Orienteringsmøde for lægemiddelleverandører Amgros udbud 2016

Transkript

1 Orienteringsmøde for lægemiddelleverandører Amgros udbud maj 2015

2 PROGRAM kl. 12:30 16:00 Generel information fra Amgros Flemming Sonne Hvordan samarbejder regionernes Lægemiddelkomitésystem, hospitalsapoteker og de kliniske afdelinger om valg af lægemidler med fokus på rationel farmakoterapi? Annemette Skjøttgaard, Region Midt Lene Stenbek, Region Sjælland Restordrer Lageraudit Lars Erik Munck Ismail Nayef Khdeir Leverandørportalen Dan Schütz Udvalgte emner for udbud 2016 Bente Dam Dorthe Bartels Trine Maria Roed

3 Information fra Amgros v. Flemming Sonne

4 Restordrer v. Lars Erik Munck

5 Åbne restordrer historisk udvikling Total antal varenr. i restordre Fra august 2014 antal konstant >100 varenr. i R.O. Flere gange omkring 180 varenr. i R.O. Vigtigt med forbedringer og tættere dialog om varer i R.O.

6 Overholdelse af krav til leveringstid Amgros total: ordrelinjer / måned. 94% af alle ordrelinjer: Overholder aftalt leveringstid på max 3 arbejdsdage 5% af ordrelinjer: 4-14 arbejdsdage: 1250 ordrelinjer pr. måned leveres for sent 1% af ordrelinjer: +14 arbejdsdage: 250 ordrelinjer pr. måned leveres for sent

7 Forsinkelser kræver ekstra ressourcer Amgros, Sygehusapoteker og sygehuse bruger rigtig mange ressourcer, når varer ikke leveres til tiden. Opfølgning på leveringstider Information til sygehusapoteker, afdelinger, læger om leveringstider Finde alternative forsyninger Ansøgning om udleveringstilladelser fra SST Nye vejledninger/ blandevejledninger + serviceproduktion 2 x skift af varenumre i systemer

8 Information ved restordrer er vigtig Årsag til restordren: Vigtig info til sygehuse, patienter, pårørende. Hvorfor ændret behandling?? Instruktioner om ændret behandling + øget risiko for fejl i patientbehandling / UTH Nogle afdelinger fortsætter med alternativt præparat efter en restordre periode (ikke kontraktvarer)

9 Nuværende status på restordrer Restordre situation pr. 15. maj varenumre fra 34 leverandører i restordre Har dit firma p.t. varer, som er i restordre? 2care4 ApS Fresenius Kabi Orifarm A/S Abacus Medicine Fresenius Medical Care A/S Orion Pharma A/S AbbVie A/S Ge Healthcare A/S Paranova Danmark A/S Accord Healthcare AB GlaxoSmithKline Pharma A/S Roche A/S Actavis A/S Grünenthal Denmark Sandoz A/S Alkaloida Sweden AB Hospira Sanofi-Aventis Denmark A/S Alternova A/S Mallinckrodt AG STADA Nordic ApS AstraZeneca A/S Meda A/S TABS'N CAPS PACK ApS B. Braun Medical A/S Medac Scandinavia Takeda Pharma A/S Baxter A/S MSD Danmark ApS TEVA Denmark A/S Bayer A/S Mylan Hospital AS Europharma Novartis Healthcare A/S

10 Forbedringer fra leverandørerne 1. Sikre tilstrækkelig lagerniveau, så alle varer kan leveres indenfor max 3 arbejdsdage 2. Hvis restordre: Tidlig og pålidelig information om fremtidige restordrer / aktuelle restordrer Præcise oplysninger om restordrens start og slut tidspunkter Årsag til restordren 3. Forslag til forbedringer i samarbejdet modtages ( kundeservice@amgros.dk / udbud@amgros.dk )

11 Forbedringer fra Amgros 1. Nyt værktøj giver forbedret kommunikation omkring restordrer: Giver jer overblik over jeres aktuelle restordrer Forbedrede muligheder for tættere dialog omkring status på aktuelle restordrer 2. Forbedring i opfølgning og kommunikation vedr. estimater I kan forvente hyppigere opdatering af estimater i kontrakt perioden Hvis ændring: Opdatering fra Amgros i slutningen af måned Estimat: Pakninger i hele kontrakt perioden, f.eks. 1. april 31.marts: 2000 stk. af varenr.

