Indhold AARHUS UNIVERSITET. Modtager(e): SNUK. Principper for journalisering af studentersager

Transkript

1 Modtager(e): SNUK Notat Principper for journalisering af studentersager Indhold Formål 2 Hvem journaliserer? 2 Hvad journaliseres? 2 Enkeltsagsprincippet 2 Journalisering af administrativ information samt varslinger 3 Administrativ information 3 Varslinger 3 Masseforsendelse af studieadministrativ information og varslinger 3 Principper for fordeling af sager 4 Sag 4 Sagsforside 4 Sagstilstande 4 Sagens afslutning 5 Indblik 5 Videndeling og ensartet praksis 5 Sagsgruppe 6 Oplysninger 6 Emneord 6 Dokumenter 6 Dokumenttitel 6 Dokumenttilstande 6 Konkrete eksempler på journalisering af sager og dokumenter 7 Ansøgning om dispensation til 4. eksamensforsøg 7 Eksamensbevis 7 Eksamensklage 7 Udmeldelsesbreve 7 Varslingsbreve 8 Studieadministrativ information og vejledning 8 WorkZone-gruppen i studieadministrationen på Aarhus Universitet Dato: 2. marts 2018 Ref: MKE Side 1/8 ST Uddannelse Aarhus Universitet Ny Munkegade Aarhus C Tlf.: Fax: studiekontor.nat@au.dk

2 Manglende aflevering af speciale 8 Side 2/8 Formål Nedenstående principper er udarbejdet med henblik på at sikre ensartet journalisering af studieadministrationens studentersager. Som offentlig myndighed er universitetet forpligtet til at sikre registrering af alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet som led i administrativ sagsbehandling. Endvidere er universitetet forpligtet til at sikre en ensartet afgørelsespraksis, når der træffes afgørelser med samme hjemmelsgrundlag. Principperne for journalisering har således til formål at sikre, at universitetet lever op til de forpligtelser samtidig med, at der sikres en effektiv sagsstyring, hvor relevante afgørelser og sagsakter let kan fremsøges. Hvem journaliserer? Det er den enkelte medarbejder, der har ansvaret for at sikre såvel, at sagen er oprettet, som journalisering af den løbende korrespondance vedrørende sagen. Hvad journaliseres? Ved studentersager skal dokumenter, s, breve mv. journaliseres i de sager, hvor der er eller vil blive truffet en afgørelse. Det gælder også en mundtligt meddelt afgørelse, som skal journaliseres på et notat. Som udgangspunkt vil de fleste henvendelser fra studerende skulle journaliseres, med mindre der er tale om en vejledningssituation, eller hvis der alene er tale om henvendelser eksempelvis med anmodning om telefonopringning eller lignende. I alle sagstyper, hvor der er eller vil blive truffet en afgørelse, er det vigtigt at journalisere alle oplysninger, som indgår i afgørelsens beslutningsgrundlag. Ligeledes skal følsomme personoplysninger journaliseres, hvis de har været en del af beslutningsgrundlaget i en konkret sag (f. eks. en lægeerklæring i en dispensationssag). Sager, der skal journaliseres, vil typisk være ansøgningssager, hvor en studerende søger om dispensation, merit eller optagelse. Alle studerende er som udgangspunkt oprettet som kontakt i WorkZone, når de er indskrevet i STADS, og det er medarbejderens opgave at knytte den pågældende studerende som part på sagen. Hvis den studerende ikke er oprettet som kontakt i WorkZone, kontaktes superbruger. Enkeltsagsprincippet Vi journaliserer studentersager efter et enkeltsagsprincip, hvor hver meritsag, dispensationssag, optagelsessag osv. oprettes som en enkeltsag, hvortil den studerende kobles som part. Dette sikrer at en søgning på en studerende i WorkZone, vil give et samlet overblik over alle hans/hendes sager. Til statistiske formål kan vi fremsøge på et emneord eller en oplysning (nærmere forklaret herunder) og trække data på tværs af uddannelser, studienævn, fakulteter osv.

