Referat fra bestyrelsesmøde den 21. august Der foreligger oversigt fra Landsbyggefonden over nye satser for pligtmæsige bidrag (A og G indskud).

Transkript

1 Torsdag den 30. okober 2014 kl afholdt bestyrelsen ordinært møde på kontoret i henhold til den udsendte dagsorden. Følgende forelå og forhandledes. 1. Forhandlingsprotokol Referat fra bestyrelsesmøde den 21. august Revisionsprotokol Intet at bemærke 3. Efterretningssager. 3.a. BL, LBF samt lovgivning (3429, 3439). Der foreligger oversigt fra Landsbyggefonden over nye satser for pligtmæsige bidrag (A og G indskud). Der foreligger nyhedsbrev nr. 32 fra BL vedr. ministerielle forslag til rationaliseringer i den almene boligsektor. Herunder blev det kommende boligforligsudspil fra regeringen drøftet. 3.b. Udlejning. Generel status vedr. udlejning. Der er udsendt ajourføringsopkrævninger til 285 med fornyelse i oktober og 224 med fornyelse i november I perioden 12/8 20/ har 291 valgt at komme på ventelisten hos AB. Vi har udlejet 3 boliger via den fleksible venteliste.

2 Der er ikke lejet noget ud via 59 eller 62 siden sidste møde. Der er stadig få ansøgere på ventelisten til 82 m 2 og 105 m 2 på 2. sal i afd 22. Ingen lejetab siden sidste møde. Klagesager. I den forløbne periode er der behandlet 15 klager vedr. husorden og 3 over husdyr. Tilladelser til bygningsændringer. Der er givet 1 tilladelse i afd. 2 til udvidelse af altanen, 1 tilladelse i afd. 12 til udskiftning af de indvendige døre, 1 tilladelse i afd. 19 til overdækning ved boligen, 1 tilladelse i afd. 19 til at fjerne en væg, 1 tilladelse i afd. 23 til at fjerne dørtrin og 1 afslag i afd. 28 til en overdækket terrasse. Det blev aftalt, at tilladelse til bygningsændringer fremover alene medtages på bestyrelsesmøder, såfremt det vurderes at have særlig interesse for bestyrelsen. Udlejningsoversigt (3425, 3431, 3434, 3440, 3455). Der foreligger udlejningsoversigter pr. 15/8, 1/9, 15/9, 1/10 og 15/ Fraflytninger (3457). I perioden 22/8 15/ har der været 69 fraflytninger, hvor der er udbetalt kr ,81. Der er udsendt regninger på ,35 vedr. 6 fraflytninger. Skyldig husleje m.m. udgør kr ,61 Tab på fraflytninger. Der har ingen tab været i perioden 20/8 20/ c. Afdelinger, herunder: Afdelingsbestyrelsesmøder (3441, 3444, 3430, 3447, 3446, 3424, 3449).

3 Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde i afd. 7 den 1/ Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde i afd. 11 den 30/ Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde i afd. 22 den 1/9 og 6/ Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde i afd. 23 den 1/ Der foreligger oversigt over afdelingsbestyrelsens sammensætning i afd. 23. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde i afd. 32 den 24/ Der foreligger referat fra afdelingsmøde i afd. 33 den 7/ Diverse. Kursus for afdelingsbestyrelsesmedlemmer, afholdt den 25/ , forløb godt. Der er planer om at lave tilsvarende kursus på et senere tidspunkt. Budgetmøder. Det blev aftalt, at vi på de kommende budgetmøder med afdelingsbestyrelserne drøfter, om alle afdelinger har det nødvendige edb-udstyr. 3.d. FF/FU (3443). Der foreligger referat fra FU møde den 30/ Borgmesteren og Hans Kjær deltog delvist i mødet. Møde den 28/10 med samarbejds- og arbejdsmarkedsudvalget omkring kommunenes anvendelse af 59. Der kom ingen tilkendegivelser fra kommunen om yderligere anvendelse af paragraffen. Fra 1/ er Peter K. Larsen formand for FU-regi. 3.e. Diverse (3442, 3437, 3450, 3445, 3452, 3426, 3438). Kvoter nybyggeri: Vi afventer en endelig udmelding fra kommunen herom.

