Bestyrelsesmøde. Mødedato: 23. april 2015 Klokken : Aaboulevarden 3, 1 sal Aarhus. Ledelsen: Direktør/Referent Uffe Vithen UV.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde 1 Mødedato: 23. april 2015 Klokken : Aaboulevarden 3, 1 sal Aarhus. Bestyrelsen: init.: Formand Freddie Vedel Nielsen FVN Næstformand Torben Høholt Jensen THJ Best.medlem Svend Erik Jensen SEJ Best.medlem Søren Hasløv SH Best.medlem Peter B. Nielsen PBN Best.medlem Herdis Larsen HL Best.medlem Frederik Schrøder FS Best.medlem Claes Jensen CJ Best.medlem Jan Hermansen JH Best.medlem Torben Lokjær TL Ledelsen: Direktør/Referent Uffe Vithen UV Afbud fra: EMNER TIL BEHANDLING BESLUTNING 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 2. marts Meddelelser fra formanden Evaluering: Formandsmødet fra den 9. april Godkendt uden bemærkninger. DAGSORDEN: Status DOMI Bolig. AarhusBolig. Kommende repræsentantskabsmøde 2. juni Røgfri boliger Større renoveringsopgaver i foreningen. Kvoter i Århus og Odder. Kommende Budgetmøder (juni og september md). Aflyser budgetkursus i juni 2015 Afdelingsbestyrelsens / kasserens eller formandens mulighed for fremadrettet at kan se afdelingens økonomi. Status på retssag - beboerforeningen Havleddet mod foreningens afd. 20 i Hou. Afd. 39 at der fremover er referater af alle møder deri også DOMI s så alle er velorienteret. Afd. 20: Afdelingsbestyrelsen, afdeling 20

2 foreslår, at DOMI Bolig tager initiativ til at arrangere lokale kurser for medlemmer af afdelingsbestyrelserne. 2 Der var enighed i bestyrelsen om, at mødet havde været frugtbart. En god orientering fra direktionen og en efterfølgende god og saglig debat. Referatet ligger på foreningens hjemmeside. Møde i formandsskabet den 23. april Brochure Velkommen til Odder Kommune. Repræsentantskabsmøde i AARHUSbolig.dk den 6. maj 2015 kl i Østjysk Bolig. Røgfri boliger Nybyggeri Ekstraordinært afdelingsmøde afd. 31 Valg af bestyrelse. Dialog- og strukturmøde i Spektrum vedr. området Odder Nord den 27. april Valgbar til bestyrelsen i Odder Varmeværk (kandidatliste). 5 bestyrelsesformænd havde taget initiativ til at afholde et uformelt møde mellem formændene i foreningen. Mødet skulle have til formål dels et, at lære hinanden bedre at kende og dels, at man på tværs af afdelingerne kunne have stor gavn af at mødes, og diskutere emner af fælles interesse. Organisationsbestyrelsen og ledelsen var ikke indbudt til mødet. Organisationsbestyrelsen er blevet lovet en orientering fra mødet. Der var enighed om et pænt resultat. CJ, HL og TL deltager i mødet Noget foreningens skal være obs. på fremadrettet. UV undersøger ved kollega som har røgfrie boliger til udlejning om regler og retningslinjer, og gerne hvorledes der er sammenhæng i vedligeholdelsesreglementet og lovgivningen. Der har den 16. april været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde. Ny bestyrelse er valgt. Forvaltningen i Odder Kommune har udarbejdet første udkast til en strukturplan for Odder Nord. Der er alene tale om et oplæg til debat. Det betyder at økonomiudvalget har set planen, men ikke formelt taget stilling til den endnu. FVN og CJ deltager i mødet. Kandidatlisten er udarbejdet og sendt til Odder Varmeværk. HL opstiller til bestyrelsen og repræsentere afdeling 22 Tornøegade

