BRUGERMANUAL HANDLINGSPLAN

Transkript

1 WORKCYCLUS BRUGERMANUAL HANDLINGSPLAN VERSIONSNR. 4 SEPTEMBER 2014

2 Indholdsfortegnelse 1 Handlingsplan Overblik på indsatsområder på handlingsplan Opret et indsatsområde Indsatsområde statusikoner Tilføje kortlægningsresultater til indsatsområde Rediger / beskriv et indsatsområde Tilføje dokumenter til indsatsområde Evaluer indsatsområde Arkiver indsatsområde Arkiverede indsatsområder Slet indsatsområde Handlingsplan statistik Handlingsplan print Handlingsplan notifikationer September 2014 Side 1

3 1 Handlingsplan 1.1 Overblik på indsatsområder på handlingsplan Vælg fanebladet "Handlingsplaner" Du ser nu alle indsatsområder for virksomheden i oversigten. 1. Det er muligt at se alle indsatsområder og detaljer for hele organisationen ved at stå på virksomhedsniveauet (i dette eks. "FIRMA (DEMO)") øverste objekt i hierarkiet til venstre. 2. Du kan vælge at navigere / se specifikke indsatsområder for en gruppe ved at markere en gruppe i hierarkiet til venstre eller ved at trykke på gruppens navn i oversigten. 3. Du kan sortere listen alfabetisk ved at trykke på overskrifterne (de "grønne" kolonner). 4. Du kan vælge / fravælge arkiverede indsatsområder i det nederste grå panel "Inkluder arkiverede". 5. Du kan trykke på objekterne (såsom "gruppens navn", "Prioritet" og "status ikoner") i listen for at aktivere et filter filter status ses i det grå panel. 6. Du kan rydde filteret igen ved at klikke "Ryd filter" i det grå panel. 7. Du har mulighed for at slette et indsatsområde ved at klikke på det "røde kryds" ud for selve indsatsområdet (kun for de indsatsområder du har rettighed til at ændre). 8. Du kan kun redigere og ændre indsatsområder for grupper, du som bruger har rettighed for. 9. Du kan under fanen "Statistik" finde diagrammer, som viser status på indsatsområderne samt fordelingen på "kategori". Diagrammerne tager udgangspunkt i organisationsstrukturen hvor du befinder dig. 10. Du kan fra handlingsplanoversigten redigere følgende ting, uden at være nødsaget til at gå ind i selve indsatsområdet: "Deadline", "Ansvarlig", "Kategori", "Emne" og "Budget". September 2014 Side 2

4 1.2 Opret et indsatsområde Vælg i organisationsstrukturen hvor du ønsker at oprette indsatsområdet, såsom gruppe, afdeling m.m. Når du arbejder med et indsatsområde, kan du beskrive alle de opgaver, der er brug for til at løse et givet emne, og alt efter behov kan du udvide med milepæle. 1. Klik på ikonet "Opret indsatsområde" for at oprette et nyt indsatsområde: 2. Et nyt vindue "Opret indsatsområde" fremkommer. I feltet "Overskrift" skrives der hvad indsatsområdet skal hedde, herefter kan der vælges kategori og emne. Klik herefter på "Gem". 3. Du kan nu begynde at beskrive indsatsområdet. 4. Tryk på "Rediger" til højre på skærmen September 2014 Side 3

5 Du har følgende muligheder til at beskrive og dokumentere indsatsområdet: 1. Tildele/ændre overskrift 2. Kategoriser indsatsområdet til brug i rapport over handlingsplan aktiviteter (Vælges under "Kategori" og herefter evt. "Område") 3. Sætte prioritet 4. Tilføj anden ansvarlig (Kan kun tildeles bruger med "rolle" indenfor gruppen) 5. Beskrive: Problem/motivation, Løsning/initiativ, Evaluering og Budget/tilbud 6. Tilføje filer til ovenstående det kan være billeder, rapporter, tilbud dokumenter m.m. 7. Tilføje kortlægningsdata til indsatsområdet (spørgsmål og svar fra en undersøgelse i Workcyclus) 8. Sætte deadline for indsatsområdet (Kun muligt hvis I IKKE har modulet "Opgavestyring" tildelt af PBJ). 9. Oprette milepæle (Kun muligt hvis I har modulet "Opgavestyring" tildelt af PBJ) for at styre længerevarende og komplekse indsatsområder dette kan kombineres med at påmindelser sendes til ansvarlig. 10. Oprette et nyt indsatsområde ved at klikke på ikonet "Opret". Det nye indsatsområde vil blive oprettet samme sted i virksomhedshierarkiet (gruppe, afdeling m.m.) som du tidligere oprettede indsatsområde på. 1.3 Indsatsområde statusikoner I handlingsplanoversigten ses status for ens indsatsområder. betyder at indsatsområdet pt. overholder deadline / deadline for milepæle betyder at indsatsområdet har overskredet deadline / deadline for milepæle betyder at indsatsområdet er klar til at blive evalueret betyder at indsatsområdet er gennemført og evalueret at indsatsområdet er et arkiveret indsatsområde September 2014 Side 4

