Vejledning til KMD Educa SMS, Fravær

Transkript

1 Vejledning til KMD Educa SMS, Fravær Vejledning til sekretær Du kan på din skole anvende KMD Educa SMS på fravær, når modulet er tilkøbt, og når skolen i forvejen har tilkøbt KMD Educa Fravær og/eller KMD Educa Lektionsfravær. Det er ikke muligt at anvende både heldagsfravær og lektionsfravær på eleverne i én klasse. Man skal på skolen lave aftale om, hvilke klasser der indberettes lektionsfravær på. Typisk anvendes lektionsfravær på overbygningsklasserne og heldagsfravær på klasserne fra kl. Det er ikke muligt at anvende både heldagsfravær og lektionsfravær på eleverne i samme klasse. Man skal på skolen lave aftale om, hvilke klasser der indberettes lektionsfravær på. Typisk anvendes lektionsfravær på overbygningsklasserne og heldagsfravær på klasserne fra kl. Når lærerne, via web, indberetter fravær på en elev, har de mulighed for at sende en SMS på fraværet. SMS en sendes til den eller de personer, som er angivet til at modtage SMS ved fravær på den enkelte elev. Det er muligt at sætte markering for modtagelse af SMS på: - Eleven - Mor - Far - Kontaktpersoner med personnummer - Værger med personnummer Før funktionen kan anvendes, skal følgende indtastes i KMD Educa Elev: a. SMS standardtekst b. Automatisk markering af, hvem der skal modtage SMS ved elevernes fravær c. Manuel markering af, hvem der skal modtage SMS ved elevernes fravær KMD A/S Side 1 af 12

2 I denne vejledning beskrives 1. Indtastning af SMS standardtekst i KMD Educa Elev Automatisk markering af hvem der skal modtage SMS ved elevers fravær Nulstil/slet SMS markeringer Manuel markering af hvem der skal modtage SMS ved elevers fravær Udskrifter... 8 Udskriften Modtagere af SMS... 8 Udskriften SMS statistik Indberet fravær i web og send SMS Heldagsfravær Lektionsfravær Indtastning af SMS standardtekst i KMD Educa Elev Du har mulighed for at indtaste et antal standard SMS-tekster, som læreren kan vælge blandt, når læreren ønsker at sende SMS på elevens fravær. Vælg menupunktet Funktioner Administration web KMD Skole SMS SMS standardtekst. Du får nu nedenstående skærmbillede: Her kan du oprette op til 100 standardtekster til de SMS er, som lærerne kan sende. Klik på Opret for at oprette en standardtekst. Du får nu nedenstående skærmbillede: KMD A/S Side 2 af 12

3 Du skal her indtaste teksten, som skal fremgå af den SMS, der bliver sendt, når eleven har fravær. I stedet for elevens navn skal du angive koden %1. Hvis du f.eks. skriver %1 er fraværende i dag. Hilsen Børneby Skole kommer der, for Peter Larsen, til at stå følgende i SMS en: Peter er fraværende i dag. Hilsen Børneby Skole Hvis du skriver Skolen har ikke set %1 i dag. kommer der til at stå følgende i SMS en: Skolen har ikke set Peter i dag. Klik på Fortsæt. Du kommer nu tilbage til det første skærmbillede, hvor SMS-teksten du har oprettet nu står: Du kan oprette flere standardtekster til SMS. Du kan ligeledes rette og slette de eksisterende SMS-tekster. Når du har oprettet/tilrettet SMS teksterne, klikker du på Gem for at gemme dine indtastninger. Læreren kan vælge blandt de standardtekster du opretter, og læreren kan altid ændre i standardteksten, før SMS en bliver afsendt. Det er muligt at indtaste en tekst på max 100 tegn. Hvis den tekst du indtaster, fylder mere end 60 tegn, kan teksten fra tegn ikke umiddelbart ses i feltet. Du kan dog scrolle til højre med piletasterne og se teksten eller holde musen over feltet, og teksten vil da blive vist i en lille tekstboks. KMD A/S Side 3 af 12

4 2. Automatisk markering af hvem der skal modtage SMS ved elevers fravær Du har mulighed for automatisk at sætte flueben for hvilke personer, der skal modtage SMS ved fravær. Du bør kun køre denne automatiske funktion ifm., at din skole bliver tilsluttet SMS-modulet, samt evt. hvis du har behov for at sætte markering for SMS på dine nye 0. kl. elever. Funktionen ligger under menupunktet Funktioner Administration web KMD Skole SMS Markering for SMS : KMD A/S Side 4 af 12

5 Den automatiske påsætning af SMS markering kan kun ske for samboende forældre, ikke samboende forældre (med markering for Kan kontaktes ) og eleven. Der skelnes mellem samboende og ikke samboende forældre. Hvis du vælger at sætte SMS markering på forældre, der bor sammen med eleven, og eleven er samboende med både mor og far, har du mulighed for at vælge, om der kun skal sendes SMS til enten mor eller far. Dvs. så der ikke sendes 2 SMS er til samboende forældre. Hvis du vælger at sætte markering for SMS på ikke samboende forældre, er det kun de forældre, som har markering for Kan kontaktes, der får en SMS markering. KMD A/S Side 5 af 12

