mulige kompetencetilbud. Det katalog, HR-afdelingen er i gang med at udarbejde, indeholder alene tværgående tilbud. Der blev udtrykt tilfredshed med at arbejdet med en fælles Midttrafik-kultur fortsat er et vigtigt indsatsområde. Jens Erik foreslog, at kompetenceudvikling bliver emnet på LMU s temadag i september Oplægget til kompetenceudviklingsstrategien blev godkendt. Ad 4. Opfølgning på trivselsundersøgelsen. Ifølge tidsplanen for gennemførelse af og opfølgning på trivselsundersøgelsen skal LMU have en statusdrøftelse af den generelle handleplan for Midttrafik og afdelingernes statusrapporter. Statusrapporter fra de enkelte afdelinger blev omdelt på mødet. Rapporterne skal betragtes som en midlertidig orientering og der vil blive mulighed for en nærmere drøftelse i september mødet. Generelt er der god fremdrift i de aftalte tiltag. Flere tiltag er allerede afsluttet og andre er i proces. Ad 5. MED-udvalgets arbejde med attraktive arbejdspladser. Et af LMUs mål i indeværende valgperiode er arbejdet med attraktive arbejdspladser. Charlotte kommenterede kort det udarbejde oplæg, som indeholder en beskrivelse af den attraktive arbejdsplads, hvor langt Midttrafik er i forhold hertil samt en oversigt over personalegoder i Midttrafik. Ledelsen bemærkede indledningsvist, at det er et godt udgangspunkt for det videre arbejde. Det er en del af strategien for at skabe en fælles Midttrafik-kultur. Midttrafik er allerede i gang med en række tiltag, som understøtter den attraktive arbejdsplads, f.eks. 5 i fokus. Et højt fagligt niveau i opgaveløsningen er også en væsentlig faktor. Nu har Midttrafik eksisteret i mere end 3 år, og der blev derfor fra medarbejderside opfordret til at skille sig af med gamle arvestykker fra tidligere myndigheder og se fremad. LMU bør jævnligt dagsordenssætte punktet f.eks. for at høre de gode historier fra de enkelte afdelinger. Herudover skal LMU-arbejdet mere i fokus i hele Midttrafik. Det kan f.eks. ske ved orienteringer på frokostmøder/fyraftensmøder. Endvidere skal orientering fra LMU-møderne være et fast punkt på dagsordenen til de enkelte afdelingsmøder. 2

3 Ad 6. Midttrafiks økonomi. Jens Erik orienterede om Midttrafiks økonomi. Midttrafik er kommet ud af 2009 med et flot resultat. Dels er der præsteret et regnskab uden revisionsbemærkninger, dels er man kommet ud med et overskud på 1,6 mill. kr. Bestyrelsen har besluttet, at overskuddet primært skal bruges til chaufføruddannelse og verdensredderkampagnen. Der har været et mindre forbrug på busdrift og på handicapkørsel samt et forklarligt merforbrug på Odderbanen. Regnskabet er udtryk for, at medarbejderne har præsteret et godt stykke arbejde. Overskud på Rejsekort og Letbanen har været indregnet i til andre formål i budget Det har vist sig at være en fejl, da overskud vedrørende Rejsekort og Letbanen alene må anvendes til disse formål. Man har derfor skullet finde et par millioner. Det er sket, bl.a. ved at indføre ansættelsesstop. Der er en klar forventning om, at der ikke bliver behov for at foretage yderligere justeringer i forhold til budget Direktionen har aftalt med bestyrelsen, at der skal udarbejdes 2 forslag til reduktioner i budget Der udarbejdes et forslag, som indeholder den besparelse, som Midttrafik forventer Region Midtjylland vil foretage i forhold til køreplantimer, dvs. en besparelse på ca. 3. mill. kr. Det andet forslag skal indeholde en proportional besparelse i forhold til reduktionen i køreplantimerne, dvs. en gennemsnitlig besparelse på ca. 5 %. Der er tale om en vanskelig situation