Kontorservice Trin 1 Afsluttende praktisk prøve NAVN

Transkript

1 Kontorservice Trin 1 Afsluttende praktisk prøve NAVN 1

2 Indholdsfortegnelse 1. Mål for afsluttende praktisk prøve Prøveperioden... 3 Skrive-/arbejdsfasen... 3 Aflevering... 3 Eksamen Vejleder og censor... 4 Vejleder... 4 Censor... 4 Skolepraktikstedets rolle i forbindelse med afsluttende praktisk prøve Organisering af afsluttende praktisk prøve... 5 Emne Kompetencemål og eksempler på opgaveemner... 6 Eksempler på opgaveemner inden for trin 1 - kontorservice:... 6 Kort beskrivelse af trin 1 - Kontorservice... 7 Kompetencemål, kontoruddannelse med specialer Opgavens disposition og formkrav... 8 Forside... 8 Indholdsfortegnelse... 8 Indledning... 8 Problemformulering... 8 Mål... 8 Metode... 9 Behandling/undersøgelse... 9 Konklusion... 9 Kildefortegnelse... 9 Bilag... 9 Layout Sprog Bedømmelse Karaktergivning For at bestå trin 1, Kontorservice skal du: Omeksamen Klager

3 Vejledning til afsluttende praktisk prøve på trin 1 - Kontorservice 1. Mål for afsluttende praktisk prøve Den afsluttende praktiske prøve på trin 1 Kontorservice har til formål at evaluere dine opnåede faglige, generelle og personlige kvalifikationer inden for fagområdet og at vise, at du er i stand til at anvende denne viden ved løsning af en given opgave. 2. Prøveperioden Der er afsat 2 dage (14,8 timer) til prøven incl. 30 minutter til en mundtlig eksamen. Du kan i samråd med din arbejdsgiver tidsmæssigt placere skrive-/arbejdsdagene, efter eget ønske. De behøver ikke ligge i den periode, vi har planlagt, men du har ret til at bruge dagene til at arbejde med opgaven. Skrive-/arbejdsfasen Skrive-/arbejdsfasen er officielt fastlagt i perioden xxxxxx I denne periode vil der være lokale og computer til rådighed på skolen. Din vejleder er ikke tilstede under skrivefasen, medmindre I laver en individuel aftale. Aflevering Opgaven afleveres i tre eksemplarer til HG-kontoret ved skrive-/arbejdsdagenes afslutning. Det vil sige senest xxxxx kl. 12:00. (ca. 10 arbejdsdage før eksamen) Eksamen Den mundtlige eksamination finder sted xxxxx. Du bedes møde på skolen senest 15 minutter før eksamenstidspunktet, som du får oplyst senere. Der vil ved eksaminationen være projektor til rådighed i lokalet. Ønskes andet udstyr anvendt (Computer eller lign.) skal dette meddeles til kontoret senest ved afleveringen af din opgave. Eksaminationen varer 30 min. inkl. votering. Forbered ca minutters fremlæggelse. Vejleder og censor kan undervejs og efterfølgende stille forklarende og uddybende spørgsmål til fremlæggelsen og/eller synopsis. Eksaminationen er som udgangspunkt offentlig, men du kan frit henstille til, at kun du, din vejleder og censor deltager i selve eksaminationen. 3

