Vejledning til det interne overva gningsprogram pa elomra det

Transkript

1 Vejledning til det interne overva gningsprogram pa elomra det

2 Indhold Indledning Gennemførsel og kontrol af IO program... 4 Hvordan sikres en gennemførelse af programmet?... 4 Hvordan gennemføres der en passende kontrol af programmet? Forretningsmæssigt følsomme oplysninger... 4 Hvilke forretningsmæssigt følsomme oplysninger, som modtages, behandles fortroligt?... 5 Hvilke tiltag sikrer en fortrolig behandling af de forretningsmæssigt følsomme oplysninger, der modtages?... 5 Hvilke tiltag sikrer ikke diskriminerende videregivelse af forretningsmæssigt følsomme oplysninger?... 5 Hvilke nedskrevne procedurer sikrer fortrolig modtagelse, behandling og videregivelse af forretningsmæssigt følsomme oplysninger? Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger... 6 Hvilke typer af oplysninger om egne aktiviteter er forretningsmæssigt fordelagtige?... 6 Hvilke tiltag hindrer at forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger bliver videregivet på en diskriminerende måde? Adgang til distributionsnettet... 7 Hvilke foranstaltninger sikrer, at netadgang sker på ikke diskriminerende vilkår?... 7 Hvordan gennemføres en vedligeholdelse af nettet på en ikke diskriminerende måde?... 7 Hvordan gennemføres en udbygning af nettet på en ikke diskriminerende måde?... 7 Hvordan gennemføres en tilslutning af nettet på en ikke diskriminerende måde? Kundekontakt... 8 Hvilke former for kundekontakt har netselskabet?... 8 Hvilke tiltag sikrer, at der undgås favorisering i kundekontakten? Selskabsmæssig udskillelse... 9 Hvilke tiltag sikrer overholdelse af 5% kravet om selskabsmæssig udskillelse? Regnskabsmæssig adskillelse... 9 Skal netselskabet overholde krav om regnskabsmæssig adskillelse?... 9 Hvilke tiltag sikrer overholdelse af kravet om regnskabsmæssig adskillelse (transmission og net)?... 9 Hvilke tiltag sikrer, at der generelt er regnskabsmæssig adskillelse i koncernforbundne selskaber? Habilitet Skal netselskabet overholde kravene om habilitet? Hvilke tiltag sikrer, at kravene om habilitet overholdes? Indgåelse af aftaler Hvilke tiltag sikrer, at netselskabets aftaler med andre selskaber indgås på markedsbestemte vilkår?... 10

3 Hvilke tiltag sikrer, at aftaler der indgås på markedsbestemte vilkår foreligger skriftligt på aftaletidspunktet? Prisfastsættelse Hvilke ydelser i netselskabet skal prisfastsættes? Hvilke tiltag sikrer, at prisfastsættelsen af netselskabets ydelser til kunderne sker efter ikkediskriminerende kriterier? Tjekliste Gennemførsel og kontrol af IO program Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger Adgang til distributionsnettet Kundekontakt Selskabsmæssig udskillelse Regnskabsmæssig adskillelse Habilitet Indgåelse af aftaler Prisfastsættelse... 13

