Mødereferat - MED (fællesadministrationen)

Transkript

1 Si Mødereferat - MED (fællesadministrationen) Mødedato: 12-okt-2010 Starttidspunkt: 10:00 Sluttidspunkt: 12:00 Til stede: Ressourcedirektør Allan Kjær Hansen (formand) (Videokonference) Sekretariatschef Ole Stig Jensen, It-medarbejder Leila Damkjær Pedersen (HK)(næstformand), It-medarbejder Lone Petersen (SR for fællesadm. i Vejle og Odense), Bygningschef Christian Jansson, Specialkonsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsorden godkendt. 2. Ny ledelsesstruktur Pr. 1. oktober 2010 er der sket en ændring af den ledelsesmæssige organisering, som skal fokusere på: Skabe fælles billeder af udfordringer, mål og mening Ledelses- og handlekraft, resultatorientering Koordinering, kommunikation, involvering gennem ledere og medarbejdere Formålet er bl.a. at understøtte og identificere best practice men også at skabe next practice. Den ændrede organisering skal understøtte integrationen af Grunduddannelserne, efter- og videreuddannelsen/cfu samt udvikling og viden. Bilag: Bilag 2.1: UC Lillebælts ledelsesmæssige organisering styrker institutionens udviklingskraft.

2 UC Lillebælts ledelsesmæssige organisering har været uændret igennem de sidste to år. Der er med bestyrelsens vedtagelse af strategi 2015 lagt en ny ramme for UC Lillebælts målsætninger de kommende år, og det er direktionens vurdering, at der er behov for yderligere ledelseskraft for at kunne realisere de fastlagte mål. Ændringer omfatter: Entydig reference i direktion og klarere opgavedeling Etablering af et Strategisk Uddannelses Forum Fastholdelse af Lederforum (men med færre møder) Videreudvikling af samarbejdsfora. Mødestrukturen evalueres om et år. Harmonisering af titler: Niveau 1: Rektor, Udviklingsdirektør (Prorektor), Uddannelsesdirektør (Prorektor) og Ressourcedirektør (administrationschef). Niveau 2: Studierektor (ledende studierektor), EVU- og CFU-chef Niveau 3: Uddannelseschefer, afdelingsledere, it-chef, økonomichef, løn- og personalechef, bygningschef, U & V chef, bibliotekschef, sekretariatschef, kommunikationschef Side 2/9

3 3. Budget 2011 Finanslovsforslaget til 2011 blev offentliggjort den 24. august 2010, men aftalen mellem Regeringen og Dansk Folkeparti om Genopretning af dansk økonomi var det første varsel om, at dette års finanslovsforslag ikke ville tilgodese uddannelsessektoren. Genopretningsplanen sendte to signaler: Uddannelsestaxametret skal beskæres med ½ procent pr. år og allerede fra indeværende budget år sker der en dispositionsbegrænsning på 51 mio. kr. Administrationen skal beskæres med baggrund i estimerede beregninger af effektiviseringsmulighederne og estimatet er sat til 50 mio. kr. i 2012 og 75 mio. kr. fra I forhold til effektiviseringen af administrationen er der efter indgåelse af aftalen blevet igangsat en analyse på Finansministeriets foranledning. Analysen blev igangsat torsdag den 19. august og samtlige indberetninger skal være konsulentfirmaet i hænde seneste den 31. august. Rapporten ventes færdig inden vedtagelsen af finansloven for Der er udarbejdet et notat om konsekvenserne for UC Lillebælt til drøftelse på LSU mødet. Bilag: Bilag 3.1 Budgetforudsætninger for 2011 Side 3/9