6 1.4 Tilføje kortlægningsresultater til indsatsområde Når du har oprettet et indsatsområde, har du mulighed for at tilføje emner fra kortlægningen til dit indsatsområde. På denne måde visualiseres de problemstillinger, der arbejdes med inden for netop dette indsatsområde. Du har mulighed for at tilføje op til flere spørgsmål/emner på ét indsatsområde. 1. Lige under feltet "Problem/motivation" finder du feltet kortlægningsdata klik på ikonet "Tilføj kortlægningsdata" i højre side af skærmen. OBS! Vil du sidde og studere svarene fra en undersøgelse, kan du finde kortlægningsresultater under fanebladet "Kortlægning", se afsnittet "Kortlægningsresultater". 2. Vælg start og slutdato for den/de kortlægninger du ønsker at tilføje data fra og tryk på ikonet "Vis Resultat" September 2014 Side 5

7 3. Find og marker de kortlægningsdata du ønsker at tilføje indsatsområdet. Kolonnerne kan sorteres alfabetisk ved at trykke på overskrifterne. klik "Gem". Du kan evt. udskrive denne oversigt ved at klikke på PDF ikonet eller klikke på ikonet "Taleboblen" for at se svar/kommentarer for det specifikke spørgsmål. OBS! Ønsker du at fjerne det tilføjede spørgsmål/emne fra dit indsatsområde, klikkes der blot på det "røde kryds" ud for spørgsmål/svaret inde på selve indsatsområdet. September 2014 Side 6

8 1.5 Rediger / beskriv et indsatsområde For at redigere og se detaljer på et indsatsområde, klik på dets overskrift. Du er nu inde på selve indsatsområdet. Klik på ikonet "Rediger" NOTE! Prioritet angives med tal. Tallet 1 har højeste prioritet og listes øverst på handlingsplanen. 1.6 Tilføje dokumenter til indsatsområde Der er mulighed for at tilføje/uploade dokumenter til indsatsområdet ved områderne "Problembeskrivelse", "Løsningsbeskrivelse" samt "Evalueringsbeskrivelse". 1. For at tilføje/uploade et dokument klik på ikonet "Tilføj" ud for det område du ønsker. 2. Giv dokumentet et navn og klik herefter på "Gennemse" for at vælge dit dokument. Afslut ved at klikke på "Gem". September 2014 Side 7

9 1.7 Evaluer indsatsområde For at kunne evaluere et indsatsområde skal alle milepæle inkl. milepælen "evaluering" være afsluttet samt problembeskrivelsen og løsningsbeskrivelsen skal være udfyldt. Herefter indtastes evaluering samt gives antal stjerner alt efter hvor "godt" indsatsområdet er blevet løst. Når du har klikket på "Gem", får du mulighed for at arkivere indsatsområdet. Note! Alle milepæle skal være afsluttet, der skal være udfyldt en problemløsning samt løsningsbeskrivelse, før indsatsområdet kan evalueres og arkiveres. 1.8 Arkiver indsatsområde For at arkivere det evaluerede indsatsområde, skal du trykke på ikonet "Arkiver" i øverst højre hjørne. Note! Alle milepæle skal være afsluttet, der skal være udfyldt en problemløsning samt løsningsbeskrivelse, før indsatsområdet kan evalueres og arkiveres. 1.9 Arkiverede indsatsområder For at se arkiverede indsatsområder, skal du gå til handlingsplanoversigten. Marker flueben i feltet "Inkluder arkiverede" nederst i det grå panel. Det er muligt at sortere kolonnen "Status", hvis der er mange indsatsområder. September 2014 Side 8

10 1.10 Slet indsatsområde Ønsker du at slette et indsatsområde, klik på det "røde" kryds ud for indsatsområdet i handlingsplanoversigten Handlingsplan statistik Du kan under ikonet "Statistik" finde diagrammer, som viser status på indsatsområderne samt fordelingen på "kategori". 1. Når du klikker på "indsatsområde status" i lagkagediagrammet til venstre, vil du få vist diagrammer nedenfor for hver "indsatsområde status". I diagrammet vises antal indsatsområder med den pågældende status samt gruppenavnene. Eks. "Diagram for Overskredne indsatsområder" og "Diagram for Evaluerede indsatsområder" September 2014 Side 9

11 2. Når du klikker på "indsatsområde kategori" diagrammet til højre, vil du nedenfor få diagrammer for hver "kategori". I disse diagrammer vises hvilke "emner", der er blevet anvendt under kategorien. Eks. "Diagram for Psykiske Forhold" og "Diagram for Fysiske Forhold" Handlingsplan print For at printe indsatsområdeoversigten kan du enten klikke Excel ikonet i højre side på handlingsplanoversigten eller PDF ikonet. Du får nu en Excel liste/pdf liste med oversigt over alle indsatsområder på arbejdsmiljøgruppen, såfremt du har denne arbejdsmiljøgruppe markeret i organisationsstrukturen i venstre menu. Har du i stedet markeret et "arbejdsmiljøudvalg", vil du få en liste/oversigt over alle indsatsområder for alle underliggende arbejdsmiljøgrupper under det markerede "arbejdsmiljøudvalg." 1.13 Handlingsplan notifikationer Det er muligt at modtage en ugentlig med en oversigt over overskredne indsatsområder og milepæle. Denne ugentlige notifikation vil blive sendt pr. til den ansvarlige for indsatsområdet. Er virksomheden interesseret i at få implementeret notifikation, kontakt Workcyclus support for at få dette ekstra modul tildelt. September 2014 Side 10