Struer Kommunes Indkøbspolitik

Transkript

1 Struer Kommunes Indkøbspolitik Formål Det overordnede formål med Struer Kommunes Indkøbspolitik er at skabe rammerne for: at Struer Kommune som helhed kan købe sine varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige betingelser. Det opnås ved: Centralt indgåede indkøbsaftaler Decentrale indkøb Medinddragelse af medarbejdere og decentrale indkøbere ved indgåelse af indkøbsaftaler m.v. Tilslutning til SKI s rammeaftaler, hvor det er hensigtsmæssigt Indgåelse af obligatoriske indkøbsaftaler (skal benyttes af alle) Indgåelse af frivillige samhandelsaftaler (skal benyttes, medmindre det kan godtgøres, at et givet indkøb kan foretages økonomisk mere fordelagtig til anden side) Indgåelse af samhandelsaftaler med et begrænset antal leverandører for at sikre et tilstrækkeligt volumen til at opnå attraktive vilkår, men under hensyntagen til forsyningssikkerhed og varesortiment m.v. Anvendelse af elektroniske indkøbssystemer Via samordning og koordinering af Struer Kommunes indkøb skal Indkøbspolitikken sikre, at kommunen ved indgåelse af indkøbsaftaler optræder som én kunde over for leverandørerne, hvilket medfører både forretningsmæssige og administrative fordele. Omfang og afgrænsning Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser. Undtaget er alene bygge- og anlægsarbejder, herunder tilbudsindhentning i medfør af Tilbudsloven, køb og salg af fast ejendom samt udliciteringer. Indkøbspolitikken gælder for alle kommunens indkøb og omfatter alle kommunens afdelinger og institutioner. Selvejende institutioner kan vælge at tilslutte sig kommunens indkøbsaftaler i det omfang, det er muligt i henhold til de gældende regler og aftaler for deres drift. Såfremt en selvejende institution vælger at tilslutte sig kommunens indkøbsaftaler, sker det på samme vilkår som kommunens øvrige institutioner. Indkøbsdisponering foretages som hovedregel decentralt. De enkelte afdelinger og institutioner foretager således selv indkøb og er derfor ansvarlige for, at deres indkøb sker i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik og de gældende samhandelsaftaler. Leje- og leasingaftaler skal i hvert enkelt til fælde godkendes af direktionen, større leje- og leasingaftaler skal endvidere forelægges byrådet jfr. bestemmelserne i kommunens Kasse og Regnskabsregulativ. Samhandelsgrundlag Til opfyldelse af Indkøbspolitikkens formål skal der i forbindelse med udbudsforretninger skabes de bedst mulige forudsætninger for konkurrence mellem potentielle leverandører. På den baggrund søges der indgået aftaler med leverandører med henblik på at: Økonomiafdelingen/JØ/ Side 1 af 6

2 Opnå de bedst mulige priser for den rigtige kvalitet Opnå leveringssikkerhed og de bedst mulige leveringsbetingelser Opnå de bedst mulige betalingsbetingelser Opnå de bedst mulige servicebetingelser Sikre anvendelsen af elektronisk handel I bestræbelserne på at realisere de bedst mulige indkøbsaftaler og reducere udgifterne forbundet med indkøb mest muligt prioriteres følgende: Kommunen optræder samlet som én kunde. Derfor indgås indkøbsaftaler gældende for hele kommunen med henblik på opnåelse af stordriftsfordele Indgåede indkøbsaftaler kan gøres bindende, så de skal anvendes ved alle køb inden for det pågældende område Varesortimentet inden for de enkelte indkøbsaftaler søges reduceret og standardiseret Herudover prioriteres det, at disponenter i forbindelse med de enkelte indkøb ikke køber dyrere produkter med en bedre kvalitet/ydeevne end påkrævet det såkaldte tilstrækkelighedsprincip. Såfremt det skønnes fordelagtigt for Struer Kommune, kan kommunen indgå i indkøbssamarbejde med andre kommunale organisationer, statslige styrelser eller andre offentlige virksomheder. Udbud af vareindkøb og tjenesteydelser Indkøbsområdet er styret af EU-lovgivningen som bl.a. indebærer, at principperne om ligebehandling og gennemsigtighed skal overholdes. Indkøb, der overskrider de såkaldte tærskelværdier, skal i henhold til EU s udbudsdirektiv i EUudbud. Som hovedregel sker dette enten som offentligt eller begrænset udbud. Ved offentligt udbud kan alle deltage i tilbudsgivningen på baggrund af det udarbejdede udbudsmateriale. Ved begrænset udbud gennemføres en prækvalifikation af egnede leverandører, som efterfølgende får tilsendt udbudsmaterialet. Forpligtelsen til EU-udbud kan afløftes ved tilslutning til en evt. SKI-aftale på området. Vareindkøb/tjenesteydelser under tærskelværdierne skal ikke i EU-udbud, men skal alligevel konkurrenceudsættes i overensstemmelse med EU-reglerne. Ved varer eller tjenesteydelser under tærskelværdien indhentes som udgangspunkt tilbud fra flere potentielle leverandører. Hvor det er praktisk muligt, skal der indhentes tilbud fra mindst 3 leverandører, der er uafhængige af hinanden, således at der dokumenterbart er opnået det mest fordelagtige tilbud i forbindelse med indgåelsen af aftalen. I henhold til lov om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger, må tilbud fra en tilbudsgiver, der har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på over kr. ikke antages. Udbud offentliggøres på Struer Kommunes hjemmeside. Derudover annonceres i lokale og evt. landsdækkende medier. EU-udbud annonceres endvidere i EU-tidende jfr. gældende regler. Leverandørvalg i forbindelse med udbud og disponering sker alene ud fra objektive kriterier. Indkøbsaftaler Alle varer og tjenesteydelser skal som udgangspunkt være omfattet af indkøbsaftaler. Indkøbsaftaler indgås som obligatoriske eller frivillige rammeaftaler for en given periode (typisk 2 og højst 3 år) Økonomiafdelingen/JØ/ Side 2 af 6

