Arbejdsmiljøredegørelse 2014 Sociale Forhold og Beskæftigelse, Aarhus Kommune

Transkript

1 Arbejdsmiljøredegørelse 2014 Sociale Forhold og Beskæftigelse, Aarhus Kommune Personale og Organisation

2 Forord Siden efteråret 2013 har Sociale Forhold og Beskæftigelse været arbejdsmiljøcertificeret efter bekendtgørelse nr og DS/OHSAS om arbejdsmiljøcertifikat og certificering af virksomheders arbejdsmiljøledelsessystem. Arbejdsmiljøredegørelsen omfatter arbejdsmiljøorganisationens arbejde med opfølgning på nøgletal og forbedringsindsatser for perioden november 2013 til oktober Præsentation af Sociale Forhold og Beskæftigelses arbejdsmiljøstrategi for udgør organisationens langsigtede mål på arbejdsmiljøområdet og findes i et særskilt dokument. Arbejdsmiljøstrategien for er tilgængelig på Aarhus Kommunes hjemmeside, og den kan rekvireres ved henvendelse til Sociale Forhold og Beskæftigelse. Arbejdsmiljøredegørelsen er dokumentation af arbejdsmiljøarbejdet i Sociale Forhold og Beskæftigelse og den er tilgængelig på Aarhus Kommunens hjemmeside, og den kan ligeledes rekvireres ved henvendelse til Sociale Forhold og Beskæftigelse. Arbejdsmiljøredegørelsen er udarbejdet på baggrund af ledelsens evaluering af arbejdsmiljøledelsessystemet samt arbejdsmiljødrøftelse i Hoved-MEDudvalget ultimo 2014 hvor delmål for 2015 fastsættes. Indhold i redegørelsen: 1. Sociale Forhold og Beskæftigelses organisation og beskrivelse af virksomhedens væsentlige arbejdsmiljøforhold. Derefter præsenteres rammer for arbejdsmiljøarbejdet og arbejdsmiljøstrategiens hovedpunkter. 2. Arbejdsulykker og indsatser i arbejdsmiljøarbejdet. Oplysning om antallet af anmeldepligtige arbejdsulykker, typen af ulykker samt oplysning om virksomhedens forebyggelse af arbejdsulykker. 3. Beskrivelse af beslutninger virksomheden har taget i relation til sundhedsfremme og det rummelige arbejdsmarked. 4. Afrunding og delmål for

3 Organisation af arbejdsmiljøarbejde og væsentlige arbejdsmiljøforhold Sociale Forhold og Beskæftigelse har et virksomhedsgrundlag, der bygger på, at yde hjælp til borgere indenfor det sociale og beskæftigelsesmæssige område med udgangspunktet i Den aktive borger, arbejdet bygger på at skabe gode relationer til borgere og de vigtigste partnere i løsningen af kerneopgaven. Beskæftigelsesforvaltningens opgave er at motivere og kvalificere ledige til hurtigst muligt at kunne begå sig på arbejdsmarkedet eller i det etablerede uddannelsessystem. Ligeledes løses opgaver i forhold til at yde hjælp og vejledning til borgere i forhold til at varetage forsørgelse, samt hjælp og vejledninger til personer med nedsat arbejdsevne eller særlige vilkår i forhold til at skabe eller bevare en tilknytning til arbejdsmarkedet. Socialforvaltningen varetager opgaver i forhold børn, unge og familier, og træder ofte til, der hvor andre systemer ikke rækker. Socialforvaltningen varetager opgaver og ydelser af forskellig art i forhold til personer med handicap eller sindslidelse, misbrugere, hjemløse, særligt socialt udsatte samt udsatte børn og unge. Der er især tale om individuelle tilbud. det kan være som rådgivning, vejledning samt mange forskellige former for personlig og social støtte og behandling. Som oftest er det tilbud, der ikke findes i "normalsystemet. Supplerende til de to forvaltninger er der fire servicecentre henholdsvis for IT, Økonomi, Ledelsessekretariat og Kommunikation samt for Personale og Organisation. Servicecentrene har til opgave at støtte opgaveløsning i de to forvaltningen samt at bidrage i det forberede arbejdet i forhold til direktionen, forskellige samarbejdsfora samt opgaver på politiske niveau. Medarbejderne er organisationens vigtigste ressource. Arbejdsmiljøgrupperne og samarbejdet mellem ledere og medarbejdere er kernen i Sociale Forhold og Beskæftigelses arbejdsmiljøarbejde. Arbejdet er forankret i en stærk og velfungerende arbejdsmiljøorganisation, der løbende skal være i stand til at udvikle arbejdsmiljøforbedrende tiltag, både ved at stille krav til materiel, medarbejdernes arbejdsrutiner og til samarbejdspartnere. På de lokale arbejdspladser inddrages arbejdsmiljørepræsentanterne i den løbende udvikling og tilpasning af sikkerhedsprocedurer og arbejdsgange i forhold til de konkrete arbejdsopgaver, herunder i udviklingen af forskellige tekniske og digitale løsninger, der både bidrager til indfrielse af målsætning om den aktive borger, og til udvikling af kvalitet, effektivitet og produktivitet i opgaveløsningen. 3