4 Indledning Programmet for intern overvågning skal ifølge bekendtgørelse nr. 635 af 27. juni 2005 (IObekendtgørelsen) beskrive netselskabets tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd. Som minimum skal tiltagene beskrives for de punkter, der følger af bekendtgørelsens 2, stk. 1. IO-programmet skal kunne udleveres ved forlangende til Energitilsynets sekretariat. Det overordnede formål med det interne overvågningsprogram (IO-programmet) er at sikre, at netselskabet, selskabets ansatte og ansatte i forbindelse med outsourcing af netselskabets ydelser ikke udviser diskriminerende adfærd. Energitilsynet har til opgave at føre tilsyn med de årsberetninger om intern overvågning, som netselskaberne indsender hvert år senest den 1. juni. På grundlag af de hidtidige erfaringer med netselskabernes overvågningsprogrammer finder Energitilsynet det hensigtsmæssigt at udsende en vejledning herom. Sigtet er at gøre det nemmere for netselskaberne at udarbejde IO-programmet. Ved at følge vejledningen vil netselskabets IO-program som minimum inkludere alle punkter, som kræves efter IO-bekendtgørelsen. Herved er netselskaberne godt på vej til at have udarbejdet et fyldestgørende IO-program. Netselskaberne skal imidlertid være opmærksomme på, at intern overvågning er en proces i udvikling. IO-programmet skal derfor opdateres i tilfælde af at selskabet implementerer nye tiltag eller procedurer. Det kan følge af f.eks. sammenlægninger og andre organisationsmæssige omstruktureringer, introduktion af nyt dataudstyr mm. Med tiltag, i ovenstående afsnit, menes de handlinger som netselskaberne igangsætter og løbende anvender for at sikre den interne overvågning. Det kan f.eks. være i form af opstilling af procedurer (instruks etc.). Procedurerne er de interne retningslinjer, der fastlægger netselskabernes adfærd i situationer, hvor en diskriminerende adfærd kan fremkomme. Med andre ord den forretningsgang/fremgangsmåde eller det sæt af regler som netselskabet anvender for at forhindre favorisering. I nedenstående gennemgang er der taget udgangspunkt i de ni punkter, der fremgår af IObekendtgørelsen, og vejledningen følger derfor for overskuelighedens skyld nummereringen i denne. Yderligere er der indført et punkt 0, som følger af IO-bekendtgørelsens 3. For hvert af punkterne er der indledningsvis en kort gennemgang af nogle af de erfaringer Energitilsynets sekretariat har gjort sig i forbindelse med arbejdet med IO-programmerne. Spørgsmålene i nedenstående bokse er som hovedregel spørgsmål, der skal være besvaret i netselskabets IO-program. For hver af boksene er der en tilhørende forklaring med enten krav eller eksempler. Kravene skal som udgangspunkt opfyldes. Der kan dog være undtagelser for det enkelte netselskab pga. særlige omstændigheder. Mht. eksemplerne er det vigtigt, at disse ikke betragtes som en udtømmende liste. For det enkelte netselskab kan visse oplysninger være helt individuelle, hvorfor alle de listede eksempler ikke nødvendigvis er relevante for alle selskaber. Omvendt kan der være eksempler, der er relevante, men som ikke er nævnt i vejledningen. Alle netselskaber mv. skal udarbejde et IO-program.

5 0. Gennemførsel og kontrol af IO-program Det kræves i IO-bekendtgørelsen, at netselskabet foretager en passende kontrol af IO-programmet. Sekretariatet har i forbindelse med gennemgangen af IO-programmerne registreret en manglende beskrivelse af den gennemførte kontrol i selskabet, herunder om der er nogen form for (ekstern eller intern) audit. Det er væsentligt, at et IO-program indeholder en beskrivelse af, hvordan den interne overvågning gennemføres og kontrolleres. Hvordan sikres en gennemførelse af programmet? Herunder skal beskrives hvilken fremgangsmåde og hvilke tiltag selskabet bruger til at sikre, at IOprogrammet gennemføres således som det er beskrevet fra punkt 1-9. Dette kan gøres ved f.eks. at: Indføre procesbeskrivelser for hvorledes det er passende at agere i forhold til de enkelte punkter. Indføre undervisning eller informationsmøder omkring IO-programmet, herunder også MUS og intranet. IO-programmet indgår som en del af selskabets kvalitetsstyringssystem, eller på anden måde er integreret i selskabets drifts- eller it-system. Der er indført medarbejdererklæringer, og i så fald med en individuel FFO-godkendelse med udgangspunkt i medarbejderens jobfunktion. Hvordan gennemføres der en passende kontrol af programmet? Det skal i IO-programmet beskrives, hvordan selskabet kontrollerer, at programmet gennemføres. Dette kan ske ved f.eks. at gennemføre en intern eller ekstern audit én eller flere gange årligt. Samtidig skal det, såfremt der er konstaterede udeståender i forbindelse med den gennemførte kontrol overvejes hvorvidt der er tiltag eller procedurer, der skal ændres i programmet. 1. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Sekretariatets erfaring med den generelle gennemgang af IO-program-mer-ne har vist, at netselskaberne udelader at beskrive tiltag og procedurer i forhold til at sikre en fortrolig behandling af de forretningsmæssigt følsomme oplysninger. Det er vigtigt, at det enkelte selskab forholder sig til hvilke forretningsmæssigt følsomme oplysninger, der forefindes i virksomheden. Et selskab bør også forholde sig til, hvad der skal ske, når netselskabet foretager outsourcing til en tredjepart, dvs. hvorledes det sikres, at IO-reglerne fortsat overholdes, hvad enten det er en koncernintern eller koncernekstern part, som udfører opgaven.