6 3. Nulstil/slet SMS markeringer Du kan desuden nulstille (slette) de SMS markeringer, der er på enten samboende forældre, ikke samboende forældre eller elever. Det gør du ved at sætte flueben ud for den gruppe af personer, du ønsker at slette SMS markeringen på. F.eks. Elever. Herefter klikker du på Udfør. Du får nu nedenstående pop-up: Her vælger du de klasser, du ønsker at køre nulstillingen for. Tast F4 i feltet og sæt markering ud for de klasser, du ønsker at køre nulstillingen af SMS markeringen for: Klik på Overfør og du er nu tilbage i skærmbilledet Markering for SMS, hvor den første klasse, du har sat markeringen for, er angivet: Klik på ikonet Nulstil valgte klassers SMS markering. Nulstillingen er slut når du får denne pop-up:. KMD A/S Side 6 af 12

7 4. Manuel markering af hvem der skal modtage SMS ved elevers fravær Du har mulighed for, manuelt, at sætte markering for SMS på - Eleven - Samboende forældre - Ikke samboende forældre med markering for Kan kontaktes - Kontaktpersoner med personnummer - Værger med personnummer På eleven findes feltet Modtag fraværs SMS på fanebladet Stamoplysninger. Husk at mobiltelefonnummeret skal være udfyldt, ellers sendes der ingen SMS, selvom der er markering for det: KMD A/S Side 7 af 12

8 5. Udskrifter Udskriften Modtagere af SMS Du har mulighed for at danne en udskrift, som for den enkelte elev viser, hvilke personer der har markering for at modtage SMS ved fravær. Udskriften findes i menuen Udskrifter Fravær. Udskriften hedder Modtagere af SMS : KMD A/S Side 8 af 12

9 Du har mulighed for at søge på klasser, trin eller personnummer. Som standard udsøges kun de elever, hvor der er angivet på mindst én person, der skal modtage fraværs SMS. Hvis du ønsker at udskrive en liste over samtlige elever (som du vælger at udsøge), skal du sætte et flueben i feltet Udskriv alle elever. Udskriften kan se således ud: KMD A/S Side 9 af 12

10 Udskriften SMS statistik I menuen under Udskrifter Fravær kan du vælge statistikken SMS statistik. Her kan du få vist hvor mange SMS er der er sendt pr. lærer eller pr. elev. Eksempel på statistik pr. lærer: Eksempel på statistik pr. elev: KMD A/S Side 10 af 12

11 6. Indberet fravær i web og send SMS Det er muligt både at sende fraværs SMS på heldagsfravær og lektionsfravær. SMS kan kun sendes på fravær, der indberettes den dag fraværet er (dags dato). Heldagsfravær Når læreren indberetter og gemmer et heldagsfravær i web på dags dato, og der på en eller flere af disse elever er sat markering for SMS ved fravær, vil læreren få en pop-up. I pop-up en er angivet de elever, der kan sendes SMS til. Læreren skal sætte markering ud for den eller de elever, der ønskes sendt SMS til. Når der bliver sat markering ud for en elev, bliver tekstfeltet åbent for redigering. Hvis du kun har indtastet én standard SMS-tekst vil de blive vist automatisk. Hvis du har oprettet flere standard SMS-tekster er feltet med teksten som standard tomt, men når læreren begynder at skrive i feltet vises de forskellige tekster du har oprettet: Teksten kan redigeres for hver enkelt elev. Det er muligt at indberette op til 160 tegn: Når læreren klikker Gem, sendes der SMS på de markerede elever med det samme. Der sendes ingen SMS på de elever, hvor lærerne ikke sætter markering. Det er ikke muligt at se, hvor mange personer der sendes SMS til for den enkelte elev. Der bliver sendt SMS til alle personer (på den enkelte elev), der har markering for SMS for fravær samt har et gyldigt mobilnummer indtastet. Hvis der er en person, som har markering for at skulle modtage SMS, men hvor mobilnummeret enten mangler eller er ugyldigt, vil læreren få en fejlbesked øverst i skærmen: Fraværet på eleven vil altid blive gemt. Men der vil ikke blive sendt SMS til den person som enten mangler mobilnummer, eller hvor mobilnummeret er ugyldigt. NB: Der sendes ikke SMS til udenlandske mobilnumre. KMD A/S Side 11 af 12

12 Lektionsfravær Når læreren indberetter og gemmer et lektionsfravær i web på dags dato, og der på en eller flere af disse elever er sat markering for SMS ved fravær, vil læreren få en pop-up. I pop-up en er angivet de elever, der kan sendes SMS til. Læreren skal sætte markering ud for den eller de elever, som der ønskes sendt SMS til. Når der bliver sat markering ud for en elev, bliver tekstfeltet åbent for redigering. Hvis du kun har indtastet én standard SMS-tekst vil de blive vist automatisk. Hvis du har oprettet flere standard SMS-tekster er feltet med teksten som standard tomt, men når læreren begynder at skrive i feltet vises de forskellige tekster du har oprettet: Teksten kan redigeres for hver enkelt elev. Det er muligt at indberette op til 160 tegn: Hvis der allerede er sendt SMS på eleven samme dag, vil eleven være markeret med gult: Når læreren klikker Gem, sendes der SMS på de markerede elever med det samme. Der sendes ingen SMS på de elever, hvor lærerne ikke sætter markering. Det er ikke muligt at se, hvor mange personer der sendes SMS til for den enkelte elev. Der bliver sendt SMS til alle personer (på den enkelte elev), der har markering for SMS for fravær samt har et gyldigt mobilnummer indtastet. Hvis der er en person, som har markering for at skulle modtage SMS, men hvor mobilnummeret enten mangler eller er ugyldigt, vil læreren få en fejlbesked øverst i skærmen: Fraværet på eleven vil altid blive gemt. Men der vil ikke blive sendt SMS til den person som enten mangler mobilnummer, eller hvor mobilnummeret er ugyldigt. NB: Der sendes ikke SMS til udenlandske mobilnumre. KMD A/S Side 12 af 12