4 I Sociale Forhold og Beskæftigelse er der vedvarende fokus på at fastholde egne medarbejdere på arbejdsmarkedet. Ved rekruttering af medarbejdere påtager Sociale Forhold og Beskæftigelse ligeledes i stor udstrækning et samfundsmæssigt ansvar og beskæftiger medarbejdere, som måske ellers ville glide ud af arbejdsmarkedet, eller som har vanskeligt ved at finde fodfæste i arbejds- eller uddannelsesvalg. Sociale Forhold og Beskæftigelses væsentligste arbejdsmiljøforhold er vurderet til at være psykosociale belastninger, bevægeapparatbelastninger, indeklima belastninger, kemiske og biologiske belastninger og ulykkesrisici. Arbejdet indenfor social- og beskæftigelsesområdet er karakteriseret ved at være særligt belastende specielt på det psykiske område. Derfor har den løbende indsats været, at opnå forbedringer på dette område. I efteråret 2013 var certificeringsprocessen gennemført og alle arbejdspladser i Sociale Forhold og Beskæftigelse er dermed omfattet af certifikat. Samtidig blev der udarbejdet ny fireårig arbejdsmiljøstrategi for Sociale Forhold og Beskæftigelse Arbejdsmiljøarbejdet, inddragelse af alle organisationsenheder var højt prioriteret i strategiprocessen og i forlængelse heraf har Sociale Forhold og Beskæftigelse forandret i organisering af intern audit og styrket fokus på koordination og kommunikation i arbejdsmiljøarbejdet. Auditkonsulenternes opgave er med vægt på rollen som arbejdsmiljøkonsulenter indenfor egen søjle, og den interne audit som understøttende for de lokale arbejdspladser gennem sparring og dialog med udgangspunkt i arbejdspladsens mål og indsatser. Arbejdsmiljøstrategien Social Kapital og arbejdsmiljøledelse som tankesæt Arbejdsmiljøstrategien bygger på to tankesæt. Den ene er tankesættet om arbejdsmiljøledelse, der er forankret som arbejdsmiljøledelsessystem. Arbejdspladserne arbejder med at udvikle og indtænke arbejdsmiljøvurdering i beslutninger og dagligdrift, udvikling og håndteringen af arbejdsmiljøopgaver med udgangspunkt i den enkelte arbejdsplads og gennem en systematisk vedligeholdelse af arbejdsmiljøledelsessystemet. Arbejdsmiljøledelse og Social Kapital går hånd i hånd. Afdelingerne skal medtænke hinanden i vores opgaveløsning, udvikling af tillid, samarbejdsevne og retfærdighed bidrager til at skabe den gode arbejdsplads og gennem styrkelse af de forpligtende samarbejdsrelationer om kerneopgaven og arbejdsmiljø skabes en kobling mellem trivsel og faglighed der giver en stærk organisation, der kan løfte mangesidige og foranderlige opgaver. På alle organisationsniveauer arbejdes med forankring af Social Kapital og udvikling af lokale prioriteringer af udviklingsfelter. 4

