Referat fra LMU-møde

Transkript

1 Dato Journalnr Sagsbehandler Telefon 7. oktober Jytte Groth Referat fra LMU-møde Sted Mødetidspunkt Mødedeltagere 26. september 2013 Søren Nymarksvej 3, Højbjerg Ledelsesrepræsentanter: Jens Erik Sørensen, Morten Kjær Skovsen og Birgitte Ø. Lykke. Medarbejderrepræsentanter: Flemming Mogensen, Henrik Ekstrøm Jørgensen, Anne-Lise Hedegaard, Jochen Diekmann, Lis Møller, Ole B. Pedersen, Søren Bastholm og Thomas Nielsen. Afbud: Mikkel Degn og Merete Lundgaard Nielsen Referent: Jytte Groth Ad pkt. 1 Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen blev godkendt. Ad pkt. 2 Arbejdsmiljø i Midttrafik med særlig fokus på håndtering af hændelser Jens Erik konstaterede indledningsvist, at der er medarbejdere i Midttrafik, som oplever ubehagelige og aggressive kunder i forbindelse med, at de udfører deres arbejde. Det er vigtigt, at de enkelte afdelinger har fokus på at få fulgt op på sådanne episoder med henblik på efterfølgende læring, som i sidste ende gerne skulle medføre at lignende situationer ikke opstår eller at omfanget begrænses. Ligeledes er det vigtigt, at de enkelte afdelinger drager nytte af hinandens erfaringer. Fra medarbejderside blev det tilkendegivet, at man ønsker at få alle hændelser registreret i en fælles database. Og det vil kræve en del ressourcer dels at få databasen etableret, dels den efterfølgende løbende registrering. Registreringen kan bruges til flere formål. Bl.a. kan det være med til at belyse det reelle omfang, det kan give en indikation på evt. behov for kurser eller lignende, hvis der viser sig mange ens tilfælde, og endelig kan det sige noget om, hvem der er særligt udsat mv. Det blev endvidere tilkendegivet, at der bør laves en fælles definition af, hvad man forstår ved en hændelse. I billetkontrollen har man lavet en fast procedure, som skal følges hver gang billetkontrollørerne har været udsat for en hændelse. Alle hændelser bliver registreret. I grovere tilfælde er det obligatorisk for billetkontrollørerne at henvende sig til en telefonisk psykologisk hotline (via Falck Healthcare). Det er med til at give billetkontrolløren råd om, hvordan man kan bearbejde hændelsen.

2 Efter 3-4 uger bliver der fulgt op med et interview, hvor billetkontrolløren, lederen af billetkontrollen, arbejdsmiljørepræsentanten samt en repræsentant for Løn og Personale deltager. Den konkrete hændelse gennemgås nøje med henblik på at undgå gentagelser. Efterfølgende vælges en hændelse, som gennemgås på et afdelingsmøde med henblik på at drage læring. Herudover trækkes konkrete læringspunkter fra andre hændelser frem. Afhængig af hændelsens omfang vil der være mulighed for en personlig samtale med en psykolog. Ole bemærkede, at det er godt, at den psykologiske hotline er indført og at den er obligatorisk. Det kræver mange ressourcer, men det er højt prioriteret i afdelingen. Næsten dagligt udsættes en medarbejder i Call-centret for en ubehagelig oplevelse i forbindelse med kundebetjeningen. Det blev bemærket, at det er sjældent, at det er en enkelt telefonsamtale, som er udslagsgivende. Det slider i længden med mange ubehagelige telefonsamtaler. Det kan være svært for den enkelte at vurdere, hvornår nok er nok. Det er derfor vigtigt af ledelsen er opmærksom på om medarbejderne ændrer adfærd. Det blev understreget, at det er vigtigt at man er ærlig overfor sig selv, når man bliver udsat for ubehagelige oplevelser. Medarbejdersiden spurgte om man har overvejet muligheden for at optage telefonsamtaler. Det vil være et godt redskab for den efterfølgende dokumentation. Herudover kan optagelserne også bruges i læringssituationer, også i tilfælde, hvor der ikke har været tale om ubehagelige samtaler. Det kan f.eks. en situation, hvor det er lykkedes for en medarbejder at undgå at en begyndende konflikt udviklede sig. Det blev oplyst, at Fynbus overvejer at optage alle samtaler. Jens Erik konkluderede afslutningsvist, at alle er enige i, at det er et væsentligt indsatsområde i Midttrafik. Det overlades nu til arbejdsmiljøgruppen at lave et samlet oplæg til LMU om, hvordan vi fremover håndterer hændelser. I arbejdet skal også indgå undersøgelse af, dels hvorvidt der er behov for uddannelse dels en nærmere undersøgelse af muligheden for at optage telefonsamtaler. Jens Erik understregede, at det er vigtigt at det tages konkret op, når en medarbejder har været udsat for en eller flere hændelser, i særlig grad i de kundevendte funktioner. Sidst men ikke mindst er det vigtigt med erfaringsudveksling. Ad pkt. 3 Lokal løndannelse I henhold til Midttrafiks lønpolitik skal der som udgangspunkt holdes årlige lønforhandlinger for alle medarbejdergrupper. Imidlertid blev der ikke afsat særskilte midler til lokal løndannelse i indeværende overenskomstperiode (1. april marts 2015). Midttrafik har gennemført en række besparelser uden det har fået personalemæssige konsekvenser. Midttrafik skal selv finansiere en væsentlig del af udgiften til Rejsekortet. Det betyder, at der kun er begrænsede ressourcer til rådighed til varige lønforbedringer og at det er ledelsens vurdering, at det fortsat er behov for at udvise løntilbageholdenhed. Direktionen har besluttet at afsætte en pulje på kr. til lokal løndannelse. Puljen er hverken afdelings- eller organisationsopdelt. Der var enighed om at puljen udmøntes med ca. 75 % til engangstillæg og resten som varige lønforbedringer. Det aftales konkret i forhandlingerne, om engangsbeløbene skal være pensionsgivende. Endvidere var der enighed om at udmønte puljen efter følgende kriterier: 2

