INDKØBSPOLITIK FOR MARIAGER HØJ- & EFTERSKOLE

Transkript

1 Kort om Mariager Høj- & Efterskole Mariager Høj- & Efterskole driver højskole og efterskole under lovgivningen for frie skoler. Skolen har et årselevtal på ca. 200, ca. 45 medarbejdere og en årlig omsætning på ca. 29 mio. kr. (2010) Skolens samlede udgifter til indkøb af varer og tjenesteydelser udgjorde i 2010 ca. 11 mio. kr. fordelt på ca. 300 leverandører. Indkøbene foretages overvejende af medarbejdere med budgetansvar for fagområderne. Der behandles ca faktureringer pr. år. Skolen er gennem FFD medlem af SKI med medlemsnr.: xxxxxx Skolen er tilmeldt indkøbsaftaler gennem Økonomistyrelsens Indkøbssekretariat Statens Indkøb. Skolen modtager faktura på mail: [email protected] eller EAN: Indkøbspolitikkens overordnede formål Det overordnede formål med MHEs indkøbspolitik er at skabe rammer for, at skolen kan købe alle nødvendige varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige betingelser. MHE ønsker at minimere antallet af leverandører, så vidt muligt at indkøbe gennem e-handel og elektronisk modtagelse af fakturaer. Koordinering af indkøbene sikrer, at MHE optræder som én kunde over for leverandørerne og herigennem opnår forretningsmæssige og administrative fordele. Alle indkøb af varer og tjenesteydelser sker i henhold til gældende lovgivning, og MHE ønsker at optræde som en redelig samhandelspartner. Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser, der foretages på MHE. Alle udbud koordineres og foranstaltes af de budgetansvarlige med støtte af forretningsfører. Alle indkøbsaftaler med leverandører indgås med de budgetansvarlige, og underskrives af forretningsfører. Indkøbsdisponering foretages decentralt indenfor de indgåede aftaler. Indkøbspolitikkens indhold Der søges indgået aftaler med leverandører med henblik på: at opnå de bedst mulige priser for den rette kvalitet at sikre udnyttelse af kvantumsrabatter at køre en stram lagerstyring og sikre at varer er tilgængelige fra leverandørerne inden for kort leveringstid (Vi bestiller just in time og vore leverandører leverer hovedsagelig fra dag til dag ) at sikre leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser at opnå bedst mulig service at opnå det enkleste administrative flow ved brug af elektroniske bestillinger, ordrehåndtering og elektronisk betaling (e-handel) at opnå bedst mulige betalingsbetingelser Side 1

2 Indkøbsprincipper Økonomisk indkøb MHE tilstræber at foretage sine indkøb så økonomisk som muligt, således at indkøb af varer og tjenesteydelser foretages til den bedst mulige pris under hensyntagen til det formål, der indkøbes til, idet samtlige omkostninger ved indkøb inddrages i vurderingen. Effektivt indkøb MHE tilstræber at foretage sine indkøb så effektivt som muligt, hvor ressourceindsatsen i forbindelse med indkøbet løbende afvejes over for det besparelsespotentiale, som kan realiseres gennem opnåelse af lavere priser og/eller etablering af effektive indkøbsprocesser. Vi vil derfor også fortløbende overveje fordele/ulemper ved e-handel og e-fakturering. Miljø- og energirigtige indkøb MHE tilstræber at tage miljø- og energimæssige hensyn i sine indkøb. Dette gælder både ved valg af leverandør og ved valg af produkter, herunder miljøbelastningen i forbindelse med produktionen af varer og tjenesteydelser og den efterfølgende anvendelse heraf. Etiske hensyn Som et element i de etiske spilleregler ønsker MHE at leve op til de aftalte forudsætninger, hvilket bl.a. vil sige, at vi lever op til det indkøb, som er grundlag for leverandørens tilbud herunder, at det over for leverandøren i forbindelse med indhentning af tilbud er tilkendegivet, at indkøbsaftalen har en vis volumen og typisk en varighed på mellem 1-3 år. Æstetiske og funktionelle hensyn MHE tilstræber at tage æstetiske og funktionelle hensyn i sine indkøb, herunder at institutionen fremtræder flot og funktionel såvel over for medarbejdere, studerende, elever som andre interessenter. Prioritering Prioriteringen af ovennævnte hovedområder bør i første række sigte på, at indkøb foretages så økonomisk og effektivt som muligt. Dette skal gennemføres ved den størst mulige grad af standardisering af varer og leverandører, således at der kan opnås de bedst mulige leveringsforhold, herunder den bedst mulige pris. Under hensyntagen til ovennævnte bør det i alle tilfælde, hvor det er muligt, tilses, at der ved indkøb af varer og tjenesteydelser tages hensyn til det fysiske miljø og til begrænsningen i forbruget af energi ressourcer. En beskeden merpris kan accepteres, såfremt den miljø- og energimæssige belastning reduceres. Lokale leverandører har ingen fortrinsstilling. Side 2