5 Arbejdsmiljøstrategi har fem hovedområder: 1. Udvikling af relationer og samarbejde om kerneopgaver og i MED-systemet 2. Udvikling af viden og kompetencer 3. Styrkelse af arbejdsmiljøledelse i læsning af kerneopgave 4. Ledelse og Kommunikation 5. Mening og sammenhæng for den enkelte medarbejder Delmål for 2014 Hovedområde 1, Udvikling af relationer og samarbejde om kerneopgaver og i MED-systemet: Søjlerne igangsætter i samarbejde med deres centre aktiviteter til afprøvning af, hvordan en styrkelse af den sociale kapital kan understøtte kerneopgaverne. Sådanne aktiviteter kan være forankret i enkeltcentre, være fælles for søjlen eller være en del af et tværgående samarbejde. I forbindelse med arbejdsmiljødrøftelse 2014 i søjlen samles op og evalueres på aktiviteter ned henblik op udvælgelse af mere målrettede aktiviteter for Med udgangspunkt i den nye MED-aftale fastlægger de enkelte MED-udvalg i starten af 2014 hvordan arbejdsform og indhold i udvalgsmøderne kan gøres mere inddrgaende, herunder i særdeleshed, hvordan arbejdsmiljøelementer kan styrkes i udvalgets arbejde. I forbindelse med arbejdsmiljødrøftelse 2014 si søjlen samles op og evalueres på om målet opleves som opfyldt. Hovedområde 2 Udvikling af viden og kompetencer Med henblik på at styrke arbejdsmiljøområdet som indsatfelt, herunder styrke arbejdsmiljøarbejdet i MED gennemføres en række interne kompetenceudviklingsforløb for arbejdsmiljøgrupperne i Social Forhold og Beskæftigelse. Videreførte delmål fra 2013: At der i ledelsessystemet inddrages vurdering af arbejdsmiljøkonsekvenser i beslutninger Sygefravær reduktion over en fireårig periode på 0,4 i gennemsnit pr. fuldtidsansat Reduktion af antal alvorlige arbejdsulykker reduktion på 5 % i forhold til antal episoder i 2010 Modvirke mobning og chikane fælles retningslinjer der afprøves og effektmåles på et center efter en etårig periode 5

6 Arbejdsmiljøorganisationen i Aarhus Kommune har med en nye MED-aftale, der blev underskrevet i foråret 2014, fået en ny ramme for samarbejde om arbejdsmiljø defineret i en arbejdsmiljøaftale. I sociale Forhold og Beskæftigelse skal Hoved-MEDudvalg nedsættes et Arbejdsmiljø-Udvalg, sammensætning og udpegning af repræsentanter til HAU er for Sociale Forhold og Beskæftigelse ikke afsluttet endnu. Resultat af medarbejderinddragelse arbejdsmiljøaudit og arbejdet med arbejdsmiljømål HMU og status på sygefravær, arbejdsulykker, hændelser og risikofaktorer I dette afsnit præsenteres resultater på de konkrete arbejdsmiljømål og indsatsområder. Overordnet er alle indsatser og initiativer udvikling med inddragelse af medarbejderne gennem MED-systemet og for mange initiativer i et tæt samspil med hele medarbejdergruppen. Indledende præsenteres resultater af medarbejderinddragelse i Sociale og Beskæftigelses HMU. Derefter præsenteres resultater af arbejdsmiljøaudit og resultater for de mål der er flerårige eller videreført fra Afsluttende præsenteres resultater i forhold til delmålene for Arbejdsmiljø i MED Der er pr. januar 2014 indgået en ny Lokal-aftale for MED-bestemmelse og MED-indflydelse, og for første gang har Aarhus Kommunes arbejdsmiljøorganisation en konkret aftale for arbejdsmiljøarbejdet. Det vurderes, arbejdsmiljøarbejdet er godt forankret i MED-systemet på lokalt niveau, i lidt mindre omfang på søjleniveau, og at det stadig er et udviklingsfelt i forhold til HMU. Nedsættelse af arbejdsmiljøudvalget er ikke afsluttet efter det første år efter nyvalg/ nyudpegning. Det er ligeledes stadig et udviklingsfelt, at få arbejdsmiljø forankret i HMUs drøftelser. Årshjulet for HMU fastsætter temaer til drøftelse i HMU. Arbejdsmiljø på dagsordenen og Ny start MED var temaet for januar mødet, med drøftelse af rammer og aftaler for arbejdsmiljøorganisation og MED. Resultat af intern og ekstern audit samt kommunikation med eksterne parter Sociale Forhold og Beskæftigelse har fulgt op på en række handlinger siden ledelsens evaluering Opfølgning vedr. problemer med IT- systemer og sikker drift har været et fokusområde i samarbejde med IT-afdelingen. IT giver stadig udfordringer, men der er sket visse forbedringer på området. Opfølgning siden sidste ledelsens evaluering har desuden omfattet udvikling af retningslinjer og rammer for 6