3 Bidrager væsentligt til at Midttrafik kan levere sammenhængende rådgivning og service på tværs af organisationen, f.eks. gennem effektiv og grundig projektledelse, der sikrer, at afdelingen succesfuldt får gennemført og implementeret forbedringerne Er i stand til at omsætte input fra kunder, leverandører, bestillere m.fl. til forbedringer i den kollektive trafik Udviser særligt initiativ i forhold til at tænke i helheder, samtidig med at der er fokus på afdelingens målopfyldelse. Bidrager væsentligt, stabilt og med høj kvalitet i opgaveudførelsen, til at løfte afdelingens drifts- og udviklingsmæssige opgaver. Kriterierne gælder både i forhold til udmøntning af varige lønforbedringer og engangsbeløb. Samlet set ønsker ledelsen at tilgodese medarbejdere, der har ydet en helt ekstraordinær indsats, set i forhold til de opstillede kriterier. Løn og Personale udsender en mail til alle om de kommende lønforhandlinger. Når forhandlingerne er afsluttet, orienterer ledelsen afdelingsvist om resultatet. Endvidere orienteres alle om det samlede resultat pr. mail. Ad pkt. 4 Trivselsundersøgelse i Midttrafik LMU har tidligere besluttet at udskyde gennemførelsen af trivselsundersøgelsen til efteråret Med dagsordenen var der udsendt et notat, som nærmere beskriver, hvordan trivselsundersøgelsen gennemføres, herunder hvilke spørgsmål, der skal besvares. Man har valgt at bruge de samme spørgsmål som i sidste undersøgelse med henblik på at kunne sammenligne resultaterne. Ligeledes giver det mulighed for at måle sig op mod kulturundersøgelsen. Fra medarbejderside ønskede man, at spørgsmål 10.4 hvor tit har dine nærmeste kolleger meget travlt? udgår, hvilket blev besluttet. Alle var enige om at det er vigtigt med en høj svarprocent, men fra medarbejderside ønskede man ikke præmiering på afdelingsniveau. Man ønskede at de afsatte midler skal komme alle til gode. Det blev taget til efterretning af ledelsen. Fra medarbejderside blev det foreslået, at det gøres frivilligt at besvare baggrundsspørgsmålene om køn, alder og anciennitet. Manglende besvarelse af baggrundsspørgsmålet har betydning for, hvilke resultater man kan trække ud af undersøgelsen. Det kan f.eks. være identifikation af særskilte problemstillinger som særligt relaterer sig til bestemte aldersgrupper, afdelinger og lignende. Det er således en afvejning af, hvorvidt man foretrækker en meget høj svarprocent på bekostning af muligheden for at kunne få belyst væsentlige forhold, hvor parametre som køn, alder og anciennitet er vigtige. 3