3 En ansøgning kan vise sig at indeholde mere end én ansøgning. Søges der f.eks. om dispensation fra den maksimale studietid, kan det ofte vise sig, at sagen også skal behandles for studieaktivitetskravet. I dette tilfælde vil der stadig kun være én sag, men den markeres med flere relevante oplysninger (se nedenfor). Der markeres Delvis medhold på de sager, der indeholder mere end én ansøgning, og som får forskellige udfald. Side 3/8 Journalisering af administrativ information samt varslinger En skarp skelnen mellem administrativ information og varslinger er besluttet, og herunder beskrives, hvordan begge typer af sager skal journaliseres. For begge typer gælder det, at hvis der senere initieres en egentlig udmeldelses- eller dispensationssag, er det vigtigt, at Aarhus Universitet kan dokumentere, at den studerende har modtaget information eller er blevet varslet, og dokumentet kan kobles til sagen som en akt. Administrativ information Administrativ information, vi sender til studerende, og som ikke i sig selv udgør en sag, kan journaliseres i WorkZone. Det er et kompromis med enkeltsagsprincippet, og den type materiale skal således journaliseres som dokumenter på en samlesag. Samlesagen oprettes samtidig med, at den studerende oprettes i WorkZone og kan kendes på, at sagstitlen starter med et CPR-nummer. Sagen kaldes også CPR-sagen og er oprettet i sagsgruppe 410, Generelle Studentersager. Varslinger Varslinger udspringer af studieadministrationens regeludmøntning; for eksempel varslinger om udmeldelse foranlediget af førsteårsprøvekravet, maksimal studietid eller opbrugt prøveforsøg. Disse opfattes som egentlige udmeldelsessager, hvor den studerende varsles om, at hun/han vil blive udmeldt efter 14 dage, med mindre der søges dispensation, der i så tilfælde har opsættende virkning. En sag med en formel varsling oprettes derfor i sagsgruppe 415, Udmeldelse og kan for eksempel kaldes Varsling 1. årsprøvekrav studie semester. Anden information vedrørende for eksempel præsenspligt; maksimal studietid et halvt eller helt år før tidsgrænsen nås; eller information omkring studieaktivitetskravet er ikke varslinger og skal derfor gemmes som studieadministrativ information. Masseforsendelse af studieadministrativ information og varslinger Når vi sender til mange studerende på én gang, så er et kompromis med enkeltsagsprincippet besluttet. Der oprettes derfor én udsendelsessag, som indeholder en liste med modtagere samt de flettede breve. Modtagerne kobles på sagen som parter, hvorefter sagen figurerer på partens oversigt over sager.

4 Hvis den studerende søger om dispensation på baggrund af en varsling, vil der blive oprettet en ny studentersag, og der skal laves en sagshenvisning til udsendelsessagen, hvor den oprindelige varsling ligger. Side 4/8 Principper for fordeling af sager De fire studieadministrationer har ensartede fordelingsprincipper så langt i processen, det giver fagligt mening. Følgende principper er fælles for alle: Sager registreres til fakultetet og findes med en søgning på Udførende enhed og tilstand Ny (hver sagsbehandler skal have en liste på sit Dashboard) En sag må maksimalt vente én arbejdsdag, før den er fordelt (weekender og helligdage undtaget) En sag er fordelt, når der er tildelt en sagsbehandler med tilstand Ny (hver sagsbehandler skal have en liste på sit Dashboard med sine nye sager) Når sagsbehandling påbegyndes skiftes tilstand fra Ny til Under behandling. Når tilstanden er ændret, vil sagen ikke længere fremgå på listen med nye sager, men kun på listen med sagsbehandlerens åbne sager (og evt. andre lister, hvis den enkelte sagsbehandler har lavet flere lister) Sag En sagsbehandling i WorkZone består af tre elementer. Sagen er beskrivelsen af, hvad ansøgning og/eller afgørelse handler om. Den pågældende studerende skal altid være knyttet som part på sagen. De enkelte dokumenter (som minimum ansøgning, dokumentation, afgørelse) kobles til den respektive sag som akter på sagen. Sagsforside Det er den enkelte medarbejders opgave at sikre, at Sagstitlen bliver korrekt udfyldt: Navn Efternavn Studienummer Kort sagsinfo. Sagsgruppen vælges ifølge journalplanen. Ved Ansvarlig enhed vælges det relevante studienævn (undtagen ved klagesager) og ved Udførende enhed laves aftaler lokalt. På sagsforsiden tilføjes eventuelt Emneord (aftales lokalt). Når sagen afsluttes registreres Udfald og eventuelt hvem, der har afgjort sagen (Afgjort af). Desuden er der mulighed for at opsummere sagen i feltet Sagsresumé. Feltet kan trækkes ud på en liste sammen med andre oplysninger fra sagsforsiden. I tillæg til informationerne på sagsforsiden tilføjes altid Oplysninger i detaljefanen. På hver sag tilføjes oplysning om uddannelse samt oplysninger om sagens art. Se konkrete eksempler længere nede i dokumentet. Sagstilstande Der er seks tilstande, vi kan sætte på en sag:

