Indkøbspolitik for Vand og Affald

Transkript

1 Indkøbspolitik for Vand og Affald INDHOLD Formål med indkøbspolitikken... 2 Omfang... 2 Indkøbspolitiske mål... 2 Centrale rammeaftaler og lokale indkøbere... 2 Aftalehierarki... 3 Køb uden aftaler... 3 Internt overvågningsprogram... 3 Fælles rammeaftaler... 3 Miljø... 4 Corporate Social Responsibility... 4 Etik... 4 Sociale klausuler... 4 Energi... 5 Leverandørforhold... 5 Principper for valg af leverandør... 5 Betalingsbetingelser... 5 Krav til fakturaer... 5 Øvrige overordnede forhold... 5 Begrebsforklaring... 6

2 Formål med indkøbspolitikken Indkøbspolitikken skal sikre de bedste indkøbsvilkår for Vand og Affald (herefter VA), så alle varer og tjenesteydelser indkøbes på de økonomisk mest fordelagtige betingelser den rette kvalitet til den bedste pris. Indkøbspolitikken skal sikre, at indkøbsprisen vurderes i sin helhed og ud fra ressourcemæssige overvejelser - herunder medgået tid, forretningsmæssige principper og opnåelse af stordriftsfordele. Indkøbspolitikken skal medvirke til at skabe en ensartet adfærd for indkøb i VA s enheder, så VA optræder som én kunde overfor leverandørerne. Indkøbspolitikken skal understøtte, at VA har en særlig forpligtigelse til at forholde sig til miljømæssige hensyn, grønne indkøb og social ansvarlighed. Indkøbspolitikken skal sikre, at alle indkøb af varer og tjenesteydelser sker i henhold til gældende lovgivning. Omfang Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser, der foretages i VA. Alle VA s enheder (dvs. afdelinger/teams, virksomheder og medarbejdere) skal følge denne indkøbspolitik. Da indkøbsdisponeringen foretages decentralt i de enkelte afdelinger og virksomheder, er det den enkelte afdeling og virksomhed, der er ansvarlig for at VA s vedtagne indkøbspolitik samt øvrig gældende lovgivning overholdes. Indkøbspolitiske mål VA s primære målsætninger er: At der, på baggrund af et effektivt indkøb, skabes et økonomisk råderum. at VA køber ind efter princippet om rette kvalitet til den bedste pris dvs. køber den kvalitet, der passer til behovet, til den lavest mulige pris. at VA koordinerer sine indkøb og optræder som én kunde overfor leverandørerne, for at udnytte de samlede indkøbsressourcer til at opnå stordriftsfordele. at alle indkøb af varer og tjenesteydelser sker i henhold til gældende lovgivning og det interne overvågningsprogram. at VA primært handler med leverandører, der er villige til at deltage i E-handel. at VA gennem en miljø- og energibevidst indkøbspolitik medvirker til en så lille belastning af miljøet som muligt under hensyn til pris og kvalitet. at VA på en række vare- og tjenesteydelsesområder indgår centrale rammeaftaler. At alle anskaffelser indenfor disse områder efterfølgende indkøbes med henvisning til en gældende rammeaftale eller et selvstændigt udbud. At reducere antallet af leverandører inden for de enkelte indkøbsområder. At standardisere og substituere inden for de enkelte indkøbsområder. Centrale rammeaftaler og lokale indkøbere VA organiserer sine indkøb som centralt indgåede rammeaftaler med lokale indkøbere, der organisatorisk er placeret i den enkelte afdeling eller virksomhed. Den lokale indkøber er sammen med den bevillingsansvarlige ansvarlig for, at indkøbene sker i overensstemmelse med indkøbspolitikken og ved anvendelse af de indgåede aftaler. De centrale rammeaftaler indgås af Indkøbsfunktionen. Indkøbsfunktionen har ansvaret for at vedligeholde og udvikle indkøbspolitikken, at tilrettelægge og gennemføre udbud og forhandlinger samt sikre, at resultaterne realiseres i indkøbsaftalerne. Økonomiafdelingen har bemyndigelse til at indgå rammeaftaler. Enkeltstående anskaffelser og anlægsprojekter, som forpligter VA ud over et budgetår, skal forelægges til godkendelse hos ledelsen.