3 Gennemførelse af indkøb Gennemførelse af indkøb skal ske i overensstemmelse med MHEs indkøbspolitik, og nedenstående retningslinier for valg af leverandør og varer er den praktiske vejledning heri. Valg af leverandør For at opnå de bedste priser, begrænse antallet af leverandører og minimere antallet af fakturaer, som vi administrativt skal håndtere, vil vi indgå indkøbsaftaler med en række leverandører, som vil blive oplistet i et Leverandørregister. Indkøbsaftalen kan være på basis af en SKI-rammeaftale eller FM-aftale. Disse leverandører kan ikke fravælges uden dialog med forretningsfører. Konstateres andre behov for indkøbsaftaler, underrettes forretningsfører herom. I de fleste tilfælde vil en ny leverandør meget hurtigt kunne tilføjes leverandørregisteret. Udvælgelse af leverandører i forbindelse med éngangskøb sker efter samme principper, som er gældende for indkøb under Indkøbsaftaler, der oprettes blot en leverancespecifik aftale. Engangsindkøb vil typisk dreje sig om større anskaffelser, som ikke for den enkelte vare gentages så jævnligt, at en løbende indkøbsaftale giver mening. Alle køb som ikke er omfattet af indkøbsaftaler kræver ved indkøbssum på kr inkl. moms alternativt tilbud for at sikre dokumentation for god forvaltning. Valg af varer Såfremt det er muligt, skal valg af varer ske fra en af de leverandører, som vi har indkøbsaftale med, jf. afsnittet om valg af leverandør. Hvis det ikke er muligt at finde den ønskede vare hos vores leverandører, kan den under hensyntagen til indkøbspolitikken købes andet steds. Forretningsfører bør underrettes med henblik på beslutning om udvidelse af vores indkøbsaftaler. Køb af IT-udstyr er omfattet af de samme regler som andre indkøb. Medarbejderes adfærd i forbindelse med indkøb Almindeligt gældende habilitetsregler skal iagttages, hvorfor som minimum indkøb hos familie og venner altid skal ske med nærmeste foresattes godkendelse. Det forudsættes, at ingen ansat ved privat handel hos en af MHEs leverandører opnår eller modtager bedre samhandelsvilkår end de vilkår, der er gældende for MHE. Side 3

4 Målsætning for effektivisering af Indkøb. I bestræbelserne på at optimere MHEs indkøb og dermed reducere udgifter til indkøb (varens pris) og de administrative omkostninger (medgået tid) har MHE sat interne mål for effektivisering af indkøbene. Resultatmål MHE opstiller økonomiske mål for indkøbseffektiviseringen. De specifikke besparelsesmål er opdelt på hvert enkelt ansvarsområde. Anvendelse af Indkøbsaftaler Alle indkøb skal være omfattet af en Indkøbsaftale eller en anden aftale mellem en af skolens budgetansvarlige og leverandøren. Aftalerne kan være indgået med én eller flere leverandører på hvert vare-/tjenesteydelses-område. Aftaleperioderne afhænger at varetype, økonomiske og servicemæssige betingelser og endelig af eventuelle projektlængder. Forslag til etablering af fælles Indkøbsaftaler kan komme fra de enkelte områder/afdelinger. Forretningsfører tager også selv initiativ til etablering af Indkøbsaftaler på områder, hvor det skønnes hensigtsmæssigt. I disse situationer involveres en eller flere budgetansvarlige. Service- & abonnementsaftaler Alle løbende aftaler om service og abonnement godkendes og underskrives af forretningsfører. Af hensyn til løbende opfølgning og registrering af opsigelsesvilkår oprettes Abonnementsoversigt. Aftalerne behandles i øvrigt som alle øvrige indkøb. Politik på lagerområdet Det er forbundet med store omkostninger at opretholde lagre, hvorfor lagrene indskrænkes til det allermest nødvendige. Lagerføring søges i stedet placeret hos leverandørerne, hvorfor en kort leveringstid kan være et væsentligt indkøbsparameter. Forhold til leverandører Samarbejdet med leverandørerne betragtes som et strategisk samarbejde, hvor vi samarbejder om løsning af de indkøbsmæssige spørgsmål. Der udveksles gerne indkøbsstatistikker med leverandører for at følge op på udnyttelse af aftaler. Side 4

5 Regler for indkøb og udbud Alle offentlige myndigheder skal overholde en række love og regler i forbindelse med indkøb. Der er både tale om danske love og regler fra EU, som bl.a. skal sikre fri konkurrence. I indkøbssammenhæng betragtes MHE som privat selvejende institution på trods af en offentlig tilskudsandel på over 50% jvfr. nedenstående. LBK nr 689 af 22/06/2011 om Frie Kostskoler 6. Frie kostskoler skal opfylde nedennævnte betingelser: 1) Skolen skal være en privat selvejende institution, som er omfattet af 1, og hvis forhold er reguleret i vedtægtsbestemmelser, der godkendes af ministeren. 2) Skolen skal i sit virke som selvejende undervisningsinstitution være uafhængig, og skolens midler må alene komme skolens skole- og undervisningsvirksomhed til gode. Som konsekvens af dette er skolen ikke underlagt reglerne omkring EU-udbud og annonceringspligt, men er ikke undtaget fra forpligtelsen til at vise god forvaltning af tilskudsmidler. Statens Indkøb (FM) og SKI udbyder indkøbs- og rammeaftaler på vegne af staten. Formålet er en effektivisering af det statslige indkøb, som skal sikres ved at standardisere, koordinere og forpligte de statslige aftaler. Ved brug af disse aftaler er udbuds- og annonceringspligten endvidere afløftet. Side 5