12 Kommunikation om lukkedage Amgros og Sygehusapotekerne modtager besked om lukkedage i mange forskellige formater For at få et overskueligt overblik ønsker Amgros at modtage info i følgende format: Leverandør / Produkt Seneste ordre tidspunkt Leveres Senere ordre leveres Bemærkning Leverandør navn : evt. akut ordre via tlf: xx xx xx xx Leverandør navn, vare a & b : evt. akut ordre via tlf: xx xx xx xx Lukkedage hos Sygehusapotekerne kan ses på leverandørportalen

13 Lageraudit v. Ismail Nayef Khdeir

14 Lageraudit Formålet er, at sikre leveringsforsyningen til sygehusapotekerne sikre at lagrene bygges op med de nye aftalevarer undgå restordrer ved starten af indkøbsperioden forudse mulige kommende restordrer under indkøbsperioden

15 Hvad står der i Rammekontrakten? Amgros rammekontrakt pkt. 6 Leveringssikkerhed og lagerbeholdning: Ved indkøbsperiodens start skal der ved passende lager hos Leverandøren forstås en mængde svarende til mindst 3 måneders forbrug baseret på det ved indgåelse af Rammekontrakten meddelte estimat for indkøbsperioden. I løbet af den første måned af indkøbsperioden må lageret kun reduceres med det antal varer, der faktisk indkøbes i perioden, dog skal der altid opretholdes et passende lager som beskrevet i pkt Efter den første måned af indkøbsperioden skal der altid opretholdes et passende lager, som beskrevet i pkt. 6.1, men der stilles derudover ikke længere krav om et lager af en på forhånd fastsat minimumsstørrelse. Amgros har herudover ret til at foretage audits hos Leverandøren med henblik på at kontrollere, at kravene til lagerstørrelse og -opbygning er opfyldt. Såfremt Leverandøren har valgt at placere sit lager af lægemidlet hos en grossist, skal Leverandøren sørge for, at Amgros på tilsvarende vis har adgang til at foretage sådanne audits hos grossisten. Leverandørens manglende opfyldelse af ovennævnte krav til lagerstørrelse og -opbygning kan efter omstændighederne udgøre væsentlig misligholdelse af Rammekontrakten, jf. pkt

16 Hvordan foregår det rent praktisk? Brev Audit Amgros udvælger de lægemidler, der skal auditeres. Et auditbrev sendes ud nogle uger før indkøbsperiodens start. Leverandøren har ca dage til at indsende dokumentation for lagerstørrelsen til Amgros. Vær opmærksom på at:» Dokumentationen skal være trukket samme dag for alle lokationer.» Krav vedr. minimumsoplysninger i dokumentationen.» Lægemidler med en restholdbarhed på under 12 mdr. medregnes ikke Fysisk Audit (jf. rammekontrakt pkt. 4.5). Amgros sender et brev omkring tidspunktet for gennemførelse af en fysisk audit. 1-2 personer fra Amgros deltager i auditten. Varighed 1-2 timer.

17 Resultat af lageraudit lægemidler auditeret ca. 57% (17 lægemidler) overholdt ikke krav om 3 mdr. s lager ved indkøbsperiodens start ca. 82% (14 ud af 17 lægemidler) havde mindre end 40% af lagerkravet 30% (9 ud af 30 lægemidler) er i restordre ved starten af indkøbsperioden

18 Leverandørportalen v. Dan Schütz

19 Leverandørrum = Mine firmasider Leverandørernes egne sider med relevante informationer fra Amgros

20 Hvad er Mine firmasider? En leverandørspecifik underportal for hver leverandør der er oprettet i Amgros tilbudssystem Mine Firmasider er stedet hvor Amgros publicerer: Orienteringsskrivelser og eventuelle aftaler mellem Amgros og din virksomhed. De tilbud virksomheden har afsendt til Amgros (sidste 12 måneder) Tilbud vises, når Amgros har behandlet dem. Stregkoder virksomhedens varer og stregkode (primær pakning) informationer Her vises det samme som på hovedportalen. Restordrer på udestående Amgros ordrer. Her vises eventuelle restordrer på varer bestilt af Amgros til levering på Sygehusapotekerne. Information om restordren kan gives til Amgros.

21 Hvordan finder jeg Mine firmasider? (Fra 29. maj 2015) Når der logges på Amgros udbudsportal vil billedet fremover se sådan ud:

22 Mine Firmasider Tryk på: Så åbner en underportal, som kun har dine data:

23 Fanen: Aftaler

24 Fanen: Tilbud

25 Åbning af Tilbud

26 Fanen: Stregkodemærkning Uændret i forhold til hovedportalen

27 Fanen: Restordre

28 Info til Amgros om restordrer Klik på på den aktuelle restordrelinje. Så åbnes en formular: Skriv en kommentar, vælg en årsag og leveringsdato:

29 Spørgsmål

30 Udvalgte emner for udbud 2016 v. Bente Dam, Dorthe Bartels og Trine Maria Roed

31 Udbud 2016 Få ændringer i udbudsmaterialet» Redaktionelle ændringer.» Levering før og efter indkøbsperiode.

32 Option om levering i Præ- og Post-aftaleperioden * Perioden fra Rammekontraktens underskrift til første dag i indkøbsperioden Præ-aftaleperioden. Perioden fra Rammekontraktens ophør og fremadrettet Post-aftaleperioden. *Rammekontraktens pkt

33 Optionen om levering i Præ- og Postaftaleperioden Leverandøren ikke forpligtet til at levere varen i henhold til modtagne bestillinger. Leverandøren kan vælge at levere varen ved accept (bekræftelse fra leverandøren eller dennes grossist) af bestilling. Levering af varen til aftalepris.