6 Endelig skal et netselskab kunne redegøre for, om der sker en individuel godkendelse af medarbejderens adgang til følsomme oplysninger med udgangspunkt i medarbejderens jobfunktion, samt belyse hvorvidt og hvordan der anvendes medarbejdererklæringer i selskabet. Hvilke forretningsmæssigt følsomme oplysninger, som modtages, behandles fortroligt? Netselskabet modtager typisk flere forskellige forretningsmæssigt følsomme oplysninger. Netselskabet skal udfærdige en liste over de forretningsmæssigt følsomme oplysninger, der er relevante for selskabet. Herefter overvejes det hvilke afdelinger de forretningsmæssigt følsomme oplysninger primært tilhører. Eksempel på forretningsmæssigt følsomme oplysninger kan være: Forbrugstal for privat- og erhvervskunder Forbrugsprofiler for kunder med timemålinger Leverandører af el til kunden Statistisk materiale om elforbrug Kunders tilbygnings- og udbygningsplaner Kundens betalingsmønster, restance og andre økonomiske forhold CPR-numre Oplysninger om personlige forhold Aftagenummer Hvilke tiltag sikrer en fortrolig behandling af de forretningsmæssigt følsomme oplysninger, der modtages? Netselskabet skal have en instruks om fortrolig behandling af følsomme oplysninger. Der skal være it-mæssig adskillelse for de ansattes dataadgang. Det betyder, at der skal ske brug af password og adgangskoder for at sikre individuel adgang til de forskellige former for fortrolige oplysninger. Brug af en medarbejdererklæring betragtes ligeledes som et tiltag, der medvirker til at sikre ikkediskriminering i forbindelse med en fortrolig behandling af de forretningsmæssigt følsomme oplysninger der modtages. Formålet med en medarbejdererklæring er, at medarbejderen skriver under på at være bekendt med IO-programmet, har modtaget undervisning herom og forpligter sig til at efterleve IO-programmet således, at der ikke bliver udøvet diskriminerende adfærd. Hvilke tiltag sikrer ikke-diskriminerende videregivelse af forretningsmæssigt følsomme oplysninger? En medarbejdererklæring ses som et tiltag til at sikre ikke-diskriminerende videregivelse af forretningsmæssigt følsomme oplysninger. Det beskrives i hvilke afdelinger, der er medarbejdere, der skal underskrive en medarbejdererklæring.

7 Hvilke nedskrevne procedurer sikrer fortrolig modtagelse, behandling og videregivelse af forretningsmæssigt følsomme oplysninger? Her er eksempler på situationer, hvor det kan være relevant at etablere procedurer (for håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger): Ved videregivelse af måledata Ved udveksling af oplysninger i forbindelse med samfakturering Ved anvendelse af oplysninger i forbindelse med markedsføring For en fælles administration i koncernen For outsourcede funktioner, f.eks. opkrævnings- og inkassofunktionen. Ved ansættelse af nye medarbejdere, hvorledes bliver de orienteret om IO-programmet. Ved rokering af ansatte, hvad sikrer at de har de rigtige it-begrænsninger 2. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger Energitilsynet har erfaring for, at selskaberne i deres IO-programmer udelader punktet "Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger". Det væsentlige er, at der under dette punkt ses på de oplysninger om netselskabets egne aktiviteter, der kan være forretningsmæssigt fordelagtige for andre selskaber. Hvilke typer af oplysninger om egne aktiviteter er forretningsmæssigt fordelagtige? Eksempler på forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger kan være: Udbygningsplaner for elnettet Strategiske overvejelser og beslutninger i relation til selskabet Oplysninger om netselskabets øvrige virke. Hvilke tiltag hindrer at forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger bliver videregivet på en diskriminerende måde? En medarbejdererklæring ses som et tiltag til at sikre ikke-diskriminerende videregivelse af forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger.