for Midttrafik, da flere af vores udgifter ikke er afhængige af reduktion/opskrivning af køreplantimer. Der blev spurgt om, Midttrafik har set på muligheden for at skaffe sig merindtægter og i den forbindelse blev følgende foreslået: Indførelse af rykkergebyr i forbindelse med ikke betalte kontrolafgifter Ekspeditionsgebyr for udsendelse af institutionsklippekort Ændring af lønudbetalingstidspunktet til sidste bankdag. Det vil øge renteindtægten. Det blev aftalt, at HR-afdelingen undersøger om der er mulighed for at ændre lønudbetalingstidspunktet. På næste møde træffes beslutning om, hvorvidt udbetalingstidspunktet skal ændres og om lønsedlerne fremover kun skal sendes i e-boks. Alle medarbejdere har adgang til en pc er, så alle kan se lønsedlen på arbejdspladsen. LMU vil blive inddraget inden budgetforslag sendes til bestyrelsen. Ad 7. Brug af tjenestemobiltelefon. Som følge af multimediebeskatningens indførelse har Midttrafik udarbejdet retningslinjer for anvendelse af mobiltelefoner mv. Medarbejdere, som har fået udleveret en arbejdsmobiltelefon har mulighed for at undgå multimediebeskatningen, hvis de underskriver en erklæring om, at telefonen kun bruges til arbejdsmæssige formål. Midttrafik vil så være forpligtet til at føre kontrol med opkald fra telefonen. Medarbejder, som har fået udleveret en arbejdsmobiltelefon kan også vælge at blive omfattet af multimediebeskatningen. I disse tilfælde må telefonen også bruges privat, dog indenfor nærmere angivne rammer. 3

4 Ad 8 Kvalitetsarbejdet i Midttrafik Mål og kvalitetsarbejdet 5 i Fokus har nu været i gang siden oktober Senest har afdelingerne holdt fastholdelsesmøder, hvor der er blevet evalueret på at arbejde med mål og lavet forslag til forbedringer og resultater i den kommende tid. Danni Giørtz-Jørgensen var inviteret til at give LMU en orientering om forløbet. Danni gav en kort orientering om forløbet i efteråret 2009, hvor der var fokus på at skabe en fælles platform for strategiarbejdet i Midttrafik. De praktiske øvelser fra efteråret er gentaget i foråret Denne gang med væsentligt bedre resultat end første gang. I foråret har det også været fastholdelsesmøder med de enkelte afdelinger med særlig fokus på det fremadrettede kvalitetsarbejde. Den gennemførte audit har vist, at Midttrafik skal have mere fokus på kunderne. Vi skal fastholdes og udvikle de ting, vi allerede gør godt og der skal på forskellige områder være produktivitetsforbedringer. Fremadrettet skal der fortsat være fokus på resultater og i den forbindelse er projektet 100 resultater på 100 dage søsat. Vi skal blive bedre til at synliggøre de enkelte afdelingers mål og resultater. Ligeledes skal der øget fokus på personlige mål i efteråret Det er vigtigt at den enkelte medarbejder ved, hvorfor man er her og hvad der forventes af en. Vigtigheden af at der er match mellem personlige mål og det daglige arbejde blev understreget. Direktionen vil fortsat følge udviklingen i de enkelte afdelinger tæt. Det vil være et øget krav om effektivitet i form af udviklinger af smartere måder at udføre arbejdet på. I øjeblikket tester man et pilotprojekt i Kommunikationsafdelingen. En af opgaverne i efteråret bliver at få udarbejdet et verdenskort over forskellige tværgående processer i Midttrafik. Fra medarbejderside blev det bemærket, at det har været en god og lærerig proces at være sammen med kolleger, man ikke normalt, har noget at gøre med i hverdagen. Ad 9 Sundhedstjek I april 2010 fik de medarbejdere, som ønskede det, udarbejdet en sundhedsprofil af Cresea. Cresea har udarbejdet