Program for intern overvågning

Transkript

1 Program for intern overvågning Årsberetning 2005

2 Indhold Hvem er Baggrund Beskrivelse af overvågningsprogrammet - Programmets omfang - Programmets kontroller - Programmets udvikling Programmets gennemførelse - Gennemførte kontroller - Ledelsens evaluering af program for intern overvågning 2/9

3 Hvem er har ansvaret for det overordnede transmissionssystem på el- og gasområdet i Danmark. s hovedopgaver er: at opretholde den overordnede forsyningssikkerhed på el- og gasområdet på kort og langt sigt at udbygge den overordnede danske infrastruktur på el- og gasområdet at skabe objektive og gennemsigtige betingelser for konkurrence på energimarkederne og at overvåge, at konkurrencen fungerer at gennemføre en sammenhængende og helhedsorienteret planlægning, som omfatter fremtidige behov for transmissionskapacitet og den langsigtede forsyningssikkerhed at støtte miljøvenlig elproduktion og udvikling og demonstration af teknologier til miljøvenlig energiproduktion at opgøre udledningen af stoffer til miljøet fra det samlede energisystem. ejer gastransmissionsnettet og eltransmissionsnettet på 400 kilovolt og er medejer af elektriske forbindelser til Norden og Tyskland. Desuden disponerer virksomheden over elnettet på 132 og 150 kilovolt-niveau og har adgang til naturgaslagre. To 100 pct. ejede datterselskaber Eltransmission.dk A/S og Gastransmission.dk A/S driver og vedligeholder el- og gastransmissionsnettene. er en selvstændig offentlig virksomhed ejet af den danske stat ved Transport- og Energiministeriet og med egen bestyrelse. Et rådgivende interessentforum udpeget af transport- og energiministeren afgiver udtalelser til 's ledelse om virksomhedens overordnede strategier og planer med henblik på at understøtte driften af virksomheden. s økonomi skal balancere. Hovedparten af indtægterne opkræves via tariffer. er dannet ved en fusion mellem Eltra, Elkraft System, Elkraft Transmission og Gastra. Fusionen fandt sted i august 2005 med tilbagevirkende kraft fra den 1. januar /9

4 Baggrund har etableret et program for intern overvågning, som har til formål at forhindre diskriminerende adfærd. Etableringen er sket med udgangspunkt i de 2 bekendtgørelser, der pålægger opgaven. Kravene om ikke-diskriminerende adfærd og fortrolighed er ikke nye, og de er centrale for de opgaver, løser. Overvågningsprogrammet er derimod nyt og sikrer, at det måles, hvor godt virksomheden lever op til kravene. Det er besluttet, at Intern Overvågning skal integreres i kommende og fælles kvalitetsledelsessystem, så snart de tre gamle systemer fra de tre fusionerede selskaber er harmoniserede. Intern Overvågning er dog allerede nu delvist implementeret og kontrolleret igennem kvalitetsledelsessystemet, dvs. efter evaluering i form af audits og ledelsens evaluering samt som konsekvens af kravet om til stadighed at sikre løbende forbedringer af systemet. Audit er en systematisk metode til at efterprøve, hvorvidt kravene er opfyldt - i dette tilfælde, om kravene i bekendtgørelsen om Intern Overvågning er efterlevet, om det foregår effektivt, og om der er muligheder for forbedringer. Fremover vil Intern Overvågning være et af elementerne på audits. Én gang årligt gennemføres ledelsens evaluering. Det er en gennemgang af eksempelvis egne mål og handlingsplaner, resultater fra audits, kunders, naboers og myndigheders tilbagemeldinger og andre informationskilder. Evalueringen foretages via et møde med de relevante direktører, og evalueringen dokumenteres med en handlingsplan. Fremover vil Intern Overvågning være et element i ledelsens evaluering. Årsberetningen offentliggøres og anmeldes til Energitilsynet. 4/9