8 3. Adgang til distributionsnettet Energitilsynets sekretariat vurderer, at det er væsentligt, at der i IO-programmet er en klar adskillelse af de fire områder netadgang, vedligeholdelse, udbygning og tilslutning. I denne forbindelse er det også relevant at beskrive de procedurer, der sikrer ikke-diskriminerende adfærd. Hvilke foranstaltninger sikrer, at netadgang sker på ikke-diskriminerende vilkår? Her beskrives hvordan el-leverandørerne sikres netadgang på ikke-diskriminerende vilkår. Dvs. hvordan der sikres lige adgang til nettet. Hvordan gennemføres en vedligeholdelse af nettet på en ikke-diskriminerende måde? Det beskrives herunder hvilke procedurer, der sikrer, at der ikke sker diskriminering af brugeren i forhold til den geografiske beliggenhed. En bruger må f.eks. ikke nedprioriteres med baggrund i usaglige hensyn. Dvs. der kan etableres procedurer for: Periodisk revurdering af vedligeholdelsesniveau Måltal for hastighed for reparationer Hvordan "store" som "små" brugere får information om vedligeholdelses arbejde: Går selskabet i dialog med de "store" brugere Informeres alle "små" brugere samtidig etc. Hvordan gennemføres en udbygning af nettet på en ikke-diskriminerende måde? Det beskrives herunder hvilke procedurer, der sikrer, at der ikke sker diskriminering af brugeren således at denne ved udbygning bliver tilsluttet nettet inden for en rimelig frist, og endvidere at eksisterende brugere får transporteret den mængde elektricitet, som de behøver. Dvs. der kan etableres procedurer for: Koordinering med myndigheder om udbygning af nye områder Periodisk revurdering af nettets dimensionering.

9 Hvordan gennemføres en tilslutning af nettet på en ikke-diskriminerende måde? Det beskrives herunder hvilke procedurer, der sikrer, at der ikke sker diskriminering af brugeren ved betaling for tilslutning eller hastigheden hvormed brugeren bliver tilsluttet. Dvs. der kan etableres procedurer for: Offentliggørelse af vilkår for tilslutning (netbenyttelsesaftale) Måltal for hastighed for tilslutning 4. Kundekontakt Energitilsynets sekretariat pointerer, at der er vigtigt, at beskrive hvordan det sikres, at medarbejdere i deres kundekontakt ikke favoriserer bestemte selskaber. Endvidere undlader mange netselskaber herunder, at beskrive de tiltag, der sikrer, at der undgås favorisering på hjemmeside og ved informationsudsendelse. Hvilke former for kundekontakt har netselskabet? Her defineres de forskellige former for kundekontakt selskabet har inden for hhv. mundtlig og skriftlig kontakt Mundtlig kontakt kan f.eks. være: Kontakt til call center om f.eks. leverandørvalg, elpriser mv. Energirådgivning Skriftlig kontakt kan f.eks. være: Informationsudsendelse fra netselskabet Leverandørhenvisning og pris-/tarifinformation Udformning af regninger Udformning af hjemmeside/hjemmesider Breve, tidsskrifter, publikationer etc. fra netselskabet. Hvilke tiltag sikrer, at der undgås favorisering i kundekontakten? Det er her væsentligt, at der er tiltag for hvert af de enkelte punkter, som selskabet har defineret den har af kundekontakt. Dette kan f.eks. i forhold til medarbejdere i call centeret være, at der er udarbejdet en instruks for hvilke oplysninger de må videregive.