3 Aftalehierarki VA anvender egne udbud, egne aftaler og er tilsluttet eksterne aftaler, indgået af f. eks. Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI). For at sikre at de enkelte afdelinger og virksomheder så vidt muligt køber ind under konkurrenceudsatte aftaler gælder følgende aftalehierarki 1. Aftaler indgået efter udbud af VA 2. Forpligtende aftaler indgået af SKI eller andre som VA er tilsluttet. 3. SKI-aftaler 4. Egne indgåede aftaler af VA s Indkøbsfunktion 5. Køb uden aftaler I forbindelse med en konkret anskaffelse, skal den enkelte enhed sikre, at anskaffelsen er foretaget i overensstemmelse hermed samt i overensstemmelse med VA s interne overvågningsprogram.. Dermed sikrer VA, at gældende lovgivning på området overholdes. Køb uden aftaler I enkelte tilfælde kan der foregå indkøb, hvor der ikke er indgået en indkøbsaftale. Det vil typisk dreje sig om indkøb i lokalområdet direkte fra forretninger, og hvor der typisk er tale om småindkøb. Det kan eksempelvis være indkøb af dagligvarer f.eks. blomster, eller hvor indkøbet er så specielt (f.eks. uddannelse og konsulentydelser) at der ikke indgås centrale rammeaftaler for aktiviteten. Der kan endvidere være områder, som endnu ikke er aftaledækket. Her skal de lokale indkøbere inddrage Indkøbsfunktionen, der sikrer, at der indkøbes på rimelige vilkår. Internt overvågningsprogram VA s program for intern overvågning er formuleret og etableret i henhold til bestemmelserne i Vandsektorloven. Programmet skal medvirke til, at VA og de omfattede enheder - ved aftaleindgåelse, kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interessenters interesser. Alle VA s aftaler om køb og salg skal derfor indgås skriftligt og på markedsvilkår, hvilket også skal dokumenteres. Beløbsmæssigt er alle aftaler med en værdi på kr excl. moms og derover omfattet af overvågningsprogrammet, og dermed kravet om dokumentation. Fælles rammeaftaler Skal-aftaler Alle indkøb i VA skal som udgangspunkt være omfattet af en fælles rammeaftale. Rammeaftalerne er såkaldte Skalaftaler, som den lokale indkøber skal benytte sig af. I helt konkrete og særlige tilfælde kan Indkøbsfunktionen give dispensation fra at benytte en SKAL- aftale. Indkøbsfunktionen tager initiativ til indgåelse af rammeaftaler for flest mulige vareområder. Herved sikres, at VA får etableret et samarbejde med de mest professionelle og konkurrencedygtige leverandører på de pågældende områder. Forslag til etablering af fælles rammeaftaler kan endvidere komme fra de enkelte enheder. I forbindelse med konkrete projekter, kan der opstå behov for at indkøbe varer og tjenesteydelser udenfor de indgåede rammeaftaler. I disse situationer kontaktes indkøbsfunktionen for en dialog om, hvordan indkøbet bedst tilrettelægges. Projektgrupper ved udbud I forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikationer til brug for indgåelse af rammeaftaler og andre enkeltstående anskaffelser involveres medarbejderne fra de enkelte enheder.