4 Effektivitseringskravene, der er udmeldt i Finanslovsforslaget, der som nævnt udmønter bl.a. genopretningsplanen, er betydelige. Hertil kommer besparelserne på Center For Undervisningsmidler (CFU). Her afventes en endelig politisk beslutning om, hvordan den fremtidige opgaveportefølje ser ud for CFU herunder også om der sker ændringer i deres organisatoriske tilknytningsforhold. Af finanslovsforslaget fremgår det, at: uddannelsestaxameteret ikke bliver fremskrevet på niveau med løn og prisudviklingen. Der skal følgelig ske en effektivisering. Frem til 2014 mister CFU 1/3 af deres budget. Konsekvensen af dette vil være, at med den samme produktion af studerende som i 2010, vil UC Lillebælts resultat være 10 mio. kr. i 2011, - 20 mio. kr. i 2012 og -30 mio. kr. i 2013, og 40 mio. kr. i 2014 (inkl. CFU). Det svarer i 2014 til en besparelse på ca.8 pct. Alle uddannelser og stabe kommer til at bidrage til effektiviseringerne. Følgelig kan visse services/ydelser skrues ned. I uge 41 afholdes møder med alle uddannelser om budget Perspektivet til/frem til 2014 inddrages. Budgetforudsætninger: For at sikre økonomien i UC Lillebælt, budgetteres der på alle afdelinger med en fast buffer på 2 pct. (ekskl. læreruddannelsen) Fastsættelse af fællesomkostninger, sker med baggrund i budget Samme budget til stabene i 2011, dog ingen udvikling i rammen (løn og pris udvikling) - d.v.s. effektivisering. Uddannelserne opsparer 6 pct. de næste år for at bidrage til finansieringen af campusløsningen og initiativer i forbindelse med campusstrategien med henblik på at forbedre arbejds-, studie- og læringsmiljøerne. På portoområdet skal uddannelserne fremover selv betale modsat nu, hvor finansieringen sker centralt. Der er visse udfordringer på de lokationer, hvor der er flere uddannelser på samme lokation, men der vil blive fundet en løsning. Side 4/9

5 4. Campusstrategi Direktionen har besluttet, at der som en led i etableringen af campusser i henholdsvis Odense, Vejle og Svendborg skal formuleres en strategi, som kan være retningsgivende på området. Der er nedsat en styregruppe, som havde sit første møde i august. Styregruppen har både ledelses- og medarbejderrepræsentanter. Et væsentligt element i processen er de allerede afholdte fokusgruppeinterview, hvor der har deltaget både studerende, uddannelsesfaglige og teknisk administrative medarbejdere. Derud over afholdes der den 4. november en visionsworkshop for op til 100 studerende og medarbejdere. Arbejdet med udpegningen er ved at starte op. Der gives en orientering om arbejdet i styregruppen. Campusløsning i Odense er forsinket. Campusstrategien skal understøtte en mulig udvikling af arbejds-, lærings- og studiemiljøer. Der er nedsat styregruppe. Signalarkitekterne er hyret til at styre processen har været med ved Metropol. Der er lavet overblik over lokaleudnyttelsen, som viser, at der er ledige ressourcer de fleste steder i Odense. 4. november 2010 afvikles der en visions workshop med medarbejdere og studerende fra UC Lillebælt. Input herfra skal Signalarkitekterne bruge i processen til at komme med forslag til campusstrategien og fremtidsscenarier. 5. Bygningsområdets virksomhedsplan Bygningsområdets virksomhedsplan ønskes behandlet med henblik på kommentarer og stillingtagen til indholdets ratificering. Herefter vil materialet blive tilgængeligt på Bygningsområdets hjemmeside. Mange har berøringsflade med Bygningsområdets personale, hvorfor det er ønskeligt, at materialet diskuteres lokalt for derigennem at skabe fælles forståelse for det tankesæt, der ligger bag handlingsperspektivet for Bygningsområdet. Bilag: Bilag 5.1 Bygningsområdets virksomhedsplan. Side 5/9

6 Formålet med virksomhedsplanen er skabe værdisæt i bygningsafdelingen for, hvad der måles på. Det fremgår af virksomhedsplanen. Der er i udvalget enighed om, at det er et godt papir for medarbejdere, der ikke er i bygningsafdelingen, samt forventelig en god proces for medarbejdere i bygningsafdelingen. Christian Jansson konkretiserede, at småreparationer betales og afgøres lokalt indenfor en ramme, der er givet centralt. Virksomhedsplanen er sendt til kommentering i de lokale samarbejdsudvalg. Side 6/9