en samlet rapport over forløbet. På flere områder minder Midttrafiks resultat meget om tilsvarende resultater på landsplan. På positivsiden kan fremhæves, at der er meget færre rygere i Midttrafik end på landsplan, mens det ikke ser så godt ud i forhold til fysisk aktivitet. Midttrafik har allerede iværksat eller medvirket til en række tiltag, som forbedrer sundheden på arbejdspladsen. Her skal særligt fremhæves en kantineordning, som giver mulighed for et sundt måltid, frugtordningen, det årlige sundhedstjek, massageordningen samt sponsorering i forbindelse med deltagelse i DHL-stafetten. Midttrafik skal i løbet af 2010 udarbejde en sundhedspolitik, som skal tage udgangspunkt i det vi allerede gør. Evt. andre tiltag skal være omkostningsneutrale for Midttrafik, dvs. at der må prioriteres inden for den økonomiske ramme, der er til rådighed for sundhedsfremmende foranstaltninger. Ledelsen efterlyste medarbejdersidens forslag til indhold i sundhedspolitikken. 4

5 LMU havde en diskussion om og i givet fald hvornår sundhed er en privat sag eller det er et forhold som Midttrafik har ret og pligt til at blande sig i. Under diskussionen blev der bl.a. givet udtryk for, at det er vigtigt at skelne mellem folks personlige valg og det der evt. påvirker ens arbejde i negativ retning. Midttrafik bør først blande sig, hvis der er risiko for at en medarbejders sundhedsmæssige tilstand er til hinder for, at vedkommende kan varetage sit arbejdet på tilfredsstillende vis. Der blev advaret i mod, at arbejdspladsen tager ansvaret fra folk og bliver for omklamrende. I disse tider opleves et stigende pres fra omverdenen. Vi skal ikke være politibetjente i forhold til medarbejdernes sundhedstilstand. Midttrafik må gerne tage det op med den enkelte, hvis man oplever, at en medarbejder kan have problemer der har betydning for arbejdet. Det er ofte svært for personen selv at anerkende, at der kan være et problem, som bør løses. Jens Erik konkluderede, at Midttrafik kan stille ordentlige betingelser til rådighed, men der skal altid være et personligt ansvar. Ad 10 Orientering fra sikkerhedsgrupperne Nyvalgte medlemmer af sikkerhedsgrupperne skal i henhold til gældende lovgivning gennemføre sikkerhedsgruppernes arbejdsmiljømæssige uddannelse. 3 personer har været af sted på uddannelse. Sikkerhedsgrupperne arbejder med en fast dagsorden, f.eks. orientering om voldsepisoder, nærved-ulykker. Sikkerhedsgrupperne skal i gang med arbejdet med gennemførelsen af den fysiske APV i det kommende år. Sikkerhedsgrupperne har pligt til at besøge eksterne afdelinger, og derfor holdes næste sikkerhedsgruppe møde i Videbæk. Sikkerhedsrepræsentanten skifter fra 1. oktober 2010 navn til arbejdsmiljørepræsentant. Det medfører ingen opgavemæssige ændringer. Bente Brink orienterede om, at sikkerhedsrepræsentant Adam Søe Hansen ikke ønsker at udføre sit hverv som sikkerhedsrepræsentant for billetkontrollørerne. Der blev spurgt ind til, hvorfor der ikke vælges en anden sikkerhedsrepræsentant. Hertil bemærkede Bente, at sikkerhedsrepræsentanten ikke kan frasige sig hvervet i valgperioden. Sker det alligevel, har de ansatte ikke ret til at vælge en ny sikkerhedsrepræsentant. Der kan dog altid vælges en ny sikkerhedsrepræsentant, hvis arbejdsgiveren og de ansatte er enige herom. I det givne tilfælde varetages sikkerhedsarbejdet i Billetkontrollen af sikkerhedsleder Bente Brink frem til valg af ny sikkerhedsrepræsentant i Billetkontrollen ultimo oktober Ad 11 Sygefravær. Den med dagsordenen udsendte sygefraværsstatistik viser, at Midttrafik er på rette vej i forhold til nedbringelse af sygefraværet. Statistikken viser ligeledes, at sygefraværet er koncentreret på få afdelinger. Der bliver gjort en aktiv indsats i de pågældende afdelinger for at nedbringe fraværet. Ad 12 Orientering fra direktøren om organisationen. Jens Erik understregede at kommende budgetreduktioner vil blive tilrettelagt, således at der altid er plads til sikker drift, udvikling og nogle ordentlige rammer. 5