5 Beskrivelse af overvågningsprogrammet Programmet er etableret i 2 niveauer. Det øverste niveau definerer programmets rammer og beskriver overordnet de tiltag, der skal forhindre diskriminerende adfærd. Andet niveau består af de detaljerede retningslinier mod diskriminerende adfærd. Udtrykket retningslinier dækker over bestående dokumenter fra de selskaber, der er fusioneret ind i, hvor der blev brugt betegnelser som instrukser, procedure, forskrifter, notater, regler m.m. Programmet gælder for alle medarbejdere i virksomheden, som omfatter med tilhørende helejede datterselskaber, samt for de parter i form af rådgivere, konsulenter, tilstødende systemoperatører, entreprenører og leverandører, som virksomheden samarbejder med. Ansvaret for etablering af programmet ligger hos Markedsafdelingen. Ansvaret for udarbejdelse af detaljerede retningslinier og uddannelse af medarbejdere ligger i de enkelte forretningsområder, under koordinering af Markedsafdelingen. Ansvaret for kontrol i form af audit af retningslinierne ligger hos IT og QM (kvalitet og sikkerhed). Programmet omfatter: 1. Modtagelse og behandling af forretningsmæssigt følsomme oplysninger (FFO) Som ikke udtømmende eksempler på FFO kan nævnes: aktørers og kunders indrapporterede planer og behov aktørers og kunders kommercielle forhold, herunder relationer, data, aftaler, pris- og rabatvilkår driftstekniske oplysninger vedrørende distributions- og transmissionsnet, herunder oplysninger om disses kapacitet virksomhedens vedligeholdelses- og udbygningsplaner virksomhedens kommercielle data og øvrige aftaler samt eventuelle aftaler om virksomhedens samarbejde med eksempelvis den nordiske elbørs Nord Pool virksomhedens eventuelle deltagelse i kommercielle aktiviteter vedrørende VE-beviser 2. Behandling af virksomhedens egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssigt fordelagtige for aktører og kunder Virksomhedens egne FFO skal som princip behandles svarende til retningslinierne for FFO modtaget udefra. Som eksempler på områder kan nævnes: virksomhedens fremtidige tarifstrukturer og tariffer driftstekniske oplysninger vedrørende transmissionsnet 5/9

6 3. Adgang til virksomhedens el- og naturgasnet samt vedligeholdelse og udbygning af el- og naturgasnet Retningslinierne gælder både markedsaktørernes adgang til at benytte elog naturgasnettet, tilslutningsforhold, såvel tekniske som økonomiske, samt vedligehold og udbygning. 4. Aktør- og kundekontakt Begrebet kunder fortolkes i bredest mulig forstand, således at retningslinierne omfatter markedsaktører og alle parter, der i øvrigt betjener sig af virksomhedens ydelser. 5. Aktiviteter uden for bevilling driver ikke kraftvarmeanlæg eller virksomhed med elproduktion, men der er en række aktiviteter, der kræver adskilt regnskab. De er omfattet af retningslinierne for regnskabsmæssig adskillelse. 6. Regnskabsmæssig adskillelse Retningslinierne omfatter principper for budgetlægning, bogføring og regnskabsaflæggelse, således at indtægter og omkostninger fordeles på el- og naturgassegmenter, med den nødvendige underopdeling. 7. Krav om habilitet Retningslinierne omfatter bestyrelsesmedlemmer, direktører og ledende medarbejdere, der ikke må deltage i driften eller ledelsen af en virksomhed, der producerer eller handler med el eller naturgas. 8. Aftaler med andre virksomheder indgås på markedsbestemte vilkår s købs- og salgsaftaler med andre virksomheder - herunder også mellem virksomheder inden for s egen gruppe af virksomheder - skal indgås på markedsvilkår. skal følgelig være meget bevidst omkring overholdelse af udbudsreglerne samt holde fokus på salg og køb af energi på markedsvilkår, i det omfang de relativt koncentrerede markeder muliggør dette. 9. Prisfastsættelse efter ikke-diskriminerende kriterier Retningslinierne omfatter fastsættelse af tariffer på el- og naturgasområdet samt s øvrige ydelsler. Risikovurdering: s struktur og ejerform sikrer virksomhedens uafhængighed og minimerer risikoen for påvirkning af interne motiver til diskriminerende adfærd. Den vigtigste forudsætning for overholdelsen af alle krav til adfærd er information og uddannelse, og dermed er den største risiko for fejl manglende information og uddannelse. Programmets kontroller (Auditprogram) I henhold til bekendtgørelserne skal der gennemføres en passende kontrol af programmet for intern overvågning. 6/9