4 De enkelte afdelingschefer udpeger repræsentanter til de projektgrupper, som skal medvirke til udarbejdelse af kravspecifikationerne. Tildelingskriterier ved udbud eller forhandling Tildelingskriteriet er den rette kvalitet til den bedste pris. Her lægges der blandet andet vægt på pris, kvalitet, service, driftsomkostninger, leveringssikkerhed, leveringsbetingelser etc. Herudover kan aftalerne indeholde nedenstående krav: Miljø Miljøkrav indgår, med en passende vægtning, som et kriterium ved valg af leverandør. VA s grønne indkøbspolitik giver målsætninger og udgangspunkt for de strategiske aktiviteter og handlingsplaner. Ved valg af leverandører skal tilstræbes: At varen er produceret i overensstemmelse med nationale anbefalinger (f.eks. at energiforbrugende apparater følger Elsparefondens A-indkøbspolitik) At varen og emballagen, hvor det er muligt, er fremstillet af genbrugsmaterialer (f.eks. papir) At der ved fremstilling af varen ikke er anvendt miljøskadelige stoffer (PVC, organiske opløsningsmidler, lakker og tungmetaller) At varen ved levering, opbevaring, brug og bortskaffelse ikke medfører et unødigt ressourceforbrug eller indebærer en unødig belastning for mennesker eller miljø (f.eks. at produkterne lever op til kravene i EU's miljømærke Blomsten eller det nordiske miljømærke Svanen) Ved vurdering af tilbudsgivere kan det undersøges, om virksomheden har en miljøpolitik, har aflagt et miljøregnskab, er miljøcertificeret, og om produkterne er miljømærket. Der må ikke forekomme skadelig afsmitning fra rør til vandbanen. At der så vidt muligt indkøbes økologiske produkter Corporate Social Responsibility Krav til Corporate Social Responsibility indgår, med en passende vægtning, som et kriterium ved valg af leverandør. Ved indgåelse af kontrakt med en leverandør, sikrer indkøbsfunktionen, at relevante krav vedrørende Corporate Sociale Responsibility indskrives som krav til leverandøren. Indkøbsfunktionen sikrer også, at det fremgår af kontrakten, at VA kan kræve dokumentation for, at leverandøren lever op til kravene. Etik Etik er et område, hvor VA vil gå forrest og udvise en adfærd, som viser, at VA køber ind efter en række etiske principper, og belønner de leverandører, som lever op til etiske standarder. Følgende retningslinjer kan anvendes som minimumskrav eller krav, der kan indgå som et kriterium ved valg af leverandør: Børnearbejde: Leverandøren skal kunne bekræfte, at denne samt eventuelle relevante underleverandører overholder konventioner om børnearbejde. At varen er produceret i overensstemmelse med nationale arbejdskrav. Etisk regnskab: Hvis leverandøren har udfærdiget et etisk regnskab, skal dette fremsendes på forlangende Ligestilling: Leverandøren skal bekræfte, at denne respekterer ligestilling mellem køn, racer og religion Organisering: Leverandøren skal respektere FN s erklæring om menneskerettigheder samt FN s konvention vedrørende frihed og beskyttelse af retten til at organisere sig. Leverandøren (og dennes underleverandør) skal under henvisning til ILO-konventionen nr.94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter yde de arbejdstagere, der er beskæftiget med den udbudte opgave, løn, arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Politikker: Alle indkøb fra VA s medarbejdere skal være etisk korrekte. Hvis der f.eks. opstår tvivl om, hvorvidt et givent produkt er lavet af børnearbejdere, indeholder giftige stoffer eller lignende, må VA afstå fra at købe produktet, indtil der foreligger dokumentation for, at produkter er lavet under betryggende forhold. Sociale klausuler En social klausul kan være et krav i en udbudskontrakt fra VA. Kravet vil indebære en nærmere angivet social forpligtelse for den, der vinder opgaven.

