Procedure for institutioners skift mellem markedsbaserede studieadministrative systemer

Transkript

1 Procedure for institutioners skift mellem markedsbaserede studieadministrative systemer Dato Version 1.1 Ansvarlig Tore Dyrberg-Jessen og Steen Larsen

2 Side 2 af 5 Indhold 1 Indledning Varsel Særlige opmærksomhedspunkter vedr. STIL s systemer ved skift af studieadministrativt system Statistik EASY-P Institutionsregister Navision XPRS UddannelsesGuiden Særlige opmærksomhedspunkter vedr. systemer, som ikke hører under STIL Uddannelses- og Forskningsministeriet (US2000 og UUDB) ATP (AUB og AER) Danmarks Statistik Generelt Kommunikation... 5

3 Side 3 af 5 1 Indledning Som led i markedsåbningen for de studieadministrative systemer er det med bekendtgørelsen om krav til studieadministrative it-systemer blevet muligt for selvejende institutioner på ungdomsuddannelsesområdet at vælge frit mellem studieadministrative systemer, som lever op til kravene i bekendtgørelse om krav til studieadministrative it-systemer for almene voksenuddannelser, erhvervsuddannelser, de gymnasiale uddannelser m.v. (systemrevisionsbekendtgørelsen). Styrelsen for It og Læring (STIL) har etableret en række procedurer og arbejdsgange for institutioner, som ønsker at skifte studieadministrativ løsning. Denne procedurebeskrivelse vedrører kun skift mellem markedsbaserede studieadministrative systemer. For institutioner, der skifter fra EASY-A til et andet studieadministrativt system, er der udarbejdet en selvstændig procedurebeskrivelse. I forbindelse med et skift mellem markedsbaserede studieadministrative system, er der en række opgaver, der skal udføres. Det er institutionens ansvar at sikre, at alle opgaver, bortset fra de opgaver STIL varetager, er gennemført, og at alle krav til overgangen er opfyldt. Endvidere skal en række øvrige myndigheder orienteres om skiftet, herunder Uddannelsesstyrelsen i Uddannelses- og Forskningsministeriet og Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag hos ATP. 2 Varsel Ved skift af studieadministrativt system skal STIL orienteres med 2 måneders varsel til den ønskede skiftedag med henblik på, at styrelsen kan tilrettelægge evt. ændringer i egne systemer. Jf. IEU-instruks , afsnit 26.3, skal institutionen kontakte Økonomisk Administrativt Center i Styrelsen for Undervisning og Kvalitet (STUK) for at der kan tilrettelægges en hensigtsmæssig procedure for gennemførelse af aktivitetsindberetningerne i overgangsperioden. Som udgangspunkt afsluttes seneste hele kvartal i det system, der skiftes fra. Alle supplerende indberetninger til tidligere kvartaler skal også være afsluttet. 3 Særlige opmærksomhedspunkter vedr. STIL s systemer ved skift af studieadministrativt system Hvis ikke andet er angivet, kan institutionen som udgangspunkt genanvende login og password til integrationerne med STIL i det nye studieadministrative system. Der kan i konkrete tilfælde blive tale om afvikling af test inden der gives adgang til STIL s driftsmiljøer. 3.1 Statistik Institutionen skal være opmærksom på, at indberetninger til statistiske formål rækker tilbage i tid, og at første indberetning efter overgangen til det nye system skal inkludere oplysninger registreret i det tidligere system. Selvom disse oplysninger

4 Side 4 af 5 stammer fra det tidligere system, skal oplysninger i indberetningen fra det nye system være retvisende. 3.2 EASY-P IEU-institutioner skal tage kontakt til i STIL via fritvalg@stil.dk vedr. EASY-P med henblik på rettelser i EASY-A samt stillingtagen til, hvilke dataoverførsler tilbage i tiden der skal gennemføres. 3.3 Institutionsregister Institutionen skal tage kontakt til STIL vedr. institutionsregistret, hvis der oprettes nye afdelinger. 3.4 Navision Institutionen skal kontakte STIL, hvis det studieadministrative system har integration til Navision Stat. 3.5 XPRS Institutionen skal kontakte STIL vedr. igangværende dataudvekslinger. 3.6 UddannelsesGuiden Institutionen skal kontakte STIL, hvis indberetning til UddannelsesGuiden sker ved webservice fra det studieadministrative system. 4 Særlige opmærksomhedspunkter vedr. systemer, som ikke hører under STIL 4.1 Uddannelses- og Forskningsministeriet (US2000 og UUDB) Institution og leverandør skal henvende sig til Uddannelsesstyrelsen i Uddannelsesog Forskningsministeriet vedr. skift af studieadministrativt system. 4.2 ATP (AUB og AER) Institution og leverandør skal henvende sig til Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag hos ATP med henblik på oprettelse af virksomhedscertifikater mv. 4.3 Danmarks Statistik Institutionen skal træffe aftale med Danmarks Statistik om tidspunkt for skifte, og der skal laves en indberetning før der lukkes for alm. brugeradgang. 5 Generelt Institutionen skal i sin tilrettelæggelse af evt. migration af data til nyt system mv., være opmærksom på arkivloven samt bestemmelser om journalisering og opbevaring i øvrigt.

5 Side 5 af 5 Styrelsen forudsætter, at Institutionen ved skift af studieadministrativt system indgår en kontrakt med en databehandleraftale med henblik på skyldige økonomiske hensyn og overholdelse af persondatalovgivningen. 6 Kommunikation Henvendelse om skift af studieadministrativt system kan ske via postkassen fritvalg@stil.dk.