5 1. Afklaret/belyst 2. Arkiveret 3. Afventer 4. Afventer sagspart 5. Færdigbehandlet 6. Ny 7. Under behandling Side 5/8 Der anvendes tre tilstande: Arkiveret, Ny eller Under behandling. Arkiveret anvendes, når sagsbehandlingen er afsluttet, og en afgørelse er sendt. Ny anvendes, når sagen er nyoprettet, og inden sagsbehandlingen går i gang. Under behandling anvendes, når sagen er under behandling. Fælles for de fire andre tilstand er, at det ikke er besluttet på tværs af AU, hvad de betyder. Hvis en af disse tilstande anvendes, skal man være opmærksom på, at de i statistik-øjemed betragtes som Under behandling. Og lokalt skal det besluttes, hvordan de fire tilstande anvendes. Sagens afslutning Når en sag er færdigbehandlet skal alle dokumenter arkiveres, sagens tilstand skal være Arkiveret, og til slut afsluttes sagen. En sag kan til enhver tid genåbnes, hvis det skulle være nødvendigt. Se også Guide til afslutning af sag. Indblik WorkZone er som udgangspunkt et åbent system, hvor alle, der har adgang til systemet, kan se alle sager. Dog skal den enkelte medarbejder være opmærksom på, at det kun er tilladt at tilgå sager, som er relevante i en arbejdsmæssig sammenhæng. Da systemet logges, skal den enkelte medarbejder således kunne begrunde, hvilken relevans sagen har haft i relation til den enkeltes opgaver. Hvis en medarbejder uberettiget læser sager uden relevans for den pågældendes arbejdsopgaver, vil dette være forbundet med et tjenstligt ansvar og kan udløse en disciplinærsag. Sager vedrørende SU forsynes dog med et særligt indblik qua volumen og SU- sagernes ringe eller manglende betydning for den øvrige sagsbehandling. Det vil sige, at kun SU-medarbejderne kan se SU-sagerne. Hvis der er behov, kan der oprettes et særligt indblik på eksempelvis eksamensklager, så kun den medarbejder, der sagsbehandler eksamensklager, kan åbne de relevante dokumenter. Videndeling og ensartet praksis Valg af sagsgruppe, oplysninger og emneord: For at gøre det muligt at fremfinde sager vedrørende bestemte emner er det afgørende, at de enkelte sager kategoriseres

6 med relevant sagsgruppe, oplysninger og emneord. Se også Guide til Sagsgrupper og Oplysninger Side 6/8 Sagsgruppe En sagsgruppe er den overordnede type, en sag tilhører, f.eks. en dispensation eller en forhåndsgodkendelse/merit. Der vælges på en fast rullemenu. Oplysninger Yderligere specificering af hvilken type sag det drejer sig om. F.eks. en forhåndsgodkendelse til dansk institution eller en dispensation fra maksimal studietid. Der vælges fra fast rullemenu med under-emner. Emneord På hver sag er det muligt at skrive i feltet Emneord. Det er et ekstra tag, man kan mærke sin sag med. F.eks. barsel, stress eller iværksætteri. Brug af emneord aftales lokalt. Hvis det er muligt, bør feltet indeholde en henvisning til de retsregler, hvorefter en afgørelsen er truffet. Det giver mulighed for, at andre sagsbehandlere let kan fremsøge de afgørelser, der vedrører et bestemt emne eller er truffet med hjemmel i en bestemt paragraf, og på den måde sikres en ensartet praksis ved fortolkningen af forskellige bestemmelser. Ved valg af emneord er det en god idé at holde sig for øje, hvad der vil være nærliggende at søge på, hvis det på et senere tidspunkt skulle være relevant for en selv eller en kollega at fremsøge sagen. Dokumenter Et dokument er den enkelte ansøgning, afgørelse, høringsskrivelse med videre (sagens akter). Eksempelvis kan en dispensationssag som rumme følgende dokumenter: ansøgning om dispensation, lægeerklæring, afgørelse. Dokumenttitel De enkelte dokumenter navngives med en titel, der er så specifik som mulig uden brug af forkortelser. Se konkrete eksempler længere nede i dokumentet. Dokumenttilstande WorkZone opererer med flere dokumenttilstande. I sagens indledende faser anbefales det at benytte dokumenttilstanden udkast. I denne dokumenttilstand kan dokumentet redigeres af alle, og et igangværende dokument kan hurtigt overtages af en kollega ved sygdom eller lignende. Dokumentet kan slettes igen. I sager, hvor der skal sendes afgørelsesbreve til en ansøger, bør selve det afsendte brev have dokumenttil-