10 5. Selskabsmæssig udskillelse Energitilsynets sekretariat konstaterer, at punktet "Selskabsmæssig udskillelse" undertiden blandes sammen med det følgende punkt "Regnskabsmæssig adskillelse". Endvidere skal det enkelte netselskab forholde sig til sine sideordnede aktiviteter, herunder opstille tiltag, der sikrer overholdelse af 5%-grænsen om selskabsmæssig udskillelse. Hvilke tiltag sikrer overholdelse af 5%-kravet om selskabsmæssig udskillelse? I tilfælde af, at netselskabet har nogle sideordnede aktiviteter, skal der også redegøres for hvorledes det sikres, at disse sideordnede aktiviteter bliver selskabsmæssigt udskilt såfremt omfanget overstiger fem procent af omsætningen i netselskabet. 6. Regnskabsmæssig adskillelse Sekretariatet har i forbindelse med punktet "Regnskabsmæssig adskillelse" fundet, at de fleste selskaber mangler at angive, hvorvidt der er givet fælles bevilling til både netvirksomhed og transmissionsvirksomhed. Yderligere bør selskaberne beskrive de procedurer, der sikrer en ikkefavoriserende fordeling af indtægter og omkostninger for koncernenheder, der har fælles indtægter eller omkostninger med netselskabet. Skal netselskabet overholde krav om regnskabsmæssig adskillelse? Netselskabet skal overholde kravet om regnskabsmæssig adskillelse såfremt selskabet har modtaget en fælles bevilling til både netselskab og transmissionsvirksomhed. Hvilke tiltag sikrer overholdelse af kravet om regnskabsmæssig adskillelse (transmission og net)? Såfremt netselskabet har modtaget bevilling til både netselskab og transmissionsvirksomhed, skal dette punkt beskrives. Heri indgår en beskrivelse af kontoplanens opdeling. Hvilke tiltag sikrer, at der generelt er regnskabsmæssig adskillelse i koncernforbundne selskaber? For netselskaber, der er selskabsmæssigt forbundet eller er en del af en koncern, er det væsentligt, at der beskrives hvilke tiltag der sikrer, at fællesudgifter med koncernen bliver regnskabsmæssigt adskilt på en ikke-diskrimi-nerende måde. Dvs. procedurer, der sikrer en ikke-favoriserende fordeling af indtægter og omkostninger for koncernenheder, der har fælles indtægter eller omkostninger med netselskabet.

11 7. Habilitet Enkelte netselskaber udelader i forbindelse med punktet "Habilitet" at redegøre for tiltag i IOprogrammet, der sikrer, at kravene om habilitet overholdes. Skal netselskabet overholde kravene om habilitet? Såfremt selskabet har over tilsluttede forbrugere, skal selskabet overholde kravene om habilitet. Hvilke tiltag sikrer, at kravene om habilitet overholdes? I det tilfælde hvor selskabet skal overholde kravet om habilitet, er det væsentligt at der er tiltag der sikrer, at: Direktører, vicedirektører, underdirektører og ledende medarbejdere i en net-, transmissions- eller systemansvarlig virksomhed ikke direkte eller indirekte deltager i driften eller ledelsen af en koncernforbundet elproduktions- eller elhandelsvirksomhed eller en koncernforbundet virksomhed, der direkte eller indirekte ejer disse, medmindre der er tale om en kollektiv elforsyningsvirksomhed. Bestyrelsesmedlemmer i en net-, transmissions- eller systemansvarlig virksomhed ikke direkte eller indirekte må deltage i driften eller ledelsen af en koncernforbundet elproduktions- eller elhandelsvirksomhed. 8. Indgåelse af aftaler Det er væsentligt, at netselskaberne beskriver hvilke tiltag, der sikrer, at aftaler med andre virksomheder indgås på markedsbestemte vilkår, samt tiltag, der sikrer, at aftaler der indgås på markedsbestemte vilkår foreligger skriftligt på aftaletidspunktet. Hvilke tiltag sikrer, at netselskabets aftaler med andre selskaber indgås på markedsbestemte vilkår? Et tiltag til at sikre at selskabets aftaler indgås på markedsbestemte vilkår kan være at udpege en uvildig person, der sikrer, at de formelle forhold er på plads før underskrivelse af kontrakterne. Et andet kan være at udbyde aftalerne eller teste prisen på markedet. Hvilke tiltag sikrer, at aftaler der indgås på markedsbestemte vilkår foreligger skriftligt på aftaletidspunktet? Et tiltag til at sikre, at aftaler indgås på markedsbestemte vilkår foreligger skriftligt på aftaletidspunktet kan være, at der udarbejdes en erklæring herfor. Et andet tiltag kan være at gøre en medarbejder ansvarlig for de formelle forhold.