6 Trafikselskaberne i Danmark har bestilt en rapport om vurderingen af Bektra-samarbejdet i forhold til it-siden. Rapporten rummer anbefalinger, som de enkelte trafikselskaber nu skal vurdere nærmere. Til eksempel skal det vurderes, hvorvidt det vil være en fordel at samle de nuværende 5 call-centre i et eller to store centre. om der er mulighed for et dybere samarbejde om trafikstyringen hvordan it-udviklingen skal foregå. Trafikselskaberne har ikke truffet beslutninger endnu, men der skal være et fællesmøde om rapporten den 22. juni Herefter skal der være drøftelser i de enkelte trafikselskaber. Jens Erik orienterede om situationen i Billetkontrollen. arbejdsmiljøet er dårligt manglende respekt for ledelsesbeslutninger mobning mellem kolleger dårlig kollegial omgangstone Ledelsen insisterer på, at disse forhold skal forbedres. Direktionen har såvel bestyrelsen som Århus Kommunes fulde opbakning til dette arbejde. Jochen orienterede om, at formanden for HK/Østjylland har trukket sin opbakning til FOA tilbage efter pres fra medlemmerne i Midttrafik. Ad 13 LMUs temadag Nyvalgte LMU-medlemmer har tidligere efterlyst kursus om LMU-arbejdet. På LMU-mødet den 8. marts 2010 blev det aftalt at lave en temadag, hvor en del af tiden er reserveret til en gennemgang af LMU s virke. Selvom gennemgangen fortrinsvis er rettet mod nye medlemmer, blev det besluttet, at samtlige LMU-medlemmerne så vidt muligt skal deltage. Temadagen afholdes den 20. september 2010 uden for Midttrafik. Foreløbige emner til temadagen er kompetenceudvikling. Ændre forslag bedes meddelt sekretæren senest 1. juli Ad 14 Eventuelt I forbindelse med en kollegas dødsfald i maj måned blev Midttrafiks øvrige medarbejdere orienteret herom på mail. Det blev givet udtryk for, at det føltes tomt kun at få en orientering på mail. Det blev derfor foreslået, at der fremover i sådanne situationer holdes en lille mindehøjtidelighed i kantinen. HR-afdelingen sørger for at det bliver skrevet ind i personalepolitikken. Flere har efterlyst en genbrugsordning med f.eks. affaldssortering. Kundeservice ser nærmere på muligheden for etablering af en genbrugsordning. Flemming Mogensen sagde, at nogle kolleger har udtrykt utilfredshed med, at der fortsat bliver smidt mad ud efter frokost frem for at lade medarbejderne tage overskud med hjem. De pågældende foreslår at kuvertantallet justeres. Hertil blev det bemærket, at muligheden for at tage rester med hjem blev indstillet, da tidspunktet for, hvornår der må tages mad med hjem, i gentagne tilfælde ikke blev respekteret på trods af klar information og opfordringer. I stedet er der åbnet mulighed for bespisning af mødedeltagere. 6

7 I øvrigt vurderes det løbende om der er behov for at foretage justeringer i kantineordningen. Det blev aftalt fremover at benytte en aktivitetsliste i forbindelse med LMU-arbejdet. Aktivitetslisten skal indeholde en kort beskrivelse af de tiltag LMU iværksætter, tidsplan, og hvem der er ansvarlig for udførelsen. Ad 15 Evaluering af mødet Alle var enige om, at det var et godt møde. Ad 16 Næste møde Næste møde holdes 13. september