siden sidst Velkommen til Tine Sørensen Jan Rene bød særlig velkommen til Tine, herunder præsenterede bestyrelsens medlemmer.

Transkript

1 Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen og Morten Lykkeberg. Afbud: Jeanette Gottlieb Nielsen, Helene bel L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller Kommende arrangementer: 16. oktober FU møde 17. oktober Byggeudvalgsmøde 1. november valgmøde Køge kommune 3-4 november arbejdslørdag siden sidst Velkommen til Tine Sørensen Jan Rene bød særlig velkommen til Tine, herunder præsenterede bestyrelsens medlemmer. 1. pfølgning fra sidste møde IT assistance til opsætning af BSJ-mail på jeres ipad Husk at medbringe ipad, og mød gerne op fra kl. 18 i mødelokalet 3. sal, hvor Nikolaj bel står klar til at hjælpe. Vejledning til opsætning af mail vedlagt Bilag 1A Intet til referat. drøftelse og beslutning 2. Godkendelse af afdelingsbudgetter 2018 (LBT) Bilag 2. Budgetter godkendt på afdelingsmøder (alle afdelinger med undtagelse af de listede afdelinger i bilag 2): Enstemmigt besluttet Budgetter for afdelinger, hvor der ikke er mødt beboere frem til det indkaldte møde se liste i bilag 2 Enstemmigt besluttet Budgetter for afdelinger, hvor der ikke afholdes afdelingsmøde se liste i bilag 2 ASEN og Rønnebærparken er også på denne liste (tilføjede Louise) 1

2 Enstemmigt besluttet Budgetter for afdelinger, som ikke er blevet godkendt på afholdt møde Selskabets indstilling fremgår af hver indstilling: Bækgårdsvej Bilag 2A Nymarken Bilag 2B Bækgårdsvej blev også enstemmigt besluttet. Følgende ordinære møder er endnu ikke afholdt ved dagsordenens udsendelse: Læhegnet / Afdelingsmøde - budget, Bodsbjergvænget 1 / Afdelingsmøde - budget, Rønnebærparken Ungdomspension / Afdelingsmøde - budget, Nymarken / Afdelingsmøde - budget, SB behandling forudsætter afdelingsmødet godkender budgettet. I modsat tilfælde, behandles det på oktober mødet. Bo tilføjede at Nymarken ikke har taget stilling, men budgetmøde afholdes den 5. oktober. Selskabsbestyrelsen godkendte budgettet under forudsætning af, at beboerne godkender. I følgende afdelinger er budgettet afvist og der er indkaldt til ekstraordinært møde: Kastaniegården Det blev tilføjet at Kastaniegården har godkendt, hvilet SB så også har asen Bjergmarken Bækgårdsvej 3. L 3A Indstilling digitalisering (MLY) Bilag 3A Digitaliseringsplan (MLY) - Bilag 3A-1 2

3 L 3B Kommunikationsplaner (MLY) Indstilling til ændring af kommunikationspolitik Bilag 3B Ny kommunikationspolitik vedlagt i 2 versioner. Én hvor ændringerne fremgår og én hvor den endelig politik fremgår Bilag 3B-1 3C Indstilling til tiltrædelse af Kommissorium for bestyrelsen for Køges boligsociale helhedsplan (FA) bilag 3C Valg af medlem i Køge kommunes helhedsplanbestyrelse - Bilag 3C-1 Forslag: Bodil Nielsen 3E Hvilke tanker og ideer er der til det ekstraordinære repræsentantskabsmøde 14/ (BJ) Det forslås at forretningsorden for Rep. Møde besluttes, samt at der redegøres for selskabets politik for hjælp til afdelinger (Plan for fokus på dit hjem og din husleje). Mødet forslås flyttet til januar grundet mange valgmøder i november. Forslag 9/ Det blev besluttet at flytte det ekstraordinære møde til den 9/ F Koordinering af Almene Boligdage (BJ) Bilag 3F: Transport til/fra Århus: Jens kører selv Jeanette, Jan Rene tager resten af bestyrelsen med. Selskabsbestyrelsen ønsker at spise om aftenen med de deltagende medarbejdere. 3G Vedtagelse af selskabets Politik for drift af boligafdelinger (BJ) Bilag 3G Bodil foreslog at udkastet gennemarbejdes mere og tages op igen. Det blev enstemmigt besluttet. 3H Indstilling om fokus på din husleje og dit hjem (BJ) Bilag 3H Følges op på ekstraordinært rep. møde d. 9/1-18 jf. pkt. 3E. Beslutning 3

4 Godkendelse 4. 4A Indeksering af indskud (LBT) Bilag 4A Indstillingen blev enstemmigt vedtaget 4B Afholdelse og etablering af opgavegrupper for beboervalgte (JBW) Bilag 4B Pixi op opgavegrupper Bilag 4B-1 Indstillingen blev enstemmigt vedtaget 4C Program forårskonference 2018 (BJ) - Bilag 4C Da Comwell Roskilde ikke kan bookes incl. auditorium d. 17/ indstilles det, at konferencen flyttes til 10/3 2018, hvor vi har reserveret incl. auditorium. Indstillingen blev enstemmigt vedtaget. 4D Levering af TV/antenneanlæg, afd Præstemarksvej A-D, Ternevej 39A-F, Bredgade 17 (STB) Bilag 4D Det er vurderet, at tilslutning via anlægget for afd er for dyr i gravearbejde, da tilslutningspunktet ligger 1½ km væk. Kontrakt Yousee, Levering af TV/antenneanlæg, afd Præstemarksvej A-D, Ternevej 39A-F, Bredgade 17 - Bilag 4D-1 Der blev stillet en række spørgsmål, og indstillingen blev udskudt og skal genbehandles på næste møde. 4E Sammenlægning af afdelinger (JMU) Bilag 4E Fortsættende afdelingsnavn og nr. besluttes efterfølgende af afdelingsbestyrelse og selskab og Direktionen bemyndiges til at godkende dette. Denne bemyndiges til navn og afd. Nr. gælder disse afdelinger men også kommende. Indstillingen blev godkendt. 5. L Ingen lukkede punkter til godkendelse rientering 6. 6A Program for arbejdslørdag 3-4 november 2017 Bilag 6A 4