7 arbejdsmiljøorganisationens arbejde og den daglige drift på lokal arbejdspladsniveau jf. tilbagemeldinger fra søjlerne. I 2014 har der været klage over gener fra nedbrydningsarbejde på nabogrunden til Jobcenter Aarhus, sagen er håndteret og indsatsen er godkendt af DS-Certificering /nu DNV-GL. Klager i form af påbud fra arbejdstilsynet og afvigelser konstateret ved intern og ekstern audit håndteres primært lokalt. I Jobcenter Aarhus har der været flere sager. Sagerne omhandler arbejdsmængde og arbejdspres. Jobcentret har fortsat udestående med Arbejdstilsynet på et enkelt påbud. Desuden har en afdeling i Ungdomscentrets afdeling fået et påbud i forhold til følelsesmæssige krav i arbejdet, og en afdeling i Neurofysisk Handicapcenter har et påbud der omfatter flere forhold, sagen forventes at blive lukket idet afsluttende tilbagemelding er fremsendt til Arbejdstilsynet. Der har været arbejdstilsynsbesøg i Ydelsescenter Aarhus som følge af voldsepisode. Arbejdstilsynet fandt at alle krav både før, under og efter episoden er fulgt, og sagen er afsluttet. Resultater fra ekstern audit Ekstern audit har været gennemført to gange siden Ledelsens evaluering I efteråret 2013 var der ved ekstern audit tale om recertificering af arbejdsmiljøledelsessystemet i MSB. Den eksterne audit viste, at arbejdsmiljøledelsessystemet er dækkende, implementeret og forankret i drift på arbejdspladserne i MSB, Som styrkeområder nævnes kvalitet i intern audit, god forebyggelse og beredskaber i forhold til vold og trusler, godt arbejde med forbedringsopgaver eksempelvis vedrørende medicinhåndtering, supplerende arbejdsmiljøuddannelse vurderes positivt af arbejdsmiljøgrupperne, og endelig er der opnået gode resultater i forhold til målsætningen om at nedbringe sygefravær. Forbedringsområder er styrkelse af den centrale evaluering af lovkrav og generelt større præcisering af de væsentlige arbejdsmiljøforhold lokalt. Et forbedringsområde kunne være udvikling af fælles model for risikovurdering af borgere samt risikovurdering i forhold til smittefare og dårlig hygiejne. Ekstern audit 2013 viste 8 afvigelser, alle er håndteret og lukket. I foråret 2014 skiftede Aarhus Kommune til certificeringsfirmaet DNV som følge af fusion mellem DS- Certificering og DNV. Ved ekstern audit foråret 2014 var der tale om en opfølgningsaudit, og her var der samme positive samlede vurdering. Ved ekstern audit fremhæves som positive forhold, at der arbejdes med forenkling af arbejdsmiljøledelsessystemet på lokalt niveau, samt at arbejdsmiljøudvalgene på centrene er 7

8 vigtige for oplæring af nye medlemmer i arbejdsmiljøorganisationen. Desuden fremhæves, at der er set flere gode metoder til risikovurdering af borgeres adfærd. Som forbedringsområder peges ved denne eksterne audit på styrkelse af kendskabet til egne procedurer på de væsentligste arbejdsmiljøforhold. Der var ingen væsentlige afvigelser og kun 2 mindre afvigelser ved ekstern audit. Resultater fra intern audit Resultaterne fra intern audit gennemført foråret og efteråret 2014 viser, at der på langt de fleste arbejdspladser er en høj grad af engagement og kvalitet i arbejdsmiljøledelse. Intern audit viser, at der arbejdes med forankring af arbejdsmiljøstrategien. Intern audit viser at Social Kapital er sat på dagsordenen på arbejdspladser og i MEDsystemet og gennem kurser, temadage og andre aktiviteter på forskellige organisationsniveauer, ligeledes er der på konkrete områder etableret gensidige forpligtende relationer om fælles opgaver. Intern audit viser, at MSB har udfordringer blandt andet koordination og inddragelse af arbejdsmiljøgrupperne ved forandringer og samarbejdet mellem MSB og Ejendomsforvaltningen på bygningsområdet. Desuden er et forbedringsområde fra intern audit stadig kvaliteten i arbejdsmiljøledelse og varetagelse af de obligatoriske opgaver og arbejdsmiljøarbejde forankret i daglige drift. Udvikling i ekstern audit og samarbejde med eksterne parter Sociale Forhold og Beskæftigelse har i samarbejdet med DNV er udviklet en ramme, hvor ekstern auditor er gennemgående i en søjle, så vidt det er muligt samt med mere tematiserede eksterne audit. Ved forårets audit er positive erfaringer både fra DNV-auditorer og søjler. Modellen giver mulighed for en samlet tilbagemelding indenfor et søjleområde. Udvikling af intern audit med fokus på at understøtte lokal ledelse og arbejdsmiljøorganisation Alle arbejdspladser i MSB er i 2013 omfattet af certifikat for arbejdsmiljøledelse og der er i den forbindelse foretaget en tilpasning af rammer for intern audit. Intern audit har i 2014 haft fokus på dialog og sparring med udgangspunkt i mål og indsatser på den konkrete arbejdsplads. Auditkonsulentgruppen har i efteråret 2014 gennemført et todages kursus i audit med en coachende tilgang som afsæt for den nye praksis ved intern audit. Kurset blev afviklet i samarbejde med Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø, Center for Miljø og Energi i med ekstern underviser fra DNV. 8