4 Der foreligger referat fra projektgruppemøde den 30/ i projekt Jobstormerne i Hedelundgårdparken. Poul-Erik Hansen gav en orientering om projektet. Der er lavet en tryghedsundersøgelse i området. generelt er der stor tryghed. Dog er der problemer med stier og tunneller i området. Poul- Erik Hansen og afdelingsformanden i afd. 22 deltager i projektgruppen. Der foreligger referat fra SU-møde den 16/ Poul-Erik Hansen gav en orientering om mødet, herunder den nye personalehåndbog. Borgerrådgiver: Esbjerg Kommune har ansat en borgerrådgiver. Der foreligger kopi af underskrevet samarbejdsaftale omkring Headspace+. Boligforeningernes opgave bliver i den forbindelse hovedsageligt at synliggøre headspace via informationsmateriale samt oplyse sårbare unge om headspace. PEH er AB s kontaktperson til headspace. Der foreligger kopi af Esbjerg kommunes vision Visionen indeholder meget lidt om nybyggerier/boligpolitik. Deltagerne i FU regi vil forsøge at få arrangeret et møde med kommunen for at komme med input til visionen omkring den almene boligsektor og nybyggeri. Der foreligger referat fra afholdt styringsdialogmøde 2014 med Esbjerg kommune. Der foreligger skrivelse fra Esbjerg kommune om vedtagelse af lokalplan nr kolonihaveområder Hedelund. Der foreligger skrivelse fra Esbjerg kommune vedr. kontaktpersoner hos kommunen. Kontaktpersonerne vil sørge for en intern fordeling i kommunen af henvendelser fra boligforeningerne, således at vi ikke sendes rundt mellem afdelingerne. 4. Bygge- og renoveringssager. 4. a. 4.d. Afd. 1: Dørene er isat. Der er problemer med færdiggørelsen og kvaliteten af malingen på dørene. Malingen hærder ikke tilfredsstillende. Problemet drøftes med leverandøren.

5 Afd. 4: Der holdes formøde med afdelingsbestyrelsen vedr. støttemur og nye vinduer og døre. Der afholdes orienteringsmøde i afdelingen. Afd. 11 og 12: Der har været afholdt møde med afdelingsbestyrelsen vedr. nye vinduer og døre. Der bliver holdt orienteringsmøde med beboerne den 5/ Afd. 19: De sidste bøgehække er nu udskiftet. Afd. 23: Helhedsplan. Der har været afholdt møde med både ingeniør ne og Årstiderne Arkitekter. Fælles møde om rådgiverrolle afholdes snarest. Der er ved at blive lavet uddybende undersøgelser. Afd. 33: Der er lavet en ekstra grøft for at lede overfladevand væk fra nogle af grundene. Mangler er ved at blive udbedret. Et par vaske og nogle lamper er ved at blive udskiftet. Nogle af trægulvene er ujævne i samlingerne. Problemet drøftes med leverandøren. 4.e. Accept af tilbud. Siden sidste bestyrelsesmøde er følgende arbejder accepteret: Ny asfaltbelægning i afd. 6. Udskiftning af hegn ved institutioner i afd Økonomi/Personale. 5.a. Kapitalforvaltning (3427, 3448). Der foreligger oversigt over resultatet af kapitalforvaltningen pr. 30/9 2014: Afkastet blev: Selskab Måneden År til dato Danske Capital 0,15% 1,68% Handelsbanken 0,08% 2,24%

6 5.b. Økonomi. Årsresultat AB: Der må forventes et underskud i Det skyldes, at tilbygningen i Kirkegade udgiftsføres i Grundkapitallån: Vi har i alt grundkapitallån i vores afdelinger for 110 mill. kr. Landsbyggefonden har endnu ikke fastsat retningslinjer for tilbagebetaling. Afd. 23 Helhedsplan: Mulighed for kapitaltilførsel i afdelingen blev drøftet. Der blev truffet en principbeslutning om at søge kapitaltilførsel i forbindelse med helhedsplanen. 5.c. Personalesager. Personalehåndbog (3458): Den nye personalehåndbog i AB er nu færdiggjort, drøftet i SU-regi samt udleveret til personalet. 6. Sager til behandling. 6.a. Byggeregnskab (3454): Byggeregnskab for tilbygningen til adm.kontoret i Kirkegade 55 drøftet. Beløber sig til 1,8 mill.kr. Det blev aftalt, at byggeriet udgiftsføres i årsregnskabet for b. Kopimaskiner: De nuværende kopimaskiner er 5 år gamle og trænger til udskiftning. Vi har fået tilbud på 2 nye maskiner: Årlig udgift ca. kr ,00 inkl. afskrivninger og klikpriser for begge maskiner. Udgift i dag ca. kr ,00 pr. år ekskl. afskrivning. Det indstilles at maskinerne udskiftes.

7 7. Eventuelt. Der var spørgsmål til hulmursisolering i afd. 2. For tidligt endnu at sige noget om effekten.