34 Stregkodekrav som i 2015 Primærpakning For alle lægemidler til oralt brug, alle lægemidler til udvortes brug samt alle lægemidler til injektion og infusion er det et krav, at primærpakningen er mærket med stregkode. Kravet gælder dog ikke for tabletter eller kapsler i blisterark eller anden lignende emballage, hvor tabletter/kapsler er afdelt enkeltvis. Stregkoden skal være enten en EAN 13-stregkode eller 2D(GS1 DataMatrix)-stregkode og skal som minimum indeholde identifikationsnøgle Husk at ændre data på Leverandør- og Udbudsportalen, hvis stregkoden ændres. Det er kun leverandøren selv, der har adgang til at ændre data i stregkodefeltet.

35 Stregkodemærkning Husk at ændre data på Leverandør- og Udbudsportalen, hvis stregkoden ændres. Det er kun leverandøren selv, der har adgang til at ændre data i stregkodefeltet.

36 Fremtidens udbud Amgros har de sidste par år arbejdet med nye udbudsformer Amgros vil fortsætte udvikling af nye udbudsformer

37 Patentudløb Markedsføring Differentieret tilgang til lægemidler Pris 80% af omsætning 20 % af volumen Patenteret Biosimilære Generika Tender Paradox Tid

38 Fælles udfordringer til fremtidens lægemiddelforsyning -At minimerer antallet af restordrer - Optimerer betingelserne for de leverandører, som skal leverer til de danske sygehuse

39 Amgros arbejder med disse strategiske temaer i Hvordan kan vi sikre, at der er flere, der giver tilbud på lægemidler og dermed sikre et interessant marked i Danmark? Hvordan kan vi via nye udbudsformer modvirke restordrer? Hvordan kan vil tilpasse kontrakter og udbud til de nye behov på Supersygehusene?

40 Eksempler på udbuds-virkemidler der afprøves Forsyningssikkerheden 2 vindere Større lager på sygehusapoteket Optimerer forhold for leverandører Loft på erstatningsvarens pris Leveringsforpligtigelse på 50% af estimat Primærsektor lægemidler længere kontrakter? Nye behov Supersygehusene Lægemidler til dosisdispensering (pilot Aarhus) Klar-til-brug løsninger Automatiserede tilberedninger / nye løsninger

41 Tidsplan for Amgros Udbud 2016 Følgende tidsfrister tilstræbes Publicering af udbud: Udbud publiceret frem til 27. maj 2015 Tilbudsfrist før 11. juli 2015 Udbud publiceret fra 27/5 til 26/ Tilbudsfrist efter sommerferien 19. august juni 10. august 2015 Vi tilstræber ikke at publicere nye udbud 30. september 2015 Frist for markedsføringstilladelse Primo oktober 2015 Påbegynder udsendelse af tildelingsbreve Ultimo oktober 2015 Påbegynder udsendelse af rammekontrakter 31. januar 2016 Vedståelsesfrist 29. februar 2016 Sidste frist for priser i Medicinpriser.dk 1. april 2016 Indkøbsperiodens start 1. oktober 2015 Sidste frist for at bruge optionen om forlængelse af rammekontrakter 2016

42 Overdragelse af rammekontrakter Rammekontraktoverdragelser: - Punkt 16 - Besked til Amgros hurtigst muligt

43 Overdragelse af rammekontrakter Hvilke oplysninger skal anmodningen indeholde? Årstal, udbudsgruppe og udbudsnummer ( a (1)) Varenummer ( ) Indholdsstof for varen (adenosin) Dispenseringsform for varen (depotkapsler) Styrke for varen (60 mg) Pakningsstørrelse for varen (100 stk.) Hvis anmodningen vedrører flere varer, skal oplysningerne gives for hver af disse varer.

44 Overdragelse af rammekontrakter Hvilke dokumenter skal anmodningen indeholde? Aktuel 39-tilladelse (med angivelse af evt. distributør) udstedt af myndighederne Gensidigt underskrevet dokument, og hvor det fremgår, at den ønskede overdragelse er godkendt af begge leverandører. Af dokumentet skal også fremgå den dato, hvor den ønskede overdragelse i givet fald træder i kraft.

45 Overdragelse af rammekontrakter Underskrevet tro og loveerklæring fra den nye leverandør (max. 6 måneder gammel). Begrundelse for den ønskede overdragelse af kontrakten. Firmanavn navn, adresse, CVRnr, telefonnr./faxnr. og adresse for den nye leverandør. Ændring af fx varenr., distributør eller lignende.

46 SPØRGSMÅL