Ledelsessekretariatet University College Lillebælt

Transkript

1 Ledelsessekretariatet University College Lillebælt Vision, mission, værdier og kerneydelser Igennem andet halvår af 2008 er der over 2 heldagsseminarer, formuleret indholdselementerne til dette grundlagspapir for ledelsessekretariatet. Det er hensigten at papiret kan fungere som en præsentation af ledelsessekretariats opgaver og medarbejdere, men også som afsæt for sekretariatets fortsatte udvikling i opgaveløsningen.

2 Grundlagspapir for ledelsessekretariatet VISION, MISSION, VÆRDIER OG KERNEYDELSER Ledelsessekretariatet ved University College Lillebælt er fysisk placeret i tilknytning til direktionen, placeret ved University College Lillebælts hovedsæde i Vejle. Der er normeret fire stillinger, hvoraf to er AC stillinger og to HK stillinger. Ledelsessekretariatet ledes af sekretariatschefen der refererer til rektor for University College Lillebælt. Der arbejdes i ledelsessekretariatet med fire kerneydelser; Sekretariatsbetjening Ledelsessekretariatet forbereder, deltager i og følger op på møderne i bestyrelsen for University College Lillebælt, møder i lederforum og de ugentlige direktionsmøder. Betjeningen af hovedsamarbejdsudvalget er henlagt til personaleafdelingen der dog er i tæt dialog med ledelsessekretariatet omkring betjeningen af udvalget. Ledelsesudviklingsprojektet og den tilknyttede styregruppe sekretariatsbetjenes tillige af ledelsessekretariatet. Ledelsesinformation Ledelsessekretariatet koordinerer og indsamler ledelsesinformation, herunder statistikker, nøgletal, afrapporteringer mv.. Ledelsessekretariatet yder sekretærbistand til direktionsmedlemmerne, herunder møde, lokale og rejsebooking og koordinering, afvikling af repræsentative arrangementer mv. Side 1

3 Projektledelse Ledelsessekretariatet yder projektkoordinering og projektledelse for større tværgående opgaver. Implementeringen og afrapporteringen af University College Lillebælts udviklingskontrakt med Undervisningsministeriet er eksempel herpå. Ledelsessekretariatet har ydet projektledelse på implementeringen af Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering i organisationen og senest koordineret en indsats til styrkelse af telefonbetjeningen. Ledelsessekretariatet vil fortsat levere projektledelse på nye opgaver der endnu ikke er organisatorisk placeret eller som af andre årsager skal udredes. Servicefunktioner Ledelsessekretariatet varetager den overordnede journalfunktion og er af samme grund systemejere på TeamShare, det valgte ESDH program for University College Lillebælt. Ledelsessekretariatet er ligeledes ansvarlige for telefonbetjeningen i organisationen og dermed systemejere på telefonsystemet, herunder håndteringen af den fælles omstillingsgruppe der er etableret pr. 1. Januar Ledelsessekretariatets mission er, at: koordinerer og facilitere direktionens opgaveløsning og medvirke til at sikrer helhed, kvalitet og fremdrift i ledelsesbeslutningerne og det er ledelsessekretariatets vision, at Ledelsessekretariatet vil være et professionelt sekretariat for ledelsen i University College Lillebælt og vil være kendt som en god arbejdsplads hvor der gives rum for udvikling og anerkendelse. Side 2

4 Måden vi arbejder på skal basere sig på følgende værdier: Vi vil tænke i helheder Vi vil være synlige Vi vil opnå anerkendelse Ledelsessekretariatet (internt) Gennem videndeling, prioritering og opsøgende adfærd Gennem åbenhed og ærlighed omkring faglige udfordringer i opgaver Gennem respekt for hinanden og hinandens erfaringer, viden og opgaver Øvrig organisation (eksternt) Ved at fokusere på tværgående opgaver og snitflader samt samspil i organisationen Ved at være opsøgende, service- og procesorienterede Gennem forventningsafstemn ing, kvalitetsbevidsthed og troværdighed Ledelsessekretariatet d. 12. december 2008./. Bilag 1, præsentation af medarbejdere i Ledelsessekretariatet 1. Januar 2009 Side 3

5 Ledelsessekretariatets medarbejdere pr. 1. Januar 2009 Ole Stig Jensen, Sekretariatschef Sekretariatschefen refererer til rektor og har det samlede ansvar for ledelsessekretariatet, herunder ledelsessekretariatets budget samt personaleansvar for alle medarbejdere i ledelsessekretariatet, der alle referer direkte til sekretariatschefen. Sekretær på møder i lederforum Deltager i direktionsmøder Systemejer TeamShare (ESDH) og telefonsystemet Kontaktinfo: / [email protected] Birgitte Dahl Sørensen, Direktionssekretær sekretær for Rektor Erik Knudsen og administrationschef Allan Kjær Hansen Koordinerer og forbereder opgaver for rektor. Varetager mødeplanlægning, kalenderstyring og rejsebestillinger Varetager indsamling af materialer til indsendelse (ministerier mv.) Ansvarlig for at nye uddannelser bliver oprettet/udbudt på samt KOT Koordinering af ansættelsesprocedure for lederstillinger Backup på TeamShare administratoren Kontaktinfo: , [email protected] Side 4

6 Tanja Højrup, Direktionssekretær Sekretær for Prorektor Lena Venborg og Prorektor Jørgen Thorslund Varetager mødeplanlægning, kalenderstyring og rejsebestillinger. Administrator for TeamShare (ESDH løsning) Billede mangler lokal webredaktør for ledelsessekretariatets sider på ucl.dk og Fronter. Øvrige opgaver for direktionen i ledelsessekretariatet Kontaktinfo: , [email protected] Christian Aagaard Hejlesen, AC fuldmægtig Sekretær på bestyrelsesmøder Sekretær på de direktionsmøder. Projektleder på implementeringen af Teamshare (ESDH). Øvrig sagsbehandling og deltagelse i projektarbejder på tværs af organisationen Kontaktinfo: / , [email protected] Trine Wittenhoff Hvistendahl, AC fuldmægtig Strategisk HR arbejde herunder sagsbehandler på ledelsesudviklingsprojektet. Ledelsessekretariatets ankerperson på udviklingskontrakten med Undervisningsministeriet. Billede mangler Deltager i udviklingen af elektronisk MUS koncept og kompetenceregistreringssystemer. Kontaktinfo: [email protected] Side 5

7 Bente Pedersen, Telefonkoordinator ansvarlig for koordinering af telefonbetjeningen i University College Lillebælt administrere contact center teknologien og anvendelsen af medarbejderne i den fælles omstillingsgruppe. Ansvarlig for nummerserien og tildeling af telefonnumre og for udviklingen og implementeringen af telefonpolitikken for University College Lillebælt Kontaktinfo: [email protected] Side 6