9 Sociale Forhold og Beskæftigelse bidrager til resultater fælles for Aarhus Kommune I kontrakten med DNV er aftalt en forpligtelse til at giver en overordnet tilbagemelding til Aarhus Kommunes Fælles-MEDudvalg en gang årligt. Dette møde er afholdt i november En hovedpunkt var mulighed for at styrke tværgående initiativer og højere effektivitet i brug af ressourcer og kompetencer på tværs af magistratsafdelinger. Som et af de gode eksempler blev nævnt samarbejdet mellem Center for energi og miljø og Sociale Forhold og Beskæftigelse om kursus for interne auditorer. I det tværmagistratslige samarbejde er der i 2014 fastsat en klar struktur for kobling med den tværmagistratslige arbejdsgruppe for arbejdsmiljø, PSG og Fælles-Arbejdsmiljø-Udvalget (FAU). Den tværmagistratlige arbejdsgruppe for arbejdsmiljø deltog i det årlige møde mellem DNV-GL og FAU. Overholdelse af lovkrav og andre krav Overordnet vurderes det Sociale Forhold og Beskæftigelse overholder lovkrav og andre krav. Der har dog i det seneste år været flere påbud fra Arbejdstilsynet, og som nævnt har der ved ekstern audit samlet været henholdsvis 8 og 2 afvigelser ved de sidste to ekstern audit. På den baggrund er det stadig vigtigt at arbejde med fokus på at styrke og udvikle arbejdsmiljøledelsessystemet og vores håndtering af de arbejdsmiljøopgaver, der følger af loven og vore interne retningslinjer. Sygefraværsindsats Fælles målsætning for Aarhus Kommune er at sygefraværet over en fireårig periode skal nedbringes med 1.6 dag i gennemsnit pr fuldtidsmedarbejder. Aarhus Kommunes ændring af sygefraværsopgørelse fra registrering på kalenderdage til registrering på arbejdsdage / faktisk fravær fra arbejdspladsen gør, at der ikke kan foretages en direkte sammenligning, og at faldet ville have vist sig større, hvis der fortsat havde været registrering på fravær målt i antal kalender dage. Fraværet i MSB i 2011 var på 16,1 sygedag i gennemsnit pr. medarbejder. Fravær i MSB 2014 er på 13,6 (arbejdsdage) i gennemsnit pr medarbejder (pr. 30. september 2014) Samlet fravær Målet er nået og mere til, Sociale Forhold og Beskæftigelse har nedbragt sygefraværet med 2, 5 dag i gennemsnit pr. medarbejder. Det er fortsat centralt at have fokus fastholdelse af niveauet. MSB har arbejdet med nedbringelse af sygefraværet gennem sparringsforløb for arbejdspladser med højt fravær 9

