Der afholdes møde med bestyrelsen for at høre om afdelingens oplevelser.

Transkript

1 Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen, Louise B. Thomsen Afbud: Gæster: Revisor Benny Lundgaard under punkt 2.1 og 2.2 L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller Kommende arrangementer: 14/5 regnskabsmøde husk at tilmeld dig direkte via hjemmesiden 14/5 borgerseminar om Seniorboliger Roskilde kommune 14/5 evt. ekstraordinært SB møde ang. repræsentantskabsmødet 26/5-18 Repræsentantskabsmøde 28/5 møde i advisory board og den boligsocial bestyrelse i Køge 7/6 byggeudvalgsmøde 12/6 evt. ekstraordinært repræsentantskabsmøde siden sidst 1. L pfølgning fra sidste møde 2. L Ringparken, Roskilde Der afholdes møde med bestyrelsen for at høre om afdelingens oplevelser. drøftelse og beslutning 3. Revisionsprotokollat 2017 (PwC) Bilag 2A Kommentarer fra direktionen: Punkt 49 om afdelinger med underskud afviklet med mere end 3 år - disse vil blive gennemgået med henblik på hurtigere afvikling, såfremt huslejeniveau tillader det. Punkt 54,55, 56 og 57. Redegørelse herfor præsenteres ifb. med budget 2019 Punkt 61 LBF rykkes stadig Punkt 66 det forhold belyses i udviklingsplanerne Punkt 67 særskilt redegørelse forelægges SB ifb. med budget 2019 Punkt 70 særskilt redegørelse forelægges SB ifb. med budget

2 Revisionsprotokollen har ikke væsentlige punkter at bemærke. Staten har øget fokus på forvaltningsklassifikation. BSJ er langt med dette arbejde, med effektiviseringer - også de som staten har sat. Revisor konstaterede, at BSJ vil nå målene, fremhævede samdrift, udbud af indkøb fx revision. Revisorpåtegningen omfatter også effektivitet og produktivitet. Revisor nævnte Management letter, som er afleveret til ledelsen og revisor konstaterer at der er lyttet til anmærkningerne. SB blev spurgt til svig. SB havde ingen bemærkninger. På afdelingsniveau har selskabet rykket sig væsentlig i kvalitet og der er kun få anmærkninger nu. Byggeri rummer risici fx overskridelser på renoveringer, helhedsplaner og nybyggeri. På nybyggeri fx entreprenørs konkurs og for alle sager også voldgiftssager. Ældre byggesager fra før fusionen er næsten afsluttet fx Rønnebærparkens Serviceareal. Revisor nævnte tilskud og lån fra dispositionsfonden. 10 afdelinger ud af 142 giver underskud, som samlet set ift. tidligere år er faldet. Voldgiftsagerne blev gennemgået. Sammenlagte afdelinger blev fremhævet som et godt eksempel på effektivitet af administration Hedeboparkens Fritidscenter er overgået fra selvstændig afdeling til selskabet. Der er stadig afdelinger, som ikke har henlagt tilstrækkeligt, men konstaterede at der er fokus på dette fra ledelsen side. Revisor sluttede med en blank påtegning. IT sikkerheden blev der spurgt til. Revisor nævnte, at sikkerheden generelt er hensigtsmæssig, herunder it kontroller. Håndtering af personfølsomme data er påbegyndt hensigtsmæssig. Det kostægte administrationsbidrag er hvilket er 300 kr. lavere end budget Enstemmigt vedtaget Selskabets regnskaber 2017 Regnskab for Boligselskabet Sjælland er vedlagt som bilag 2B. Herudover vedlægges sideaktivitetsregnskaber som bilag 2B.1 og 2B.2 og regnskab for Fælles drift som bilag 2B.3 Revisor ønskede selskabet tillykke med et godt regnskab. Afdelingerne drives generelt godt med få afdelinger med underskud. Det opsamlede underskud i afdelingerne afvikles også rigtig fint. 2