12 9. Prisfastsættelse Energitilsynets sekretariat fremhæver, at det skal tydeliggøres hvorvidt netselskabet følger Dansk Energi Nets tariferingsvejledning. I det tilfælde den ikke følges, skal de tiltag der sikrer, at prisfastsættelsen af virksomhedens ydelser sker efter ikke-diskriminerende kriterier beskrives. Hvilke ydelser i netselskabet skal prisfastsættes? Eksempel på ydelser der skal prisfastsættes er: Nettariffer Tilslutningsbidrag Gebyrer Årsabonnement for administration af kunden Transportbetaling Hvilke tiltag sikrer, at prisfastsættelsen af netselskabets ydelser til kunderne sker efter ikkediskriminerende kriterier? Det beskrives, hvorvidt netselskabet benytter Dansk Energi Nets udarbejdede tarifberegningsmodel. Såfremt netselskabet ikke følger den udarbejde tarifberegningsmodel beskrives hvordan, der sikres ikke-diskriminerende adfærd.

13 Tjekliste Skemaet skaber et overblik over de handlingspunkter, der kræves indeholdt i IO-programmet. 0. Gennemførsel og kontrol af IO-program a) Hvordan sikres en gennemførelse af programmet? b) B) Hvordan gennemføres der en passende kontrol af programmet? 1. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger a) Hvilke forretningsmæssigt følsomme oplysninger, som modtages, behandles fortroligt? b) Hvilke tiltag sikrer en fortrolig behandling af de forretningsmæssigt følsomme oplysninger, der modtages? c) Hvilke tiltag sikrer ikke-diskriminerende videregivelse af forretningsmæssigt følsomme oplysninger? d) D) Hvilke nedskrevne procedurer sikrer fortrolig modtagelse, behandling og videregivelse af forretningsmæssigt følsomme oplysninger? 2. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger a) Hvilke typer af oplysninger om egne aktiviteter er forretningsmæssige fordelagtige? b) B) Hvilke tiltag hindrer at forretningsmæssige fordelagtige oplysninger bliver videregivet på en diskriminerende måde? 3. Adgang til distributionsnettet a) Hvilke foranstaltninger sikrer, at netadgang sker på ikke-diskriminerende vilkår? b) Hvordan gennemføres en vedligeholdelse af nettet på en ikke-diskriminerende måde? c) Hvordan gennemføres en udbygning af nettet på en ikke-diskriminerende måde? d) D) Hvordan gennemføres en tilslutning til nettet på en ikke-diskriminerende måde? 4. Kundekontakt. a) Hvilke former for kundekontakt har netselskabet? b) Hvilke tiltag sikrer, at der undgås favorisering i kundekontakten? c) 5. Selskabsmæssig udskillelse 5. Selskabsmæssig udskillelse a) Hvilke tiltag sikrer overholdelse af 5%-kravet om selskabsmæssig udskillelse? 6. Regnskabsmæssig adskillelse a) Skal netselskabet overholde krav om regnskabsmæssig adskillelse? b) Hvilke tiltag sikrer overholdelse af kravet om regnskabsmæssig adskillelse? c) C) Hvilke tiltag sikrer, at der generelt er regnskabsmæssig adskillelse i koncernforbundne selskaber?

14 7. Habilitet a) Skal netselskabet overholde kravene om habilitet? b) B) Hvilke tiltag sikrer, at kravene om habilitet overholdes? 8. Indgåelse af aftaler a) Hvilke tiltag sikrer, at netselskabets aftaler med andre selskaber indgås på markedsbestemte vilkår? b) B) Hvilke tiltag sikrer, at aftaler der indgås på markedsbestemte vilkår foreligger skriftligt på aftaletidspunktet? 9. Prisfastsættelse a) Hvilke ydelser i netselskabet skal prisfastsættes? b) B) Hvilke tiltag sikrer, at prisfastsættelsen af netselskabets ydelser til private forbrugere sker efter ikke-diskrimi-nerende kriterier?