7 standen arkiveret, så der ikke kan rettes i brevets indhold efter afsendelse. Vær opmærksom på, at alle dokumenter skal arkiveres, når der er tale om endelige dokumenter. Side 7/8 Konkrete eksempler på journalisering af sager og dokumenter Alle sager tilføjes én sagsgruppe. Der kan tilføjes uendeligt antal af oplysninger. Derudover tilføjes emneord. Dokumenter i sagen navngives med lange titler (i modsætning til forkortelser). Ansøgning om dispensation til 4. eksamensforsøg Den indkomne sag journaliseres med følgende titel: Navn Efternavn studienummer 4. eksamensforsøg kursustitel med sagsgruppe Dispensation og oplysninger Eksamen -> Prøveforsøg samt evt. Rammer for studieprogression -> Maksimal studietid. Emneord f.eks.: Dysleksi. Part tilknyttes. Afgørelsen journaliseres eksempelvis med følgende titel: 4. eksamensforsøg kursustitel afgørelse med dokumentgruppen Afgørelse og dokumenttypen Udgående. Eksamensbevis Eksamensbeviser journaliseres i en sag med titlen Navn Efternavn studienummer kandidatbevis (afhængig af grad) med sagsgruppe Studieudskrift -> Beviser. Part tilknyttes. Hvert bevis journaliseres som pdf med følgende titel: Bachelorbevis eller Kandidatbevis med tom dokumentgruppe og dokumenttypen Udgående. Ved Brevdato anføres den dato, hvor beviset sendes til den studerende. Eksamensklage Den indkomne sag journaliseres med følgende titel Navn Efternavn studienummer eksamensklage kursustitel med sagsgruppe Klager og oplysninger Klager -> Eksamen og med emneord Bedømmelse. Part tilknyttes. Den indkomne klage journaliseres med følgende titel: Eksamensklage studienummer med tom dokumentgruppe og dokumenttype Indgående. Bedømmernes udtalelse journaliseres med følgende titel: Udtalelse studienummer med dokumentgruppen Udtalelse og dokumenttypen Indgående. Se mere vejledning i dokumentet Principper for journalisering af eksamensklager i WorkZone. Udmeldelsesbreve Sagen oprettes med følgende titel: Navn Efternavn studienummer [emne]. Eksempel: Hans Hansen Opbrugt eksamensforsøg kursustitel med sagsgruppe

8 415, Udmeldelse og oplysninger Eksamen -> Prøveforsøg. Emneord Udmeldelse. Part tilknyttes. Side 8/8 Udfald på udmeldelsessager er status Henlagt, hvis den studerende får medhold i en dispensation, der ophæver udmeldelsen. Hvis den studerende meldes ud, efterlades udfald blankt. Varslingsbreve Sagen oprettes med følgende titel: Navn Efternavn studienummer [emne]. Eksempel: Hans Hansen Opbrugt eksamensforsøg kursustitel med sagsgruppe 415, Udmeldelse og oplysninger Eksamen -> Prøveforsøg. Part tilknyttes. Der sættes ikke udfald på udmeldelsessager. Hvis den studerende får medhold i en dispensation, der ophæver udmeldelsen, ændres udfaldet til Henlagt. Studieadministrativ information og vejledning Tilhører kategorien studieadministrativ information og journaliseres på samlesagen, som kendes på, at titlen starter med den studerendes CPR-nummer. Dokumenterne på samlesagen gemmes med titel Navn Efternavn studienummer [emne]. Eksempel: Navn Efternavn studienummer Tilmelding til speciale 2. prøveforsøg. Manglende aflevering af speciale Tilhører kategorien studieadministrativ information og journaliseres på samlesagen, som kendes på, at titlen starter med den studerendes CPR-nummer. Dokumenterne gemmes med titel Navn Efternavn studienummer [emne]. Eksempel: Navn Efternavn studienummer Manglende specialeaflevering.