10 gennem løbende kvalificering af adviseringssystemet og konsulentbistand i konkrete og komplekse fraværssager, med henblik på at finde muligheder for fastholdelse af medarbejdere i beskæftigelse. Nedbringelse af antal alvorlige arbejdsulykker Fælles overordnet mål for Aarhus Kommune er forebyggelse af arbejdsulykker med fokus på episoder med vold og trusler om vold: antallet af alvorlige ulykker reduceres med 5 % i forhold til antal episoder i HMU s Den rammesatte drøftelser af vold og trusler blev udsat til mødet i juni sammen m ed halvårsstatus på arbejdsmiljøstrategi og drøftelse af arbejdsmiljøledelse i beslutninger og daglig drift. Ved teamdrøftelse i HMU i foråret 2014 blev det besluttet at udvikle en ny voldsdatabase, der har fokus på opdatering, forbygge dobbeltregistrering og med fokus på høj grad af brugervenlighed. Registreringerne i voldsdatabasen skal styrke tilrettelæggelse og prioritering af indsatser til forebyggelse af arbejdsulykker i form af vold og trusler gennem let adgang til statistisk information om episoder på centre samt overliggende enheder. Vold og trusler udgør stadig langt den største andel af anmeldte arbejdsulykker, men en mindre andel i forhold til alvorlige arbejdsulykker med forventet fravær var der 235 anmeldelser med vold og trusler som årsag, i anmeldelser med vold og trussel som årsag. Resultatet af teamdrøftelsen i HMU var en skærpe fokus på forebyggende handlinger ved at udvikle en ny database der giver en styrkelse af den lokale adgang til informationer gennem let afgang til rapportgenerering. Den nye vold og trusseldatabase skal følges op af tilpasning af retningslinjer så registreringer kun skal foretages et sted. Der har været en stor stigning i antal anmeldelser over perioden. Det vurderes at være udtryk for dels en øget bevidsthed om at anmelde arbejdsulykker systematisk, dels at der i perioden er sket en skærpelse i de interne krav til registrering af episoder med vold og trusler som arbejdsulykke i Sociale Forhold og Beskæftigelse gennem retningslinjer for håndtering af vold og trusler. I blev der anmeldt 417 arbejdsulykker heraf var de 70 med forventet fravær. I 2014 er der anmeldt 974 arbejdsulykker i alt, heraf er de 73 med forventet fravær. Der er i den fireårige periode ikke sket nogen markant ændring i antallet af alvorlige arbejdsulykker, og det overordnede mål for nedbringelse af antal alvorlige arbejdsulykker med 5 % i perioden er således ikke opfyldt. Opgørelsen i 2014 er kvalificeret med opgørelse dels for fysiske ulykker og for ulykker med årsag i fysisik og psykisk vold. Opgørelsen viser, at der for de fysiske uheld er sket en markant stigning i antal ulykker med 10

11 forventet fravær sammenlignet med opgørelse for Det kan dels skyldes den skærpede opmærksomhed på faktiske at anmelde arbejdsulykkerne. Modvirke mobning og chikane Ved arbejdsklimamålingen 2012 blev forebyggelse af mobning valgt som udviklingsmål for Sociale Forhold og Beskæftigelse. HMU Indledte med formulering af retningslinjer for håndtering af mobning og chikane i Sociale Forhold og Beskæftigelse. Indsatsen til forebyggelse af mobning og chikane har især haft stort fokus i Socialforvaltningen. Der er fastsat et mål om at antal af medarbejdere der oplever mobning reduceres fra 9,3 % ved målingen i 2012 til 5 % ved næste måling i De seneste års indsatser for at styrke trivsel og forebygge mobning forventes at vise en positiv udvikling ved arbejdsklimamålingen ultimo Arbejdsmiljøkonsekvenser inddraget i beslutninger HMU drøftede vurdering af arbejdsmiljøkonsekvenser i beslutninger og vurdering af arbejdsmiljøkonsekvenser er nu anført som et fast punkt på skabeloner for indstillinger til rådmand og direktion. Der er stadig brug for at arbejde med forankring af vurdering af arbejdsmiljøkonsekvenser i ledelsesbeslutninger og i MEDsystemet før det er en integreret del af beslutningerne. Mål for arbejdsmiljøarbejdet 2014 Delmål i forhold til hovedområde 1 Søjlerne igangsætter i samarbejde med deres centre aktiviteter til afprøvning af, hvordan en styrkelse af den sociale kapital kan understøtte kerneopgaverne. Sådanne aktiviteter kan være forankret i enkeltcentre, være fælles for søjlerne eller være en del af et tværgående samarbejde. I forbindelse med arbejdsmiljødrøftelse 2014 i søjlen samles op og evalueres på om målet opleves som opfyldt. På alle organisationsniveauer er der arbejdet med initiativer til styrkelse af den sociale kapital, dels gennem uddannelsesaktiviteter og dels gennem løbende aktiviteter i MEDudvalg og i personalegrupperne. Endelig er arbejdspladser også i gang med konkrete indsatser, der bidrager til styrkelse af tillid, retfærdighed og samarbejdsevne gennem etablering af gensidige forpligtende relationer internt til samarbejdspartnere og mellem ledelser og medarbejdere. 11

12 Årshjulet for HMU fastsætter nyt MEDudvalg som temaet for januar mødet, med drøftelse af rammer og aftaler for arbejdsmiljøorganisation og MEDudvalg. Temadrøftelser af Social Kapital blev overhalet af initiativer i form af temadag om god ledelse og om social kapital i de to forvaltninger, og som en del af HMU s seminar. Med det snarligt nedsatte Hoved-Arbejdsmiljøudvalg (HAU) vil arbejdsmiljø på centralt niveau blive styrket, og det vil blive en del af udvalgets opgave af understøtte kvalificerede drøftelser i HMU og medvirke til at styrke arbejdsmiljø i HMU arbejdet. Mange søjler har afklarende aktiviteter i gang sammen med centrene med henblik på at finde måder, der kobler sig til udviklingen af social kapital og som understøtter løsning af kerneopgaven. Nogle søjler er videre og arbejder med konkrete indsatser på et eller flere centre. Den første del af målet er vurderes opfyldt for store dele af Sociale Forhold og Beskæftigelse. Generelt er der ikke med udgangen af 2014 erfaringsgrundlag for evaluering af effekten. Sociale Forhold til Beskæftigelse indgår i forskellige samarbejdsrelationer med øvrige magistratsafdelinger blandt andet et tværmagistratligt samarbejde på arbejdsmiljøområdet. Delmål i forhold til hovedområde 2 Med udgangspunkt i den nye MED-aftale fastlægger de enkelte MED-udvalg i starten af 2014, hvordan arbejdsform og indhold i udvalgsmøderne kan gøres mere inddragende, herunder i særdeleshed, hvordan arbejdsmiljøelementer kan styrkes i udvalgets arbejde. I forbindelse med arbejdsmiljødrøftelse 2014 i søjlen samles op og evalueres på om målet opleves som opfyldt Med henblik på at styrke arbejdsmiljøområdet som indsatsfelt, herunder styrke arbejdsmiljøarbejdet i MED gennemføres en række interne kompetenceudviklingsforløb for arbejdsmiljøgrupperne i Sociale Forhold og Beskæftigelse. Personale og Organisation er ansvarlig for at tage initiativ til sådanne forløb i samarbejde med søjler og servicecenter. Personale og Organisation er ligeledes ansvarlig for afrapportering til HMU i forbindelse med arbejdsmiljødrøftelse ultimo 2014 HMU har deltaget i den 1. obligatoriske uddannelsesdag sammen med øvrige HMUer og Fælles- MEDudvalget i Aarhus Kommune. HMU i Sociale Forhold og Beskæftigelse har på opstartsseminar maj 2014 arbejdet med temaet Hvordan får vi bedre HMU-møder? Udvikling af arbejdsform og indhold i MEDudvalgsmøderne har i mindre grad været på dagsordenen i søjlernes MEDudvalg. Udvikling af MEDmøder indgår dog i forhold til at styrke samarbejdsrelationer mellem ledere og medarbejdere og en af Socialforvaltningens uddannelsesaktiviteter er målrettet medlemmer af MEDudvalg og arbejdet med social kapital og sammenhængskraft. 12