5 En social klausul kan f. eks. sigte mod at ansætte et bestemt antal medarbejdere på særlige vilkår eller at formulere en etnisk ligestillingspolitik. Formålet med sociale klausuler er at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. Sociale klausuler kan være med til at mindske risikoen for, at virksomhedens nuværende medarbejdere bliver udstødt, og bidrage til, at udsatte grupper bliver integreret på arbejdsmarkedet. Energi Ved indkøb af el-forbrugende produkter skal der tages hensyn til produkternes energiforbrug. Energihensyn vil normalt medføre, at der vælges produkter der som minimum er A-mærket. Produkterne skal desuden overholde øvrige gældende lovgivning indenfor anvendelsesområdet. Leverandørforhold VA lægger vægt på gode, dynamiske og længerevarende relationer til sine leverandører. Antallet af leverandører afstemmes i forhold til sikring af VA s forsyningssikkerhed, leverandørens leverancesikkerhed, sortiment og serviceniveau. For at fremstå som en attraktiv kunde i forhold til VA s leverandører, bestræber VA sig på, at samle køb på så få leverandører som muligt, for at kunne tilbyde dem en attraktiv volumen. Indkøbsfunktionen deltager i relevante indkøbsfaglige samarbejder, eksempelvis med Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI) og andre forsyningsselskaber. Principper for valg af leverandør Af hensyn til forsyningssikkerheden, samt at VA ønsker længerevarende relationer til sine leverandører, skal det sikres at leverandørerne kan opfylde VA s krav. Indkøbsfunktionen vil derfor i forbindelse med aftaleindgåelse, i samarbejde med de enheder, der skal anvende aftalen, opstille de relevante krav i forhold til det aktuelle vareområde. Betalingsbetingelser Ved indgåelse af aftaler efter egne udbud, licitationer og forhandlinger med leverandører skal sikres, at VA s betalingsbetingelser er løbende måned + 30 dage. Krav til fakturaer Da VA ønsker, at kunne følge op på de indgåede aftaler, samt sikre, at der handles på de aftalte vilkår, stilles der krav til indholdet af de fakturaer, som leverandørerne fremsender. Desuden skal leverandørerne i henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder (herunder også VA) gebyrfrit fremsende alle fakturaer elektronisk. Indkøbsfunktionen vil i forbindelse med aftaleindgåelse opstille de relevante krav, i forhold til den enkelte aftale. Øvrige overordnede forhold VA s direktion behandler principielle spørgsmål i forbindelse med indkøbspolitikken. VA s revision samt Indkøbsfunktionen kontrollerer, at VA s enheder overholder indkøbspolitikken. Vedtaget af bestyrelsen 30. april o0o---

6 Begrebsforklaring Eneleverandør Ved indgåelse af rammeaftaler med kun en leverandør eller ved indgåelse af rammekontrakter, forpligter VA sig til at handle hos denne ene leverandør, der dermed bliver eneleverandør til VA indenfor det aftalte vare- eller tjenesteydelsesområde. Forpligtende aftaler Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) udbyder på vegne af offentlige myndigheder og selskaber en række aftaler, hvor de offentlige myndigheder og selskaber giver tilsagn om deltagelse inden udbuddet offentliggøres, og derved forpligter deres indkøbsvolumen. Projektgrupper I forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikationer til brug for indgåelse af rammeaftaler og andre udbud nedsættes en projektgruppe. Projektgruppen sammensættes af medarbejdere fra de berørte enheder. Rammeaftale En rammeaftale indgås med enten 1 eller mindst 3 leverandører. På en rammeaftale er de væsentligste vilkår fastlagt i forbindelse med udbuddet. Når VA skal foretage et konkret køb, udbydes opgaven blandt de leverandører, der er på rammeaftalen. Ved at udbyde en rammeaftale afløfter VA udbudspligten for alle indkøb inden for rammeaftalen. Aftaler inden for rammeaftalen indgås ved direkte tildeling eller genåbning af konkurrencen (miniudbud). Hvis der er flere leverandører skal der gennemføres en fornyet konkurrence. Er der kun én leverandør, skal de enkelte kontrakter i rammeaftalen indgås på de vilkår, der er fastsat i rammeaftalen. Rammekontrakt En rammekontrakt indgås indenfor et vare- og tjenesteydelsesområde med én leverandør på fastlagte vilkår. Der ændres ikke på de udbudte vilkår, når der købes varer og tjenesteydelser i kontraktens løbetid.