3 Louise B. Thomsen gennemgik regnskabet detaljeret. Enstemmigt vedtaget. Takstblad 2019 (LBT) Bilag 2C SB har tidligere tilkendegivet at klager ikke skal faktureres. Det er imidlertid ifb. med budgetlægning vanskelig at vurdere syns og servicearbejdet ifb. med klager og anbefaler at den del af klagebehandlingen som udføres af fakturerende personale fortsætter med dette, mens det administrative arbejde dækkes af administrationsbidraget. Det er også i tråd med selskabets overordnede beslutning om, at de som trækker på særlige leverancer også betaler for dette. Det som faktureres ud over driften er Beboerklagenævnssager og træk på Juridisk personale. Ikke administrativt. Husk at anfør de 15 min. og hvorfor Anfør hvad EF laver jf. drifts Hvad laver Syn og service DA hvad laver de Godkendt enstemmigt L Valg af revisor (LBT) Bilag 2D Indstilling og notat på nedsatte opgavegrupper v/ tovholderne herfor (JMU) - På selskabsbestyrelsesmødet d. 24. oktober 2017 blev der nedsat følgende tre opgavegrupper; 1) Udvidet Maskinfællesskab, Chris Warby Bilag 2E 2) Sammenlægning af små afdelinger i Holbæk, Robert Gerken Bilag 2F 3) Mikrofællesskaber, Knud Rasmussen Bilag 2G Taget til efterretning prettelse af ad hoc udvalg/grupper (JEFR) Bilag 2H 3

4 Sparring om kommunikation BJ ønsker at bruge Jens Frederiksen i sit strategiske arbejde med kommunikation. Der er alene tale om sparring. Evt. ændringer i politikker mv. vil evt. blive fremlagt rette steder. Godkendt L Indstilling til Initiativprisen 2018 L Punkter og emner SB ønsker skal indgå i den mundtlige beretning (BJ): godkendelse 4. Afdelingernes regnskab 2017 (LBT) Godkendelse af regnskaber godkendt af beboermøder/afdelingsbestyrelser Regnskaberne kan ses på hjemmesiden under de enkelte afdelinger. Regnskaberne indstilles godkendt af Selskabsbestyrelsen. Godkendt Godkendelse af regnskaber uden afdelingsbestyrelser/beboermøder Følgende afdelinger har ingen afdelingsbestyrelse og har ikke afholdt regnskabsmøde: Granparken, Viby, Roskilde Karlemose Kollegiet, Køge Hersegade-Grønnegade, Roskilde Bredgade 28-32, Roskilde Totten, Roskilde Bredgade 17 Præstemarksvej, Roskilde Hybenvang, Holbæk De vanføres Boligselskab, Borup, Køge Bernadotteparken, Roskilde asen, Viby, Roskilde asen servicearealer, Viby, Roskilde Helligkorsvej Elmevej, Roskilde Troldehøj, Roskilde Rønnebærparken, serviceareal, Roskilde Rønnebærparken Ungdomspension, Roskilde Enochs Gård, Roskilde 4

5 Ungdomsboliger, Enoch s gård, Roskilde Sct. Gertrudsvej 9-47, Ringsted Søvænget 2-17, Glumsø Fredensvej, Ringsted Mosevang 33-35, Holbæk Bjergmarken, Holbæk Kasernen, Holbæk Regnskaberne kan se på hjemmesiden under de enkelte afdelinger. Regnskaberne indstilles godkendt af Selskabsbestyrelsen. Godkendt Følgende regnskaber er for institutioner: Rute 55 Børnehaven Solsikken Vognmandsparkens Børnehave Regnskaberne kan ses på hjemmesiden under selskabsbestyrelsens side. Regnskaberne indstilles godkendt af Selskabsbestyrelsen. Godkendelse af ikke-godkendte regnskaber Regnskabstvist for Byhusene vedlægges som bilag 3A Regnskabet for ovennævnte afdeling er vedlagt som bilag 3A.1. Der var møde med AB 4/ med deltagelse af Henrik Eflund og Bo Jørgensen. Konklusionen fra mødet er, at AB reelt gør indsigelse mod faktureringsprincippet og mener flere ydelser ikke bør tidsfaktureres men dækkes af administrations eller driftsbidrag. AB godkender regnskabet for 2017 med følgende forbehold: Bestyrelsen i Byhusene har valgt at underskrive regnskab 2017 til trods for at vi mener at BSJ måske ikke overholder de regler som følger af bekendtgørelse af drift af almene boliger, 31 og 32, hvorfor det kan være i strid med gældende lovgivning for den almene boligsektor. Vi ønsker dog ikke alene at stå i vejen for et effektivt BSJ. Bestyrelsen agter via Roskilde Kommune, som er den øverste myndighed ved tvister mellem BSJ og afdelingsbestyrelser, at efterprøve denne opfattelse, idet vi mener at BSJ via deres faktureringsprincip ikke opretholder en fornuftig driftsadministration som det kræves af lovgivningen, men benytter sig af faktureringsprincippet i alt for høj en grad. Det betyder at Byhusenes AB kommer med sit ønske senarie for betaling af driftsudgifter og dette forelægges SB til drøftelse og beslutning senest august

6 Vælger SB ikke at imødekomme AB ønsker, er forudsætninger for AB godkendelse af regnskabet 2017, at budget for 2019 bliver en tvist om selskabets faktureringsprincip. Godkendt og afdelingsbestyrelsens kommentarer er noteret. Ikke-modtagne regnskaber Udover ovenstående mangler vi fortsat at modtage regnskaber for nedenstående afdelinger: Roskildebo, Roskilde Solparken, Roskilde Stougården, Roskilde Frederiksberg Huse, Roskilde (møde 8/5) Regnskaberne kan ses på hjemmesiden under de enkelte afdelinger, uden afd. bestyrelsens godkendelse, idet vi fortsat forventer at modtage de underskrevne regnskaber. Den første pulje regnskaber er udsendt 12. marts og sidste pulje af afdelingsregnskaber er fremsendt til afdelingsbestyrelserne 13. april Regnskab 2017 Uddannelsesudvalg (LBT) - Bilag 3B 0 Indstilling om budget 2019 Uddannelsesudvalg (JMU) Bilag 3C Regnskab for Bosj ApS for 2017 (LBT) - Bilag 3D Indstilling varmtvandstilslutning til vaskemaskiner Ringparken (UEK) Bilag 3E Evt. vedtægtsændring på det ordinære repræsentantskabsmøde Som bekendt er der forslag om vedtægtsændring. Såfremt der ikke møder 2/3 af vores repræsentantskabsmedlemmer op, er der indkaldt til et ekstraordinært 6

7 repræsentantskabsmøde 12/6 kl i ringparken, Roskilde. Eneste punkt er godkendelse af evt. vedtaget ændring af selskabets vedtægter. Som dirigent indstille Bo Jørgensen og referat morten Lykkeberg. På det ordinære repræsentantskabsmøde er der 217 mulige medlemmer. For vedtægtsændringen kan gå igennem forudsætter det 2/3 møder op og 2/3 skal stemme for. Det forudsætter mindst 145 fremmødte og 2/3 heraf skal min 97 stemme for. Suppleanter til SB Følgende stiller op: Annette Aastradsen, Havslunde Roskilde Jette Claville, Sct. Jørgengården Ringsted Anni Nilsson, munksøgård Roskilde Dorte Remmer, Læhegnet Jyllinge Jens hlenschlæger, Bodsbjergvænget, Roskilde orientering 5. rientering fra FU, direktion og bestyrelsesmedlemmer Udlæg for 1. halvår bedes indsendt til loen@bosj.dk. Diæter udbetales i juni. Status dispositionsfond (LBT) Bilag 4A. NB lån til afdelinger ændres fsv. byggelån, som indhentes. FU mødet forud for dette SB møde blev aflyst, da Revisor på SB mødet gennemgår materialet. På Folkemødet 2018 satser vi på at deltage i panel debatter for at skabe fokus på selskabet og vores virke og branchen som helhed. Debat om social økonomisk arbejde med INSP, nedenstående lørdag, hvor vores bus ankommer samt om udbud og forhold for almene boliger. Lørdagen kl , hvor vores bus er på Bornholm har vi på Domens kystterrasse. Har ghetto-projekterne taget overhånd? For meget projekt og for lidt praktik? Det boligsociale arbejde skal håndtere super-komplekse problemstillinger i boligområderne. Udfordringerne kommer fra samfundet, fra sociale og økonomiske spændinger i boligområdet og fra manglende sammenhængskraft. 7

8 Nogle af de konkrete problemstillinger er en høj andel mennesker uden for arbejdsmarkedet, lav folkesundhed, lav indkomst, kriminalitet og dårlig tilknytning til både arbejdsmarked og fritidsliv. Det forsøger en farverig palette af projekter i det boligsociale arbejde at forbedre. Men har projekterne taget overhånd? Det boligsociale arbejde koster de almene boligselskaber flere hundrede millioner om året. Kan de penge bruges bedre til mere håndfaste metoder? Paneldebat Mai Mercado, Børne- og socialminister. Marie Stærke, Borgmester Køge Kommune, tidl. formand for Center for boligsocial udvikling Francisco rtega, Udviklingschef Boligselskabet Sjælland. Preben Astrup, DIF Public Affairs (Danmarks Idrætsforbund) g meget gerne en kritisk røst fra fx DF tanken er _ikke_ at Mai skal forsvare et synspunkt over for resten af panelet. Vi opfordrer kraftig alle fra SB til at deltage på busturen lørdag. Selskabets formand og næstformand deltager, samt repræsentanter fra ledelsen. 6. Indstillinger byggeri. Nedenstående indstillinger på projekter fremsendes til godkendelse: Bilag A Vibehaven, Ringsted skema B ansøgning Bilag B De røde Blokke, Ringsted - tillægsbevilling Bilag C Præstemarkshusene skema B på helhedsplan Jens Frederiksen forlader mødet. Bilag A: Godkendt Bilag B: Godkendt Bilag C: taget af Nedenstående punker fremsendes til orientering: Bilag D - Referat Byggeudvalgsmøde den 3. maj 2018 (fast punkt) Bilag D eftersendes, når det foreligger 7. L Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmøde: Bilag pkt. 1-4: Bilag 2A - Revisionsprotokollat 2017 Bilag 2B Selskabets regnskab Bilag 2B.1 Sideaktivitetsregnskab 8

9 Bilag 2B.2 Sideaktivitetsregnskab Bilag 2C Takstblad 2019 Bilag 2D Valg af revisor Bilag 2E - Indstilling og status Udvidet maskinfællesskab Bilag 2F Indstilling og status Sammenlægning af små afdelinger i Holbæk Bilag 2G Indstilling og status Mikrofællesskaber Bilag 2H - Ad hoc udvalg/grupper Bilag 3A Regnskabstvist , Byhusene i Roskilde Bilag 3A.1 Regnskab Byhusene 2017 Bilag 3B Regnskab Uddannelsesudvalg Bilag 3C - Indstilling om budget 2019 samt budget Uddannelsesudvalg 2019 Bilag 3D - Regnskab for Bosj ApS for 2017 Bilag 3E Indstilling varmtvandstilslutning til vaskemaskiner Bilag 4A Status dispositionsfond Bilag pkt. 9 Byggeri: Bilag A Vibehaven, Ringsted skema B ansøgning Bilag B De røde Blokke, Ringsted - tillægsbevilling Bilag C Præstemarkshusene skema B på helhedsplan Bilag C.1 Skema B på støttede arbejder Bilag C.2 Skema B på ustøttede arbejder Bilag D Referat fra byggeudvalgsmøde den 3. maj 2018 Husk næste møde 13. juni