7 6. Udlicitering af rengøring ved UC Lillebælt UC Lillebælt har 13.september 2010 indgået aftale med nye udbydere på rengøring og vinduespolering gældende fra 1. november Hermed følgende oversigt: Leverandør Rengøring Vinduespolering RengøringsCompagniet Alliance+ Blangstedsgårdsvej Baagøes Allé Soldalen Asylgade Tolderlundsvej Lucernemarken Asylgade Rent A/S Rømersvej Elite Miljø Middelfartvej ISS Middelfartvej TOP Rengøring Jelling Forenede Rengøring Rømersvej Blangstedgårdsvej Baagøes Allé Absolut Rengøring Tolderlundsvej Soldalen Lucernemarken Bevæggrund for udlicitering er Finansministeriets forventning til håndtering af udbudsregler. De enkelte leverandører er udvalgt på baggrund af miniudbud på Ski Rammeaftale (Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S). Udliciteringen forventes at indbringe en besparelse på ca. 30 %, svarende til 2.3 mill. kr. per år. I forbindelse med udlicitering vil der blive indgået aftale med ekstern leverandør med henblik på kvalitetskontrol. Derudover foretager de enkelte firmaer egen kontrol. Hvis medarbejdere/ledere oplever uhensigtsmæssigheder i relation til rengøring og/eller ønsker at bestille ekstra rengøring, bedes dette beskrives/rekvireres i Byg-ServiceDesk under kategorien rengøring, derefter videregives meddelelsen til den rette leverandør. Denne procedure indføres med henblik på dokumentation og statistik. Rengøringsfirmaerne er i dialog med de enkelte pedeller for besigtigelse og igangsættelse af opgaveløsning. De berørte ansatte medarbejdere i UC Lillebælt på adresserne Middelfartvej, Asylgade og Lucernemarken er omfattet af Virksomhedsoverdragelsesloven. Jeg og personaleafdelingen er løbende i kontakt med de enkelte medarbejdere. Der har været afholdt personalemøder på de tre lokationer med henblik på at skabe kontakt til de nye arbejdsgiver. Der er aftalt individuelle medarbejdersamtaler med den/de ny(e) leder(e). Side 7/9

8 Rengøringsområdet er udbudt via SKI-aftale. Samtlige i denne rammeaftale er blevet spurgt. Forud blev det defineret, hvordan buddene skulle måles. Servicemæglerne har assisteret med dette. Vinduespolering har også været i udbud. Alle lokationer undtaget Jelling er nu udliciteret. Der har allerede været en effektivisering i Jelling, så et udbud pt., forventes ikke at kunne gøre opgaven billigere. Ekstrabestillinger omkring rengøring skal rekvireres via Der skal følgelig betales ekstra. Kvalitetssikring af rengøringen, er sendt i udbud. Der forventes en besparelse på ca. 2 mio. kr. pr. år 7. Opfølgning på sygefravær I forlængelse af HSI s drøftelse af fraværspolitikken i UC Lillebælt, har HSI besluttet, at der lokalt skal ske en identificering af årsagerne til fravær, hvor antallet af sygedage overstiger 11 dage pr. år (pr. medarbejder) med særligt fokus på, hvorvidt sygefraværet skyldes arbejdsmiljø med UC Lillebælts sundhedspolitik in mente. I forlængelse af ovenstående, anmodes der også om, at der lokalt sættes måltal for sygedage. Der er ingen formkrav til besvarelsen/opfølgningen. Hvis der lokalt findes såkaldte succeshistorier om medarbejdere, der har været langtidssyge, og som nu atter er velfungerende tilbage i deres stilling om som vil lade sig interviewe, sendes forslag til HSI. Bilag: Bilag 7.1 Sygefravær 2009 (på afdelingsniveau) Bilag 7.2 Sygefravær 2009 fordelt på intervaller (på afdelingsniveau) Tallene i de to oversigter blev drøftet. Der var enighed om, at der fremadrettet er behov for supplement til de to oversigter herunder en oversigt, hvor samlede sygedage over 11 udtages. Herudover var der ønske om, at der i oversigterne fremgik antallet af ansatte på de enkelte afdelinger, samt en oversigt, hvor ansatte under Socialt kapitel er trukket ud. Måltallet på de 11 dage pr. år er udvalget enig i. Ovenstående meldes tilbage til HSI. Side 8/9

9 Tilbagemelding til HSI LESA 8. Fremtidig sammensætning af MED (fællesadministrationen) Det indstilles, at MED (fællesadministrationen) generelt drøfter fremtidig sammensætning af MED (fællesadministrationen). Drøftelsen skyldes, at HK har fået en TR i Jylland. Det foreslås, at HK fremadrettet får én TR med i udvalget fra Fyn og én fra Jylland. Der var enighed herom i udvalget. Herudover var der enighed om, at der trods AC ernes manglende repræsentant i udvalget, fastholdes det, at denne gruppe har fast plads i udvalget, men pt. har status som vakant. Skrives ind i forretningsorden. Revidering af forretningsorden jf. ovenstående. LESA 9. Eventuelt NÆSTE MØDE: DEN 13. DECEMBER 2010, KL PÅ SOLDALEN Side 9/9