7 I har man besluttet, at denne kontrol udføres efter samme retningslinier, som gælder for udførelse af intern audit på de områder, som er omfattet af kvalitetsledelsessystemet i. En intern audit er en uvildig intern kontrol af, at de interne procedurer er implementeret og følges. Der rapporteres med auditcheckliste og -rapport efter samme retningsliner som øvrige audits i virksomheden - dog laves der en sammenfattende auditrapport, som danner grundlag for, at ledelsen kan evaluere programmet for intern overvågning. Det forudsættes, at der i lighed med øvrige områder i virksomheden auditeres efter en plan, så alle afdelinger og sektioner bliver auditeret i løbet af 3 år. Ved udarbejdelse af denne plan er der lagt vægt på, at alle afdelinger med flere sektioner auditeres hvert år. Ved udvælgelse af sektioner i de enkelte afdelinger er der fokuseret på, hvilke sektioner der har den største brug af programmet for intern overvågning. Programmets udvikling Evalueringen af programmet vil ske i forbindelse med ledelsens evaluering af hele kvalitetsledelsessystemet, når det nye system er etableret. Evalueringen for kalenderåret 2005 er gennemført alene med fokus på programmet. I det omfang der konstateres afvigelser eller forbedringsforslag, aftales der enten straks eller senest ved ledelsens evaluering en deadline for gennemførelse. Fristen besluttes efter nødvendigheden af gennemførelsen, og der følges op på alle beslutninger. Programmets gennemførelse Programmet er etableret i 2 faser i takt med etableringen af organisation. I perioden frem til bekendtgørelsens ikrafttræden 1. oktober 2005 blev bekendtgørelsernes 9 generelt formulerede krav beskrevet i forhold til aktiviteterne i, og en arbejdsgruppe foretog en kortlægning af eksisterende retningslinier. Den første fase kortlagde også traditioner og sprogbrug i udformning af interne retningslinier i de 3 oprindelige organisationer i. Den første fase blev afrapporteret med et notat indeholdende et sæt fælles retningslinjer, der gælder for. Den anden fase begyndte i januar 2006, hvor de første elementer af et kvalitetsledelsessystem blev taget i anvendelse. Der er udpeget en ansvarlig person i alle afdelinger, som skal sikre programmets gennemførelse i egen organisation. Alle udpegede personer har deltaget i mindst ét møde med Markedsafdelingens ansvarlige for programmet. Møderne er gennemført med 1-3 afdelingsansvarlige ad gangen, med nedenstående indhold: 1. Baggrund for program for intern overvågning 7/9

8 2. Anvendelse af audit og andre elementer i et kvalitetsledelsessystem 3. Programmets indhold, gennemdrøftet med udgangspunkt i de forhold, der er særligt aktuelle for den enkelte afdeling 4. Den enkelte afdelings ansvar eksistensen af nødvendige retningslinier og uddannelse af medarbejdere Efterfølgende har alle afdelingsansvarlige kontrolleret, og alle relevante retningsliner er identificeret, rapporteret, i det omfang der er helt særlige retningslinier for enkelte sektioner eller afdelinger, og der er taget stilling til, om der skal udarbejdes yderligere retningslinier. 8/9

9 Gennemførte kontroller (Auditresultat) Den sammenfattende auditrapport kommer med følgende konklusion og anbefalinger: Programmet for intern overvågning er ikke implementeret grundigt nok i organisationen. Der bør straks iværksættes tiltag, så der sker en fuldstændig implementering. Der bør opstilles retningslinier for, hvorledes cheferne introducerer nye medarbejdere samt vedligeholder eksisterende medarbejderes kvalifikationer i forhold til fortrolighed og FFO. Det vurderes ikke tilstrækkeligt at lade medarbejdere underskrive ansættelseskontrakter og lade dokumenter om f.eks. intern overvågning gå i cirkulation. Det skal også sikres, at medarbejderne er opmærksomme på, hvor det i det daglige er, at forholdene har betydning for dem. Det bør vurderes, om FFO skal klassificeres således, at meget følsomme oplysninger kun tilgår en begrænset kreds. Der bør sættes fokus på, hvilke oplysninger vikarer, ferieafløsere samt indlejede medarbejdere kommer i besiddelse af. Programmet bør revideres under punkt 8, Markedsbestemte vilkår, så det er de indkøb, som bekendtgørelserne omhandler, der er nævnt i programmet. Ledelsens evaluering af programmet for intern overvågning På baggrund af konklusionerne og anbefalingerne i den sammenfattende auditrapport har ledelsen evalueret programmet for intern overvågning. I den forbindelse er der opstillet retningslinier for, hvorledes programmet revideres og færdigimplementeres samtidig med, at der gives den fornødne uddannelse omkring intern overvågning. 9/9