4 3. Vejleder og censor Vejleder Vejlederen på afsluttende praktisk prøve er Finn Vendelboe, Gitte Jakobsen eller Ann-Vibeke Mose. Vejledningen sker på foranledning af dig. Det vil sige, at det er dig, der skal tage initiativet. Du kan træffe vejlederen på skolen pr. telefon eller Finn Vendelboe (FVE) Gitte Jakobsen (GJ) Ann-Vibeke Mose (AVM) Tlf.: (HG-kontor) Når skrive-/arbejdsfasen er startet, må vejlederen kun svare på enkelte konkrete spørgsmål. Det betyder, at vejlederen ikke har mulighed for fx at kommentere din disponering af opgaven eller gennemlæse større eller mindre afsnit af opgaven. Censor Censoren udpeges af skolen og skal have relevant erhvervserfaring. Censor kan således komme fra en anden skole eller fra relevante dele af erhvervslivet. Skolepraktikstedets rolle i forbindelse med afsluttende praktisk prøve Skolepraktikstedet er som uddannelsesansvarlig forpligtet til at vejlede og hjælpe dig med opgaven. Dette består blandt andet i, at skolepraktikinstruktørerne skal hjælpe med forslag til opgavens problemformulering, og der skal gives den fornødne tid til forberedelse og gennemførelse af opgaven. Skolepraktikstedet skal generelt være behjælpelig med at fremskaffe den relevante viden og information, du har brug for, således at du får mulighed for at svare kvalificeret på problemformuleringen. 4

5 4. Organisering af afsluttende praktisk prøve Emne Du skal udarbejde en opgave under overskriften Dagligdagen i en reception. Opgaven og den efterfølgende prøve tager udgangspunkt i et emne eller en arbejdsopgave fra dagligdagen, som du vælger i samarbejde med skolepraktikstedet. Før arbejdet med opgaven begynder, udarbejder du en problemformulering. Problemformuleringen skal, inden et af vejlederen fastsat tidspunkt, godkendes og underskrives af dig selv, af vejlederen og af din uddannelsesansvarlige. På baggrund af problemformuleringen laves en opgave, som dokumenterer/beskriver opgaven og dets resultater. Opgaven er baseret på en synopsis og skal demonstrere, at du er i stand til at udvælge og bruge relevante dele af de lærte teorier til at bearbejde den konkrete problemstilling. Fordelen ved at bruge synopsis som arbejdsform er at det største fokus er på selve fremlæggelsen, mens synopsen kan betragtes som en udvidet oversigt over fremlæggelsens indhold samt en appetitvækker, der gerne skulle samle trådene og gøre hele opgaven overskueligt for vejleder og censor. Det er vigtigt, at opgaven er en god blanding af både teori og praksis, og der kan inddrages emner fra både grundforløb og hovedforløb. Læs mere om hvad synopsis skal indeholde og layout på de efterfølgende sider. 5

6 5. Kompetencemål og eksempler på opgaveemner Eksempler på opgaveemner inden for trin 1 - kontorservice: 1. Gennemgang og vurdering af informationsmateriale til kunder og andre interessenter (eventuelt udarbejdelse af nyt informationsmateriale) 2. Gennemførelse og vurdering af en mindre planlægningsopgave, med fokus på valg af relevante IT-værktøjer 3. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens interne informationssystemer med forslag til ændringer/forbedringer 4. Beskrivelse og vurdering af eksisterende ansættelsesprocedure i virksomheden med forslag til forbedringer af diverse skrivelser, kriterier, budgetter og regler 5. Kritisk gennemgang og vurdering af virksomhedens politikker/personalehåndbog med forslag til ændringer/forbedringer 6. Beskrivelse af virksomhedens generelle kundeservice og forslag til forbedringer heraf 7. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens interne og eksterne kommunikation 8. Beskrivelse af virksomhedens mødekultur og forslag til forbedringer heraf 9. Vurdering af virksomhedens behov for at kende til kulturelle forskelle 10. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsgange vedr. klargøring og gennemførelse af møder, konferencer, messer og besøg osv. evt. med anvendelse af IT-udstyr 11. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens behov for at prioritere arbejdsopgaver 12. Beskrivelse af virksomhedens designmanual med forslag til ændringer/forbedringer 13. Beskrivelse af og forslag til forbedringer af virksomhedens politik for fortrolige oplysninger 14. Beskrivelse af virksomhedens måde at sikre kvaliteten i simple og gentagne arbejdsgange og forslag til forbedringer af disse arbejdsgange 15. Beskrivelse af virksomhedens generelle informations-/flow og niveau med henblik på forbedring af disse 16. Gennemgang af virksomhedens måde at håndtere elektronisk og/eller fysisk post og forslag til forbedringer heraf 17. Beskrivelse af virksomhedens måde at journalisere, arkivere og/eller makulere på med forslag til forbedringer af disse 18. Beskrivelse af virksomhedens måde at håndtere telefonpasning og omstilling og forslag til forbedringer af disse 19. Beskrivelse af virksomhedens arbejdsgange vedr. kopiering, scanning og mangfoldiggørelse og forslag til kvalitetssikring af dette 20. Beskrivelse af virksomhedens måde at sikre at alle opgaver bliver løst og forslag til forbedringer af disse arbejdsgange 21. Beskrivelse af virksomhedens måde at kvalitetssikre de generelle opgaver i virksomhedens administration/reception 22. Fremstilling og vedligeholdelse af vejledninger til arbejdsopgaver i virksomhedens reception/administration 23. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens fysiske og psykiske arbejdsmiljø, med henblik på forbedringer 24. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens måde at sikre god hygiejne i forbindelse med møder med forplejning, hvor der deltager eksterne og-/eller interne personer 25. Beskrivelse og vurdering af arbejdsopgaver der indebærer kassefunktion med kontant betaling 26. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens brug af mailsystem til kommunikation og opgave- og kalenderstyring 27. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsgange vedrørende håndtering og registrering af simple data 6