3 med én eller flere leverandører på et givet produktområde. Den konkrete længde af aftaleperiode afhænger af varetype og af de økonomiske og servicemæssige betingelser. På relevante områder, hvor der forefindes SKI-aftaler, tilslutter kommunen sig disse, medmindre det vurderes, at der kan opnås bedre vilkår på anden vis f.eks. ved eget udbud. Der søges alene indgået aftale med det antal leverandører, som er nødvendigt for at sikre et tilstrækkeligt varesortiment og opretholde stabile leverancer. Et begrænset antal leverandører er medvirkende til at sikre den enkelte samhandelsaftale et rimeligt omfang, hvorved Struer Kommune kan fremstå som en attraktiv kunde og dermed opnå bedre aftalevilkår. Indgåelse og anvendelse af indkøbsaftaler I forbindelse med forberedelse af udbud og indgåelse af indkøbsaftaler har de enkelte afdelinger og institutioner ret og pligt til at stille alle de for arbejdet relevante oplysninger om forbrugssammensætning, kravspecifikationer og andre forhold af betydning for aftalers indgåelse til rådighed. Ved en obligatorisk rammeaftale forpligter kommunen sig til at købe hele sit forbrug af det pågældende varesortiment i aftalens løbetid hos den eller de leverandører, der indgås aftale med. Aftalen skal således også benyttes på enkeltkøb, der kan gennemføres mere fordelagtigt til anden side. Aftalens fordelagtighed skal bedømmes på det samlede samhandelsvolumen. En frivillig rammeaftale forpligter ikke på samme måde kommunen til at aftage hverken hele eller bestemte dele af sit forbrug hos de pågældende leverandører. Som udgangspunkt skal aftalen benyttes, men enkeltkøb kan gennemføres til anden side, hvor det kan ske med fordel. Aftalen skal således bedømmes på enkeltkøbsniveau. Der indgås obligatoriske eneleverandøraftaler på de områder, hvor det viser sig, at fordelene herved overstiger ulemperne ved kun at have én leverandør. Her skal bl.a. tages hensyn til følgende: Den overordnede leverancesikkerhed Sortimentsbehov Serviceniveau Konkurrenceforhold Indkøbsaftaler godkendes af direktionen. Såfremt en afdeling eller institution får kendskab til bedre vilkår hos en anden leverandør, skal Økonomiafdelingen kontaktes med henblik på at sikre en løbende optimering af de gældende indkøbsaftaler. Engangskøb og indkøb uden for aftaledækkede områder. Udvælgelse af leverandører i forbindelse med engangskøb sker efter samme principper som ved indgåelse af indkøbsaftaler. Engangskøb vil typisk dreje sig om større anskaffelser, som ikke gentages så ofte, at en rammeaftale er fordelagtig for kommunen. Hvor det er muligt søges større éngangskøb puljet med henblik på at øge volumen og dermed sikre de optimale samhandelsbetingelser. Større éngangskøb skal derfor indmeldes til Økonomiafdelingen i god tid inden købet, hvorefter Økonomiafdelingen koordineret indkøbene. På en række mindre produktområder er der ikke grundlag for at indgå rammeaftaler. I forbindelse med sådanne indkøb skal indkøberne sikre, at indkøbspolitikkens formål og principper efterleves. Økonomiafdelingen/JØ/ Side 3 af 6