4 Det blev besluttet at gøre det frivilligt at besvare baggrundsspørgsmålet, men samtidig skal der gives en grundig information om, hvorfor det er vigtigt med en besvarelse af spørgsmålet. Når trivselsundersøgelsen er gennemført følger HR op på, hvor mange der har benyttet sig af muligheden for ikke at besvare baggrundsspørgsmålene, hvorefter det drøftes i LMU, om det fremover skal være muligt at vælge denne besvarelse fra. Jens Erik oplyste, at Midttrafik går i gang med at lave løbende kundetilfredshedsundersøgelser. Som et led i målopfølgningen overvejer direktionen at lave tilsvarende medarbejdertilfredshedsundersøgelser. Det vil ske som kvartalvise undersøgelser med 4 spørgsmål. I forbindelse med den indholdsmæssige drøftelse ønsker ledelsen også en drøftelse af, hvorvidt disse undersøgelser skal være anonyme. Fra medarbejderside blev det bemærket, at det er vigtigt at få beskrevet formålet, herunder også hvilken betydning det har, om undersøgelserne er anonyme eller ej. Løbende medarbejdertilfredshedsundersøgelser vil blive drøftet på næste LMU-møde. Ad pkt. 5 Opfølgning vedr. behandling af cpr.-numre i Midttrafik Birgitte oplyste, at alle medarbejdere, som bruger cpr.-numre i deres arbejde, nu har underskrevet en erklæring om brugen af cpr.nr. I Flextrafik har man drøftet, hvordan man arbejder med cpr.-numre. Endvidere har man drøftet, om man kan finde en mere praktisk måde at håndtere papirer med cpr.nr. Medarbejdersiden oplyste, at man har fået frataget 3 funktioner i bestillingssystemet, fordi det ikke er muligt at lave logs. Det betyder, at der er blevet tale om en noget tungere arbejdsgang. Der er tale om en fælles procedure for alle trafikselskaber. Jens Erik bemærkede, at Midttrafik skal overholde gældende regler, men han vil gerne tage en snak med de øvrige trafikselskaber, om muligheden for lette de tunge procedurer inden for de gældende rammer. Ad pkt. 6 Indførelse af rejsekort i Midttrafik Der er intet nyt som har betydning for hverken økonomi eller organisering i Midttrafik. Der henvises til at følge udviklingen i de nyhedsbreve, som løbende udsendes af projektlederen. Ad pkt. 7 Orientering fra direktøren om organisationen Jens Erik orienterede om følgende: Et spinkelt flertal i Randers Byråd har vedtaget besparelser på den kollektive trafik, som medfører, Randers Rutebilstation nedlægges. Det vil ske i forbindelse med køreplanskiftet i Der venter Midttrafik 2 store opgaver, dels i forbindelse med håndtering af den personalemæssige situation, dels i forbindelse med sikring af, at kunder og chauffører generes mindst muligt at beslutningen. Chaufførerne forventes ikke at blive påvirket i væsentlig grad, og kundefaciliteterne vil fortsat være til stede. Der er herudover en række opgaver som udstedelse af pensionistkort, salg af månedskort mv., der skal findes en løsning på. 4

5 Bestyrelsen har godkendt en normeringsudvidelse. Midttrafik skal ansætte en projektleder, som skal hjælpe kommunerne med at effektivisere forskellige former for kommunal kørsel. Det er endnu uklart i hvor stort et omfang det vil medføre flere opgaver i Flextrafik. Fra 1. december 2013 får Midttrafik et intranet. Det bygges op omkring bloggen og integreres i citrix-miljøet. Gruppelederne skal komme med et oplæg til, hvad der skal findes på intranettet. AC-gruppen har tidligere foreslået at der indføres resultatløn i Midttrafik. De væsentligste forudsætninger for fremadrettet at arbejde med resultatløn er dels, at pengene skal være der, dels at der skal være klare kriterier, og alle faggrupper skal have mulighed for at opnå resultatløn. Den første forudsætning er i øjeblikket ikke til stede. Derfor bliver det tidligst truffet beslutning om anvendelse af resultatløn i Der er alle steder sat skilte op om videoovervågning. Der vil blive tilføjet en passus herom i personalehåndbogen i forbindelse med at den revideres. Personalehåndbogen vil løbende blive revideret, og vil blive forelagt LMU i takt hermed. Ledelsen har desværre været nødt til at indlede en bortvisning af en medarbejder på grund af tyveri. Der er flere årsager til bortvisningen: Tyveri er en fuldstændig uacceptabel adfærd og en generelt anerkendt bortvisningsgrund. Der er tale om mistet tillid til medarbejderen Det er vigtigt at skabe tryghed for alle, så det opfattes som trygt at efterlade værdigenstande på kontorerne, og således at medarbejderne ikke frygter for at miste deres ting. Medarbejderne i Flextrafik er berørte, men alle er enige om, at tyveri er uacceptabelt. Birgitte oplyste, at der vil komme en udmelding til alle, når sagen er afsluttet. Fra medarbejderside gjorde man opmærksom på, at det kan være situationer, hvor det kan være vanskeligt at afgøre, hvorvidt man handler korrekt. I den forbindelse blev det anbefalet, at man kan orientere sin leder, hvis man er i tvivl. Fra ledelsens side blev det tilkendegivet, at der ikke vil blive udarbejdet firkantede regler, men man opfordrede til at bruge sund fornuft. Nordjyllands Trafikselskab har været i gang med rationaliseringer som følge af rejsekortets indførelse. Det skyldes sandsynligvis manglende styring af økonomien og svigtende indtægter. Det samme gør sig ikke gældende i Midttrafik, idet der er styr på økonomien ligesom indtægterne er stigende. Ad pkt. 8 Orientering om evaluering af MED-samarbejdet Birgitte oplyste, at nuværende MED-aftale er forældet. Inden den bliver revideret, har HMU besluttet at gennemføre en undersøgelse af samarbejdet i såvel HMU som i administrationens LMU og Busselskabets LMU. Det sker i form af spørgeskemaundersøgelse blandt MEDmedlemmerne. En nedsat arbejdsgruppe har stået for udarbejdelsen af spørgsmålene. 5