7 Kort beskrivelse af trin 1 - Kontorservice Kontorservice er baseret på en fleksibel uddannelsesmodel, så den kan tilpasses det enkelte job, hvad enten der er behov for en: Piccoline Receptions- eller Kontorservicemedarbejder eller der er behov for en medarbejder, der kan lidt af det hele! Under uddannelsen kan eleven beskæftige sig med arbejdsopgaver inden for områder som: Modtagelse af kunder/gæster Telefonpasning Mødeklargøring Postmodtagelse og forsendelse Byærinder Kopiering og anden mangfoldiggørelse Arkivering, journalisering, makulering Kompetencemål, kontoruddannelse med specialer Kompetencemål for hovedforløbet, trin 1 - Kontorservice Du skal med din opgave vise, at du har opnået de krævede kompetencer inden for hovedforløbet, trin 1 Kontorservice. Kompetencemålene for hovedforløbet i uddannelsen er, at eleverne kan: 1. udføre interne og eksterne servicefunktioner inden for en virksomheds administrative og merkantile arbejdsområde 2. vurdere informationer og instrukser og på baggrund heraf udføre opgaver 3. kommunikere mundtligt og skriftligt i et sprog, der er nuanceret i forhold til situationen og kommunikationskanaler 4. forholde sig til virksomhedens servicekoncept, interne procedurer og kvalitetskrav 5. anvende almindeligt forekomne it-værktøjer i løsningen af opgaver 6. udføre opgaver selvstændigt og i samarbejde med andre 7. forholde sig til miljøkrav, hygiejnekrav og sikkerhedsregler i henhold til arbejdsmiljølovgivningen 7

