PR-besøg i DNUs Skurby

Transkript

1 PR-besøg i DNUs Skurby Sådan informerer vi om DNU-projektet i Skurbyen og på Byggepladsen for udefrakommende gæster Projektafdelingen, Maj

2 Åbenhed Region Midtjylland ønsker generelt at imødegå borgere, samarbejdspartnere og interesserede i regionens forhold med åbenhed og god kommunikation. Det afspejler Regionens kommunikationsstrategi med 8 punkter: Vi sikrer, at Region Midtjylland er tydelig afsender via den visuelle identitet Vi bygger på god intern kommunikation Vi samarbejder med pressen Vi deler viden til gavn for borgere og brugere Vi bygger på internettet som den basale kommunikationskanal Vi involverer vores interessenter Vi skaber synlighed gennem egne medier, annoncering og events Vores dør er åben for besøg Omdømme Igennem den gode kommunikation ved modtagelsen af alle, der gæster DNUs Skurby, medvirker vi til at skabe et attraktivt omdømme for DNU-Projektet, byggepladsen og den hospitalsorganisation, der løbende flytter ind i byggeriet. Vi ønsker med åbenhed og god kommunikation blandt andet at rekruttere og fastholde medarbejdere i forbindelse med DNU-projektet og byggepladsen. Vi arbejder for at skabe et omdømme for byggeriet, hvor der stilles skarpt på Sikkerhed, Samarbejde og Sammenhold. Hvem Byggeorganisationen i DNUs Skurby består af Region Midtjyllands Projektafdeling (PA), som bygherre; af Rådgivergruppen DNU I/S (RG), som gennemgående rådgiver og mange forskellige entreprenører, som de enkelte byggefelters udfører. Ud over samarbejdsrelationer, der skal deltage i daglige mødeaktiviteter, har alle Skurbyens tre parter mulighed for at modtage besøgende og gæster i DNUs Skurby, som viser interesse for DNUprojektet. Ved sådanne PR- og informationsbesøg agerer man Vært for egne gæster fra det øjeblik de ankommer, til de igen forlader Skurbyen og eventuelt byggepladsen. Hvordan Skurbyen er først og fremmest en arbejdsplads, der skal være effektiv for byggeorganisationens opgaver og samarbejde. Derfor bedes nedenstående retningslinier respekteret ved fremvisninger. Al modtagelse af informationsbesøg skal ske på følgende generelle vilkår: Minimum 5 arbejdsdage før et besøg, skal værten sende deltagerlisten til receptionisten De besøgende skal alle registreres i Receptionen ved ankomst og udskrives ved afgang 2

3 Alle besøg håndteres som udgangspunkt i grøn zone: Reception, InformationsCenter og plug-in arbejdspladser og i gul zone: på Udsigtsterrasse og i Skurbyens kantine Alle gæster orienteres om sikkerhed på DNUs byggeplads Gruppen af besøgende må ikke blive for stor. En gruppe defineres som minimum 5 personer og maksimum 20 personer. Ved besøg på udsigtsterrasse kræves 1 vært pr. 10 deltagere Kantinen kan benyttes i tidsrummene kl og Værten kan bestille kaffe og kage ved ekstern leverandør; oplysning i receptionen. Alle udgifter afholdes af værten selv Bygherre (PA) skal altid orienteres om besøg og have mulighed for at byde velkommen Ud på byggepladsen Der kan i særlige tilfælde arrangeres besøg ud på selve byggepladsen. Det kan aftales, når Byggepladsen ikke er i drift Det er aftalt med sikkerhedsorganisationen i RG, som sikrer en planlagt rute og et evt. afsikret område i samarbejde med byggefeltets entreprenør Alle, der skal besøge byggepladsen og passerer gangbroen til rød zone, skal modtage instruktion om sikkerhed på DNUs byggeplads og være iklædt sikkerhedsudstyr PA, RG og entreprenører sikrer selv obligatorisk sikkerhedsintroduktion af gæsterne Man følger egne gæster, som vært 1 vært pr. op til 10 deltagere Sikkerhed Sikkerhedsinstruktion for henholdsvis Værter og Gæster er nærmere beskrevet i folderne: Sikkerhedsinstruktion for Gæster Sikkerhedsinstruktion for Værter Desuden kan værter benytte et PowerPoint om DNUs Sikkerhedsregler Ved al færdsel på byggepladsen er sikkerhedsbeklædningen minimum: Sikkerhedssko Hjelm (orange for gæster) Arbejdstøj eller vest med refleksstriber (klasse 1) Som udgangspunkt sørger værten selv for sine gæsters sikkerhedsbeklædning. Rådgiver og Bygherre råder over en del sikkerhedsbeklædning, som efter nærmere aftale kan lånes. Event Åben byggeplads En til to gange årligt arrangerer bygherre (PA) Åben byggeplads på tidspunkter, hvor byggepladsen ikke er i drift, for borgere og andre interesserede, der får adgang til at se og høre nærmere om byggeriet. Dette annonceres i dagspresse, Region Midtjyllands medier og på DNUs hjemmeside og facebook gruppe. Arrangementet kræver tilmelding og arrangeres særskilt i samarbejde med RGs sikkerhedsorganisation og byggefelternes entreprenører. 3

4 Hvornår Besøg af større grupper i Skurbyen skal lægges udenfor tidsrum, hvor funtionærkantinen er i brug. Det betyder at kantinen kan bruges til modtagelse af gæster i tidsrummene kl samt på hverdage. Bygherre (PA) kan give tilladelse til at gæster modtages udenfor disse tidsrum. InformationsCenter Alle besøgende i Skurbyen har adgang til udstillingsmateriale i vindfang, reception og InformationsCentret, som er indeholdt i Skurbyens grøn zone. Udstillingen er i princippet selvforklarende og kan blandt andet benyttes af ventende gæster og samarbejdsrelationer. Grupper Når besøg af større grupper er aftalt med enten entreprenør, Rådgivergruppen eller Projektafdelingen står InformationsCentret også til disposition for en rundvisning. Der kan desuden afholdes oplæg for grupper på op til 30 personer i InformationsCentret. Presse Alle henvendelser fra journalister og fotografer henvises til bygherres kommunikationschef. Sikkerhed Besøg i Skurbyens InformationsCenter kræver ikke sikkerhedsintroduktion eller udstyr. Besøg på Skurbyens udsigtsterrasse i gul zone kan kun ske ifølge med en sikkerhedsinstrueret vært fra byggeorganisationen. Samarbejde Det er i byggeorganisationens interesse at modtage relevante samarbejdspartnere og deres PRmaterialer i et vist omfang. Dette tager Projektafdelingen stilling til for hver henvendelse. Følgende har efter nærmere aftale lov til at foretage PR i Skurbyen: Jobcenter; Team Bygge & Anlæg /los

5 Her træder DNUs sikkerhedsregler i kraft Sikkerhedszoner Skitse af DNUs Skurby Udsigtsterrasse: Gul zone Mødelokaler & kontorer: Sikkerhedsregler ved evt. passage over broen Kantine, mødelokaler & kontorer: Sikkerhedsregler ved evt. passage over broen Reception & InformationsCenter: Ingen sikkerhedsregler Indgang g Gangbro DNUs sikkerhedsregler er i kraft ved al passage over gangbro til byggepladsen 5