6 Ad pkt. 9 Sundhedsstrategi i Midttrafik Direktionen har ønsket, at der laves en sundhedsstrategi i Midttrafik. Formålet er at synliggøre, hvad Midttrafik gerne vil stå for som arbejdsplads. Ledelsen efterlyste medarbejdernes input. Der kom ikke egentlige forslag, men der blev henvist til trivselsundersøgelsen, hvor de enkelte medarbejdere har mulighed for at komme med input. I stedet havde man en drøftelse af brugen af e-cigaretter. Jochen oplyste, at han har været i kontakt med Sundhedsstyrelsen vedrørende brugen af e-cigaretter. Der findes ingen generel vejledning, så det er op til den enkelte arbejdsplads selv at lave retningslinjer. Det blev bemærket, at Midttrafiks holdning til brug af e-cigaretter er forskellig i forhold til Flextrafiks biler og i busserne. I Flextrafiks biler er det forbudt for både chauffører og kunder at benytte e-cigaretter. Det fremgår af udbudsmaterialet. I forhold til busserne er det op til de enkelte busselskaber at forbyde chaufførerne at benytte e-cigaretter i bussen. Det er bestyrelsen som træffer beslutning om, hvorvidt passagerne må benytte e-cigaretter. På forespørgsel oplyste Jens Erik, at der vil følge penge med til gennemførelsen af sundhedsstrategien om end kun i begrænset omfang. De midler, som i dag bruges til sundhedsmæssige tiltag vil fortsat være i spil. ad pkt. 10 Orientering fra arbejdsmiljøgruppen Birgitte har efter sommerferien overtaget posten som arbejdsmiljøleder. Hun oplyste at arbejdsmiljøgruppen fremover vil holde møder hver anden måned. Arbejdsmiljøgruppen vil følge og drøfte decentrale initiativer i afdelingerne tæt, f.eks. handlingsplaner fra APV-undersøgelser,, med henblik på læring. Arbejdsmiljøgruppen følger fortsat løbende op på arbejdet i Billetkontrollen. ad pkt. 11 Sygefravær Seneste sygefraværsstatistik var udsendt med dagsordenen. Sygefraværsstatistikken viser en svag faldende tendens. ad pkt. 12 Eventuelt Flere kolleger har udtrykt bekymring over, at deres kode til adgangskortet er identisk med de sidste 4 cifre i deres cpr.nr. Birgitte forklarede, at man har valgt at ændre den fælles kode af sikkerhedsmæssige årsager. At valget faldt på at bruge disse cifre som adgangskode, skyldes alene et ønske om at gøre det nemt for den enkelte. Hvis man ønsker en anden kode, kan man rette henvendelse til Intern Service. LMU har tidligere besluttet at opsætte en tavle i kantinen til brug for LMU. Tavlen er sat op og man vil nu starte med at bruge den. Fredag den 1. november 2013 er der oprydning i kælderen. Alle afdelinger skal stille med deltagere. 6

7 ad pkt. 13 Evaluering af mødet, herunder udpegning af highlights Highlights: Intranet, lønforhandlinger, sundhedsstrategi og håndtering af hændelser. 7