Quick Guide. til. DRs udbudsportal

Transkript

1 Quick Guide til DRs udbudsportal

2 Side 2 af 9

3 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion Oprettelse som bruger i systemet: Find annoncering/udbud Vælg udbud Afgivelse af anmodning om deltagelse/tilbud Fremgangsmåde ved afgivelse af svar Vigtigt vedr. afgivelse af svar Kommunikation Øvrige informationer... 9 Side 3 af 9

4 1. Introduktion DR har ultimo 2009 indført et elektronisk udbudssystem til håndtering af annonceringer og udbud. Systemet opfylder udbudsdirektivets (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF) krav til anordninger til modtagelse af tilbud/anmodninger om deltagelse. 1.1 Oprettelse som bruger i systemet: Er du allerede registreret, Spring til punkt 1.2. For at anvende udbudssystemet, skal virksomheden være registreret som bruger af EU-Supplys Complete Tender Management platform. Det er gratis at være registreret som leverandør i systemet. Såfremt din virksomhed ikke allerede er registreret skal dette gøres via hjemmesiden Umiddelbart efter registrering, fremsendes en fra eu-supply som bekræfter oprettelsen. Herefter kan man logge ind med brugernavn og password, som valgt under oprettelsen. Side 4 af 9

5 1.2 Find annoncering/udbud Du kan finde DRs udbud enten via DRs egen forside under igangværende udbud eller via EU-Supplys forside under Current public transactions. Side 5 af 9

6 1.3 Vælg udbud Vælg det relevante udbud For at få adgang til selve annoncerings/udbudsmaterialet skal den generelle introduktion accepteres (kræver, at man er registreret og logget ind). Man forpligter sig ikke herved til at afgive tilbud. Side 6 af 9

7 2. Afgivelse af anmodning om deltagelse/tilbud Når invitationen er accepteret, kommer selve udbudssiden og man kan begynde at udfylde sit svar. Nedenfor gives et overblik over udbudssiden Mine udbud: o Her findes et overblik over samtlige tilbud, som virksomheden deltager i via EU-Supplys CTM System 2. Resterende tid før STT/Sluttidspunkt for afsendelse: o Den resterende tid til systemet lukker for afsendelse af tilbud o Eksakt tidspunkt for seneste afsendelse af tilbud. Efter denne deadline er det ikke længere muligt at afgive tilbud 3. Besked: o Her er det muligt at afsende beskeder og stille spørgsmål til ordregiver i perioden frem til sluttidspunkt for tilbud eller indenfor det definerede sluttidspunkt for at stille spørgsmål. 4. Revisionsspor: o Her findes tilbuds- og ordregivers aktiviteter i systemet 5. Se dokumenter/spørgsmål/mængdefortegnelse pris: o Her findes alle dokumenter og informationer, som ordregiver har vedhæftet dette udbud. Dokumenterne kan downloades til egen computer. 6. Spørgsmål: o Besvarelse af ordregivers spørgsmål/krav. Det er muligt at fordele de forskellige sektioner til forskellige ressourcer i virksomheden. 7. Vedhæft dokumenter: Side 7 af 9

8 o Her vedhæftes de påkrævede dokumenter til tilbuddet (medmindre de vedhæftes ved besvarelse af spørgsmål) 8. Afsend tilbud: o Her afsendes det endelige tilbud. o Ved afsendelse skal brugernavn og password indtastes. o Efter afsendelse vil det fremgå af siden, at tilbuddet er afsendt. 2.1 Fremgangsmåde ved afgivelse af svar Sæt jer ind i materialet, download dokumenter fra ordregiver, læs spørgsmålene etc. Udfyld og vedhæft påkrævede dokumenter, besvar ordregivers spørgsmål (det er muligt 1 løbende at følge hvor langt man er nået i sin besvarelse) Afsend anmodning om deltagelse/tilbud 2.2 Vigtigt vedr. afgivelse af svar En besvarelse vil som regel bestå af: - en række påkrævede (udfyldte) dokumenter, - svar på ordregivers spørgsmål i systemet, - samt evt. afgivelse af priser i systemet. Det er vigtigt at udfylde og svare på alle de ting, der opstilles, da systemet ellers ikke tillader afsendelse af tilbuddet. Ordregiver kan have opstillet nogle minimumskrav som skal være opfyldt for at tilbuddet kan afsendes. Dette skyldes, at manglende opfyldelse af disse krav gør tilbuddet ukonditionsmæssigt og dermed ikke må tages i betragtning af ordregiver. Påbegynd altid besvarelsen i god tid således at der er mulighed for at stille både ordregiver og systemejer relevante spørgsmål. VIGTIGT tilbuddet vil ikke kunne ses af ordregiver såfremt det ikke afsendes. Der kan foretages ændringer i tilbuddet, indtil fristen udløber - også selvom tilbuddet er afsendt. Foretages der ændringer i et allerede afsendt tilbud, skal tilbudsgiver huske at fremsende tilbuddet på ny. Ordregiver kan IKKE se tilbuddet, før fristen er udløbet. Efter fristens udløb vil det ikke længere være muligt at fremsende tilbud. Begrænset udbud/annoncering Ved begrænset udbud/annonceringer skal anmodende virksomheder i første omgang anmode om prækvalifikation på baggrund af ordregivers udvælgelseskrav. Side 8 af 9

9 Virksomheder, som prækvalificeres, skal i næste fase afgive tilbud på baggrund af ordregivers krav. Både anmodning om deltagelse og tilbudsafgivelse sker via udbudportalen. Leverandører vil derfor i begrænset udbud/annonceringer stifte bekendtskab med siden to gange. 3. Kommunikation For at sikre ligebehandling skal al kommunikation mellem ordregiver og tilbudsgiver ske via udbudssystemet. Dette gælder også spørgsmål til udbudsmaterialet. Under fanebladet Besked er det muligt at skrive til ordregiver. Systemet sender automatisk en når der er nye beskeder i systemet. Fra virksomhedens forside er det muligt at tilgå alle beskeder, mens det under det enkelte udbud er muligt at tilgå de beskeder, der vedrører udbuddet. 4. Øvrige informationer Ved glemt password, er det muligt at få et nyt via log ind siden System support ydes af EU-Supply på telefonnummer: eller [email protected] Side 9 af 9