3 Per Ingemann Knudsen projekt om kvalitetsudvikling af bestyrelsesarbejdet. Kommende repræsentantskabsmøde: Dagsorden Forretningsorden. Bestyrelsens beretning / Hvilken form?? Valg af dirigent Forslag til repræsentantskabet om en bemyndigelse til at indgå aftale om grundkøb og iværksættelse af nyt byggeri jf. foreningens vedtægter 6 stk. 6 med henvisning til vedtægternes 6 stk. 5 litra nr. 3 og 4 Forslag fra rep.medlem Kim Rasmussen afd. 35 Stenhøjgårdsvej. Kandidatliste Menu 3 Bestyrelsen ønsker beslutningen udsættes til efter repræsentantskabsmødet. Er stadig meget traditionel (tangerende kedelig) Bestyrelsen har ingen bemærkninger hertil. Fastholder oplægget fra FVN og THJ laver i samarbejde et oplæg til beretning. Det betyder ikke, at øvrige bestyrelsesmedlemmer ikke kan komme med input. Bestyrelsen vil foreslå advokat Lars Wolthers. Bemyndigelsen har tidligere være givet til bestyrelsen i AAB. Bestyrelsen ønsker repræsentantskabets godkendelse med begrundelse i, at et grundkøb i offentlig udbud kan være vanskelig at byde på, da der ofte ikke kan stilles forbehold i de afgivne tilbud. Afventer dirigentens stillingtagen hertil. Godkendt udsendt til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. UV aftaler nærmere med Malling Kro. 4. Meddelelser fra andre bestyrelsesmedlemmer 5. Rapportering fra direktionen a. Hovedforeningen Forhandlingerne med Ejendomsf. og fagforeningen er afsluttet. Heidi Lykke har opsat sin stilling i administrationen pr. 1. maj søgt nye udfordringer. Bjarne Porse har opsat sin stilling i serviceafdelingen pr. 1. juni har valg at gå på efterløn. b. Afdelingerne De enkelte medarbejdergrupper på tværs af de gamle boligorganisationer og administrationsselskabet har nu samme lokalaftaler (ingen) Til orientering. Til orientering. Filmlokalet på Stampmøllevej. Organisationsbestyrelsen / afdelingsbestyrelsen for afdeling 11 Stampmøllevej besluttede, at lovliggøre Filmlokalet så det igen kan anvendes til fælles aktiviteter. Denne lovliggørelse beløber sig til kr ,-.

4 Afd. 18 Salo- / Venneslaparken har opsagt samarbejdet med Falling Forsamlingshus. Afd. 20 Vestergade. Sidste bolig er nu udlejet. Afd. 36 Byggekredit vedr. renoveringsprojekt. 6. Økonomi a. Balance b. Regnskaber Godkendelse årsregnskab: AAB Odder Beder-Malling Boligforening. DOMI Administration c. Budgetter DOMI Bolig d. Dispositionsfonden e. Egen trækningsret i LBF Indstilling: Afd. 35 = 1. mill. i forbindelse med renoveringsprojektet. Afd. 35 = Kapitaltilførsel. Tilskud fra arbejdskapitalen kr. 0,5 mill. kr. Afd. 36 = 2. mill. i forbindelse med udskiftning af døre og vinduer i afdelingen. f. Likviditet PP Capital Djurslands Bank g. Revisionsprotokol AAB Odder Beder-Malling Boligforening. DOMI Administration 7. Projekter Nybyggeri afd. 30 Status Rejsegilde Udlejning 4 Administrationen har den 8. april 2015 på vegne af afdelingsbestyrelsen opsat samarbejdsaftalen med Falling Forsamlingshus. Jf. aftalen er der 1. års opsigelse. Den sidste bolig er nu udlejet. 2 boliger går i tomgang pr. 1. maj Vi fornemmer en større interesse for bebyggelsen. Vi har i forbindelse med renoveringsprojektet i afdelingen som beløber sig til ca mill. kr. indhentet en byggekredit i Djurslands Bank. Rentesats Cibor 3 + tillæg på p.t Enkelte spørgsmål til budgettet som blev uddybet af direktionen herefter godkendt. Formueværdi 28. februar 2015 = periodens resultat -0,78% Formueværdi 31. marts 2015 = periodens resultat -0,15% Formueværdi 31. marts 2015 = Afkast år til dato 0,51% Godkendt og underskrevet. Godkendt og underskrevet. Godkendt og Underskrevet. Vi følger tidsplanen og der har til nu ikke været de store udfordringer. Bliver den 12. maj 2015 kl på pladsen Vi starter udlejning af de 16 boliger inden sommerferien. 8. Opfølgning på igangværende sager

5 5 9. Indkomne forslag Ferielukket i uge 28,29 og Kommende møder: Forslag til ekstra møde: Mandag den 18. maj 2015 kl NYE MØDEDATOER: (torsdage kl ) 25. juni 2015 Konstituerende 27. august oktober november december Repræsentantskabsmødet: Tirsdag den 2. juni 2015 kl Malling Kro Formandsmøde: Torsdag den 10. december 2015 kl Det er endnu ikke aftalt hvor mødet skal afholdes. 11. Eventuelt Udarbejdet liste over henvendelser i administrationen Gl. Østergårdsvej i Malling. Torsdage fra perioden 9. januar 2014 til 26. marts Gennemsnitlige henvendelser pr. gang ca. 5. Heraf Odder den / 2015 Bestyrelsens godkendelse af referatet: