#2 Mødekalender ordinære bestyrelsesmøder. #3 Status på løbende sager - til info for nye. #4 Oplæg til årshjul - hvad skal hver enkelt gøre

Transkript

1 MØDEREFERAT Fredericia, 15. november 2015 Den 15. november 2015 blev der afholdt ordinært bestyrelsesmøde i DFU Danske Fodbolddommere. Mødet blev afholdt på Hotel Fredericia Følgende deltog i mødet: Tore Østergaard (formand) Jørn West Larsen Kjeld Holmen (kasserer) Nicolai Nielsen Torben Nielsen Finn B. Andersen Afbud fra: Leif Plauborg (Suppleant) Ad. Dagsorden #1 Konstitution Bestyrelsen konstituerede sig på følgende måde. Jørn West Larsen (Elite og uddannelsesansvarlig) Nicolai Nielsen (næstformand øst) Torben Nielsen (kommercielt ansvarlig) Finn B. Andersen (næstformand vest) Leif Plauborg (sekretær) I forhold til ansvarsfordeling, så henvises til bilag 1. #2 Mødekalender ordinære bestyrelsesmøder #3 Status på løbende sager til info for nye #4 Oplæg til årshjul hvad skal hver enkelt gøre #5 Økonomistyring #6 Fastlæggelse af strategidag / heldags bestyrelsesmøde, helst en lørdag i januar #7 Eventuelt Næste møde: Bestyrelsen afholder 4 årlige møder, i marts, juni, september og november. Tore orienterede nye bestyrelsesmedlemmer omkring igangværende sager Tore fremsender et oplæg til bestyrelsen, således at alle kan notere sine aktiviteter i årshjulet. Bestyrelsen drøftede hvorledes økonomiske beslutninger skal træffes, og Tore gjorde opmærksom på, at det er vigtigt at Kjeld er med i beslutningsprocessen med henblik på generel økonomistyring og budgetopfølgning. Det blev besluttet, at bestyrelsen mødes 16 januar 2016 til strategidag. Ikke planlagt.

2 Således opfattet og skrevet Fredericia, den 13. november 2015 Nicolai Nielsen Sekretær Danske Fodbolddommere

3 Bilag 1 Formand Tore DFUs bestyrelse Organisering og ansvarsområder Tegner DFU Nedenstående hovedopgaver i samspil med bestyrelse / ansvarlige Overordnet ansvar for DFUs samlede drift og aktiviteter Forhandlinger Elite Bredde Andre organisationer 21 punkts erklæring og udmøntningsnotat Overholdelse af DFU og DBU Evalueringer Justeringer Strategi og retning (meget tæt samspil bestyrelse) Fastlæggelse af strategi Mål og handleplaner Actioner og opfølgning Support strategi og ledelse i dommerklubber kommunikation Økonomistyring ( i dagligdagen kasseren) Budgetfastlæggelse budgetoverholdelse Netværk og dommerklubber netværksdannelse information og kommunikation dommerklubber / medlemmer (tæt samspil med kommunikationsansvarlig) indhold nyhedsbreve åben dør forhold Overordnet projektstyring af alle projekter IT udvikling Kommercielle tiltag Adhocprojekter Bestyrelsesarbejde årshjul (med sekretær) Updates og informationer Adhoc involvering Udtalelser / formelle holdninger Pressen

4 Samarbejdspartnere øvrige Administrative opgaver i samarbejde med sekretær og øvrig bestyrelse Repræsentation DFUs medlemmer samarbejdspartnere Delegeretmøde og medlemsmøder planlægning, indhold + administrative økonomi og bestillinger (samspil med kasserer / sekretær) Næstformand Nicolai Næstformand Finn Substituerer formanden Særligt ansvar for nedenstående Koordineringsudvalg Sjælland anvendelse af 21 punkts erklæringen + udmøntningsnotat samarbejde med DBU Sjælland samarbejde øvrige lokalunioner Kontaktperson DFU Øst alle dommerklubber undtaget Jylland Sociale medier følge facebook action, svar, holdninger etc ( afstemmes om nødvendigt) nye tiltag Forhandlinger deltagelse i breddeforhandlinger deltagelse i forhandlinger andre organisationer Kommunikation medansvarlig kommunikationsstrategi indhold til nyhedsbreve indhold til hjemmeside Hjemmeside overordnet driftsansvar (uddelegeres til kom. Ansvarlig) Substituerer formanden Særligt ansvar for nedenstående Koordineringsudvalg Jylland anvendelse af 21 punkts erklæring og

5 udmøntningsnotat samarbejde med DBU Jylland Kontaktperson DFU Vest alle dommerklubber i Jylland DFUs netværksorganisation opbygge relevante netværk på tværs af dommerklubber facillitere opstart Eks: økonomi, fastholdelse, sikkerhed, events Kommunikation Medansvarlig kommunikationsstrategi Indhold nyhedsbreve Indhold til hjemmeside Forhandlinger Deltagelse breddeforhandlinger Deltagelse forhandlinger andre organisationer Sociale medier Support til ansvarlig for dette Følge facebook Proaktive kommunikative tiltag Ad hoc opgaver Kasserer Kjeld Regnskab og økonomistyring Udarbejdelse af regnskab Økonomistyring Kvartalsrapportering i forhold til budget Godkendelse af forbrug / bevillinger Budgetansvarlig Udarbejde budget Debitorregnskab Opkræve kontingenter Opkræve beløb fra diverse aftaler Sponsoropkrævninger etc Kreditorregnskab Udbetale diverse omkostningsgodtgørelser Betale fakturaer Lønbogholderi Sikre lønudbetalinger ( formand, webmaster,???) Elite & Uddannelse

6 Jørn Kommerciel ansvarlig Torben 1. suppleant Leif Bindeled til DBU på elitevilkår og uddannelse Strategisk udvikling af uddannelse og kompetenceudviklingsområderne Medlem af divisionsdommerudvalget Kommunikativt bindeled mellem DFU og DBU på eliteniveau Netværksansvarlig for kompetenceudv. & dommerklubaktiviteter netværket i DFU Opstarte netværket Sikre fremdrift og anvendelse Facillitere netværket Implementere strategi for DFUs tilgang til uddannelse, kompetenceudvikling og træning Udarbejdelse og vedligehold af strategi Support og kommunikation til dommerklubber Samspil med DBU uddannelsesaftale Indgår i forhandlinger Eliteniveau Kommunikation Medansvarlig kommunikationsstrategi Indhold nyhedsbreve Indhold til hjemmeside Projektleder IT udvikling budget og budgetoverholdelse målfastlæggelse opfølgning Ansvarlig for sponsorer og indtægtsgivende aktiviteter Sponsoraftaler og sponsorpleje Indtægtsgivende aktiviteter og events Særlige projekter Medansvarlig for DFU visuelle strategi, herunder Merchandise etc Ansvarlig for fotografordningen Sekretærfunktioner, deltager i bestyrelsens arbejde Mødeindkaldelser og mødetilrettelæggelse Udarbejde dagsordenen i samspil med

7 2. suppleant Frank Kanlund Uddelegeret Per Buttenschøn formanden Referater Lokaler mm. Medlemskartotek Opgavens form afhængig af IT løsning Delegeretmødet Praktiske forhold Indkaldelser Præsentationer mm. Ad hoc opgaver efter aftale Deltager normalt ikke i bestyrelsens arbejde Ad hoc opgaver efter aftale Vejledninger materialer?? Mærkedage