13 Personale og Organisation har forestået uddannelsesaktiviteter om Social Kapital og arbejdsmiljøindsatser i MEDudvalg i centre og på søjleniveau og ofte med deltagelse af en udvidet gruppe eksempelvis alle arbejdsmiljøgrupper og alle ledere. Der er desuden gennemført tre undervisningsforløb med 2 dages supplerende arbejdsmiljøuddannelse, og deltagere har gennem uddannelsesforløbet arbejdet med MEDudvalgets opgave, roller og rammer, samt hvordan arbejdsmiljøorganisationens opgaver forankres i MEDudvalget. Andre indsatser Samarbejde med eksterne parter Udvikling af et mere forpligtende samarbejde på området mellem MSB og Ejendomsforvaltningen er påbegyndt med henblik på uddybelse af vejledning til sikring af effektiv kommunikation og håndtering af bygningsmæssige arbejdsmiljøpåvirkninger. Sundhedsfremme og det rummelige arbejdsmarked Aarhus Kommune har en målsætning om, at ansatte på særlige vilkår skal udgøre 10 % af de ansatte. Sociale Forhold og Beskæftigelse har med 15,4 % af medarbejderne ansat på særlige vilkår levet op til den overordnede målsætning. (Kilde: Opgørelse udarbejdet af Beskæftigelsesforvaltningen) Aarhus Kommunes har målsætning om sundhedsordninger på arbejdspladserne som en del af personalepolitikken. Af de fælleskommunale tiltag deltager et stort udsnit af arbejdspladserne i Sociale Forhold og Beskæftigelse i den årlige DHL-stafet. Desuden er der medarbejdere der deltager Aarhus Kommunes Idrætsforening. Der er ligeledes løbende tilbud om rygestop jf. sundhedspolitikken. Sundhedsfremme i Sociale Forhold og Beskæftigelse er forankret på de enkelte arbejdspladser. Den enkelte arbejdsplads fastsætter sundhedsfremmetilbud af såvel fysiske som sociale aktiviteter på egen arbejdsplads. I 2014 har flere arbejdspladser suppleret deres tilbudsvifte med el-cykler til rådighed for medarbejderne som alternativ til at bruge bil, taxa eller busser. Afrunding og delmål for 2015 Arbejdsmiljøredegørelsen blev forlagt og drøftet på HMU s møde 16. december 2014, på mødet blev delmål for 2015 besluttet. Delmålene fremgår af nedenstående. 13

14 Delmål 2015 Delmålene for 2015 tager afsæt i de 5 fastlagte hovedområder i Arbejdsmiljøstrategien : 6. Udvikling af relationer og samarbejde om kerneopgaver og i MED-systemet 7. Udvikling af viden og kompetencer 8. Styrkelse af arbejdsmiljøledelse i løsning af kerneopgave 9. Ledelse og Kommunikation 10. Mening og sammenhæng for den enkelte medarbejder Delmål inden for hovedområde 1: Arbejdsklimamåling 2015: o Forebygge mobning og chikane: Det er målet, at ingen medarbejdere i MSB skal opleve mobning eller chikane i forbindelse med deres arbejde. o Social kapital: Der skal ske måling af den sociale kapital på alle niveauer i MSB og den sociale kapital skal være øget i forhold til resultaterne fra målingen i MED og arbejdsmiljø: o HMU s rolle i forhold til arbejdsmiljøet skal styrkes via en systematisk inddragelse af Hovedarbejdsmiljøudvalget i forberedelse af og opfølgning på HMU s møder og gennem en styrket kommunikation af HMU s tilkendegivelser og forventninger. o Sammenhængen mellem MED og arbejdsmiljø skal have en central plads i uddannelse af medlemmer af MED i almindelighed og arbejdsmiljørepræsentanter i MED i særdeleshed. Delmål inden for hovedområde 2: (Videreført) Nedbringelse af antal alvorlige arbejdsulykker med 5 %. o o Det skal sættes særlig fokus på at afdække og finde metoder til at understøtte søjler og centre i forebyggelse af fysiske uheld. Der skal på alle niveauer i MSB arbejdes med effektiv og handlingsrettet brug af den viden og læring, der kan tilvejebringes med det nye registreringssystem for episoder med vold og trusler om vold. 14

15 o Der skal primo 2015 gennemføres en evaluering og evt. justering af Retningslinjer for håndtering af vold og trusler om vold i MSB. Evaluering og evt. justeringer skal danne grundlag for drøftelser og aftaler i LMU erne om lokal omsætning af retningslinjerne. Delmål inden for hovedområde 3: Der skal arbejdes med øget sammenhæng og helhedsledelse dels gennem styrkelse af det ledelsesmæssige samarbejde, dels via et sammenhængende MED-system. Auditkonsulenterne i søjlerne har sammen med arbejdsmiljørepræsentanter i MED en central rolle i den forbindelse. Delmål inden for hovedområde 4: Fordelingen af roller, ansvar og kommunikationsveje mellem arbejdsmiljøledere og bygningsansvarlige (Ejendomsforvaltningen, Bygningskontoret eller privat udlejer) præciseres i en fælles vejledning til styrkelse af håndteringen af bygningsmæssige udfordringer i arbejdsmiljøarbejdet. Delmål inden for hovedområde 5: Der igangsættes en mere systematisk indsamling af eksempler, muligheder og udfordringer omkring fastholdelse af et godt arbejdsmiljø i forbindelse med forandringsprocesser med henblik på at kunne udarbejde en vejledning på området. 15