4 Med henblik på, at kommunen til stadighed kan vurdere, hvorvidt nye produktområder skal gøres til genstand for indgåelse af indkøbsaftaler, skal de decentrale indkøbere i samarbejde med Økonomiafdelingen løbende følge op på mulighederne og behovet for indkøbsaftaler. Begrænsning Struer Kommunes indkøbsaftaler må ikke anvendes til private indkøb. Ingen må modtage gaver fra eksisterende eller potentielle leverandører, medmindre der er tale om reklamegaver af ubetydelig værdi. Besparelser Rabatter (prisreduktioner) opnået ved brug af indkøbsaftalerne tilfalder afdelingerne/institutionerne, idet der dog vil kunne ske generelle budgetreguleringer i forhold til det besparelsespotentiale, der ligger i aftalerne. Elektronisk handel Struer Kommune prioriterer samhandel med leverandører, der kan indgå i elektronisk handel. E-handelsløsning bør som udgangspunkt anvendes, hvor det er muligt. Miljø I Miljøbeskyttelsesloven og Arbejdsmiljøloven m.fl. fastslås det, at offentlige myndigheder ved anlæg, drift, indkøb og forbrug skal gå foran i arbejdet med at bibeholde og skabe et renere miljø samt sørge for et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt miljø. Det er Struer Kommunes mål at minimere miljøbelastningen i relation til kommunens forbrug af varer og tjenesteydelser. Derfor inddrages miljøkrav og ønsker i relevant omfang i forbindelse med udbud. Disse krav og ønsker indgår sammen med de øvrige produktkrav i en helhedsvurdering. Ved vurdering af produkter skal der tages hensyn til det produkt, der er mindst miljøbelastende og ressourceforbrugende ved levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Heri indgår også forhold vedrørende emballering, energiforbrug og levetidsbetragtninger for produktet. Miljøbelastende produkter erstattes, hvor det er muligt, af mindre miljøbelastende produkter. I vurderingen af produkter og ydelser indgår såvel det ydre miljø som arbejdsmiljøet. Der skal tages hensyn til personer (brugere, personale) og til materialer (inventar, overflader, beklædning, apparatur m.v.). De ergonomiske konsekvenser indgår i denne sammenhæng. MED-udvalgene og sikkerhedslederen kan inddrages i arbejdet efter behov. Ved bedømmelsen af tilbud kan der lægges vægt på, om de tilbudte produkter opfylder kravene til mindst én af de offentligt kontrollerede miljømærkeordninger. Ved indkøb af el-forbrugende produkter, tages udgangspunkt i de krav til produkternes energiforbrug, som Elsparefondens A-klub stiller. Indkøbsområdets organisering Økonomiafdelingen/JØ/ Side 4 af 6

5 Indkøbsområdet hører under Økonomiafdelingen. Indkøbsfunktionens overordnede opgave er at sikre, at kommunen som helhed kan foretage sine indkøb på de økonomisk mest fordelagtige betingelser. Indkøbsfunktionens skal bl.a.: Koordinere kommunens indkøbsaktiviteter Etablere, formidle, vedligeholde og forny indkøbsaftaler Udvikle og tilvejebringe værktøjer og viden til støtte for indkøbsarbejdet i kommunen som helhed Gennemføre udbud, herunder EU-udbud Udvikle og ajourføre indkøbspolitikken Indføre og udbrede e-handel Som udgangspunkt foretages indkøb decentralt. På visse områder, bl.a. it og kopimaskiner, foretages indkøb centralt. Områder, hvor indkøb styres centralt, udmeldes af direktionen. Til sparring i forbindelse indkøbsarbejdet nedsættes en gruppe med repræsentanter fra de decentrale indkøbere. Gruppen fungerer som et forum, hvor nye tiltag i relation til indkøbsarbejdet i kommunen drøftes herunder udbud, information og uddannelse af indkøbere samt dialog med leverandører m.v. Der kan endvidere nedsættes ad-hoc arbejdsgrupper i forbindelse med gennemførelse af konkrete udbudsforretninger Information Indkøbsfunktionen skal i samarbejde med indkøbsgruppen sikre, at der sker en tværgående informationsudveksling vedrørende indkøbsaftaler og øvrige indkøbsrelaterede forhold. Alle indkøbsaftaler lægges ud på kommunens IT-systemer. De decentrale indkøbere har pligt til at holde sig orienteret om gældende indkøbsaftaler. Reklamefinansierede aktiver I nogle tilfælde er det muligt at reducere anskaffelsesudgifterne til et aktiv f.eks. biler ved salg af reklameplads på genstanden. Sådanne ordninger skal godkendes af direktionen. Fortrolighed Som udgangspunkt er der tavshedspligt om indholdet af aftaler, kontrakter og tilbud. Dette er begrundet i kommunens forretningsmæssige interesser og leverandørernes konkurrencemæssige forhold. Der henvises i den forbindelse til 13 stk. 1 nr. 5 og 6 i Lov om offentlighed i forvaltningen, hvorefter retten til aktindsigt kan begrænses, såfremt væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser eller andre private og offentlige interesser taler herfor. Forhold til leverandører Økonomiafdelingen/JØ/ Side 5 af 6

6 Struer Kommune lægger vægt på gode, dynamiske og længerevarende relationer til sine leverandører. Samarbejdet med kommunens leverandører skal bære præg af seriøsitet og professionalisme. Kommunens leverandører forventes at tilføre relevant viden om markedsforhold, produktudvikling m.v. til samarbejdet, ligesom leverandøren skal kunne stille statistik om kommunens indkøb til rådighed. Relevant konsulentbistand skal ligeledes kunne tilbydes. Til gengæld tilbyder Struer Kommune leverandørerne et godt samarbejde baseret på troværdighed, respekt og engagement. Samarbejdet skal være til fordel for begge parter. Økonomiafdelingen/JØ/ Side 6 af 6