5 7. Intet til referat. rientering fra FU, direktion og bestyrelsesmedlemmer A: Drøftelse af CSR planlagt på november mødet udskydes. Det gør det fordi vi arbejder med trivsel, hvad vi fokuserer på, hvad det koster og hvad det giver, for på samme måde som effektivitet at sikre fokus og udbytte af vores beboeres trivsel. Emnet berøres på arbejdslørdagen i november. B: Konklusionen på tilfredshedsundersøgelsen for maskinfællesskabet (græsklipning) Bilag 7A C: I Margrethegården har beboerne på afdelingsmøde d godkendt endelig revideret helhedsplan.. E. Status på byggesager gives på november mødet grundet travlhed med fremtidens bolig på almene boligdage. G. Forhandling om almene boligers finansiering fylder en del i det boligpolitiske arbejde. BL er 100% imod og vi ser også store ulemper, men mener modsat BL, at vi er nød til dialog fordi indekslån, og på sigt den nuværende finansiering, giver store udfordringer. Uden dialog vil regeringen kunne få et flertal, og igen er det vigtigt, at vi er med ved bordet og præger beslutningen på en måde, så evt. store ulemper begrænset mest muligt. H. Personalepolitik (MLY) - Bilag 7B I L Der er kundevalg til FRS. Vi overvejer at indstille en kandidat 7. Bestyrelsen besluttede enstemmigt at opstille Bo Jørgensen. Indstillinger byggeri. Nedenstående indstillinger på projekter fremsendes til godkendelse: Ændring af ejendomskontor til bolig i afd Knolden Bilag A1 Nymarken kompensation for manglende vedligeholdelse Bilag A2 5

6 Bevilling til foreløbig helhedsplan for afd Østparken, 4340 Tølløse Bilag A Filosofparken lån til ændring af fælleslokaler til bolig. Bilag A4 Bevilling af kapital for mellemfinansiering af nødvendig opretning af facader og gavle i afd De Røde Blokke II, Borup Bilag A5 Nedenstående punker fremsendes til orientering: Dagsorden/Referat Byggeudvalgsmøde (fast punkt) Bilag B1 Forslag til kommissorium Byggeudvalg Bilag B2 8. Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmøde: 9. Annette fortalte, at udlejningsudvalget oplever flere som ønsker dispensation for 2 års karantæne-reglen. Bo foreslår at det tages op til en temadrøftelse. Flg. blev foreslået til tv-indslaget: - Digitalisering - Kommunikationspolitik - Sammenlægninger - Budgetter Bilag pkt. 1-7: Bilag 1A - Vejledning til opsætning af mail Bilag 2 Godkendelse af afd. budgetter 2018 manglende fremmøde Godkendelse af afd. Budgetter 2018 manglende godkendelse på beboermødet Godkendelse af afdelingsbudgetter 2018 på afdelinger hvor budget er godkendt Bilag 2A Bækgårdsvej budgettvist Bilag 2B Nymarken Bilag 3A - Indstilling om digitaliseringsplan Bilag 3A-1 rientering om status på digitalisering Bilag 3B - Indstilling om kommunikationspolitik 6

7 Bilag 3B-1 Udkast til opdateret kommunikationsplan Bilag 3B-1 - Udkast til opdateret kommunikationsplan ændringer markeret Bilag 3C Indstilling til valg af medlem i Køge kommunes helhedsplanbestyrelse Bilag 3C-1 - Kommissorium for bestyrelsen for Køges boligsociale helhedsplan Bilag 3F - Koordinering af Almene Boligdage Bilag 3H Indstilling om fokus på din husleje og dit hjem Bilag 4A - Indstilling til indeksering af indskud Bilag 4B Indstilling vedr opgavegrupper Bilag 4B-1 Pixi om opgavegrupperne Bilag 4C - Program forårskonference Bilag 4D Kursusprogram 2018 Bilag 4E - Levering af TV/antenneanlæg, afd Præstemarksvej A-D, Ternevej 39A-F, Bredgade 17 Bilag 4E-1 Kontrakt Yousee, Levering af TV/antenneanlæg, afd Præstemarksvej A-D, Ternevej 39A-F, Bredgade 17 Bilag 4F Sammenlægning af afdelinger Bilag 5A Vedtagelse af Politik for drift af boligafdelinger Bilag 6A Program for arbejdslørdag november 2017 Bilag 7A - Konklusionen på tilfredshedsundersøgelsen for maskinfællesskabet (græsklipning). Bilag 7B - rientering om personalepolitik Bilag pkt. 8 Byggeri: Bilag A Ændring af ejendomskontor til bolig i Knolden Bilag A Nymarken kompensation for manglende vedligeholdelse Bilag A Østparken 2-8 bevilling af foreløbig helhedsplan Bilag A Filosofparken lån til ændring af fælleslokaler Bilag A De Røde Blokke - finansiering af opretning af facader og gavle Bilag A6 - Sjællandsvænget 1 ombygning af vaskeri til mødelokale Bilag A7 Sortebrødre Plads Bilag B1 Dagsorden/Referat byggeudvalgsmøde Bilag B2 Forslag til kommissorium Byggeudvalg Husk næste møde 24. oktober