8 6. Opgavens disposition og formkrav Målet er, at du udarbejder en synopsis, der er problemorienteret, og går i dybden med udvalgte emner til fremlæggelsen. Opgaven skal demonstrere, at du er i stand til at anvende teoretiske og praktiske forhold fra uddannelsens trin 1 Kontorservice. Det er vigtigt, at opgaven fremstår som logisk sammenhængende, det vil sige, at der er en rød tråd. Synopsens disposition foreslås derfor værende som følger: 1. Forside 2. Indholdsfortegnelse 3. Indledning 4. Problemformulering 5. Mål 6. Metode 7. Behandling/undersøgelse 8. Konklusion 9. Kildefortegnelse 10. Bilag Forside På forsiden skal alle opgavens grundoplysninger være anført. Det vil sige dit navn, skolepraktiksted, emne, vejleder, skolens navn og dato for aflevering. Hvis materialet skal håndteres fortroligt, skal dette angives på forsiden. Indholdsfortegnelse De enkelte hovedemner eller overskrifter i opgaven angives i rækkefølge med sidehenvisning. Indledning I indledningen beskrives, hvilket emne du har valgt, hvad der har givet dig idéen, og med hvilken begrundelse dette emne er valgt. Hvad er problematikken eller interesseområdet inden for dette emne, og hvem har specielt et problem eller en interesse inden for emnet? Problemformulering Det er vigtigt, at opgavens indholdsmæssige omfang tilpasses under hensyn til tidsperspektivet og de arbejdsmæssige ressourcer, du har til rådighed. En problemformulering præciserer, hvad du ønsker svar på. Du skal have fokus på de kompetencer, der skal opfyldes inden for uddannelsens trin 1 Kontorservice. Mål Opgavens mål er en omskrivning af problemformuleringen. Målet fortæller entydigt, hvad det er, der skal nås med opgaven, og denne beskrivelse kan derfor effektivt anvendes, når du sidst i opgaven vurderer, om målet er nået. 8

9 Metode Metoden beskriver, hvordan målene kan nås eller sagt på en anden måde, hvilke elementer der behandles i forbindelse med problemstillingen. De seks H er: Hvem, Hvad, Hvor, Hvornår, Hvordan og Hvorfor kan være til hjælp i denne forbindelse. Det er ofte en fordel at anvende værktøjer, såsom brainstorm, i denne fase. Behandling/undersøgelse Generelt gælder det, at opgaven ikke blot må være en beskrivelse af nogle faktiske forhold. Det, som inddrages i behandlingen/undersøgelsen, skal være relevant for besvarelsen af problemformuleringen, og for at opgavens mål kan nås. Ellers har det ingen berettigelse. Det vil med andre ord sige, at teori og praksis skal kombineres på en fornuftig måde, så sammenhængen får relevans for den færdige opgave. Opgaven skal kunne læses uden brug af bilag og give mening, dvs. alle væsentlige informationer og konklusioner ikke kun må fremgå af bilag de skal inddrages i selve opgaven. Resultater af undersøgelser og interviews skal opsummeres i selve opgaven. Hvis ikke alle dine udvalgte emner kan medtages i selve fremlæggelsen, kan afsnittet i synopsen laves således at et eller flere af emnerne kun inddrages ganske kort og præcist i synopsen, men ikke i fremlæggelsen. Det skal dog altid tydeligt fremgå hvilke emner der inddrages i fremlæggelsen. Konklusion Konklusionen sammenfatter hovedtrækkene i opgaven, opsummerer og bringer intet nyt frem. Det skal være muligt at springe direkte fra problemformuleringen/målet til konklusionen. Konklusionen er derfor en meget vigtig del af det afsluttende arbejde med opgaven. For at lette arbejdet med konklusionen, kan der efter hvert hovedafsnit inddrages delkonklusioner, som ved opgavens afslutning sammenskrives til den endelige konklusion. Hvis du i tiden mellem opgavens aflevering og fremlæggelsen har fået ny viden der påvirker din konklusion, kan du inddrage dette ved fremlæggelsen. Kildefortegnelse Det skal klart fremgå, hvilke kilder der er benyttet under udarbejdelsen af opgaven. Alle kilder skal angives, fx: bøger, herunder titel, forfatter, forlag, udgivelsesår og udgave tidsskrifter, herunder tidskriftets navn, nummer og årstal samt forfatternavn og titel på artiklen personer, herunder personens navn og eventuel virksomhed aviser, herunder avisens navn, dato for udgivelse, artiklens overskrift og eventuelt journalistens navn internetadresser, herunder dato for opslag Bilag En del illustrationsmateriale, dokumentation eller andet uddybende materiale placeres som bilag. 9

10 Layout Opgaven skal indskrives i et tekstbehandlingsprogram. Alle sider (bortset fra forsiden) nummereres og forsynes med sidehoved med projektets navn. Du skal udarbejde en synopsis på 2-3 sider plus forside, indholdsfortegnelse, litteraturliste og eventuelle bilag. Synopsis danner grundlag for din mundtlige eksamen. Synopsis skrives med skriftstørrelse 12, overskrifter minimum skriftstørrelse 14 og med 1 ½ linjeafstand. Margin: venstre 3 cm, højre 2 cm, top 3 cm og bund 3 cm. Husk sidetal. Sprog Opgaven skrives på dansk. Enkelte bilag må efter aftale med vejlederen være på et andet sprog. 10

11 7. Bedømmelse Karaktergivning Bedømmelsen sker på baggrund af den skriftlige opgave og den mundtlige eksamen med udgangspunkt i opgaven. Den afsluttende praktiske prøve bedømmes efter 7-trins skalaen. I bedømmelsen lægges der vægt på, at du kan planlægge, strukturere og færdiggøre en større skriftlig opgave, give en præsentation og gennemføre en diskussion af opgaven, som viser fagligt kendskab til uddannelsens områder. I arbejdet med opgaven skal du dokumentere både generelle, faglige og personlige færdigheder i forhold til uddannelsens mål. Du får karakter efter 7-trins skalaen. Grundlaget for bedømmelsen er din individuelle præstation. Karakteren omfatter både din synopsis, din fremlæggelse og dine svar på eventuelle spørgsmål til fremlæggelsen. Karakterskalaen har ligesom ECTS-skalaen 7 trin: Karakter Betegnelse Beskrivelse ECTS 12 Den fremragende præstation 10 Den fortrinlige præstation Karakteren 12 gives for den fremragende præstation, der demonstrerer udtømmende opfyldelse af fagets mål, med ingen eller få uvæsentlige mangler Karakteren 10 gives for den fortrinlige præstation, der demonstrerer omfattende opfyldelse af fagets mål, med nogle mindre væsentlige mangler A B 7 Den gode præstation Karakteren 7 gives for den gode præstation, der demonstrerer opfyldelse af fagets mål, med en del mangler 4 Den jævne præstation Karakteren 4 gives for den jævne præstation, der demonstrerer en mindre grad af opfyldelse af fagets mål, med adskillige væsentlige mangler C D 02 Den tilstrækkelige præstation 00 Den utilstrækkelige præstation Karakteren 02 gives for den tilstrækkelige præstation, der demonstrerer den minimalt acceptable grad af opfyldelse af fagets mål. Karakteren 00 gives for den utilstrækkelige præstation, der ikke demonstrerer en acceptabel grad af opfyldelse af fagets mål. E Fx -3 Den ringe præstation Karakteren -3 gives for den helt uacceptable præstation. F 11

12 For at bestå trin 1, Kontorservice skal du: have mindst karakteren 02 for afsluttende praktisk prøve og have et gennemsnit på mindst 02, af alle karaktererne fra specialefagene Omeksamen Der er mulighed for reeksamination og sygeeksamen. Der kan tilbydes elever, der ikke består den afsluttende praktiske prøve, en ny eksamen, hvor den samme opgave indgår, eventuelt efter supplerende praktikundervisning eller supplerende skoleundervisning. Skolen vejleder eleven med hensyn til en yderligere bearbejdning af opgaven. Eleven kan deltage i eksamen 2 gange. Kun under særlige forhold kan eleven få mulighed for yderligere én eksamination. Klager En eventuel klage skal indgives til skolen inden 2 uger efter, at du har modtaget karakteren. Klagen skal være skriftlig og begrundet. Begrundelsen kan vedrøre enten selve eksamensforløbet eller de stillede spørgsmåls relevans i forhold til opgavens og uddannelsens mål. Begrundelsen kan også vedrøre selve bedømmelsen, og slutteligt kan klagen også vedrøre en kombination af begge de nævnte forhold. Klager vil straks blive forelagt vejlederen og censoren til udtalelse. Derefter træffer skolen en afgørelse, som kan være: ombedømmelse omprøve at klagen ikke kan tages til følge 12